דרושים: מפתחי הדרכה

מתוך Knowledge Technologies, מבית M.P-Yaad

גיליון 6 מאי 2001

שינוי יכול להיות מבורך או מקולל, תלוי איך מסתכלים על זה. בספרם של ספנסר ג'ונסון וקנת בלנצ'רד – "מי הזיז את הגבינה שלי?" השינוי הוא דבר חיובי מאוד, אם נצליח להבין את מהותו ואת תפקידו בחיינו. הסיפור המתרחש בתוך מבוך מספר על שני זוגות עכברים. הזוג הראשון – זוג עכברים שלא עושים יותר מידי חשבון. מטרתם להשיג גבינה, והם מוכנים לעשות כל מה שיידרש על מנת להשיג אותה. לזוג השני ישנו יחס שונה לחלוטין כלפי הגבינה – היא לא רק

צורך חיוני עבורם, אלא זה "האני העצמי" שלהם. כל חייהם ומערכת אמונותיהם סובבים סביב הגבינה שהם מוצאים. מרביתנו מתייחסים אל הגבינה כאל מושא חיינו : העבודה שלנו, הקריירה ומקום העבודה שלנו, למרות שההתייחסות אליה יכולה להיות כאל כל דבר: מערכת יחסים, בריאות וכדומה. הפואנטה בסיפור הוא שעלינו להיות מודעים לשינויים בגבינה, להיות מוכנים לצאת לחפש מקורות גבינה חדשים ברגע שהיא נגמרת לנו ולדעת לראות ולנצל את היתרונות הגלומים בשינוי.

מפתחי הדרכה – סוכנים של שינוי

התמודדות עם שינויים תהיה התכונה החשובה ביותר עבור ארגונים בעשור הנוכחי. מגמה זו תציב את העוסקים בהכשרה ובהדרכה במרכז העשייה הארגונית. מובן שהבסיס ליצירת ארגון מסתגל לשינויים הוא הטמעת תרבות ארגונית שההכשרה, ההדרכה ושיתוף הידע הם חלק אינטגרלי מחיי היום- יום בו.  לרשות ההדרכה עומדים כיום בצד השיטות המסורתיות אמצעים טכניים מתקדמים, שיהוו נדבך חשוב בהגשמת האתגרים העומדים בפנינו. הצורך לרכוש, לפתח, להטמיע ולהעריך הדרכה באמצעות השילוב בין הכלים המסורתיים והחדשים מחייב מכל מפתח הדרכה הכרות מעמיקה עם טכנולוגיות, יישומים ומערכות שלא היוו הכרח עד לפני כמה שנים.

מפתחי הדרכה או כפי שנהוג לכנותם בז'רגון החדש "מעצבי הדרכה", הם סוכנים של שינוי. למידה ,כידוע, אמורה לגרום לשינוי – שינוי ביכולות הביצוע של הלומד. השינוי יכול להיות שינוי פיזי או קוגנטיבי, אך בסופו של דבר הוא צריך להיות התנהגותי. בסיפור "מי הזיז את הגבינה שלי?" זזה הגבינה מהמקום שזוג העכברים היו רגילים למצוא אותה שם למקום אחר במבוך. כיצד יכול היה מפתח הדרכה לעזור לזוג העכברים להתמודד עם השינוי ולמצוא את מקום הגבינה החדש? שלוש שאלות צריכות להישאל:

• לאן אנחנו הולכים עכשיו?
• איך נגיע לשם?
• איך נדע שהגענו ליעד שלנו?

מפתחי הדרכה חייבים לשאול את עצמם את שלוש השאלות הללו ועוד שאלות רבות בבואם להעריך ולתכנן כיצד הדרכה צריכה ליצור שינוי בסביבתו של הלומד ולהשיג את מטרותיה ( העשויות להיות שיפור במיומנויות טכניות או רכות).

פיתוח הדרכה בעידן ה e-Learning

תפקידו של מפתח הדרכה נחשב תמיד לתפקיד חשוב. אולם, במיוחד לאחרונה חברות וארגונים מבינים כמה מכריעה מעורבותו של מפתח הדרכה ביצירת השינוי, במיוחד על רקע המעבר של ההדרכה אל המחשב – לדוגמה, בפיתוח מערכות WBT. לרשות ההדרכה עומדים כיום בצד השיטות המסורתיות אמצעים טכניים מתקדמים, שיהוו נדבך חשוב בהגשמת האתגרים  העומדים בפנינו. הצורך לרכוש, לפתח, להטמיע ולהעריך הדרכה באמצעות השילוב בין הכלים המסורתיים והחדשים מחייב כל מפתח הדרכה להכרות מעמיקה עם טכנולוגיות, יישומים, מערכות ותקנים שלא היוו הכרח עד לפני כמה שנים.

בעוד שבהדרכה המסורתית חוברות הדרכה כתובות מקובלות מאוד, בהדרכה הממוחשבת דפדוף בעמודי HTML בזה אחר זה אינו קביל ואפשרי. על מפתח הדרכה בסביבת WBT לחשוב על טכניקות אשר תיצורנה מוטיבציה ללמידה, במקום שבו האחריות על אקט הלמידה נתונה בידי הלומדים. בנוסף, WBT מאופיין כשיטת למידה של "בכל מקום", "בכל זמן" ו "רק את מה שאני צריך". במערכות WBT אסינכרוניות או סינכרוניות אין מדריך בשר ודם המסגל את טיב, קצב, וצורת הלמידה שלו תוך כדי אקט הלמידה על מנת להתאים עצמו ללומדים.

ברגע שבוצעה ההעברה (Delivery) של ההדרכה אל הלומד, קיימת ציפייה, ובצדק, שתוצר ההדרכה – השינוי יוכיח את עצמו במהרה בעיקר בשל הזמן והתקציב מושקעים בפיתוח הקורס.

יתרה מזאת, כאשר מדובר בפיתוח ,WBT אי הצלחה טומנת בחובה סכנה של דחיית השיטה ופיתוח התנגדויות למתודת הלמידה מצד הלומדים אך בעיקר מצד ההנהלה, שלא באשמתה נפלה קורבן לחוסר מקצועיות בתהליך פיתוח ההדרכה הממוחשבת.

משיחה שקיימנו לא מזמן עם חברה אשר נכשלה ביישום e-Learning, עלתה התנגדות נמרצת לשיטה. בעוד שבעיני מפתח הדרכה חיצוני, ברורה לחלוטין סיבת הכישלון, יהיה קשה עד מאוד לשנות את הגישה שפותחה כלפי השיטה החדשה. מעורבותו של מפתח הדרכה מקצועי מבטיחה תוצר בעל אפקטיביות הדרכה מוכחת. אחת הסיבות היא יכולתו לבצע ניתוח של תהליכי הלמידה הנדרשים או הקיימים בארגון, ניתוח הנעשה ברוב המקרים בתהליך של חקר וראיון מומחי התוכן (SME – Subject Matter Expert), היודעים ממקור ראשון מהן המיומנויות הקריטיות לתפקיד הנדרשות מצד הלומד.

לומדים ועובדים בארגון מרוויחים ממעורבותו של מפתח הדרכה, בכך שהם מקבלים את התחושה שמישהו באמת מקשיב לצרכים שלהם בכלל ולצורכי הלמידה שלהם בפרט.- עובדים מרגישים אם הלמידה מבזבזת את זמנם. עובדים רוצים שהמעסיקים והמנהלים שלהם יבינו שהזמן שלהם חשוב ויקר להם. – עובדים רוצים למידה שאכן תיצור אצלם שינוי, ולא למידה שאין לה השפעה על היום יום.

ארגז הכלים של מפתח ההדרכה

בעודנו נכנסים לאלף השני, ההדרכה הופכת בקרב ארגונים רבים ממותרות לצורך חיוני. עובדים המחזיקים בידע מוצאים כי עליהם להמשיך ולצבור ידע חדש מחד ולהעמיק את הידע הקיים אצלם מאידך על מנת לעמוד בקצב המהיר, שבה משתנה סביבת עבודתם והתמחותם והופכת לסביבה דינמית ותחרותית יותר. מפתחי הדרכה יכולים ליצור מערכי למידה אפקטיביים יותר המגבירים בסופו של תהליך את התנובות של הארגון. התהליכים שמובילים מפתחי הדרכה יכולים לשפר את ביצועי העובדים ואת הייצור על ידי הבטחה כי הצרכים ההדרכתיים אכן יושגו.

שתי תכונות החשובות למפתח ההדרכה הוא ההגיון הבריא והיכולת לשאול שאלות שתכליתן פתרון בעיות.

מפתחי הדרכה טובים יודעים לבנות את שאלותיהם על מנת לקבוע מה השינויים המצופים אצל כל לקוח. בנוסף, השאלות מכוונות את מומחי התוכן (SME's) ועוזרות להם להציג את התמונה האמיתית של סביבת הלמידה או סביבת העבודה הנוכחית. לעיתים מפתחי הדרכה צריכים גם לבחון את התשובות עצמן ולשקול האם התשובות מציגות את שורש הצורך ההדרכתי. לדוגמה, מנהל לא היה מודע לעובדה כי לחלק מהעובדים שלו אין שליטה מלאה במיומנויות הפעלה בסיסיות של מחשב. טרם הטמעה מוצלחת של הדרכה ממוחשבת היה צורך להכשיר ברמה בסיסית חלק מהעובדים במיומנויות אלה.

מפתחי הדרכה יכולים ליצור מערכי למידה אפקטיביים יותר המגבירים הדרכה בסופו של תהליך את התנובות של הארגון. התהליכים שמובילים מפתחי יכולים לשפר את ביצועי העובדים ואת הייצור על ידי הבטחה כי הצרכים ההדרכתיים אכן יושגו.

כאשר מפתח הדרכה מבצע ניתוח צרכים על מנת לזהות את צורכי ההדרכה בארגון, הוא למעשה, רוצה לפתור בעיה. מציאת הפתרון ההדרכתי דורשת שלושה שלבים:

• לראיין ולחקור את הלומדים ואת מומחי התוכן.
• לבצע תצפית על הלומדים עצמם במהלך עבודתם.
• לעבור על חומרי לימוד קיימים ולעמוד עליהם מקרוב.

על ידי תצפית על העובד במקום עבודתו מפתח ההדרכה מסוגל לקבוע את מרכיבי התפקיד היום-יומיים שלו, ובכך לקבוע את מתודת ההדרכה. ביצוע ניתוח על גבי החומרים הקיימים יעזור לקבוע כמה הם יעילים, ובמה ניתן לעשות שימוש. במקרים רבים חומרי ההדרכה שפותחו "בבית" אינם מתוכננים כך שישיגו את צורכי הלמידה של קהל היעד.

אז כיצד ניתן להסביר את החשיבות שבמעורבות מפתח ההדרכה בתהליך? ממש כשם שארכיטקט יוצר תכניות בנייה לבית, מפתח הדרכה יוצר תכנית טרם פיתוח ההדרכה (בעגה המקצועית נקראת תכנית זו בשם "מסמך הפיצוח"). מסמך ה"פיצוח" ממש כתכנית הבנייה לבניין מציג כיצד מטרות ההדרכה הארגוניות מושגות. מסמך ה"פיצוח" עוזר גם לשאר המעורבים בפרוייקט לדעת מה יהיה הלכה למעשה קונספט התוצר הסופי.

על מנת לגבש את מסמך ה"פיצוח" על מפתח ההדרכה לראיין את מומחה התוכן (SME) במטרה לגלות מהן הבעיות הקיימות בביצועי העובד. באופן גורף ניתן לומר כי מפתחי ההדרכה מאומנים היטב לשאול שאלות בכדי להגיע לשורש הבעיה ובמטרה לקבוע איזה הדרכה מתאימה ביותר לפתרון הבעיה.

בסיום תהליך זה מפתח ההדרכה ,למעשה, מגבש את מסמך ה"פיצוח". מסמך הפיצוח מציג בצורה ברורה את מטרות הלמידה, את מפת הלמידה (Outline), את קהל היעד ותכונותיו, שיטת ההעברה ומגבלות לוגיסטיות / טכניות במידת הצורך.

כולם מרוויחים

לומדים ועובדים בארגון מרוויחים ממעורבותו של מפתח הדרכה, בכך שהם מקבלים את התחושה שמישהו באמת מקשיב לצרכים שלהם בכלל ולצורכי הלמידה שלהם בפרט עובדים מרגישים אם הלמידה מבזבזת את זמנם. עובדים רוצים שהמעסיקים והמנהלים שלהם יבינו שהזמן שלהם חשוב ויקר להם. עובדים רוצים למידה שאכן תיצור אצלם שינוי, ולא למידה שאין לה השפעה על היום יום.

מעורבותם של מפתחי הדרכה בעשייה היום -יומית של ארגונים בתחום הלמידה תלך ותגדל, ככל שהידע הופך למשאב חיוני יותר ביכולת של ארגון להתמודד בשוק משתנה ותחרותי. אז בפעם הבאה שאתם מזיזים את הגבינה כדאי שתבדקו שיש מפתח הדרכה בסביבה?

"האדם ההגיוני משתדל לסגל את עצמו לעולם. האדם הבלתי הגיוני משתדל לסגל את העולם לעצמו. יוצא אפוא כי הקידמה תלויה באדם הבלתי הגיוני." – ג'ורג' ברנרד שואו.