RFP – על ספקים חיצוניים וצרות נוספות – חלק ב'

מתוך: Knowledge Technologies מבית M.P-Yaad

גיליון מס' 14 ינואר 2002

מאת: דוד רד, מנהל שיווק, M.P-Yaad

 

כיצד משתמשים בתהליך ה – RFP כמערך לניהול וצמצום הסיכונים והכישלונות האפשריים ביישום פתרון הדרכה כולל?

• מה הצעדים שיש לנקוט מיד כשה – RFP מוכן?
• על התהליך האופרטיבי והשיקולים לבחירת הספק.
• מחויבות להצלחת הפרוייקט ע"י צמצום פערים בין הגדרות ה RFP לתוצאות הפרוייקט בשטח.

 

בחלקו הראשון של מאמר זה שתחילתו בגיליון הקודם הוצג הצורך בתהליך מקיף לגיבוש RFP, על רקע האתגרים העומדים כיום בפני מנהלים בתחום ההדרכה בבואם להטמיע פתרון הדרכה תוך פנייה ל Outsourcing. ב- RFP, כפי שציינו, נעוץ הפתרון לשתי הנקודות הקריטיות ביותר להצלחת פרוייקט ההדרכה: זיהוי הספק המתאים העונה לכל הקריטריונים הנדרשים ותיאום הציפיות מולו.

 

במאמר מתואר תהליך ה RFP במודל הכולל חמישה שלבים:

 

זיהוי הצורך ב – RFP בפרוייקטים הנוגעים לתחום ההדרכה בארגון וחיזוק השותפות והמחויבות ההדדית הנדרשת לגיבושו (שלב א' ו ב' בהתאמה) – שלבים אלו תוארו במסגרת חלק א' של המאמר. בחלק זה של המאמר יתוארו שלושת השלבים האחרונים:

• הוצאה לפועל של ה – RFP.
• בחירת הספק.
• קישור בין ה – RFP לתהליך הפיתוח של הפרוייקט.

 

כפי שהודגש גם בחלקו הקודם של המאמר, במהלך תיאור התהליך הנ"ל נשתדל להדגיש מספר נקודות עקרוניות, ביניהן:

 

• הקשר שיש ליצור בין המטרות העסקיות של פרוייקט ההדרכה המבוקש, לאופן הניהול של צוות ניהול הפרוייקט ודמויות המפתח בו.
• קווים מנחים לבחירת הספק, כך שיוכל להתאים את כישוריו, מיומנויותיו והמשאבים העומדים לרשותו, למטרות העסקיות.
• יצירת מערך ניהול סיכונים פוטנציאליים, ע"י מעורבותם של כלל הגורמים המעורבים בפרוייקט, בארגון וקביעת רמת המחויבות הנדרשת מהם בשלבים השונים של הפרוייקט, כל זאת על מנת לצמצם למינימום את הסיכונים והכישלונות האפשריים.

 

שלב מס' 3 – הוצאת ה-RFP אל הפועל

 

מס' צעדים צריכים להינקט ע"י מחלקת ההדרכה, מיד כשה-RFP מוכן לפרסום והפצה:

 

1. קביעת הספקים אשר ייבחנו במסגרת ה-RFP, והעברת רשימת שמות הספקים ופרטים מזהים לגביהם לצוות ה-RFP.
2. הפצת ה-RFP לספקים.
3. מענה לשאלות הספקים על ה-RFP.
4. סיכום הקריטריונים לבחירת הספקים, והעברתם לצוות ה-RFP.
5. מעבר על הצעות המחיר של הספקים, וצמצום הספקים לשלושה עד ארבעה מועמדים סופיים.
6. קביעת פגישות מול כל אחד מהספקים. בפגישות אלו ישתתפו כל אנשי צוות ה-RFP.
7. הודעה ליתר הספקים שלא "הגיעו לגמר".
8. לפני כל אחת מהפגישות עם הספקים, יש לקיים פגישת הכנה של צוות ה-RFP, על מנת להצליב בין ההצעה של הספק לבין הקריטריונים לבחירה, להכין שאלות, ולמקד את הפגישה לנתונים שאולי לא הובהרו מספיק בהצעת המחיר.

 

בתום כל הפעילויות הנ"ל, ולאחר שהובהרו כל השאלות ונבדקו כל הספקים הרלוונטיים, אמור להיות בידי הצוות כל המידע הדרוש על מנת לבחור את הספק המתאים ביותר.

 

שלב מס' 4 – בחירת הספק

מקובל להניח כי זה השלב הקשה ביותר בכל תהליך ה-RFP, אך במידה ושלבים 1-3 נעשו כהלכה, שלב מס' 4 הוא קל יחסית. טרם קבלת ההחלטה הסופית, על הצוות להתכנס פעם נוספת. הפעם יוכרזו שוב הקריטריונים לבחירת הספק, אך בדגש על פרמטרים נוספים:

 

* מומחי התוכן של הספק (במידה והפרוייקט כולל מעורבות של מומחי תוכן מטעמו).

* הניסיון של הספק בביצוע פרוייקטים דומים.

* התייחסות הספק לניהול הפרוייקט, והדמויות בפרוייקט אשר יהיו מעורבות מטעמו.

* אופי הספק, וסגנונו האישי, על מנת להעריך האם הוא באמת מתאים לבצע את הפרוייקט.

 

אל תתפלאו אם ההחלטה על הספק תיפול בפגישה של פחות מ 30 דקות. בדיעבד, יכולת הצוות לקבל החלטה מהירה ונכונה, קשורה באופן ישיר לרמת המעורבות ומידת המחויבות שלהם מתחילת התהליך.

 

במקרים רבים, ספק אשר לא עונה באופן מלא לקריטריונים המקצועיים אשר נקבעו, אך אופיו וסגנונו משדרים אמינות, התייחסות רצינית ומקצועית, הוא ספק מועדף. אלו מעידים על המאמץ הרב שספק מעין זה מוכן להשקיע לצורך הצלחת הפרוייקט, וביצועו כנדרש על פי כל ההגדרות (הצלחת הפרוייקט חשובה לו לפחות באותה מידה שהיא חשובה לארגון, אם לא יותר).

 

אל תתפלאו אם ההחלטה על הספק תיפול בפגישה של פחות מ 30 דקות. בדיעבד, יכולת הצוות לקבל החלטה מהירה ונכונה, קשורה באופן ישיר לרמת המעורבות ומידת המחויבות שלהם מתחילת התהליך.

 

שלב מס' 5 – קישור בין ה-RFP לתהליך הפיתוח של הפרוייקט

מתוך הבנה מעמיקה כי הצלחה או כישלון של פרוייקט ההדרכה תלויים בזיקה שיש ליצור בין תהליך ה-RFP לפיתוח מערך ההדרכה, על מחלקת ההדרכה לצמצם כל העת את הפער הקיים בין ההגדרות שנקבעו ב-RFP, לבין התוצאות בשטח הפיתוח, זאת במטרה לוודא שהארגון מקבל את מה שהוא "משלם עליו". לצורך כך, על מחלקת ההדרכה ליישם את השלב החמישי בתהליך ה-RFP, הכולל מספר פעילויות:

• להפיץ את ההחלטה על הספק הנבחר בין כל המעורבים בפרוייקט, וכל מי שעשוי לגלות בכך עניין.
• למסד מערכת יחסים של שותפות עם הספק.
• בהתאם לסיכום עם הספק, לקבוע מדדים לקביעת ההצלחה של הפרוייקט בשלביו השונים, לתכנן מנגנון של בקרה, וליידע על כך את כל צוות ה-RFP.
• לבנות תוכנית לפגישות אבן דרך, של צוות ה-RFP עם הספק, לצורך בחינת עמידת הספק בקריטריונים של ה-RFP ובמדדי ההצלחה שנקבעו.

באופן ברור, היתרונות הטמונים בשימוש במודל כגון זה שתואר לעיל באים לידי ביטוי בארגון יעיל יותר של תהליך בחירת הספק, חיסכון בזמן ובחירה מושכלת יותר של הספק, תוך צמצום למינימום של הסיכונים.

 

מה שלא כל כך ברור הוא, היתרון שיש לניהול תהליך RFP מעין זה, במונחים של שיפור אפקטיביות ההדרכה, וצמצום עלויות פיתוח.

 

כאשר מיישמים תהליך מעין זה, מנהלי הדרכה, או כל גורם בארגון המוביל פרוייקט הכשרה מעין זה, יכולים לזהות את נקודות החולשה של הספקים, העשויים בשלב מאוחר יותר להוות בעיה. אם נקודות חולשה אלו יזוהו מבעוד מועד, יוכל הארגון לקיים מערך לניהול הסיכונים האפשריים, ומציאת פתרונות לסיכולם, טרם הבחירה. בשורה התחתונה, היתרון למחלקת ההדרכה של הארגון הוא ההבטחה, כי יש בידה גישה אסטרטגית לפיתוח מוצלח של פרוייקטים עתידיים בתחום ההדרכה, במסגרת פעילותה בארגון.

 

קישורים רלבנטים: