פורטל עסקי- איך כמה ולמה?

מתוך: 2Know ירחון ניהול הידע מבית  ROM KnowledgeWare

גיליון מס' 42 מרץ 2002

כבר שנתיים ויותר בישראל שנושא הפורטל הוא אחד הנושאים החמים בניהול ידע בפרט ובמערכות מידע בכלל. מדברים, בונים, מתעסקים ואפילו רבים מי אחראי. ועם זאת, כמות ההצלחות לא מסעירה. קיימים פורטלים לא מעטים ב- Production, אך לא קיימים רבים המהווים דוגמא ומופת.  ROI- הס מלהזכיר.

לאחרונה, עם צימוד הולך וחזק בין ניהול ידע לתהליכים העסקיים בארגון, וביצוע פרוייקטים ממוקדים בניהול ידע, עולה וצפה שאלת הפורטל. 

פורטל למה? פורטל הנו כלי שמטרתו העיקרית לאגד נתונים, מידע וידע של מערכות אחרות. על פי רוב, אין הוא אחראי על ייצור וניהול תכנים חדשים, שלא נוהלו במערכות אחרות. שאלת הצורך והכדאיות מתעצמת לאור כל ההבטחות שהפורטל הוא הוא ה"נס" של ניהול הידע. הפתרון הנו פשוט. מערכות מידע (תפעוליות, ניהוליות ומסמכים) לא חסר. יתר על כן, עובדי הארגון, לא עושים בהם כנראה שימוש מספק. דווקא הפורטל הוא זה שיכול לקדם את השימוש בהם. 

ואיך? על ידי שילוב תלוי הקשר של חלקי מערכות שונות (על פי רוב ברמת חלונות ומסכים). המשתמש, המתיירא, או לעיתים חסר זמן (ואולי אפילו ידע וסבלנות) לפתוח כל מערכת בנפרד, יכול לקבל לנגד עיניו תמונת מצב רלוונטית לצרכיו המשלבת מידע מהמערכות השונות. אולם, כדי שההקשר יהיה רלוונטי עליו להיות חכם. אי אפשר, סתם כך, לאגוד מסכים, מסמכים וחלקי חלוניות. יש לבצע תהליך ניתוח המתחקה אחר התהליכים העסקיים של עובד הידע, ולנתח את צורכי הנתונים-מידע-ידע שלו בכל אחד מהתהליכים העסקיים. עבורם, ורק עבורם יש להקים מסכי פורטל.

וכמה? אוסף התהליכים העסקיים של עובדי הידע השונים (כמעט) אינסופי. לכן קשה כל כך להתחיל. לכן ברחו תמיד למכנה המשותף. אך אין צורך לתת פתרון לכל התהליכים בבת אחת. אפילו את רומא לא בנו ביום אחד. ניתן, לבצע את המימוש באופן הדרגתי. להלן הצעה לאופן מימוש אפשרי:

• לבחור מספר קבוצות ידע עיקריות להן רוצים לתת פתרון ראשוני.
• לבחור מתוכן קבוצה שבה הקטנת פערי הנתונים, מידע וידע הנן גורם מרכזי לשיפור השגת היעדים העסקיים/ארגוניים.
• לנתח את התהליכים העסקיים/ארגוניים העיקריים שלהם ולאבחן את הנתונים, מידע וידע המסייעים להם בביצוע הפעילות.
• להגדיר את המערכות התומכות בניהול הנתונים, מידע וידע הנ"ל.
• לבחון ישימות שילוב מערכות אלו (לפחות רובן) בפורטל. יש לזכור שלא תמיד הטכנולוגיה מאפשרת לעשות זאת במאמץ סביר.
• לאפיין את החלוניות שישולבו ויתמכו בתהליכים העסקיים.
• לפחת את הקישורים וההתאמות בפורטל.
• להטמיע ולקצור הצלחה.

 אז בהצלחה!