מנהיגים ברשת שולחן העבודה למנהלים בישראל
מאת: גלית גנאור, עורכת תוכן במנהיגים ברשת.
פורסם לראשונה אוגוסט 2001
סיכום זה נכתב מתוך הדיונים שהתקיימו בנושא ניהול ידע באתר מנהיגים ברשת בחודשים מאי עד יולי 2001.
הגענו לשלב בדיון בו יש לעשות עצירה קטנה, ולרכז את כל הנקודות שהועלו כאן לגבי ניהול ידע, לאחר מכן, נוכל להמשיך לשלבים נוספים, של למידה משותפת על תהליכי ניהול ידע. לצורך כך, אני עושה סיכום של המסרים המרכזיים עד כה.
הדיון עד כה עסק במספר נושאים מרכזיים:
- הגדרות של ידע ומידע
- איך מתחילים בניהול ידע?
- גודל הארגון, ידע = כוח והקשר לניהול ידע
- תפקיד מנהל הידע
- ערך הידע
- סיכום
- הגדרות של ידע ומידע
ישנה הסכמה בין כל משתתפי הדיון כי ההגדרות וההבדלים בין מידע לידע הם עמומים מאוד. חלקינו מצדדים בצורך להגדיר (דורון, דני, גלית ואחרים) וחלקינו, טוענים כי ההגדרות אינן ברורות ולכן פשוט עדיף לא לנסות להגדיר (מוריה, אביבה) עם זאת, כולם העלו נקודות חשובות לנושא הגדרת המידע והידע:
מידע – מידע הוא עובדתי. יש לו רק אמת אחת והוא עונה על שאלות כגון: מה, מי, כמה, היכן. למשל תאריך הפגישה, מיקום, משתתפים.
ידע – ידע הוא הסקתי, אין לו אמת מוחלטת והוא נתון לפרשנות. ידע עונה על שאלות כגון: למה, איך. למשל מסקנות, החלטות, ופרשנויות של מפגשים. ננסי דיקסון טוענת כי ידע הוא בר ביצוע – משהו שניתן להפוך לפעולה. אך היא טוענת כי ידע עבור אחד הוא מידע עבור אחר, ובכך סותרת את עצמה.
הקשרים בין מידע וידע – מוריה טוענת כי ניתן להפוך ידע למידע – ניהול ידע מלא, הופך את הפריט מ-ידע ל-נתון או מידע. זה לא משנה אם מלכתחילה הוא היה נתון או מידע, רך או קשה. היא ממחישה זו באמצעות דוגמא: יצירת מתכון לעוגה, על ידי שני אנשים, כאשר יש ידע סמוי אשר גורם לעוגה אחת להיות טובה יותר מהאחרת. בידול ומציאת מהו אותו תהליך סודי, הופך את הידע למידע נגיש לכל. דורון, אינו מקבל גישה זו וטוען כי ההחלטה אילו מרכיבים להכניס לעוגה מבוססת מראש על ידע ולא על מידע. לא ניתן להפוך ידע למידע, ניתן רק לשלב בינם, טוען דורון, ולכן, ניהול ידע נועד על מנת לדעת מהו התהליך אשר הוביל למסקנות ולהחלטות שהתקבלו. לא ניתן לנהל משהו לא מוגדר ולכן אם לא נתגבר על מכשול הגדרת הידע, נישאר עמומים. וחשוב מאוד לנסות להבין איך על בסיס מידע זהה, אנשים מגיעם לפרשנות שונה. לכן, הדבר המרכזי בתהליך ניהול ידע הוא זיהוי התהליך אשר הוביל להחלטה.
האם ידע, כמו אהבה, הוא נושא שכולנו מבינים, אך אם זאת יקשה עלינו להגדירו באופן מדויק?
ניהול ידע אם כן, הוא הפקת המשמעות מן התהליך. הבנת הדברים אשר הובילו לקבלת החלטה, פעולה או תוצאה מסוימת. כיצד עוזרים לאנשים להפיק משמעות מהמידע הרב עומד לרשותם? איך לא מציפים את העובדים במידע רב שאינו רלוונטי? כיצד יוצרים מניע להשקיע בזמן הפצת הידע לכולם? הנכס העיקרי של כל עובד הוא הידע שלו. הבעיה של ארגון היא איך לא לאבד את הידע יחד עם העובד, טענה אביבה. דורון, לעומתה טוען כי השאלה המרכזית היא
לדעת "איך לעשות" את הפעולות של העובד, ולכן צריך ניהול ידע.
- איך מתחילים בניהול ידע?
ניהול ידע הוא תהליך ארוך וממושך. תחילתו בשינוי תרבות הארגון, המשכו ביצירת תהליכים מובנים של ניהול הידע ולמידה ארגונית, וסופו הוא בבחירת הכלים המתאימים לניהול הידע. כאשר רק מנהל הארגון בעצמו יכול באמת להוביל תהליך של ניהול ידע, כיוון שתהליך ניהול ידע יוצר שינוי בכל רמות הארגון, טוען יגאל חמיש.
ניתן לגשת לניהול ידע משלושה כיוונים: הכיוון הטכנולוגי, הכיוון התהליכי, והכיוון התרבותי. כאשר רק שילוב של שלושתם יחד יוביל להצלחה של תהליך ניהול ידע. ולצערנו, במרבית הארגונים זהו עדיין אתגר בלתי מפוצח, מוסיף דני. לפני תחילת התהליך יש לבחון את הממדים הבאים: מיפוי והגדרת השאלות האסטרטגיות של הארגון הנחוצות להמשך התפתחותו וליצירת יתרון תחרותי. מיפוי מנגנוני ניהול הידע, שכבר פעילים בארגון על ידי יצירת תמונת המצב. מיפוי
השטחים המתים, לגביהם חסרים נתונים, מידע וידע. על סמך 3 המימדים ניתן להחליט איך יבנה תהליך ניהול הידע, הוסיף אוריאל.
הבעיה המרכזית של אנשים בשיתוף ידע הינו חוסר זמן. לכן חשוב שתהליך ניהול הידע יעשה תוך "גזילת" זמן מזערית ממשתף הידע. חשוב לקשור את תהליך ניהול הידע לתהליכי עבודה שותפת. למשל, בעת מילוי טופס הוצאות נסיעה מחו"ל העובד גם ידווח על הידע שצבר, מסבירה מוריה.
האם ניתן לעשות פיילוט בפרוייקט של ניהול ידע?
למרות שמתוך הדברים שהוצגו, ניהול ידע הוא תהליך רחב היקף. פיילוט – זול יחסית ומוכיח היתכנות של הפרוייקט. אך בתחום ניהול ידע זה בעייתי. אם כבר עושים פיילוט, רצוי שיהיה אינטרדיסיפלנרי, וחוצה סקטורים בארגון. אסור שהוא יישאר סקטוראילי. חשוב להתמקד בבעיה או בתהליך, ולא בישות ארגונית. חשוב להתחיל בניהול ידע בעקבות זיהוי צורך אמיתי, במקום שהכי כואב לארגון. בפיילוט קל יותר למדוד ROI
באיזה כיוון להתחיל Top-down או להפך?
דוגמאות – הקמת קהילה – קבוצה רוחבית של בעלי תפקידים. הקמה של מאגר מידע – מיחשוב ותהליכי.
- גודל הארגון, ידע = כוח והקשר לניהול ידע
ככל שארגון גדול יותר, הצורך בניהול ידע הופך לקריטי יותר. אך גם בארגונים קטנים, יש שכחה, תחלופה ולא באמת כולם יודעים לעשות את הכל. דווקא בארגוני ינוקא (קטנים) צריך למסד ניהול ידע לפני שהבעיה תחריף. רמת השיתוף בארגון קטן גבוהה יותר, כך שנוצרת אשליה של יותר ידע. ארגונים גדולים צריכים לשאוף לרמת שיתוף שווה או גדולה מהרמה בארגונים קטנים.
האסכולה הסוציאליסטית מדמה את ניהול הידע למהפכה התעשייתית – ניהול ידע נועד להחזיר את הכוח מהעובדים לארגון. אביבה טוענת כי במקרה הטוב הארגון יהיה שותף בידע של העובד ובמידה מסוימת יש לארגון זכות לדרוש שותפות בידע שהוא עזר ליצור.
- תפקיד מנהל הידע
- ארגון אשר החליט למנות מנהל ידע, והקצה לכך משאבים עשה צעד חשוב בנושא של ניהול הידע בארגון.
- ניהול ידע הוא משאב, ויש למנות לו מנהל (כמו מנהל כספים, תפעול, משאבי אנוש)
- מנהל הידע צריך להיות חלק מן ההנהלה.
- מנהל הידע תפקיד דומה לזה של מנהל פיתוח ארגוני – "מראה מלוטשת", ניתוח אבחון.
- למנהל הידע צריכה להיות ראייה רוחבית של צרכי הארגון. הוא צריך לעשות איסוף רוחבי של נכסי הידע ומינופם לערך ארגוני לקידום המטרות העסקיות של הארגון.
- מנהל הידע צריך למקד ולמנף פעילות בתחום ניהול הידע.
- מנהל הידע צריך להיאבק על מקומו מול כוחות בולמים ופוליטיקה פנים ארגונית.
- מנהל הידע צריך לפעמים להמציא כלים לביצוע עבודתו.
- מנהל הידע צריך לקדם שינוי התרבות הארגונית.
- מנהל הידע צריך להגדיר את הידע, ולהגדיר גבולות אחריות.
- מנהל הידע צריך לדעת להפוך את הידע למובן לאלו שיזדקקו לו.
- גם כאשר מנהל הידע הצליח לחנך את העובדים וההנהלה הוא לא הופך למיותר.
- ערך הידע
אחד הקשיים הוא הצורך להגדיר את ערך הידע. כמה שווה לי (במונחים של זמן וכסף) להשקיע בידוע של אנשים בחברה, ספקים ולקוחות. כמה עולה לי חוסר הידע שלהם. מה הכדאיות הכלכלית של ניהול הידע, או – ספציפית – הכדאיות (ROI) של פרוייקט ניהול ידע נתון בארגון מסוים. זו שאלה החוזרת ונשנית הן מצד מנהלים ולקוחות והן מצד היועצים המתקשים להשיב להם. מדידת כדאיות השקעה רלוונטית יותר להתייעלות ולא לאפקטיביות ארגונית. יהיה זה סתם ניחוש לאמוד כמה נרוויח מכך שנדע יותר וננהג כך ולא אחרת, כי זה מסוג השאלות של "מה היה קורה אילו…" בשדה ההיסטוריה. יש דברים שאינם מדידים כלכלית, כמו תרבות ארגונית בכללה.
יש ניהול ידע למטרת יעילות (למשל: best, practices"דפי זהב" וכד') ויש ניהול ידע למטרת אפקטיביות (למשל חדשנות, מודיעין תחרותי ועוד). האתגר האמיתי בניהול ידע הוא להתמודד עם ממד האפקטיביות, ולכן דורון מטיל ספק בכל העיסוק בצד התמחירי. מכל מקום ברור כי לפני שבכלל מעלים את השאלה יש להבהיר מהו היעד שרוצים להשיג. אם אפקטיביות פרושה לעשות את הדברים הנכונים, הרי שיש לנו בעיה. בתחום ניהול הידע, אנחנו לא יודעים מה הם הדברים הנכונים. במקרה הטוב, יש לנו ניחוש מהם הדברים הלא נכונים. אנחנו עדיין רחוקים מלהבין את התחום טוב מספיק כדי לקבוע מה הם הדברים הנכונים. בשלב זה, אביבה טוענת שהטוב ביותר שאפשר לעשות הוא להעיז לחלום – כלומר – לפתח חזון של ניהול ידע. מתוך
החזון אפשר יהיה לגזור את המטרות של ניהול הידע ומתוכן את הממד האפקטיבי. מישהו מוכן לחלום בקול רם?
- סיכום
אני מקווה כי סיכום זה עשה לכולנו קצת סדר בראש, הנושאים עליהם דיברנו ולמדנו מהם, והנושאים שעדיין פתוחים. אז לאן ממשיכים עכשיו? אחת השאלות שעלו הוא האם ניהול ידע הוא אופנה חולפת? אשמח לפתוח דיון בנושא זה, ולקבל מכם נושאים נוספים אשר מטרידים אתכם והייתם רוצים לדון בהם.
ולפני סיום, כמה מילות תודה, לכל אלו אשר מקדישים מזמנם היקר, לכתוב להגיב ולהתייחס האחד לדברי השני, על מנת שכולנו נכיר קצת יותר את תחום ניהול הידע. וכמובן גם לכל אלו אשר קוראים את הדיונים, אך אינם מגיבים, תודה גם לכם על ההקשבה. וגם אם אין לכם שאלות אבל אתם עוקבים אחר הדיון, נשמח לקבל פידבקים. לכל אלו אשר רוצים לשמור את הקובץ, צירפתי מסמך וורד להודעה בקבוצת הדיון.
המלצות על מאמרים מאת משתתפי הדיון:
Exploring Common KnowLedge: An Interview with Nancy Dixon
מתוך: http://www.findarticles.com/
The Case Of Knowledge Management
מתוך: http://www.india-today.com/
If Managing Knowledge is the Solution, then What's the Problem?
מתוך: http://www.cba.neu.edu/
The IC/KM Movement and Human System Well-Being
מתוך: http://www.tlainc.com/
Developing a Knowledge Strategy
מתוך: http://www.cba.neu.edu/
קישורים רלבנטים:
מאמרים בנושא קהילות מעשה
tweet[Google]
Follow @leadersnet
|
מנהיגים ברשת |
|
© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" דצמבר 2002. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר |