ראשי » ניהול ומנהיגות » מיומנויות ניהול » תקשורת עסקית אפקטיבית באמצעות אימייל

תקשורת עסקית אפקטיבית באמצעות אימייל

 Effective Business Communication Writing E-mails

מאת: לינדה לוביץ', מאמנת אישית וקבוצתית בחברת A2B

פורסם לראשונה יולי 2001

 

אחד מערוצי התקשורת המרכזיים כיום, בעידן הכפר הגלובלי הוא תקשורת באמצעות דואר אלקטרוני. אם זאת פעמים רבות, הכותב אינו מצליח להעביר את המסר בצורה ברורה, ולפעמים, אף פוגע בצורה לא מודעת במקבל המסר. לינדה לוביץ' מציגה מספר טיפים אשר עשויים לעזור להעביר את המסרים בצורה מדויקת וברורה.

One of the most important methods of communication in our global village today, is through e-mails. Very often, however, the writer does not succeed in conveying her/his message clearly, and may even unintentionally insult the receiver of the e-mail. 

Remember, once your e-mail is out in cyber-space, you can never take it  back!!

The following are tips to help you convey your message clearly and correctly:

Openings – Adressing the Client/colleague

Start with the more formal "Dear Mr./Ms”.

If your client/colleague responds and signs with her/his first name only- “Susan/Jack", you may then adress them in your next e-mail "Dear Susan/Jack”.

Closings – Signing Off

The following range from the more formal to the less formal:

Sincerely Yours,

Cordially Yours,

Best Regards,

All the Best,

Detail: Deciding What to Include

  • What does my client/colleague want or need to know to enable him or her to understand my message?
  • Does my letter/report answer all the questions my client/colleague has asked or questions he or she may have in mind?
  • Have I included ONLY the material essential to my client/colleague's purpose and understanding? Or am I boring or distracting my client/colleague with unessential and/or obvious information?
  • What do I want my client/colleague to do when he or she finishes reading my letter or report?

Language: Aiming for Conciseness and Clarity

Have I used ONLY the essential words to get my message across to my client/colleague?

CONCISE      תמציתי WORDY    מרבה במילים
“Our Production Department must meet our Sales Division's requirements”. “It is the responsibility of our Production Department to see that it meets the requirements of our Sales Division”
  1. Have I used vague words instead of more vivid and convincing specific words?
SPECIFIC     מוגדר VAGUE    לא ברור
Contact

Sooncall, write, visit

by March 15

טון דיבור – Tone: Tailoring Language to Your Audience

  1. Have I expressed my ideas so that the client/colleague will feel that I am helpful, courteous, and human?
TACTFUL    מנומס TACTLESS     חסר טקט
We want our check. To keep your account in the preferred customer class, send our check for $142.33 today
  1. Have I emphasized "we" instead of "I”

Ex: We are happy to have your order. We shipped it this morning.

  1. Don't be afraid to say "I'm sorry”.

Ex: We regret that you've had so much trouble with our product, and we apologize for not solving your problem sooner.

If you see through your client's/colleague's response, that they do not understand your previous e-mails, pick up the phone and call them. This will save you time in the long run.

 

 קישורים רלבנטים באתר:

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" מאי 2002. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר

 

יכול לעניין..

29670688_s

המנהל כחונך – העצמה בעידן שינוי ומשבר

   פיתוח תפישת המנהל כחונך ומפתח         מאת: נורית רוזוליו – בן-המוזג ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *