מנהיגים ברשת שולחן העבודה למנהלים בישראל
Effective Business Communication Writing E-mails
מאת: לינדה לוביץ', מאמנת אישית וקבוצתית בחברת A2B
פורסם לראשונה יולי 2001
אחד מערוצי התקשורת המרכזיים כיום, בעידן הכפר הגלובלי הוא תקשורת באמצעות דואר אלקטרוני. אם זאת פעמים רבות, הכותב אינו מצליח להעביר את המסר בצורה ברורה, ולפעמים, אף פוגע בצורה לא מודעת במקבל המסר. לינדה לוביץ' מציגה מספר טיפים אשר עשויים לעזור להעביר את המסרים בצורה מדויקת וברורה.
One of the most important methods of communication in our global village today, is through e-mails. Very often, however, the writer does not succeed in conveying her/his message clearly, and may even unintentionally insult the receiver of the e-mail.
Remember, once your e-mail is out in cyber-space, you can never take it back!!
The following are tips to help you convey your message clearly and correctly:
Openings – Adressing the Client/colleague
Start with the more formal "Dear Mr./Ms”.
If your client/colleague responds and signs with her/his first name only- “Susan/Jack", you may then adress them in your next e-mail "Dear Susan/Jack”.
Closings – Signing Off
The following range from the more formal to the less formal:
Sincerely Yours,
Cordially Yours,
Best Regards,
All the Best,
Detail: Deciding What to Include
- What does my client/colleague want or need to know to enable him or her to understand my message?
- Does my letter/report answer all the questions my client/colleague has asked or questions he or she may have in mind?
- Have I included ONLY the material essential to my client/colleague's purpose and understanding? Or am I boring or distracting my client/colleague with unessential and/or obvious information?
- What do I want my client/colleague to do when he or she finishes reading my letter or report?
Language: Aiming for Conciseness and Clarity
Have I used ONLY the essential words to get my message across to my client/colleague?
| CONCISE תמציתי | WORDY מרבה במילים |
| “Our Production Department must meet our Sales Division's requirements”. | “It is the responsibility of our Production Department to see that it meets the requirements of our Sales Division” |
- Have I used vague words instead of more vivid and convincing specific words?
| SPECIFIC מוגדר | VAGUE לא ברור |
| Contact |
Sooncall, write, visit
by March 15
טון דיבור – Tone: Tailoring Language to Your Audience
- Have I expressed my ideas so that the client/colleague will feel that I am helpful, courteous, and human?
| TACTFUL מנומס | TACTLESS חסר טקט |
| We want our check. | To keep your account in the preferred customer class, send our check for $142.33 today |
- Have I emphasized "we" instead of "I”
Ex: We are happy to have your order. We shipped it this morning.
- Don't be afraid to say "I'm sorry”.
Ex: We regret that you've had so much trouble with our product, and we apologize for not solving your problem sooner.
If you see through your client's/colleague's response, that they do not understand your previous e-mails, pick up the phone and call them. This will save you time in the long run.
קישורים רלבנטים באתר:
מאמרים בנושא מיומנויות ניהול
|
מנהיגים ברשת |
|
© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" מאי 2002. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר |
