ראשי » ניהול ה-business » תוכניות עסקיות ותוכניות עבודה » שישה צעדים בבנית תוכנית עבודה – שעובדת

שישה צעדים בבנית תוכנית עבודה – שעובדת

מאת: עופר לוי יו"ר קבוצת לוטם

 

 

אחת לשנה (זה עכשיו) אנו עומדים בפני אחת מהמשימות המורכבות המונחות על שולחן העבודה – הכנת תוכנית עבודה שנתית. אנחנו הופכים בזיכרוננו אחורה ונזכרים בשנה שחלפה:  מה עבד?  מה לא יצא לפועל? כמה מימשנו? וכמה יישמנו? מה חזינו נכון ומה לא…וכמה היה קשה לשבת לתכנן ולחזות מה יקרה…בדפים הבאים מובא מודל עבודה ידידותי למשתמש המתבסס על הניסיון אשר נצבר בלוטם בהנחיית ארגונים לפיתוח תוכניות עבודה. במדריך שילבנו מספר קוים מנחים שיעזרו לנו לצלוח את המשימה…

 

 

 

  1. הצעד הראשון: ברמת הארגון – בנית עקרונות מנחים וקווי מסגרת

תהליך בניית המסגרת לתוכנית העבודה מבוסס על שני צירים מקבילים אותם עלינו לקחת בחשבון בעת התכנון:

תהליך TOP-DOWN– מהן הנחות עבודה וקווי מסגרת המתווים ע"י "הדרג מעל" ומבוססים על אסטרטגית  הארגון והדגשים לשנה הקרובה.

תהליך BOTTOM-UP– מה ניתן ללמוד מן השנה האחרונה? מה אנחנו חווים בקשר עם ה"שטח" ועם הלקוחות – יוזמות רעיונות וצרכים מן השטח, משגרת העבודה של מנהלים ולקוחות הפנים שלנו בארגון?

rtf6261594474_7085769

 

 

 

  1. הצעד השני: ברמת הארגון – דיון להתנעת התהליך

אנו מתניעים תהליך "חוצה ארגון". משום כך –  מומלץ לבצע  KICK-OFF בו שותפים כל בעלי התפקידים הנדרשים להכין תוכנית עבודה בארגון.  הפגישה תכלול:

  • הצגת העקרונות המנחים וקווי המסגרת.
  • תחזיות שיווק ומגמות עסקיות.
  • פורמט מוצע להכנה של תוכנית העבודה ולהצגתן (מומלץ כדי ליצור אחידות בין התוכניות).
  • אפיון הממשקים הנדרשים וספקי המידע הנדרשים לטובת הכנת התכניות.
  • הפקת לקחים מתכנון וישום תכנית העבודה הקודמת

 

 

  1. הצעד השלישי: ברמת היחידה – עיצוב תמונת עתיד

כדי לעצב תמונת את העתיד אנו מנתחים את העבר של היחידה: מה קרה בשנה האחרונה?

מומלץ להשתמש במודל SWOT או במודל בוסטון.

 

 

 

מפתח הצלחה בצעד הנוכחירתימת צוות העובדים.

חוויות היום – יום בעבודה השוטפת מהווים מקור רב ערך למחשבה קדימה ומעבר לכך, עיצוב השותפות בתכנון ומחויבות ליישומה של זו. לעובדי "הקו" יש מידע ייחודי ורב ערך.

 

 

לאחר שרטוט "קווים לדמותו" של העתיד ב-2003, הנה לדוגמא סט פעולות אפשרי לתוכנית עבודה:

 

 

לאחר שרטוט "קווים לדמותו" של העתיד ב-2003, הנה לדוגמא סט פעולות אפשרי לתוכנית עבודה:

 

 

 

  1. הצעד הרביעי: חשיבה פרוייקטלית

צעד זה כולל בתוכו מספר פעולות:

  • תיאום בין גורמים משיקים לטובת סינכרון תכניות העבודה.
  • פריסת הפעילויות הכלולה בתכנית העבודה על פני השנה (A,B,C,D…)
  • ניתוח המשאבים הנדרשים לביצוע הפעילויות המתוכננות (תקציב,משאבי אנוש, ידע)
  • זיהוי משאבים קריטים הנדרשים לביצוע התכנית, כאלה אשר העדרם ישבש את יכולת יישום התכנית) על פי תוכנית העבודה לשנת 2003.
  1. הצעד החמישי: הצגת התוכנית להארות ואישור

סדר האירועים המוצע בשלב אישור התוכניות:

א.         מפגש של כל מנהל מתכנן עם מנהלו הישיר (לרוב מנכ"ל וסמנכ"ל).

ב.         מפגש צוות המנהלים להצגת תוכנית העבודה ומשוב מן המנהלים.

ג.          מפגש נוסף של מנהל מתכנן מול מנהל ישיר והארת אישורים

 

מפגש הצגת תוכניות עבודה לאישור הינה זירה לאיתגור התוכנית, להאצת סינכרון הפעילויות לרוחב הארגון ולהחלפת רעיונות בין מנהלים עמיתים (מן הסתם עשוי ליצור הדיאלוג גם הצפה של תחרות על המשאבים המוגבלים ל- 2003).

זהו השלב בו ירוכזו הסיכונים האפשריים למימושה של התוכנית. ניהול הסיכונים יכלול בתוכו תוכנית "WHAT IF" פתרונות מגירה להתמודדות עם הסיכונים.
שעל מנת להתכונן אליו אנו יכולים לנסות לחזות מראש באמצעות מודל ה- FFA (FORCE FIELD ANALYSIS). במהלך צעד זה עשויים להתקיים מספר "סבבים" של תיקונים ותוספות.

 

 

 

  1. הצעד השישי: מתוכנית ליישום
זה הזמן לתכנון מפורט יותר לאחר שהמתווה אושר, להמשך שיווקה של התוכנית לכפיפים ולעמיתים. שלב זה יכלול "עבודת מטה" של זימון המשאבים הנדרשים לביצוע התוכנית (מומחים, אתרי עבודה, כלי מחשוב ועוד). זאת על מנת להגביר את הסתברות היישום ולנהל מבעוד מועד סיכונים אפשריים אשר יהוו חסם ליישומה של התוכנית.

קשיים ביישום התוכנית אינם בגדר הפתעה אלא דבר צפוי אשר יש להערך לקראתו בלוגיקה של ניהול סיכונים.

 

המעבר מתוכנית העבודה לישומה בפועל כולל בנית תוכנית נפרדת לכל פעילות. בנקודה זו יוגדר לכל פעילות

לוח זמנים מפורט, מוביל מקרב הצוות יוגדרו הממשקים הנדרשים למימוש התוכנית בשלב זה יש לבנות מדדי בקרה (מדדי תהליך) ומדדי הצלחה (מדדי תוצאה) לכל פעילות המופיעה בתוכנית העבודה.

יש להגדיר את האחראים לביצוע הבקרה ואת מועדי המדידה, וכן… מה נעשה עם התוצאות?

 

 

 

 

אי ודאות ותפקידם של הנתונים בתוכנית העבודה

השנתיים האחרונות הביאו עימן תזכורת בולטת למידת אי הוצאות הקיימת בעולם העסקי. מי מאתנו יכל לצפות בתחילתה בחודש המקביל ב- 2000 (כן, רק לפני שנתיים) את ההידרדרות בכלכלה העולמית וה"תוספת הנוספת" של מדינת ישראל בתהליך הזה – האינתיפדה פרק ב'. כאן עומדת חשיבות יתרה לשימוש בנתונים קשים – מספרים כמותיים בתוכנית העבודה זהו הבסיס הראלי שאל מולו ניתן לחשוב, לבחון ולצפות קדימה.

 

נתונים כמותיים הרלוונטים לתוכנית העבודה לדוגמא:

ü        היקף מכירות פר מוצר.

ü        היקף מכירות פר שוק.

ü        התפלגות הכנסות עפ"י לקוחות.

ü        ניצולת תקציבית בשנה החולפת.

ü        החזר השקעה של מערכת מידע חדשה

   

 

 

 

 

 

 

קישורים רלבנטים באתר:

 

 

 

 

יכול לעניין..

rtf4071744620_2215432352

ניהול רזה (Lean) – אופנה חולפת או כאן לתמיד?

   מאת: אלי אלף*                        ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *