שימוש במאגרי מידע

הרחבה לכתבת משאבים, גיליון 299, 18 במרץ 2002

ארגונים בישראל נמצאים עדיין בשלב המודעות ההתחלתית לחשיבות ניהול ידע, ודווקא ארגונים קטנים, כמו חברות סטרט אפ, שזקוקים למידע בצורה אקוטית ביותר, נעדרים משאבים כספיים לרכישת מידע וידע", אמר מתי פינקלר, מנהל פעילות המידע של "טלדן מערכות מידע", חברה לשיווק והטמעת מערכות מידע בארגונים, בכנס INFO 2002 שערכה החברה בשבוע שעבר בתל-אביב.

אחדים מהארגונים הגדולים, הוא מוסיף, המעסיקים מאות או אלפי עובדים, נמצאים עדיין בשלב של מינוי ועדות המחפשות שיטות, דרכים, נהלים ותוכנות לניהול ידע, וטרם התחילו ביישום שיטתי. בארגונים רבים ישנו עובד שעל כרטיס הביקור שלו כתוב 'מנהל ידע', אבל זה יותר מס שפתיים, כי עושים עדיין מעט מאד.

מערכות המידע שבהן עוסקת "טלדן" כוללות:

• מאגרי מידע מקצועיים, הכוללים מידע טכנולוגי, מדעי, שיווקי, כלכלי, טכני או מסחרי.
• מאגרי מידע על חברות, פטנטים.
• רוב המאגרים מקוונים ומתעדכנים תמידית
• רובם יש נגישות דרך האינטרנט
• המאגרים בתשלום

המודעות לצורך ולחשיבות איסוף מידע בדרך כלל מתפתחת במקביל לגידול הארגון:

• בתחילה משייטים ומחפשים מידע באינטרנט, ללא תשלום.
• בקרב אנשים בארגון מתהווה מוכנות נפשית ומקצועית לרעיון כי מאגרי מידע יכולים לעזור להם בעבודתם.
• נוצר קשר ראשוני עם ספקי מידע, שפונים לארגון או הארגון פונה אליהם.
• מתחברים למאגר קטן ומתחילים להיעזר בו בארגון.
• נפתח התיאבון, ונכנסים לקצה הנמוך באבולוציה הזאת, המתבטא בשימוש במידע מקצועי בתשלום.
• אם מאגר המידע מנוצל בצורה טובה, הוא מקדם יפה את מטרות הארגון.

השלב הבא הוא התפתחות אלמנטים ראשונים של מרכז מידע.

• הארגון מציב אחד מאנשיו כממונה על המידע.
• הארגון מגייס מידען מקצועי או שוכר שירותי מידע באאוטסורסינג.
• בארגון שהגיע לגודל מסוים, מבחינת מחזורו הכספי, בדרך כלל נמצא בו עובד שמגדיר עצמו כאיש המידע או הידע של הארגון.

השלב הבא הוא הכנסת מערכות מידע, ובדרך כלל ממשק עם כמה מאגרים רלוונטיים לארגון. בארגון עסקי למשל, ישולבו במערכת המידע מאגרי מידע עסקי, טכנולוגי, ומאגר חברות, ולכל אנשי המקצוע בארגון תהיה גישה למערכת.

צעד גדול קדימה הוא התחברות למערכת מודיעין עסקי, שמספקת יומיום לאנשי המקצוע בארגון את החדשות בעולם, לכל איש מקצוע בתחום עיסוקו.

רק את השלב הבא ניתן להגדיר כניהול ידע, שפירושו ניצול מיטבי של כל סוגי המידע והידע הנוצר ומצטבר בארגון. ניהול ידע מתבטא בשינוי הרגלי חשיבה ודפוסי עבודה בארגון, לצורך סיווגו, מיונו ותיעודו במערכות המידע בארגון, כולל הפורטל הארגוני. להצלחת התהליכים נדרש גיבוי עקבי של ההנהלה הבכירה. אחת ממטרות ניהול זה היא שימור הידע שנוצר ב"מוחם" של מומחי הארגון, ולאפשר אחזורו במקרה של עזיבת מומחה.