רשתות עבודה וירטואליות בארגוני 'היי טק'

מאת: גלית גנאור, וד"ר אילן תלמוד

 

פורסם בירחון משאבי אנוש, גיליון 156 דצמבר 2000

 

ההתפתחויות המהפכניות בתחום תקשורת המחשבים מהוות תמורה דרמטית בחיי העבודה ומנוף לשינויים ארגוניים מקיפים

מאמר זה מתאר חלק מממצאי מחקר חלוצי על השפעת תקשורת מחשבים על עבודה בארגונים. שתי שאלות מתוך המחקר מוצגות במאמר זה:

• באיזו מידה תקשורת מחשבים באמצעות הדואר האלקטרוני מגשרת על המרחק הפיזי בין חברי הארגון, המועסקים במקומות מבוזרים גיאוגרפית?
• מהו הקשר בין מרחק פיזי בין העובדים וסוגי הרשתות חברתיות שהם יוצרים? מאמר זה מנסה לענות על שתי השאלות הללו באמצעות נתונים שנאספו משני ארגונים עתירי ידע בישראל.

 

אוכלוסיית המחקר

מטרת המחקר הייתה לבחון את דפוסי השימוש בדואר אלקטרוני. לצורך כך נבחרו שני ארגונים עתירי ידע. מרבית העובדים בשתי החברות הם מהנדסי מחשבים ואלקטרוניקה ,השוקדים על פיתוח מוצרים חדשים בחזית הידע הטכנולוגי בעולם. בארגון אחד כ- 70 עובדים (ארגון "אמיר") ובארגון השני כ- 100 עובדים (ארגון "גולן"). סביבת העובדה הפיזית והתנאים בארגונים הללו דומים, ומאפיינת את החברות ה"היי-טק" בישראל. השוני המהותי ביותר בין שני הארגונים הללו הוא המבנה הפיזי וצורת הניהול.

ארגון "אמיר" נוצר משילוב של מספר חברות בת קטנות, אשר יחדיו יצרו את "אמיר". הנהלת ארגון "אמיר" החליטה בנוסף למיזוג ארגוני, לקבץ את כל העובדים למקום אחד תחת קורת גג אחת, מתוך אמונה כי כך הניהול יהיה יעיל .  החברה התבססה בבניין משרדים במרכז הארץ.

 

לעומת זאת, ארגון "גולן" החל את חייו בתחילת שנות ה- 90 . במהלך השנים הארגון גדל בצורה משמעותית ביותר. הארגון פרוש על פני מספר סניפים בארץ ובעולם, וכולל שני סניפים בצפון המדינה, שני סניפים במרכז הארץ וסניף אחד בארה"ב (סניף זה לא נכלל במחקר).

במהלך המחקר נערכו מספר ראיונות עומק אישיים , והועבר שאלון לכל העובדים בשני הארגונים הללו.

למרות העובדה שהארגונים אלו אינם מייצגים בהכרח את כל החברות עתירות הידע בישראל, וכי לא ניתן להכליל משני הארגונים לכל מגזר ה"היי טק", הצצה לתוך הארגונים הללו פותחת אשנב מהותי לתוך עולם התקשורת הפנים ארגונית בחברות עתירות ידע.

 

איסוף הנתונים

שיטת איסוף הנתונים במחקר נבעה מהרצון להתאים את כלי המחקר לאוכלוסיית המחקר. ולכן בחרנו לערוך מחקר על שימוש בדואר אלקטרוני באמצעות העברת שאלון בדואל. השאלון כלל שאלות בתחום רשתות חברתיות ושימוש בדואר אלקטרוני. ייחודו של השאלון נובע מהדרך בה הוא הופץ לאוכלוסיית המחקר. השאלון נבנה כדף באינטרנט, הנחקרים קיבלו הודעה בדואר אלקטרוני, והתבקשו להיכנס לכתובת הדף ולענות על השאלון. לאחר מילוי השאלון, ולחיצה על submit הנתונים הועברו ישירות ונשמרו כקובץ

 

דואל – דואר אלקטרוני

 

דואר אלקטרוני היא צורת תקשורת חדשה. אין הוא מהווה תחליף מושלם לתקשורת פנים מול פנים או לצורות תקשורת אחרות. הדואר האלקטרוני הוא ייצור כלאיים בין המכתב לטלפון, ומשלב יסודות משניהם. התקשורת בדואל מתקיימת במבנה א-סינכרוני, ודומה יותר למונולוגים קצרים מאשר לשיחה סינכרונית. עם זאת, בקרב המשתמשים בדואל נוצרה שפה ייחודית אשר כוללת קיצורים ייחודיים למילים ולרגשות. הדואל דומה למכתב כי ניתן לשלוח למספר רב של מכותבים וניתן לצרף לתוכו קבצים שונים (Rice ,1993 ;Martin ,1995). במחקר נתבקשו הנחקרים לדווח על כמות ההודעות שקיבלו ושלחו אתמול. טבלה 1 מציגה תוצאות אלו.

 

טבלה 1 – מספר ההודעות הנשלחות ביום

 

	מספר הודעות שקיבלת ביום				מספר הודעות ששלחת ביום
	אמיר		גולן		אמיר		גולן
מספר ההודעות	N	אחוזים	N	אחוזים	N	אחוזים	N	אחוזים
0-5	12	52%	1	2%	16	70%	47	22%
6-10	3	13%	13	28%	5	22%	13	28%
11-20	8	35%	22	47%	1	4%	11	23%
21-30	–	0%	9	19%	1	4%	1	2%
31-40	–	0%	2	4%	–	0%	–	0%
סה"כ	23	100%	47	100%	23	100%	47	100%

 

 

הטבלה מלמדת כי השימוש בדואל נפוץ יותר בגולן, הארגון המבוזר, מאשר באמיר. בגולן, כ- %70 מקבלים מעל 10 הודעות ביום, בעוד כ- %70 מהעובדים באמיר מקבלים פחות מ- 10 מסרים ביום. בחינת תדירות שליחת הודעות מצביעה על מגמה דומה, 70% מהעובדים באמיר שולחים פחות מ- 5 הודעות ביום, בעוד מעל 50% מהעובדים בגולן שולחים יותר מחמשה מסרים ביום. תוצאות אלו מלמדות כי בארגון המבוזר תדירות השימוש בדואל גדולה יותר מאשר בארגון המרוכז גיאוגרפית.

 

נושאים עליהם מדברים בדואל

קיים קושי רב לנהל ארגונים אשר מבוזרים גיאוגרפית. ארגונים אלו צריכים ללמוד לגשר על מגבלות המרחק הפיזי על ידי שימוש בצורות ניהול חדשות ועל ידי יישום טכנולוגיות תקשורת עדכניות. תקשורת מחשבים היא אחת הדרכים האפקטיביות לשיפור זרימת המידע השוטף והחלפת המידע בארגון. אולם יישום של תקשורת אלקטרונית לא תוכל לפתור את כל הבעיות הנוצרות כתוצאה ממרחק פיזי. (Zhan ,1991 ;Nohria and Eccles ,1992) בעיקר אם התקשורת כוללת מידע דו-משמעי.

מתוך כך, נשאלת השאלה באילו תחומים הדואר האלקטרוני מגשר ומפצה על המרחק הפיזי?

על מנת לענות על שאלה זו נבחרו שלושה תחומי תוכן, מסרים בנושא עבודה יומיומית, מסרים בנושאי התייעצות עם עמיתים ומסרים בנושאים חברתיים.

תרשים זה משווה בין תדירות השימוש בדואל בארגון גולן. התרשים משווה את כמות התקשורת העוברת בקרב אלו הנמצאים באותו אזור גיאוגרפי לבין התקשורת העוברת בין חברי הארגון המרוחקים פיזית האחד מהשני. הנתונים מלמדים, כי ככל שהמרחק הפיזי בין יחידות ארגוניות גדול יותר, הדואר האלקטרוני ישמש יותר להתייעצות בין אנשים ולנושאים חברתיים. כלומר, רשתות וירטואליות משמשות תחליף לרשתות ממשיות. בכל ארגון נוצרות רשתות חברתיות, המבוססות על תכנים לא פורמליים בין העובדים – נפגשים ליד מכונת קפה ,או יוצאים לארוחת צהרים, מספרים בדיחות, או מתייעצים ופונים לעזרה בבעיות שונות. כאשר מרוחקים פיזית, עושים זאת באמצעות הדואר האלקטרוני.

בנושאי עבודה, לא נמצאו הבדלים משמעותיים מכיוון שהדואר האלקטרוני מוטמע בתהליכי העבודה בארגונים. בשני הארגונים הדואל הוא כלי זמין ומשמש לעבודה יומיומית, ולכן כנראה אין למרחק הפיזי השפעה על תדירות השימוש בדואל בנושאי עבודה .

 

רשתות חברתיות

ניתוח רשתות חברתיות הוא תחום תיאורטי עדכני ומרכזי, הבוחן את דפוסי היחסים בין השחקנים בארגון. זוהי שיטה המאפשרת הסתכלות על מבנה היחסים החברתיים בכלל ובארגונים בפרט. (Granovetter, 1973, 1974 ;Burt ,1983). חוקרי רשתות בוחנים נושאים כגון עוצמה בארגון, למשל, הטיפוסים שיודעים הכל, שכל המידע עובר דרכם – אלה הם לרוב אנשים מרכזיים ברשת, האנשים אליהם תיפנה בבעיה כל שהיא או כשתזדקק למידע.

לקשרים עם אנשים אחרים יש חשיבות רבה בהקשר הארגוני, הכלכלי והיזמי. קשרים אלו מהווים מנוף להשגת מידע המעניק יתרון לשחקן על פני אחרים. דוגמא נוספת לחשיבות הקשרים, המלצה של אדם שאנו סומכים על שיקול דעתו, בעיקר כשאנו מתמודדים נוכח אי-ודאות, תגרום לנו לעתים מזומנות להחליט אם לקנות מוצר מסוים, להשקיע במיזם טכנולוגי, או לפעול בדרך עליה הוא המליץ. המלצות אלה נמצאו כמשמעותיות ככל שהמוצר מורכב ומדידת ביצועיו בעייתית.

באמצעות תקשורת-מתווכת- מחשב (Computer-Mediated Communication) ניתן לבחון את זרימת המידע ואת תוכן המידע המועבר בארגון (Rice ,1994). במסגרת המחקר נבדקו הרשתות החברתיות בארגונים על פי שימושם בדואל על ידי בחינת צפיפות הרשת. צפיפות של רשת חברתית מבטאת את המידה בה החברים ברשת של אדם אחד מכירים גם את האחרים.

בארגון "גולן", המבוזר מבחינה גיאוגרפית, הרשתות החברתיות צפופות יותר מאשר בארגון המרוכז גיאוגרפית. בגלל הביזור הגיאוגרפי בארגון זה נוצרו רשתות מלוכדות, הכוללות מספר מצומצם של חברים המקיימים ביניהם קשרים חזקים. בתוך הארגון נוצרו איפוא קליקות מקומיות של אנשים, הקשורים במעבר אינטנסיבי של מידע, שיתוף פעולה, הדדיות ואינטימיות.

סיכום

בעידן של שינויים צריך ללמוד להסתגל לשינויים, אך לא פחות חשוב גם להבין את משמעות השינוי ואת השפעתו על צורת העבודה.

מחקר זה מציץ לתוך צורת העבודה בשני ארגונים עתירי ידע, ובוחן איך הם משתמשים בדואל. בשני הארגונים הדואל משמש ערוץ תקשורת נוסף, אך בארגון המבוזר תדירות השימוש גבוהה יותר. הדואר האלקטרוני מקל על יצירת קשרים חברתיים ורשתות של התייעצות בין אנשים הרחוקים פיזית האחד מהשני, קשרים אשר לפני השימוש בדואל היה קשה יותר לשמר אותם. שיתוף זה של מידע, תוך ניצול המשאב האנושי בארגון, יכול לייצר חדשנות ארגונית. השינוי הטכנולוגי הזה מאפשר שינוי בשיטת ניהול, ומקל על ניהול של ארגונים מבוזרים. הדואל לא יפתור את בעיות הניהול והעברת מידע רב-משמעי לצוותים מרוחקים. אולם , ללא דואל קשה יותר לקיים עבודה שוטפת. הטמעת השימוש בדואל ובתקשורת מחשבים עשויה לתרום לפיתוח אזורים פריפריאליים, להקטנת חשיבות הגבולות הפוליטיים וכלכלת המרחק. כמו כן, שימוש בדואל עשוי לתרום לשיתוף פעולה שוטף והדוק יותר בארגוני עבודה, לכינון ארגונים רשתיים , להגברת השימוש ב"עבודה מרחוק" וב"עבודה מהבית" וליצור עולם עבודה גלובלי ווירטואלי יותר.

 

דואל ופירמה וירטואלית

מחקר זה מציץ לתוך צורת העבודה בשני ארגונים עתירי ידע, ובוחן איך הם משתמשים בדואל. בשני הארגונים הדואל משמש ערוץ תקשורת נגיש, יומיומי וזמין, אך בארגון המבוזר תדירות השימוש גבוהה יותר מאשר בארגון המרוכז בגלל הנגישות הנמוכה יותר של תקשורת בין אישית. הדואל מהווה מנגנון מפצה על המחסור בתקשורת פנים-מול-פנים ובכך מקל על יצירת קשרים חברתיים ורשתות של התייעצות בין אנשים הרחוקים פיזית האחד מהשני, קשרים אשר לפני השימוש בדואל היה קשה יותר לשמר אותם. ממצאי מחקר זה מרמזים כי למרות שתדירות תקשורת פנים-מול-פנים נמוכה יותר, אין פירוש הדבר שעוצמת הקשר החברתי בהכרח חלשה יותר או שמתקיימות פחות אינטראקציות חברתיות מאשר בארגון מרוכז. בעידן בו מהפכת המידע יצרה אמצעי תקשורת חדשים כמו הדואל, ניתן להתגבר על המרחק הפיזי ולנהל פרוייקטים משותפים, להחליף דעות ורעיונות, לחלק מטלות עבודה ולשמור על קשרים חברתיים גם כאשר העובדים אינם יכולים להיפגש באופן יומיומי. באמצעות הדואל ניתן ליצור שיתוף של מידע, תוך ניצול המשאב האנושי בארגון. שיתוף המידע בין עובדים אשר אינם נפגשים יכול לייצר חדשנות ארגונית מזן חדש – מפגשים וירטואליים במקום מפגשים של שיאור מוחות (brain storming). השינוי הטכנולוגי הזה מאפשר שינוי בשיטת ניהול על ידי יישום של טכנולוגיות חדשות כגון הדואל, "מסרים מיידים" כדוגמת ICQ, התייעצות בפורמים לדיון פנים ארגוניים בין עמיתים לעבודה ופורמים מקצועיים. ניהול ויראוטלי היא צורת ניהול שונה אשר יש עוד לבחון את השלכותיה על יחסי העבודה.. הדואל לא יפתור את בעיות הניהול והעברת מידע רב-משמעי לצוותים מרוחקים. ואין לראות בדואל ערוץ תקשורת בלעדי לניהול מבוזר אולם , ללא דואל קשה יותר לקיים עבודה שוטפת. הטמעת השימוש בדואל ובתקשורת מחשבים עשויה לתרום לפיתוח אזורים פריפריאליים, להקטנת חשיבות הגבולות הפוליטיים וכלכלת המרחק. כמו כן, שימוש בדואל עשוי לתרום לפיתוח של מבנים ארגוניים חדשים, לשיתוף פעולה שוטף והדוק יותר בארגוני עבודה, לכינון ארגונים רשתיים , להגברת השימוש ב"עבודה מרחוק" וב"עבודה מהבית" וליצור עולם עבודה גלובלי ווירטואלי יותר בו משמעות המיקום הפיזי של העובדים הופכת להיות חשובה פחות.

 

השלכות יישומיות

• ניהול ארגונים בעלי מבנה מבוזר אפשרי אם נעשה שימוש נכון בטכנולוגיית תקשורת מחשבים, ככלי עזר לניהול.
• ארגונים אשר ילמדו להשתמש בדואר האלקטרוני בצורה מושכלת יוכלו לפצות על חלק מקשיי הניהול הנוצרים בארגונים בהם קיימים סניפים המרוחקים גיאוגרפית האחד מהשני, בתנאי שישולב בתרבות ארגונית הולמת.
• הדואל משמש אמצעי לשמירה על קשרים חברתיים בין עובדים המרוחקים פיזית האחד מהשני.
• הדואל משמש להתייעצות בין עמיתים המרוחקים פיזית האחד מהשני.
• שימוש בדואר אלקטרוני עשוי להוות כלי לניהול ובקרה של תהליכי עבודה בארגונים המבוזרים גיאוגרפית.
• טכנולוגית המחשבים פותחת פתח למימוש שיטות עבודה חדשות כגון עבודה מבוזרת, עבודה באזורים פריפריאליים, "עבודה מהבית" וגלובליזציה עולמית.

 

ביבליאוגרפיה

Burt, Ronald S. .1980 "Models of Network Structure". Annual Review of Sociology. 6:.79-141.

Granovetter, Mark. S. .1973 "The Strength of Weak Ties." American Journal of Sociology. 78:11360-1380.

.Nohria, Nitin and Eccles, Robert. .1992 "Face-to-Face: Making Network Organizations Work". Pp..288-308 In Networks and Organizations: Structure, Form and Action. Nohoria, Nitin and Eccles, Robert G. (eds.). Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press

Rice, Ronald. E. .1993 "Media Appropriateness: Using Social Presence Theory to Compare Traditional and New Organizational Media". Human Communication Research. 19:451-484.

.Rice, Ronald. E. .1994 "Network Analysis and Computer-Mediated Communication Systems". Pp. .167-201 In Advances in Social Network Analysis: Research in Social and Behavioral Science. Wasserman, Stanley and Galaskiewicz, Joseph (Eds.). New York: Sage Publications

Zahn, Lawrence G. .1991 "Face-to-Face Communication in an Office Setting: The Effects of Position, Proximity and Exposure". Communication Research. 18 (6).:737-754

 

גלית גנאור היא יועצת ארגונית ומנהלת תוכן באתר "מנהיגים ברשת".

ד"ר אילן תלמוד הוא מרצה בכיר במגמה לסוציולוגיה ארגונית-ישומית, אוניברסיטת חיפה.

המאמר מבוסס על עבודת התיזה למ.א. של גב' גנאור בהנחיית ד"ר תלמוד, שזכתה בפרס פרנקל. בנוסף על מלגת הצטיינות