'רוחות רפאים' בסעיף הרכוש הקבוע

צביקה אטלס (B.Sc., MBA), יועץ בכיר ומנהל פרויקטים

חברת "קו פרויקט-יועצים לניהול"

 

רקע

מתוך כ- 6,000 חברות הנסחרות בנסדאק וב- NYSE, 159 חברות אישרו כי יש להן כשל מהותי בהתייחס לנושא הרכוש הקבוע ו-2,379 חברות דיווחו על פערים ביחס לסעיף זה.

חוק "סרבנס אוקסלי" הלם בחברות ציבוריות רבות בעיקר בשני מישורים – עלויות וכוח אדם. מרבית העול התמקד באזורים הפיננסיים כגון: ניהול מזומנים, הכרה בהכנסה והון עצמי. אולם חלק מהפערים המהותיים שנתגלו נעוץ דווקא במישור לוגיסטי בעיקרו, והוא – ניהול הרכוש הקבוע בחברה.

חוק "סרבנס אוקסלי", או בשמו המקוצר "SOX", מיועד להבטיח דיווח כספי אמין ומדויק של חברות הנסחרות בבורסות בארה"ב. עמידה בדרישות החוק מטילה על מנהלי החברות תביעות החורגות מעבר למדיניות של הכרה בהכנסה, דיווח נאות של רווח והפסד ושינויים בהון העצמי. אחת הדרישות המהותיות דנה באמינות הנתונים במאזן החברה, ולעניינינו – באמינות הנתונים לגבי סעיף הרכוש הקבוע במאזן.

העמידה בתנאי הסוקס ( "SOX") דורשת תיעוד של תהליכים ובקרות פנימיות המופעלות בכל חברה בתהליכים פיננסיים, שהוכרו כמהותיים לחברה. לאחר שמזוהה תהליך מהותי הוא נבחן באם טמון בחובו "כשל מהותי"(material weakness). במידה ומערכת הבקרות מופעלת כהלכה, סביר להניח, כי כשל כזה לא יתרחש

 

מהי הבעיה?

עבור חברות רבות הרכוש הקבוע מהווה חלק מהותי במאזן נכסי החברה. למרבית הצער, נמצא כי בחברות רבות הנכסים הקבועים אינם מסווגים כהלכה, אינם רשומים או שלא נגרעו בעת הצורך.

למעשה, מתוך כ- 6,000 חברות הנסחרות בנסדאק וב- NYSE, 159 חברות אישרו כי יש להן כשל מהותי בהתייחס לנושא הרכוש הקבוע ו – 2,379 חברות דיווחו על פערים ביחס לסעיף זה.

בעיה זו חושפת את החברה, מעבר לאי עמידה בדרישות הסוקס, גם לסיכונים בתחומי המיסוי, ביטוח, תקצוב ונושאים נוספים.

במהלך מחקר, שנערך במשך 16 שנה והקיף אלפי חברות בארה"ב, אותרו אי דיוקים המצביעים על אי רישום של גריעת נכסים, אי רישום של העברת נכסים בין ישויות שונות של החברה, רישום לא מדויק של נכסים שנרכשו במסגרת מיזוג חברות ועוד. תוצאות המחקר מצביעות כי ב- 65% מהחברות נתוני הרכוש הקבוע אינם מדויקים, אינם  שלמים ו/או חסרים. כמו כן, לעיתים עד 10% מהנכסים הרשומים כלל אינם נמצאים ברשותן של החברות ומוגדרים כ– "רוחות רפאים".

 

האם החברה שלך חשופה לסיכון?

בהתייחס להיבט הסיכון המוגדר על פי חוק סרבנס-אוקסלי, על החברה לבחון את מהותיות הרכוש הקבוע בעסקיה. המכון האמריקאי לרואי חשבון מוסמכים AICPA American Institute of Certified Public) Accountants ) מגדיר מהותיות כך:

"מהותיות מבוססת על ההנחה, כי משקיע סביר לא יושפע בהחלטת ההשקעה שלו על ידי שינויים ברווח הנקי בשווי של 5% או פחות."

כלל ה-5%  משמש, לפיכך, את רואי החשבון ואת החברות בבואם לבחון האם תהליכים שונים בחברה הם מהותיים לצורך עמידה בדרישות הסוקס.

בבואנו ליישם כלל זה לגבי תהליך הרכוש הקבוע, עלינו לנסות ולזהות את השפעתו על הרווח הנקי. לפיכך, במידה והנהלת החברה מניחה כי שווי הגריעות שלא נרשמו כהלכה שווה או עולה על 5% מהרווח הנקי, אזי לפחות בהיבט של הבחינה הכמותית, תהליך ניהול הרכוש הקבוע הינו מהותי ודורש בחינה.

 

מהו הפתרון?

במרבית החברות נמצא נהלים ומדיניות מוגדרת לניהול הרכוש הקבוע, אולם ברובן אין התייחסות להיבט הלוגיסטי ולניהול המעקב על הנכסים במשך מעגל חייהם בחברה. החדשות הטובות, מאידך, הן שיצירת מערך ניהול נכון ומדויק של הרכוש הקבוע איננו פרויקט בעלות של מאות אלפי או מיליוני דולר, ומשך תהליך כזה יכול לנוע בין מספר שבועות למספר חודשים בודד, בתלות בהיקף הנכסים של החברה ופיזורם הגיאוגרפי.

הניסיון המוכח בפרויקטים כאלו כולל בתוכו שני שלבים עיקריים:

1. שלב בניית והטמעת התהליכים החדשים של ניהול הרכוש הקבוע. זאת על ידי:

–  אפיון ותיעוד התהליכים והבקרות הנוגעים במעגל חיי הרכוש הקבוע, במטרה לענות על צרכי הסוקס ודרישות הנהלה אחרות.

– מינוי גורם אחראי בארגון, שייטול את האחריות לניהול מחזור חיי הרכוש הקבוע בארגון.

– איתור ויישום של מערכת מידע תומכת.

2. ספירת מצאי הרכוש הקיים והתאמתו לרישום במאזן החברה, כולל:

– תיוג של הפריטים הקיימים לזיהוי ובקרה עתידיים באמצעות מדבקות ברקוד ו/או טכנולוגיית RFID ורישום הספירה.

– התאמה של הספירה לרשימת הרכוש הקבוע הקיימת בספרי החברה.

– "פירוק" ו- "איחוד" נכסים ברשימה החשבונאית, במטרה להתאימם לניהול לוגיסטי נכון בעתיד.

– טיוב הרישום על ידי הוספת פרטי זיהוי לרשימת הרכוש הקבוע כגון: מודל, יצרן, מספר סידורי וכד'.

פרק ההתאמה לספרים של הספירה וטיוב הנתונים דורש שימוש במספר טכניקות ובהן:

• "Direct Match" – יחוס מידע ישיר בין רשימת הרכוש בספרים לרשימת הספירה כגון: מספר סידורי.

• "Forced Match" – השענות על מידע סובייקטיבי לייחוס בין פריטים ברשימות כגון: תיאור הפריט.

• "End User Applications" – שימוש במידע שנצבר אצל משתמשים ביחס לפריטי רכוש קבוע וזיהויים כגון: מערכת לניהול כיול של ציודי בדיקה, מערכת תחזוקה.

תוצאות מוכחות

מעבר ליצירת סביבה העומדת בתנאי הסוקס, הניבו פרויקטים אלו גם פירות נוספים, וביניהם,; איתור נכסים בהיקפים של מעל 5% מהשווי הנקי של הנכסים, אשר אינם נמצאים יותר ברשות החברות, העלאת יכולת המעקב על פריטים חמידים הנמצאים ברשות העובדים, שיפור של מעל 40% בניצול נכון של הנכסים, שיפור בעלויות המס ותכנון הביטוח.

הפרויקט להקמת התשתיות למערך הרכוש הקבוע הינו חוצה ארגון ומשלב בעיקר בין הגופים החשבונאיים והגורמים הלוגיסטיים בארגונים. יחד עם זאת, נדרשת התמחות בניהול פרויקט כזה, במטרה להשיג אפקטיביות בארגון ולמקסם את התועלות שבניהול נכון ואיכותי של הרכוש הקבוע, וזאת ללא צורך להרחיב את מצבת העובדים הקיימת במחלקת הכספים.

 

קישורים רלבנטים באתר: