עסקים שודדי זמן

8275800406

מאת: ציפי גלזר, M.Sc התנהגות תדמיתית בעסקים ובחברה

אימון אישי ועסקי

 

הקרב על הזמן בעסקים

"זמן איז מאני" – כבר אמרו חכמינו. וזמן, אכן, הוא משאב יקר, השווה לעיתים הרבה מאוד כסף. ולכן, אם אנחנו רוצים להצליח בעולם העסקי, חשוב שנדע לא לאבד זמן. לשם כך נדרש לדעת דבר פשוט אחד: להציב גבולות.

להלן מספר דוגמאות לאירועים יום-יומיים בהם הזמן נוהג "להיעלם" לנו, לצד טיפים שיעזרו לנו להתגבר על כך ולהרוויח זמן עבודה יקר.

הטלפון – מי מאיתנו לא חווה על בשרו שיחת טלפון מאדם המפליג בדיבורים לא ממש מהותיים, בעוד אנחנו "על קוצים" – מתים להפסיק את השיחה, אבל לא נעים לנו לעשות זאת? לכל ה"מתחשבים", המשלמים על כך מחיר יקר, אני מציעה לקצוב מראש את הזמן שאתם מתכוונים להקדיש לשיחת הטלפון – גם לשיחות יוצאות וגם לשיחות נכנסות.

אם יש באפשרותכם ליידע את המתקשר, כבר בתחילת השיחה, לגבי מגבלות זמן השיחה שלכם, עשו זאת. אם לא – לאחר שעבר בערך מחצית מהזמן שהקצבתם לשיחה, הבהירו לו כמה זמן עומד לרשותכם לסיום השיחה. כך הוא ידע למקד את עצמו ולהגיע לעיקר, ומהר.

אם למרות כל זאת השיחה מתארכת והסיום אינו נראה באופק, זה הזמן להודיע בנימוס כי אתם מתנצלים, אך עליכם לסיים את השיחה. בנוסף, הציעו אלטרנטיבה נוספת להמשך השיחה. זוהי דרך מכובדת ומנומסת לסיים שיחה, שאינה פוגעת בצד השני, ואף יוצרת הערכה רבה אליכם. אין ספק שהשיחה הבאה עם אותו מתקשר כבר תהיה קצרה וממוקדת יותר. כך הרווחנו גם זמן, וגם חינוך למתן כבוד לזמן שלנו.

 

פגישות יזומות – לא פעם קורה, שפגישה מתוכננת מתארכת מעבר לזמן הקצוב, וכך עלולה לשבש את כל לוח הזמנים של המשך היום. אפשר למנוע מקרים כאלה, מבלי לפגוע בצד השני. כדי לעשות זאת מומלץ להצהיר מראש כמה זמן עתידה להימשך הפגישה, ולהודיע שהפגישה תסתיים בזמן שתוכנן גם אם לא הושגה המטרה לשמה נועדה. רצוי שהמזכירה שמתאמת את הפגישה תיידע מראש את המשתתפים בה מהו הזמן המוקצב לה.

כדי לסיים בזמן את הפגישה, מומלץ להסתייע בשעון מעורר, כמו זה הקיים במרבית הטלפונים הסלולאריים. כדאי לכוון את השעון שבמכשיר לצלצל במועד שקבעתם לסיום. כך תמנעו מעצמכם הגנבת מבטים חטופים אל השעון, מבטים העלולים לפגוע בשאר המשתתפים בפגישה. חשוב להקפיד, שלמרות השימוש בשעון המעורר של המכשיר הסלולארי, המכשיר יישאר כבוי, כדי שלא תופרעו על ידי שיחות במהלך הפגישה (רוב השעונים המעוררים במכשירים הסלולאריים פועלים גם כשהמכשיר כבוי). ההמלצות הללו תקפות גם אם הפגישה נערכת במקום חיצוני, ולא במשרד – בבית קפה למשל.

אם הפגישה נערכת במשרד, ניתן להשתמש באמצעים נוספים, שיעזרו לכם לשמור על מסגרת הזמן. את שעון הקיר אתם זוכרים? אני ממליצה לדאוג לשני שעונים כאלה בכל משרד – אחד על הקיר מול עיניו של המארח, והשני על הקיר הנגדי, מול עיניו של האורח. כך, שני הצדדים יוכלו לתכנן את זמנם מול השעון.

כלל נוסף שחשוב לזכור הוא סגירת דלת החדר בו מתקיימת הפגישה. האחריות לכך מוטלת על המארח, שבאופן זה מעביר לאורח מסר חיובי שהוא פנוי עכשיו רק אליו. במקביל, העובדים האחרים במשרד יקלטו את המסר שכעת לא ניתן להפריע לכם. מהמזכירה שלכם תבקשו לא להפריע בהעברת שיחות טלפון בזמן הפגישה (למעט במקרים דחופים ביותר) וכמובן לא לאפשר לאף אחד להיכנס לחדר.

לעיתים, רבים מאיתנו נופלים ברשתו של עובד הנכנס בחטף בדלתכם "רק בשביל שאלה קצרה", מה שהופך לפגישה ארוכה, מייגעת ולא מתוכננת, הגוזלת זמן יקר. במקרה כזה, אנו נדרשים לכישורי אסרטיביות וליכולת להציב גבולות ברורים בתקיפות אדיבה. אם השיחה הולכת ומתארכת מעבר לזמן, שאתם יכולים להקדיש לה, נסו לראות אם ניתן לתת פתרון מיידי ומהיר לבעיה הדחופה ואת שאר הנושאים הציעו להעלות בפגישה נוספת, שתתואם מראש. הסבירו, כי כך תוכלו להתייחס לנושאים האלה בכובד ראש ולא "על רגל אחת".

ישיבות – אחת הרעות החולות של בזבוזי הזמן הן הישיבות. כולם מודעים לכך, אבל אף אחד לא ממש עושה משהו בנדון. מאוד נוח לנו להיסחף ולאבד את הגבולות. האחריות למנוע זאת חלה על "מנהיג הישיבה". כן, זו איננה טעות. מנהל הישיבה צריך לתפקד כמנהיג. עליו לקבוע מראש מתי מתחילה הישיבה ומתי היא מסתיימת. מומלץ שיקציב מראש זמן מסוים לפני תחילת הישיבה לאכילה, לשתייה ולהגעת המאחרים.

על מנהיג הישיבה לשלוט בזמן הדיבור המוקצב לכל אחד מהמשתתפים, ולא לאפשר למי מהם להשתלט על זמן הישיבה בדיבורים ארוכים. כדי למנוע בזבוז זמן ופיזור רב מדי, מומלץ לקיים ישיבות בפורום של עד שמונה אנשים.

על מנהיג הישיבה להקפיד לסיים אותה בזמן שנקבע מראש, גם אם לא סיימתם לדון בכל הנושאים שעל הפרק. כדי לסיים את המלאכה יש לקבוע, בנוכחות כל המשתתפים, מועד חדש להמשך הישיבה.

אי מיילים– קשה איתם וקשה בלעדיהם. הם כל כך מפתים ומושכים אותנו למחשב כמו מגנט אך בסתר לבנו כולנו יודעים, שלעיתים קרובות אנחנו מבזבזים זמן יקר בקריאה של אי מיילים. אז מה עושים? פשוט מתאפקים!

את האי מיילים הרבים, שאנחנו מקבלים, מומלץ לקרוא בשעות "מתות" יחסית במהלך היום ובשעות שבהן אנחנו פחות מרוכזים – שעות הצהריים, למשל. כדי להתייחס, בכל זאת, לאי מיילים דחופים, שיש להגיב עליהם מיד, מומלץ לבקש מהמזכירה לעבור על האי מיילים עבורכם ולסמן רק את אלה הדורשים התייחסות דחופה. טיפול בשאר האי מיילים יידחה למועד מתאים יותר.

לסיכום: עם מעט מאמץ ומודעות ניתן לחסוך הרבה מאוד זמן וכסף. כל מה שצריך לזכור הוא לתכנן מראש את הזמן, ליידע את הפרטנרים שלנו למגבלות ולעמוד בגבולות שהצבנו. כדאי להשתמש באמצעי העזר העומדים לרשותנו, כמו שעון הקיר והשעון המעורר במכשיר הסלולרי.

 

 

 קישורים רלבנטים באתר:

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" מרץ 2007. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר

 

יכול לעניין..

29670688_s

המנהל כחונך – העצמה בעידן שינוי ומשבר

   פיתוח תפישת המנהל כחונך ומפתח         מאת: נורית רוזוליו – בן-המוזג ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *