על הקנקן (Power Point) ותוכ(נ)ו – חלק א'

המדריך המלא לבנייה ועיצוב מצגת הדרכה אפקטיבית ב- PowerPoint

 מתוך Knowledge Technologies מבית M.P-Yaad

גיליון 8 אוגוסט 2001

המדריך המלא לבנייה ועיצוב מצגת הדרכה אפקטיבית ב- PowerPoint מובא בשלושה חלקים; המאמר הנוכחי (חלק א') מציג שלושה כללים ראשונים, החלק השני (ראה קישור לחלק ב') מציג שלושה כללים נוספים והחלק השלישי והאחרון (ראה קישור לחלק ג') מציג את ארבעת הכללים האחרונים.

להפנמת הכללים והחוקים לעיצוב נכון של מצגת הדרכה אפקטיבית בעזרת P.P יש צורך בשילוב תובנות מתחום השיווק, העיצוב וההדרכה, תוך ניצול נכון של תכונות ה-.P.P

זמינותם של אמצעי התקשורת שינתה באחת את הגישה שהייתה מקובלת לגבי האופן והצורה שבה היינו רגילים לרכוש ולהנחיל ידע. היום ברור שככל שהמידע, על צורותיו השונות, הופך זמין ונגיש יותר ומקורותיו רבים יותר, המלחמה על תשומת ליבנו, צרכני המידע, הופכת ליותר ויותר מתוחכמת וכוללת טקטיקות חדשניות יותר.

כצרכנים, אנו מרשים לעצמנו באופן טבעי לבחור ולברור באופן קפדני יותר את המידע שברצוננו לצרוך: מידע נחשב טוב יותר, אמין יותר ואיכותי יותר אם הוא "סקסי" יותר – ברור, ערוך באופן שקל להבינו, מפתיע ומרתק, קצבי ומעוצב כהלכה. באופן טבעי התהליך המתרחש בעולם המידע לא פסח גם על עולם ההדרכה, שכן ידע נוצר מעיבוד של מידע. כיוון שאנו, כלומדים, חשופים לתקשורת בצורותיה השונות, מהפיכת המידע לא פסחה גם על ציפיותינו מהאופן והצורה שבה מועבר המידע.

מי מאתנו לא עבר פרק הדרכה, בין אם מסורתי או ממוחשב, שבו נעשה שימוש במצגות P.P ככלי עזר לפישוט והמחשת החומר הנלמד? ללומדים במסגרת הדרכה מסורתית או אלקטרונית ציפיות ממצגת ההדרכה. לדידם, לאופן שבו בנוי, ערוך ומעוצב המידע שבמצגת קשר עמוק לרצון הארגון להשקיע בהם ובצורכי הידע שלהם; מצגת הדרכה הבנויה ומעוצבת נכון יוצרת אווירת למידה נעימה ו"אסתטית", מסייעת בהבנה טובה של החומר הנלמד, מעניקה תחושת סיפוק ומשליכה על אמינות החומר.

כמובן, שלמצגת הבנויה נכון חשיבות גם מנקודת מבטו של המדריך, שכן היא מסייעת בפישוט והעברה קלה יותר של החומר הנלמד, עוזרת בחלוקה טובה יותר של הזמנים, יוצרת מסגרת לימודית מכוונת מטרות ועוד.

חשיבות זו גבוהה אף שבעתיים כאשר המצגת מיועדת לשימוש במסגרת למידה ממוחשבת: בין אם כחלק ממערך שקפים המלווה את המדריך בלמידה סינכרונית, ובין אם כמצגת היושבת על הרשת, וזמינה לצורכי לימוד עצמי ע"י כלל העובדים. כידוע, אחד הנקודות הבעייתיות ביותר של מתודלוגיית ה-e-Learning היא חוסר יכולתנו לשלוט בתגובותיו של הלומד לגירויים הסובבים אותו. באין מסגרת לימודית פיזית מחייבת כדוגמת הכיתה, יכול הלומד בכל נקודת זמן לזנוח את

עמדת המחשב לטובת אותם גירויים. כיום, עם הניסיון הנרכש בתחום ה-e-Learning ברחבי העולם, נראה כי הפתרון לבעיה זו הוא יצירת תוכן איכותי דיו, על מנת לרתק את הלומד אל המחשב למשך זמן הלמידה, ומהותו של איכות התוכן טמונה, כפי שניחשתם: במבנה, בעריכה ובעיצוב של התוכן הנלמד.

הגאוניות שבפשטות, הסכנה שבידידותיות

הפשטות, הידידותיות, האינטגרציה עם יישומים שונים ושפע התכונות הפכו את תוכנת Power Point לאחת התוכנות הפופולריות ביותר בקרב מיליוני משתמשים בעולם, והשימוש בה ככלי לפיתוח מצגות הדרכה נראה היום ברור מאי-פעם. כיום יכול כל אדם בעל ידע בסיסי בסביבת Office להכין מצגת בזמן קצר ואף להעלותה לרשת. אך נראה כי דווקא פשטות וידידותיות אלו מהוות "אליה וקוץ בה": הרצון לספק את ציפיות הלומדים הביא לכך שהגבול בין שיווק להדרכה החל מיטשטש, ואלמנטים אשר שימשו במקור לבניית מצגות שיווקיות החלו מיושמים, אם בצורה

נכונה ואם לא, גם במצגות הדרכתיות – למרבה הצער וכפי שזה נראה כיום, ללא הצלחה יתרה!

ניתן לחלק לשלוש קטגוריות את העושים בתוכנת Power Point שימוש לבניית מצגות הדרכה:

1. משתמשים חסרי ידע ומיומנויות הדרושים על מנת לפתח ולעצב מצגת הדרכה אפקטיבית (ודווקא הם בדרך כלל בטוחים במקצועיותם).
2. משתמשים המעדיפים למסור את העבודה לגורם מקצועי.
3. משתמשים אשר צברו את הידע והניסיון הנדרש על מנת לפתח מצגות הדרכה אפקטיביות בכוחות עצמם.

משתמשים מכל הקטגוריות מונעים מתוך דעות ותפיסות סובייקטיביות.

בבלבול הרב, הנוצר בשל הרצון לספק את ציפיות הלומדים והצורך לבנות מצגת "סקסית" ככל האפשר, לא ברור לגמרי מהם החוקים והכללים, במידה ויש כאלה בכלל, המנחים בנייה של מצגת הדרכה אפקטיבית. להפנמת הכללים והחוקים לעיצוב נכון של מצגת הדרכה אפקטיבית בעזרת P.P יש צורך בשילוב תובנות מתחום השיווק, העיצוב וההדרכה, תוך ניצול נכון של

תכונות ה-P.P ובמינון הנכון.

במסגרת מאמר זה נספק 10 כללים עיקריים ומס' טיפים נלווים אשר יסייעו בידכם לבנות מצגת הדרכה אפקטיבית ב- Power Point אולי לא ברמה מקצועית של מומחה חיצוני, אך בהחלט מספקת וכדאית בשיקולי עלות מול תועלת!

בואו ונתחיל….

כלל מס' 1 – יצירת מבנה היררכי והגיוני

מבנה המצגת חייב להיות הגיוני ומתפתח. חלוקת הנושאים השונים הנלמדים במסגרת המצגת חייבת לתמוך בסילבוס הקורס, מטרותיו וברציונל הלמידה שנקבע להעברת הקורס. מבנה המצגת חייב להיות הגיוני ומתפתח. חלוקת הנושאים השונים הנלמדים במסגרת המצגת חייבת לתמוך בסילבוס הקורס, מטרותיו וברציונל הלמידה שנקבע להעברת הקורס. לרוב, השקפים הם אלה שמכתיבים את קצב זרימת השיעור, על כן למבנה המצגת חשיבות גבוהה להעברה קלה ואפקטיבית של החומר הנלמד.

מבנה מבוזר ואקראי מקשה על מיקוד הקשב ועל מיון ועיבוד המידע באופן מושכל. בבואנו להחליט על מבנה המצגת, עלינו לזכור כי עיקר ההבדל בין הלומדים הוא ביכולתם לזכור מידע ולעבדו על ציר הזמן. על החומר להיות מאורגן ברצף הגיוני ופשוט, ועליו להיות מחולק לפרקים ולמנות קטנות של מידע (Knowledge Objects), כל זאת על מנת שלא לגרום להצפת מידע אצל הלומד ובכך למעשה לאבד את רמת הקשב שלו. כמו כן, יש לזכור שהדרכה ארגונית מכשירה ביסודה לומדים למיומנויות מעשיות ומחשבתיות בתפקידים מוגדרים, ואינה מציבה כמעט מטרות אקדמיות או חינוכיות. לרוב מאופיינים תהליכי ההדרכה בארגונים במסגרות זמן קצרות ולחוצות לאוכלוסיות הטרוגניות והומוגניות כאחד. על ארגון יחידות הלימוד לבטא יעילות ואפקטיביות בניצול זמן ומשאבים, כדי לספק ללומדים יכולת יישום והעברה גבוהות.

כלל מס' 2 – גמישות, מודולריות וקלות עדכון

בניה מודולרית של מצגת, כזו שתאפשר שימוש בפריטי הידע (Knowledge Objects) לצורך שימוש חוזר או לצורך בניית מצגת חדשה, והיכולת לבצע שינויים ועדכונים במהירות וביעילות הכרחיות כאשר הנושא הנלמד הוא בעל יציבות תוכנית נמוכה או כאשר הנושא מועבר למס' קהלי יעד במסגרות הדרכה מצומצמות או מורחבות.

בניה מודולרית של מצגת, כזו שתאפשר שימוש בפריטי הידע (Knowledge Objects) לצורך שימוש חוזר או לצורך בניית מצגת חדשה, והיכולת לבצע שינויים ועדכונים במהירות וביעילות הכרחיות כאשר הנושא הנלמד הוא בעל יציבות תוכנית נמוכה או כאשר הנושא מועבר למס' קהלי יעד במסגרות הדרכה מצומצמות או מורחבות.

אחת המעלות החשובות ביותר של Power Point היא המבנה הארכיטקטוני שלו, הבנוי על מגוון תבניות תצוגה השונות זו מזו בסוג המידע שהן מכילות ובאופן הצגתו, והידועות בשם תבניות מתאר אוטומטי. תבניות אלו כוללות ממשק, הקולט את התכנים תוך עטיפתם והחלתם במוסכמות עריכה ועיצוב המוגדרות מראש ע"י המשתמש – מוסכמות הניתנות גם הן לשינוי בכל עת, ונקבעות בתבנית הקרויה תבנית בסיס. מבנה זה, מלבד התמיכה במודולריות וביכולות העדכון המהירות והיעילות, מספק תשתית יוצאת מן הכלל, התומכת בכל סוג מבנה של מצגת עליו יוחלט, תוך מתן החופש לשנות בכל עת את המבנה המקורי על-פי הצורך.

איך עוזר לי ה – Power Point

שתי תכונות עיקריות של P.P אמורות לסייע בידך ליצור מצגת גמישה, מודולרית וקלה לעדכון בשלב מאוחר יותר:

• תבנית בסיס – קיימות שתי תבניות בסיס ב-:P תבנית בסיס לשקופית, ותבנית בסיס לכותרת. שני סוגי התבניות קובעים את כללי העיצוב והעריכה לכל שקופית חדשה שתתווסף למצגת מתוך תבניות המתאר האוטומטי – תבנית בסיס לשקופית הכוללת כותרת וגוף טקסט, ותבנית בסיס לכותרת הכוללת כותרת ראשית וכותרת משנה. לאחר כניסה לתצוגת תבנית בסיס, תוכל לשנות ולהגדיר לכל אחד משני סוגי תבניות הבסיס את סוג וגודל הפונט שישמש כל רמת מידע (קיימות חמש רמות מידע של טקסט), צבע פונט, מיקום הטקסטים ע"ג המסך, מיקום המספור האוטומטי והכותרות התחתונות, רקע וכיו"ב. לאחר שנקבעו ההגדרות וחזרת לתצוגה רגילה, כל שקופית שתיפתח מתוך המתאר האוטומטי, וכל טקסט שייכתב במסגרתו, יחולו עליו כללי העיצוב והעריכה שנקבעו בתבנית הבסיס.
• תצוגת חלוקה לרמות – לאחר שהוגדרו תבניות הבסיס, ונבחר מתאר אוטומטי לכל שקף, ניתן לכתוב את התכנים ישירות בתצוגת חלוקה לרמות. הטקסטים הנכתבים בתצוגה זו מוחלים אוטומטית בתבניות הטקסט של המתאר, ע"פ כללי העיצוב והעריכה שנקבעו בתבנית הבסיס. פקודות קדם והסג מאפשרות לחלק את המידע הטקסטואלי בשקופית לרמות, כאשר הרמה הגבוהה ביותר היא כותרת השקופית. מבנה זה מאפשר שינוי תכנים, ישירות מתוך תצוגת חלוקה לרמות, בצורה מהירה ופשוטה. תצוגת חלוקה לרמות מאפשרת גם מבט רציף ועקבי אחר כל תכני המצגת, ועל כן אידיאלית ככלי ליישום ה- Story Board(יתואר בהרחבה במאמר בחלק ב' של המאמר). ניתן לכתוב את כל תכני המצגת באמצעות Word(תוך שימוש בתצוגת חלוקה לרמות של Word) ולייבא את התוכן אל P ע"י שימוש בקובץ -> שלח אל -> .Microsoft Power Point

כלל מס' 3  – נווט בקלות ממקום למקום

כל מי שהשתמש במצגת למטרות הדרכה, יודע בוודאי שהצגה ע"פ סדר השקופיות המקורי מתבצעת כמתוכנן רק לעיתים רחוקות.

מדריך טוב ידע לשנות את קצב הלמידה, לבצע חזרות כנדרש, לשנות את רצף הלמידה, כל זאת על מנת לענות על צורכי הידע וסגנונות הלמידה המשתנים של הלומדים השונים. מדריך טוב ידע לשנות את קצב הלמידה, לבצע חזרות כנדרש, לשנות את רצף הלמידה, כל זאת על מנת לענות על צורכי הידע וסגנונות הלמידה המשתנים של הלומדים השונים, תוך שהוא משאיר לעצמו את החופש לנוע ולנווט בין השקופיות השונות המרכיבות את המצגת. במקרים מסוימים, הניווט אמור לתמוך גם במעברים הנדרשים למסלולי הלמידה השונים וחזרה אל נתיב הלמידה הקריטי.

איך עוזר לי ה – Power Point

בהנחה שכתיבת תכני המצגת נעשתה תוך שימוש ב"חלוקה לרמות" ובפונקצית המתאר האוטומטי כפי שתואר בסעיף הקודם, תוכל להשתמש במערכת הניווט האוטומטית של ,Power Point המופיעה בתצוגת "הצג שקופית" עם מעבר העכבר על הפינה השמאלית תחתונה של המסך. מערכת זו מאפשרת לנווט בין השקופיות השונות על פי המספר הסידורי שלהן במצגת ועל פי כותרת השקופית. במידה ולא נעשה שימוש בתצוגת "חלוקה לרמות" ובפונקצית "מתאר אוטומטי", לא יופיעו שמות השקופיות וניווט יתאפשר רק על פי מספר השקופיות, דבר ההופך את הניווט למייגע ומבלבל.

בחלק ב' של הכתבה (ראה קישור) נלמד:

• מהו ,Story Board מה תפקידו, כיצד הוא מפחית את נטייתנו לעסוק בהחלטות השונות הכרוכות בבחירת התכנים, הטקסטואליים והוויזואליים, של המצגת ואיך בונים אותו?
• מדוע יש צורך בתבניות פריסה ועיצוב אחידות למצגת? איזה סוגים של תבניות קיימות ואיך משייכים את התבנית המתאימה ביותר למצגת?
• מהם הכללים של עיצוב טקסט נכון: כמה טקסט מותר להכניס בשקופית? איך נכון לערוך את הטקסט בשקופית? באיזה סוג של גופנים להשתמש? האם הגודל קובע?