מאת: ערן קופל ושירלי פסטר,  אביב ניהול, הנדסה ומערכות מידע בע"מ

בסביבת פיתוח וייצור עם קיבולת סופית נוצרים תורים בתחנות עבודה שונות. ארגונים המנוהלים בגישה פרוייקטלית נוטים להתמקד בזמן הייצור/ פיתוח ולא מודדים את זמני ההמתנה או את גודל התור. מכיוון שהמטרה הנה קיצור משך התהליך הכולל, חשוב להתמקד בתחנות שמשפיעות על משך הפרוייקט (נמצאות על השרשרת הקריטית) ולמדוד גם את משך השהייה בתור בתחנות אלו. ניהול נכון של התור: בקרה על מספר פעולות הממתינות בתור אל מול קיבולת המשאב, שליטה בזמן המתנה ממוצע והתפלגות זמן ההמתנה, וקביעת משטר עדיפויות בתור- כל אלו יביאו לקיצור זמן ההמתנה הכולל.

גישה זו היא בת יישום, בעיקר בסביבה רב פרוייקטלית עם משאבים קבועים ומוגבלים ופרוייקטים בעלי מאפיינים דומים זה לזה.

מטרת המאמר הצגת מודל לניהול תורים בסביבה פרויקטלית, ככלי לשליטה וקיצור Lead Time בפרוייקטים.

 שיטות

המודל תקף עבור ארגונים המנוהלים בסביבה רב פרוייקטלית, כאשר הקיבולת הנה סופית והפרוייקטים הם בעלי מאפיינים דומים.

על מנת להשיג את מטרת קיצור ה-L.T., נוטים הארגונים הנ"ל להתמקד בניהול וקיצור משכי הפעילויות אשר על השרשרת הקריטית. משכים אלו קובעים למעשה את משך הפרוייקט כולו.

כאשר הבקרה והמדידה מתייחסות רק למשכי הפעילויות, נוטים המבצעים לעבוד ב-late start, כלומר לדחות את ביצוע הפעילויות למועד האחרון האפשרי, כדי לקצר את משכן. כך, נוצרים תורים של פעילויות על השרשרת הקריטית, אשר מגדילים את משך הפרוייקט הכולל.

ניתן לתאר זאת כך:

למעשה מדובר בשני פרמטרים המשפיעים על משך הפרוייקט הכולל באופן הפוך. התוצאה היא, שמשך הפרוייקט הכולל נשאר כפי שהיה. הארגונים אינם מצליחים לקצר L.T..

מדידה ובקרה של משך התור, תוך מתן תשומת לב ניהולית לקיצורו, יבטיחו את קיצור המשך הכולל של הפרוייקטים.

ניהול התורים בפרוייקט חייב להתבצע במקביל לניהול המשכים, עבור הפעילויות אשר נמצאות בשרשרת הקריטית, אחרת המשך הכולל לא יושפע.

שיטות מדידה ובקרה

יישום שיטות לניהול התורים מתבטא בכל אחד משלבי ניהול הפרוייקט:

1. שלב הבקרה – מדידת התורים בפרוייקט, מתבצעת כאמור, עבור פעילויות בשרשרת הקריטית.

• 하나. משך התור הינו ההפרש בין תחילת פעילות לסיום הפעילות הקודמת לה. עבור סל הפרוייקטים המנוהלים בארגון, ניתן לבטא זאת באמצעות הנוסחא הבאה:

כאשר :       n = מספר הפרוייקט

A = פעילות

i = מספר הפעילות

• 둘. מדידה נוספת שיש לבצע הינה מדידת מספר העבודות הממתינות בתור למשאב קריטי, בממוצע בפרק זמן מסוים.

1. שלב הניתוח –

• 하나. ניתוח משך התור – ניתוח תוצאות המדידה מתבצע באמצעות גרפים השוואתיים הכוללים את משך התור של הפעילות אל מול משך העבודה בפועל בפעילות. יש לנתח את התוצאות ברמת פרוייקט בודד וכן ברמת סל הפרוייקטים.
• השוואת משך התור לפעילות למשך העבודה בפועל של אותה פעילות.
• השוואת משך התור לפעילות למשכי התור בפעילויות הצמודות לה.
• 둘. ניתוח אורך התור – השוואת מספר עבודות ממתינות בממוצע בתקופת זמן לקיבולת המשאב.

גרף מעקב תורים מול קיבולת עבור משאבים קריטיים

1.שלב התכנון – לימוד התוצאות משפר את יכולת המנהל לתכנן מראש את סל הפרוייקטים לעמידה בזמנים חוזיים, ע"י תזמון פעילויות מדויק יותר וכן מקצר את זמני ה-L.T. של הפרוייקט.

תוצאות

מדידת משך התור מאפשרת:

1. קיצור L.T. כפי שהודגם לעיל.
2. זיהוי צווארי בקבוק – כאשר משך התור לפעילות מסוימת ארוך ממשך העבודה בפועל לאותה פעילות, זוהי פעילות המהווה צוואר בקבוק ויש למקד בה את תשומת הלב הניהולית.
3. מתן עדיפויות לפרוייקטים – פעילויות אשר להן תורים ארוכים, יקבלו סדר עבודה אשר ימזער את סה"כ התורים בארגון.
4. שיפור הניתוב בארגון – משכי התורים מבטאים למעשה את יעילות ניתוב העבודה בארגון. תורים ארוכים מצביעים על אפשרות לקיצור משך שהייה ע"י שינוי סדר הפעילויות על עבודה, במידה והדבר אפשרי.

מסקנות

מיקוד כפול בקיצור משך הפעילות עצמן וקיצור התור למשאבים על השרשרת הקריטית של הפרוייקט מסייע לקיצור משך הפרוייקט כולו, ותורם להשגת יתרון תחרותי בשוק מוכוון זמני אספקה.

הטמעת שיטות מדידה בקרה וניתוח של משך התור ואורכו, מהווה חלק אינטגרלי מניהול פרוייקטאלי בסביבה מרובת פרוייקטים בעלת קיבולת סופית.

קישורים רלבנטיים :

 מאמרים בנושא ניהול פרוייקטים

 איך להוביל פרוייקט?

 רשת המחויבות- התשתית לניהול אוטונומי של פרויקטים

 FLOW – לא רק למפעלי הרכבה

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" יולי 2002. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר