ראשי » ניהול שינוי וצמיחה ארגונית » אסטרטגיה » ניהול שינויים אפקטיבי עם מתודולוגית Agile

ניהול שינויים אפקטיבי עם מתודולוגית Agile

 מאת: עדה מרקמן *  rtf6777951896_424032043

 

בעולם העסקי של היום שינוי הוא הדבר ה'קבוע' היחיד וכדי לשרוד ואף לצמוח בשוק תחרותי ודינאמי – חיוני להסתגל לשינויים. מרבית הארגונים חווים שינויים כל הזמן: שינוי בדרישות הלקוחות, שינויים במוצרים של המתחרים, רגולציה שמשתנה, טכנולוגיות חדשות שיש לאמץ, שווקים שהתנאים בהם משתנים, אנשים שמתחלפים ועוד.  כדי להתמודד בהצלחה עם שינויים יש לנהל אותם נכון, להכיר בכך ששינויים מהירים הם המציאות שאיתה יש להתמודד ולהיות ערוכים להתמודד איתם בגמישות וביעילות.  ארגונים נדרשים לטפח  זריזות וגמישות שיאפשרו להם להתקדם במהירות.

 

ניהול שינויים כצוואר בקבוק

בארגונים רבים ניהול שינויים מהווה צוואר בקבוק. מסתבר שאחרי כמעט ארבעה עשורים של השקעה בטכנולוגיה, שיפור תהליכים ושיטות עבודה, ניהול השינויים עדיין מבוצע בצורה איטית ומסורבלת ובמנותק מצרכי השעה.  מערכות המידע לא תוכננו להסתגל לשינויים והסטנדרטיזציה שאפיינה את התהליכים העסקיים במאה ה- 20 , שמשמעותה לעיתים תכופות – 'יש לעבוד לפי הנוהל', עדיין נטועה עמוק בארגונים ומכבידה על הטמעת שינויים בארגון ובמערכות המשמשות אותו. 

משום כך קורה לא אחת ששינוי מבוקש עובר שלבי אישור ארוכים ומוטמע הרבה אחרי שהתעוררה הדרישה, אם בכלל. כתוצאה מכך מאבדים את החדשנות ואת הערך העסקי שאותו שינוי אמור היה לתרום. כך, מושקעים מאמצים בבחינת השינוי הנדרש, ובבחינת ההשלכות שלו על תכניות אחרות, כמו כן בשל שיטות עבודה מיושנות כל שינוי כרוך באובדן ניכר של השקעה והתהליך כולו הוא יקר, איטי ולא אפקטיבי.

הזריזות והגמישות של הארגון,  חיונית ליכולתו לתפקד בשוק עסקי דינמי, ולכן חשוב מאוד ש- IT יתאים את עצמו למציאות וימצא את הדרך הנכונה לפעול בגמישות וביעילות במהירות הנדרשת ל-Business  על מנת לשמר את יתרונותיו התחרותיים ואף להגדיל את הערך העסקי ללקוחות.

יכולתו של הארגון לפעול בגמישות ולאמץ שינויים צריכה לשקף את צרכי הארגון ותרבותו הארגונית. יכולת זו מושפעת מגורמים רבים, כגון: גודל הארגון, משאבים, רגולציה וכדומה. מחקרים מלמדים ששיטות קונבנציונאליות לניהול שינויים ושיפור תהליכים נוטות לשמר מצב קיים ולגרם לארגון לקפוא על שמריו ועקב כך מונעות זריזות ארגונית, וגורמות לחוסר יעילות.

ארגונים המתמקדים בשליטה על תהליכים שוכחים ששליטה חזקה ופרטנית מדי מעכבת פתרון בעיות וחדשנות. ארגונים זקוקים למתודולוגית פיתוח וניהול פרויקטים וכן לארכיטקטורת תוכנה שתתמוך ביישומים גמישים ומודולאריים  שניתן להתאימם לשינויים ולהקשרים שונים. 

 

סוכני השינוי האמיתיים

התחרות הגלובאלית הציבה את הלקוח במרכז ומחייבת ארגונים לאתר דרכים חדשות כדי לשמר ביעילות את שביעות רצונו של הלקוח. בעידן של מעבר מאספקת מוצרים סטנדרטיים בדחיפה למוצרים מותאמים לדרישות הלקוח ולצרכיו, האינטראקציה בין לקוחות, שותפים ועובדים הופכת את סביבת העבודה הארגונית למורכבת.

כל שינוי בארגון משפיע על עובדיו ועל התנהלותם היום יומית. ככל שתשתית המערכות הארגוניות גמישה יותר כך הן תוכלנה לתמוך בשינויים נדרשים וחיוניים. כאשר תהליכי העבודה מוכתבים ע'י נהלים ספציפיים, הטכנולוגיה יכולה לתמוך בשחרור צווארי בקבוק ולאפשר אישור שינויים תוך כדי תנועה, למנוע אובדן ערך וזמן ולשמר תרבות ארגונית אג'ילית של לקיחת אחריות. יחד עם זאת, הטכנולוגיה לבדה אינה הופכת את הארגון לאג'ילי. IT אג'ילי מחייב גישה הוליסטית ושיתוף פעולה גמיש, הדדי ודינאמי בין אנשים, נתונים, יכולות ומדיניות, כדי לקדם זריזות ארגונית ולהעצים את המשתמשים העסקיים כסוכני השינוי. 

נהלים קשיחים ותהליכי עבודה לינאריים וחד מימדיים שאינם מתחשבים בנסיבות, מפחיתים את רמת ההזדהות של עובדים עם מקום עבודתם ומעכבים חדשנות. מתודלוגית Agile דוגלת בהעצמת והכוונה נכונה של עובדי הארגון שבפועל מניבה ערך עצום לארגון. במקום להתמקד בנהלים סטנדרטיים, עקרונות Agile  מאפשרים למנף את ההון האנושי ולהעניק לעובדים סמכות, גמישות ויכולת להגיב לסביבה, ולשנות תכניות כדי לעמוד ביעדי הארגון בתרחישים שונים. 

הענקת אוטונומיה מעין זו מעלה את רמת שביעות הרצון והמוטיבציה בקרב עובדים, ומאפשרת לפתח יכולות אישיות, לפתור בעיות ולבצע שינויים תוך כדי עבודה, לגייס או לשמר לקוחות ולהציע חידושים שתורמים לארגון. ככלות הכל, ארגונים הם מערכות סוציו-טכנולוגיות ולמרות שהטכנולוגיה מאפשרת לקשר, למכן ולדווח – האנשים הם סוכני השינוי האמיתיים.

 

סביבת עבודה אג'ילית לגמישות ארגונית

בעוד שמגזרים כמו היי טק, ביטחון, בריאות, וקמעונאות יותר דינאמיים בהשוואה לאחרים, אין מגזר שיכול להימנע מהצורך להתאים את עצמו במהירות לנסיבות המשתנות. זריזות ארגונית מובילה לצמיחה עסקית בעוד שקשיחות כובלת את הארגון. טכנולוגיות המיכון וסטנדרטיזציית התהליכים שיפרו משמעותית את היעילות הארגונית במאה ה- 20. כיום הצורך של ארגונים רבים הינו לאפשר רענון ושיפור של תהליכים באופן קבוע, ובהתאם לכך גם שינויים במערכות המידע, כדי להעצים את היכולת לחדש ולפתור בעיות, ולאפשר את האפקטיביות שמציע שיתוף הפעולה הדיגיטאלי במאה ה- 21.

ארגונים המאופיינים בנהלי עבודה קשוחים משקפים אנטי חברתיות ובירוקרטיה וכדי להתמודד עם שינויים תכופים נדרשים שינוי יסודי בחשיבה ופתיחות ארגונית. סביבת העבודה האג'ילית מאפשרת מעבר מפעולות סטנדרטיות לאינטראקציות דינאמיות, ותומכת בגמישות ארגונית המסוגלת להכיל ולהסתגל לשינויים. לצד יכולות הבקרה והפיקוח ארכיטקטורת שיתוף שקופה מסייעת לארגונים לטפח מעורבות וחופש פעולה לאלתר ולשנות תוך כדי עשייה.

שיתוף פעולה חברתי מייעל תהליכי עבודה ומאפשר לעובדי הארגון להיות אחראיים לפעולותיהם, ליצור תהליכי עבודה תוך כדי תנועה, ולהפעיל שיקול דעת אחראי ומוסמך כדי להשיג את היעדים העסקיים באופן מיטבי, מבוקר ושקוף. שיתוף פעולה חברתי צריך להוות חלק אינטגראלי מהתהליכים עצמם, שצריכים להפוך להדדיים, ולבטא דו שיח אמיתי, כדי לייתר את התלות בשיטות הקונבנציונאליות לניהול (ולבלימת) שינויים.

שיטות Agile לפיתוח תוכנה רואות בשינויים טבע של העסק, והן בנויות לאפשר ואף לעודד שינויים בסדרי עדיפויות ובדרישות, וכל זאת תוך שמירה על תקציב הפרויקט ולוחות הזמנים שלו, על איכות גבוהה של התוצרים ועל שביעות רצון גבוהה של כל בעלי העניין. סדר העבודה בנוי כך שהוא ממזער עבודה שהולכת לאיבוד עקב שינויים, ובכך משחרר ממגבלות רבות הכרוכות בשינויים בתכנון.

השילוב של שיתוף פעולה חברתי עם מתודולוגית Lean מעניק לארגון סביבת עבודה אג'ילית המאפשרת לכוון את זרימת העבודה, להתאים את משאבי המערכת לצרכים העסקיים, לספק את המידע החיוני בזמן הנכון לאנשים הרלוונטיים, כל זאת תוך תגובה ממוקדת לכל אינטראקציה, היזון חוזר הדדי והתמקדות של כל הגורמים המעורבים ביעדים העסקיים בזמן אמת.

 

* עדה מרקמן, מנכ"ל חברת BDA – Projects המתמחה בלווי, ייעוץ וביצוע פרויקטים הכוללים סינרגיה בין עולם המחשוב, תהליכים עסקיים והטמעתם על ידי המשתמשים. החברה מתבססת על מספר מתודולוגיות עבודה , ביניהם Lean IT, Agile, Scrum®  Lean, על מנת לאפשר לארגונים להיערך בצורה מיטבית לאתגרים מולם הם ניצבים. לעדה ניסיון רב שנים בעולמות תוכן מגוונים כגון – ביטוח, תעשייה, שירותים ומסחר.

BDA – Projects  היא שותפה עסקית של HP בישראל, המספקת פתרונות ניהול פרויקטים במודל Agile לרבות יישום פתרון HP-PPM.

 

לפניות לעדה מרקמן:

ada@bda-projects.co.il

קישורים רלבנטים באתר:

 

 

 

 

 

 

 

יכול לעניין..

גמישות מחשבתית כגורם קריטי ביישום שינוים ארגוניים

הרחבה לכתבת משאבים, גיליון 220  17 יולי 2000   החברה המערבית נתונה היום בתאוצה והשתנות ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *