ניהול צוות תקשורת פנים ארגונית

 

מאת: רום שיבי*

 

פורסם לראשונה באתר www.Leadersnet.co.il

 

שלום,

במאמר הקודם דנו בפיתוח תחושת הדחיפות והחשיבות של תקשורת פנים ארגונית בקרב ההנהלה ותחת איזה מנהל יושב נושא זה. במאמר זה נברר כיצד מנהלים צוות תקשורת פנים ארגונית בשוטף.

משיש לנו מנהל, צריך לצרף אליו צוות העוסק בנושא. ישנו ויכוח בעולם התקשורת הפנים ארגונית האם נכון שאנשים בעלי רקע מתחום משאבי האנוש יבצעו את התקשורת הפנים ארגונית ואז תהיה ההתייחסות הנכונה לתוכן, אולם ללא נשמה או "נגיעות מרגשות" כפי שעובדים בעלי רקע בשיווק או יחסי הציבור יכולים לספק, או אם נכון שאנשים מרקע של השיווק ו/או יחסי הציבור יטפלו בתחום, ואז קיים חשש שיהיה הרבה WOW עם מעט התייחסות תוכן. לדעתי, התשובה נעוצה בעצם השאלה. חובה שיהיה בצוות התקשורת הפנים ארגונית מיזוג בין שני עולמות התוכן. זו הסיבה שהקימו את משרת התקשורת התאגידית או צוות המשלב עובדים משני התחומים. רצוי שיהיו בצוות כזה אנשים מרקע משאבי אנוש, אשר יהפכו את התקשורת השוטפת למסרים ברורים בשפה שהעובדים יבינו. הם ייצקו משמעות לתוכן. חברי הצוות האחרים, בעלי הרקע מתחומי השיווק, יפלחו קהלי יעד, ייפתחו ערוצים חדשים, ייקחו את כל המשמעות ויעטפו אותה יפה כפי שרק הם יודעים, תוך שהם מרגשים את קהלי היעד ומונעים מהתקשורת הפנים ארגונית להפוך ל"רעש לבן" ומשעמם. בהקשר למאפיינים של החברים בצוות, הרי שבצד משאבי האנוש שלו  נכון שיאיישו אותו בוגרי משאבי אנוש, ממד"ה (מחלקת מדעי ההתנהגות בצה"ל) או סוציולוגיה ופסיכולוגיה ארגונית. בצד השיווקי כדאי שיהיו אלה עובדים שהינם בוגרי סוכנות יחסי ציבור, שיווק או מרקום.

גודל הצוות תלוי בגודל האוכלוסייה עימה צריך ליצור קשר. אם מדובר במפעל קטן בן כ-50 עובדים, אז מנהל משאבי אנוש יכול לעמוד בעומס. ברגע שהאוכלוסייה גדלה לכמה מאות או אלפים, כבר יש צורך לבנות צוות העוסק רק בתחום זה, היות ויש הרבה חומר, שינויים ואירועים לכסות. המחקרים העדכניים (חברת Melcrum, 2009) מצביעים על יחסי האיוש הבאים:

א. בחברות המעסיקות עד 2000 עובדים – יחס של  איש תקשורת פנים ארגונית אחד ל-200 עובדים

ב. בחברות המעסיקות בין 2,000 ל-5,000 עובדים איש תקשורת פנים ארגונית אחד לכל כ-140 עובדים, דהיינו בין 14 ל-35 איש.

ג.  בחברות המעסיקות בין 5,000 ל-10,000 עובדים ישנם כבר צוותי תקשורת פנים ארגונית של 60 איש ומעלה (ממוצע של עובד תקשורת פנים ארגונית אחד ל-125 עובדים). 

 

אלו תחומי אחריות יהיו לאנשים בצוות התקשורת הפנים ארגונית שלכם?

צוות תקשורת פנים ארגונית משמש בתפקידים רבגוניים וכדאי שיהיה מורכב מאנשים בעלי התמחויות רבות. לא כולם חייבים לעבוד במחלקה עצמה. ניתן להסתמך על בעלי ידע בארגון העובדים במחלקות אחרות.

יש צורך במלקט מידע אחד לפחות (1), כדי שנוכל להזין את ערוצי התקשורת השונים. את החומר הזה צריך מישהו (2) לערוך ולשכתב. רצוי שזה לא יהיה האדם האוסף את המידע, כי מישהו אחר צריך לוודא שהכתיבה הראשונה מובנית וברורה. בדרך כלל קשה מאוד לאדם לערוך את עצמו. כדאי שתהיה תמיכה של אדם טכני (3) שיוכל לעצב דפים באינטרה-נט ולסייע ביישומים שונים כגון העלאת תכני וידאו לאתר וכו'.

לפי גודלו של הארגון מחליטים האם יש לשכור אנשים חיצוניים, או להכשיר אנשים מתוך הארגון שיבצעו גם מטלות אלה. בכל מקרה, בכל גוף בו יש מעל ל-100 עובדים המלצתי היא להעסיק לפחות עובד קבוע אחד שיהיה אחראי על התקשורת הפנים ארגונית. אי אפשר להגזים בחשיבות של העבודה של מחלקה כזאת. אם האמונה הרווחת היא שכל ש"ח שמשקיעים בשיווק מניב 6 ש"ח, אז אמונתי היא שכל שקל המושקע בתקשורת פנים ארגונית יחזיר עצמו פי 100. חד משמעית.

מיקום הצוות הוא בדרך כלל במטה הארגון. חשוב שיישב במטה, כדי שיהיה מחובר למהלכים של ההנהלה ויהיה מסוגל לתת ייעוץ למהלכים וכיצד יש להפיצם ברחבי הארגון. הצוות הקטן הזה חייב בעלי ברית שיהיו מפוזרים ביחידות השונות בארגון, כגון מס' 2 במחלקות משאבי אנוש, מזכירות של בעלי תפקידים, מנהלות אדמיניסטרטיביות או אנשים אחרים המחוברים היטב לנעשה במחלקות ובאגפים שלהם, זאת כדי לוודא מחד שמגיע מידע שוטף מה"שטח" להזנת מידעונים ופרסומים אחרים ומאידך שיקבל משוב על פעילות התקשורת שלו מהאנשים שהכי קרובים לשטח, שיודעים גם כיצד להגיש את החומר בצורה הטובה ביותר ובתזמון המתאים ביותר ללקוחות הפנים ארגוניים שלהם.

ציוד שתזדקקו לו –

• מחשב לכל חבר בצוות. נו, ברור.
• מדפסת. פתאום תגלו שאי אפשר להדפיס את החומרים במדפסת של כל הקומה, כי החומרים של צוות התקשורת הפנים ארגונית הם לעיתים רגישים.
• כנ"ל לגבי מכונת צילום אחת. אני זוכר מקרה אחד שנשכח מסמך קריטי במכונת הצילום וכשגילינו רצנו כמוקי אמוק להשיב אותו…
• גורס נייר אחד, רצוי גדול. כאמור, צוות התקשורת הפנים ארגונית עוסק בהרבה חומר רגיש.
• מצלמת סטילס ווידאו. האיכות לא צריכה להיות ברמה הוליוודית. עידן האינטרנט מלמד שהתוכן חשוב הרבה יותר מהאיכות. להיפך, אם האיכות תהיה ברמה גבוהה והחומר יהיה מלוטש מידיי, המסר יהיה פחות אמין ועלול להיתפס כמסר מ"האח הגדול".

 

מהי ישיבה יעילה של צוות התקשורת הפנים ארגונית?

כדי להיות מסוגלים להתכונן לדבר ולהסביר את כל סוגי התרחישים העלולים להתרחש בארגון. צוות התקשורת הפנים ארגונית חייב לדעת מה קורה בכל אגף. הוא חייב להתחבר למוקדי הכוח והידע כדי להבין לעומק את הנושאים השונים. אם צוות התקשורת הפנים ארגונית רוצה להשפיע, עליו לוודא שבישיבותיו ישנה התייחסות לעשרת הסוגיות הבאות:

1. מהם הנושאים הכי "חמים" השבוע? החודש?
2. לֱמַה מצפים מאיתנו הלקוחות שלנו – העובדים? ההנהגה?
3. האם אנו מחוברים לכל מוקדי הידע והכוח בארגון, כדי שנדע מה קורה בארגון בזמן אמת?
4. האם המסרים שלנו תומכים ביעדים האסטרטגיים של הארגון?
5. האם אנו עומדים בלוח הזמנים של האירוע הקרוב?
6. לאיזה ערוצי תקשורת או כשירויות טכניות אנו זקוקים כדי להגיע לעובדים בצורה מהירה וטובה יותר?
7. מהם יעדי הצוות בשנה הקרובה? האם אנו ערוכים לתקשר את יעדי הארגון של השנה הקרובה?
8. איך אנו יודעים שהמסר שלנו עובר?
9. האם אנחנו יוזמים תקשורת או רק מגיבים לאירועים?
10. מה אנו עושים כדי להיות מעודכנים בתחום התקשורת הפנים ארגונית?

בפעם הבאה נכסה את הסיבות שבעטיין עובדים אינם נרתמים לנעשה בארגון בו הם עובדים. בינתיים – אפשר לשוחח עימי בפורום ניהול תקשורת פנים ארגונית

 

להתראות בפעם הבאה,

רום שיבי,

יועץ התקשורת הפנים ארגונית שלכם, ניהול שינויים ארגוניים ומשברים

 

* רום שיבי – לרום שיבי הייתה הזכות להיות שותף לחלק ממהלכי התפ"א הייחודיים בארץ – מסיוע להקמת צוות התפ"א באמדוקס, ייעוץ לאל-על, קופ"ח מכבי והמיזוג הגדול של שטראוס ועלית.

רום הינו מומחה לניתוח יעילות התפ"א בארגון, גיבוש מסרים של הנהלות, הכנה למשברים, שינויים ארגוניים, תהליכי חיסכון חוצי חברה וכו'. דוא"ל romshibi@yahoo.com

 

קישורים רלבנטים באתר: