ראשי » ניהול ידע ולמידה ארגונית » פרקטיקה של ניהול ידע » ניהול ידע, ובניית פורטל ארגוני

ניהול ידע, ובניית פורטל ארגוני

מאת גלית גנאור, עורכת תוכן של אתר מנהיגים ברשת

 

סיכום מתוך כנס האינטרנט וורלד internet world ב- 2-4 באפריל 2001 בחסות אנשים ומחשבים

מנחת המושב שרון הרשקוביץ, מנהלת תחום Hi-Guide – תיעוד והדרכה לחברות

היי-טק, חטיבת אפליקציות, ג'ון ברייס

 

מטרת סיכום זה היא להציג את הנושאים המרכזיים עליהם דובר בכנס, ללקט יחד חלק מן התובנות שהועלו במסגרת ההרצאות, ולבאר מה זה ניהול ידע ומדוע כדאי לארגונים להשקיע היום בבניית פורטל ארגוני.

מה זה ניהול יידע?

מה זה פורטל ארגוני?

מהם המאפיינים המרכזיים בבניית הפורטל?

 

רקע

עם שאלות אלו ואחרות ניסו להתמודד בכנס האינטרנט וורלד internet world ב- 2-4 באפריל 2001. הדוברים בכנס פירשו את המושגים ניהול ידע ופורטל ארגוני בדרכים שונות, כאשר כל אחד מטעין את המושגים האמורפיים הללו בתכנים שונים. יגאל חמיש, מנהל הידע בחטיבת התכנון והנדסה, בבזק טוען למשל, כי ניהול ידע הוא בראש ובראשונה שינוי של כל התרבות הארגונית. לכן, תהליך של ניהול ידע מחייב מחויבות של הנהלת הארגון ואנשי מפתח בארגון על מנת להוביל את התהליך. מרצים אחרים הבליטו ממדים אחרים לחלוטין למושג ניהול הידע, תוך הדגשת הצדדים היותר עסקיים ולוגיסטיים שכרוכים בעניין. כך למשל, עוזי אחיטוב מחברת ברוד-נט הרבה לעסוק בהיבטים של חוסר הגעת אינפורמציה קריטית לצרכנים הרלבנטיים בארגון כתוצאה מהצפת אינפורמציה, מודעות נמוכה לנושא, חוסר תקשורת בין מחלקות שונות וארגון וכו', בעוד עופר עמרני מחברת אינטנטיה הדגיש בהקשר זה את הצורך במערכת אחת, אשר תנהל את הפעילות הלוגיסטית והעסקית של הארגון.

 

מה זה ניהול ידע?

עידית אופיר, ניו אפליקום, הציגה את אחת האבחנות המקובלות בין מידע לידע הן:

מידע – הוא כל חומר אובייקטיבי המצוי בארכיב, במאגרי מידע ובמסמכים בארגון.

ידע – הידע הוא סובייקטיבי ומוחזק ע"י אנשים, הידע הוא בלתי מוחשי ולכן לא ניתן לראותו.

עידית, מסבירה כי חלק מן הידע הסובייקטיבי הפך למידע דיגיטלי, למשל, אי מייל או דוחות מהווים מידע קשה ומוחשי של ידע סובייקיבי של אנשים.

 

מה חשיבות של ניהול הידע?

כמה פעמים השקעתם יום שלם בחיפוש אחר מסמך?

כמה פעמים קרא לכם שזכרתם שראיתם איזה מסמך ואין לכם מושג היכן הוא נשמר?

כמה פעמים אירעה טעות, ולאחר שנה, מחלקה אחרת עשתה את אותה הטעות?

כמה פעמים שתי מחלקות שונות התמודדות עם אותן בעיות ופתרונות בטווח זמן קצר?

מה הנזקים הכלכליים שנגרמו לארגון כתוצאה מעיזת עובד בעל ידע רב?

בעולם בו קצב השינויים הוא מהיר, בעולם בו הסביבה, תנאי התחרות וכללי המשחק משתנים כל הזמן, אחד האתגרים החשובים שעומדים בפני הארגון המודרני הנו היכולת לנהל את הידע הארגוני בצורה חכמה. הידע הארגוני מהווה כיום את אחד מהנכסים החשובים ביותר של הארגון. היכולת לנהל את הידע בצורה חכמה, תוך יצירת תרבות של ארגון לומד מהווה את אחד האתגרים החשובים ביותר שעומדים בפני הנהלת הארגון.

הטמעת תהליך של ניהול ידע מחייבת שינוי בדרך בא הארגון חושב ועובד, הארגון צריך לעבור ממצב בו "ידע הוא כוח" למצב בו מי שיחלקו בידע יהיו בעלי הכוח. המעבר לדפוס חשיבה זה כרוך בשינוי תרבותי עמוק. אנשים רבים שמחים ללמוד, ולקבל ידע מאחרים, אך מעטים יהיו מוכנים להקדיש את הזמן ללימוד האחר, ולחלוקת הידע שצברו עם השנים. יגאל חמיש, מנהל ידע בחטיבת התיכנון של בזק הדגיש בהרצאתו את השינויים אותם עבורו בחטיבת התיכנון של בזק: כתיבת חזון משותף לכל מחלקה, מיפוי של בעלי הידע בכל תחום, בניית תהליכי הכשרה וחניכה פנים ארגוניים, והשלכת פרוייקט ניהול הידע לכל פעולות הארגון. חמיש בהרצאתו כלל לא דיבר על "כלים", מכיוון שלטענתו, כלים מטרתם לשרת את הצרכים האסטרטגיים הארגוניים, ולא להיות המטרה בפני עצמה.

מרבית המרצים האחרים, הדגישו את הכלים שיכולים לעזור בניהול הידע בארגון. בניית פורטל ארגוני מהווה כלי דרכו ירכזו את המידע הארגוני. מהו פורטל ארגוני?

 

מה זה פורטל ארגוני?

הוא שער כניסה אחד מבוסס רשת, לחיפוש ניתוח ואינטגרציה של המידע הארגוני והאפליקציות הארגוניות השונות. טוען עופר עמרני, אינטקטיה. הפורטל הארגוני נקרא גם Enterprise Information Portal) EIP)

הפורטל הפנים ארגוני מהווה מערכת אינטגרטיבית אשר מתממשקת עם מאגרי המידע הארגוניים האחרים, כגון מערכות ERP ,CRM ,DATA WAREHOUSE, מערכות לשמירת מסמכים וכו'? הפורטל מהווה שכבת ביניים ,אשר מקשרת בין מערכות המידע הפנים ארגוניות והמשתמש. אחד המאפיינים החשובים של הפורטל הארגוני הוא בניית מנוע חיפוש יעיל.

 

מהם המאפיינים המרכזיים בבניית הפורטל?

ארנון אופנהיימר, מחברת סמך שיווק תכנה, מנה מספר קריטריונים להצלחת הפורטל:

  • קלות השימוש
  • מנוע חיפוש ממופתח לפי הקשר ולפי מילות מפתח
  • גישה למקורות מידע דינאמיים
  • התאמה אישית (פרסונליזציה) של מידע רלוונטי
  • דחיפת חדשות באמצעות שיטת push
  • יצירת תכנים פנימיים
  • תהליכי עבודה workflow

 

קלות השימוש – המידה בה הפורטל הוא אינטואיטיבי וברור לנכנס.קלות השימוש באה לידי ביטוי גם ב- One Point of Access – היות הפורטל, השער המרכזי שדרכו יכנסו לכל המידע הארגוני. נקודת כניסה אחת מאפשרת להגיע למידע בצורה ממוקדת ויעילה, אינטגרציה בין כל אתרי האינטרא-נט הארגוניים, ומונעת מצב בו לכל מחלקה או חטיבה יש אתר מבודל מהאתרים האחרים.

מנוע חיפוש – מנוע החיפוש האידיאלי הוא זה אשר מצליח לקלוע לצורכי המחפש בצורה הטובה ביותר, במינימום תוצאות. מנועי החיפוש המתקדמים מבוססים הן על חיפוש ומיפתוח לפי מילות מפתח והן על חיפוש לפי תוכן או הקשר, כך למשל מנוע החיפוש ידע כי הקשת מילת החיפוש אדידס צריכה להניב גם תוצאות חיפוש של נושאי ספורט שונים.

גישה למקורות דינאמיים – הפורטל הארגוני צריך להיות בעל יכולת התממשקות למערכות מידע הקיימות בארגון כגון: ERP ,CRM ,DATA WAREHOUSE. אחת התובנות שהועלו היא כי לא ניתן לסמוך על אנשים שיקטלגו את המסמכים שלהם, או יעבירו את המסמכים למאגרי מידע מרוכזים, לכן, המערכת צריכה להיות בעלת יכולת מיפוי של מסמכים השמורים בשרתי המקור.

פרסונליזציה היא היכולת להתאים את התוכן למשתמש הבודד. יישומי הפרסונליצזיה באים לידי ביטוי: נגישות למידע – בעלי תפקיד שונים יהיו בעלי יכולת נגישות שונה למידע בתוך הארגון. כך שבאמצעות מערכת של הרשאות ניתן יהיה להבטיח, כי רק האנשים המורשים יכולים לקרוא ולגשת למידע ברמות סיווג שונות. הקטנת עומס המידע – כל אדם יקבל רק את המידע הרלוונטי אליו, וכך ניתן י למנוע מצב של עומס מידע עבור העובדים בארגון.

דחיפת חדשות באמצעות push – יצירת מערכת אוטומטית אשר שולחת נוטיפיקציות (הודעות) לתוך המייל של העובדים בארגון, על מנת להוות תזכורת על אירועים חשובים.

תהליכי עבודה workflow – הפורטל הארגוני צריך להיות מובנה לתוך תהליכי העבודה הארגוניים, ולהיות חלק אינטגרלי מהם.

רשימת ההרצאות והמרצים בכנס:

  1. מהו ניהול ידע והגדרת היעדים האסטרטגים ברמת האירגון הפורטל האירגוני – מרכיבים והגדרה, עוזי אחיטוב, חברת ברוד – נט
  2. ניהול ידע – טכנולוגיה או תרבות? – עידית אופיר, ניו אפליקום
  3. ניהול ידע – סיפור אמיתי מהחיים – יגאל חמיש, בזק
  4. המחסומים והאתגרים במימוש ניהול הידע באירגון – אייל ששון, קומינגן
  5. השלבים בהקמת פרוייקט לניהול ידע אירגוני – עופר עמרני, אינטקטיה

 

 

 קישורים רלבנטים:

 

 

 

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" מרץ 2003. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר

יכול לעניין..

S_8648099601

המרכיבים של אינטראקציות ידע משמעותיות

מאת: לימור שיפוני, אמנות בין אישית™ – אסטרטגיות תוכן ועיצוב אינטראקציות ידע שלושה בוחנים חמורי ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *