ראשי » ניהול ומנהיגות » מיומנויות ניהול » משרדי הוא מבצרי או מדיניות הדלת הפתוחה? – על קשר בין מנהלת לעובדים

משרדי הוא מבצרי או מדיניות הדלת הפתוחה? – על קשר בין מנהלת לעובדים

 

 

 

משרדי הוא מבצרי או מדיניות הדלת הפתוחה?  – על קשר בין מנהלת לעובדים

 

 

 

מאת: דולי חותם *

 rtf5447095572_1035712540

 

 יעל היא מנהלת בכירה בשירות הציבורי אליה כפופים שמונים מנהלים ועובדים.

היא נשואה, בת 43, ואם לשלושה ילדים.

לא תמיד יעל הייתה מנהלת בכירה. למעשה, היא התחילה את עבודתה כפקידה באותו מקום עבודה לפני 20 שנה.

במהלך השנים, היא צברה ידע וניסיון, ובהדרגה קודמה, דרך תפקידים ניהוליים שונים עד לתפקיד בו היא נמצאת כיום. תפקיד בכיר, משמעותי ובעל השפעה.

יעל היא אשה נמרצת, שערה חום וגלי, ועיניה ירוקות וגלויות. היא מטופחת, ונוהגת להגיע בבגדים אופנתיים ומוקפדים לעבודה.

היא פותחת את היום בברכת בוקר טוב, אותה היא נוהגת לומר לעובדים במחלקות השונות, אליהן היא נכנסת במהלך "סיבוב הבוקר" שלה.

לאחר מכן היא מגיעה למשרדה, בו היא מקיימת ישיבות עבודה רבות, ועסוקה במטלות תכנון ובקרה מול המחשב.

אני פוגשת אותה במסגרת תהליך ארגוני בו אני מלווה שדרת מנהלים בכירים.

יעל מרגישה טוב בעבודתה, וזוכה להוקרה והערכה. היא מרגישה סיפוק ומקרינה סביבה אנרגיות גבוהות וחיוביות.

"אני מרגישה שאני מבזבזת יותר מדי זמן על שיחות עם עובדים" יעל אומרת. " קורה פעמים רבות שהם דופקים על דלת המשרד, ובאים לשאול או לבקש משהו, אך למעשה הם מפריעים לי באמצע העבודה שלי, ומוציאים אותי מריכוז. אני לא מעיזה לסגור את דלת המשרד שלי, מפני שאני דוגלת במדיניות הדלת הפתוחה, וחשוב לי לשמור על קשר עם העובדים שלי, אך אני מוצאת את עצמי מגיעה למשרד לפני שבע בבוקר, רק כדי להימלט משיחות מיותרות ומהפרעות ולעבוד בשקט".

כפסיכולוגית ארגונית שרגילה לעבוד עם חברות עסקיות בתעשיית העילית ובסקטור הפינאנסי, הייתי צריכה להתרגל לתרבות ארגונית אחרת לחלוטין במגזר הציבורי.

במשרדי ממשלה שונים, ובחברות ציבוריות וממשלתיות – הקצב שונה והנורמות החברתיות אחרות.

אם בחברת הייטק באזור השרון, נוכחתי לראות מצבים בהם עובדים כמעט לא הכירו זה את זה מעבר לשעות העבודה ומחוץ לענייני עבודה, הרי שבסקטור הציבורי אנשים ממש חיים זה את חייו של זה, רגילים להיפגש אחרי שעות העבודה, מכירים היטב את בני המשפחה של העובדים האחרים ומלווים את אירועי החיים האחד של השני.

אני חושבת על יעל שעובדת קשה, מפגינה מוסר עבודה גבוה, ומנסה לשמור על איזון בין קשר טוב עם עובדיה לבין תפוקות מספקות בעבודה.

בעודי יושבת עם יעל, מגיע עובד המעוניין לדבר איתה. יעל מחייכת אליו ואומרת לו "מוטי, תגיע אחר כך למשרד שלי", וכך קורה מספר פעמים, עובדים מגיעים, ויעל מבקשת מהם להגיע מאוחר יותר.

אני שואלת את יעל – מה קורה עם העובדים הללו, שמגיעים יותר מאוחר למשרדך?

יעל מספרת לי שלעיתים קורה שהם מגיעים מספר פעמים במהלך היום, מפני שהיא בישיבות, או בשיחות טלפון, או שאינה יכולה להתפנות אליהם.

"למעשה" היא אומרת  "על אף מדיניות הדלת הפתוחה שלי, לפעמים העובדים שלי מרגישים שאין לי זמן בשבילם… וזה די מתסכל. לא זאת בלבד שהם בעצם מפריעים לי בביצוע העבודה שלי, בסופו של דבר הם לא מרוצים ומרגישים שאינם מקבלים ממני מענה…" והיא מוסיפה  "לפעמים אני מעדיפה לא לצאת מהמשרד, כדי לא לפגוש עובדים במסדרון, מפני שהם מיד יפנו אלי בבעיות שיש להם, ועלי יהיה לעסוק בבעיות אלה, במקום להתקדם עם העבודה שלי.."

ביקשתי מיעל לעבור איתה על סדר היום שלה. איך נראה יום עבודה שגרתי שלה, מה קורה בו בשעות היום. חילקנו את היום לשעות, ועברנו שעה שעה תוך התבוננות על סגנון עבודתה של יעל.

הסתבר לשתינו, לאחר שהתבוננו בו, שהיום בעצם מנוהל, אך לא על ידי יעל, אלא על ידי אירועים שמתרחשים ופניות לא מתוכננות.

יעל הבינה שהתפוקות שלה אינן גבוהות מספיק. בנוסף, סגנון עבודה זה הקרין על כל המנהלים והעובדים הכפופים לה, ואף הם עבדו באופן דומה.

 חשבנו על יצירת שינוי.

יעל הרגישה בסוג של מלכודת. היא רגילה לעבוד בצורה זו כל כך הרבה שנים. היא פחדה מיצירת אווירה מרוחקת ומנותקת מהעובדים אליהם הייתה קשורה.

הצעתי ליעל לערוך שינוי קל :

ליצור שעת "קבלת קהל" בה עובדים יכולים להיכנס למשרדה באופן חופשי ללא קביעת פגישה מראש, והיא מצידה תפנה שעה זו ביום לשוחח איתם ותתפנה מנושאים אחרים.  הצעתי להודיע למנהלים הכפופים אליה על שעת "קבלת קהל"  ולבקש מהם להעביר מסר זה לעובדיהם. כמו כן הצעתי, לבקש מהמנהלים לומר לעובדיהם שעליהם להימנע עד כמה שאפשר להגיע למשרדה של יעל בשעות אחרות במהלך היום.

דנתי עם יעל בהשלכות של שינוי זה, מה יקרה בעצם לעובדים שהיו רגילים להגיע, וכעת ימצאו "דלת סגורה" במשרד ומנהלת שאינה פנויה לשיחה איתם.

"כשאני חושבת על כך", אמרה יעל "השינוי הזה יועיל לא רק לי, אלא גם להם, מפני שכיום יש "טיילת" במחלקות. עובדים הולכים ממקום למקום, ומבזבזים זמן רב מדי בשיחות סרק עם אחרים, במקום לשבת בעמדה שלהם ולהתרכז בעבודתם…

"בנוסף, בעצם מצד אחד אצמצם את הזמן שבו העובדים יכולים לפגוש אותי, אך מצד שני כשהם יגיעו בשעה היעודה, הם ימצאו אותי פנויה אליהם ויקבלו מענה מיידי ומקצועי ממני.."

לאחר מספר ימים, יעל קיימה ישיבת מנהלים שגרתית, ובה סיפרה למנהלים על החלטתה. להפתעתה, המנהלים היו מרוצים, והביעו הסכמה ורצון לכך.

חודש לאחר מכן פגשתי שוב את יעל במשרדה.

יעל חייכה והייתה רגועה. שמחתי לראות שאין הפרעות בעבודתה והיא מתרכזת. יעל סיפרה שהעובדים אכן מגיעים בשעה היעודה.

"אני לא יודעת ממה כל כך פחדתי קודם. זה כל כך הגיוני. האמת היא שחשבתי על הרעיון הזה במהלך השנים, אך חששתי לבצע אותו, וכעת אני רואה שהתוצאות טובות. העבודה מסודרת יותר, אני מצליחה להתרכז ומגיעה לעבודה בשעה 8 במקום ב-7,  לאחר שפיזרתי את הילדים שלי במסגרות שלהם".

המסקנה שלי מכך היא ש"מדיניות הדלת הפתוחה" אינה בהכרח מצב שבו אכן דלת המשרד פתוחה לכל הפרעה, בכל שעות העבודה, אלא התחושה של העובדים שלמנהל יש מקום, זמן ואנרגיה עבורם, שיש זמן שהוא (או היא) מקשיב להם. הדלת הפתוחה אינה מבטאת בהכרח זמינות פיזית טוטאלית, אלא פתיחות ונכונות להקשיב, לפתור בעיות ולהוות דמות תומכת – גם אם הדבר מתרחש בזמנים ספציפיים, מוגבלים וידועים מראש.

* דולי חותם, פסיכולוגית ארגונית ומאמנת אישית בגישה פסיכולוגית, מנהלת מכון "חותם- פיתוח אישי וארגוני", בוגרת לימודי טיפול משפחתי וזוגי ולימודי FOCUSING, עוסקת בליווי מנהלים ואנשים פרטיים בתהליכי ניהול ותהליכי חיים.

www.chotam-consult.co.il  דוא"ל להתקשרות: dolly@chotam-consult.co.il

 

קישורים רלבנטים באתר:

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" ספטמבר 2014. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר

 

יכול לעניין..

29670688_s

המנהל כחונך – העצמה בעידן שינוי ומשבר

   פיתוח תפישת המנהל כחונך ומפתח         מאת: נורית רוזוליו – בן-המוזג ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *