מנהל פרוייקט פועל כלוליין

הרחבה לכתבת משאבים, גיליון 285 , 4 בדצמבר 2001

בתקופת משבר זו בשוק ההיי טק בכלל ובטכנולוגיית המידע בפרט, הצלחת פרוייקט קריטית יותר לארגון, וממנהל פרוייקט נדרשות ביתר-שאת יכולות ניהול והתמודדות, אומר רפי שפירא, סמנכ"ל אפליקציות והנדסת תוכנה ב"ג'ון ברייס הדרכה".

פרויקט הוא בפועל מערכת של אילוצים ולחצים, שמנהלו מתפקד לעתים כמו לוליין. המבחן להצלחת פרוייקט זו עמידה בלוח זמנים, בתקציב, ומסירת הפונקציונליות במלואה ללקוח. אחרת, עלול להיגרם הפסד כספי, והיום אין לארגונים רזרבות כספיות.

מנהל פרויקט, מסביר שפירא,  צריך לשמש ציר בין ארבעה כוחות עיקריים:

• הלקוח (עבורו נעשית העבודה),
• צוות העובדים בפרויקט,
• הספקים (כולל קבלני משנה),
• הנהלה שמעליו.

וכוח חמישי –  עמיתיו של המנהל אשר קיימת ביניהם תחרות על המשאבים הקריטיים שבארגון.

מול כל גורם צריך מנהל הפרוייקט לדעת לתפקד בצורה נכונה:

מול הלקוח – מנהל הפרויקט משמש גם כאיש מכירות. מנהלי פרוייקטים צריכים לחשוב חשיבה עסקית, וכי בידם פוטנציאל רב לקידום האינטרסים של הארגון אצל הלקוח. למנהל פרויקט יש  יתרון על פני איש מכירות, שמעורר בהרבה מקרים אנטגוניזם אצל הלקוח. מנהל הפרוייקט, איש המקצוע, נתפס כשותף לאינטרס של הלקוח, כיותר אמין.

מול צוות העובדים – מן העובדים הוא אמור להפיק את המיטב, בין היתר תוך הכרת יתרונותיו היחסיים של כל עובד ועובד, וכן להגיע לסינרגיה מירבית בצוות.

עד לפני שנה מנהל טרח הרבה על שימור עובדיו. היום, בתקופה של צמצומים ופיטורין, הוא עשוי לחשוב כי 'אין צורך לדאוג, ממילא עובד זה או אחר לא יעזוב'. אך זו חשיבה שגויה, כי היא עלולה להוביל לזניחת הטיפול במשאב האנושי, ומזה לפגיעה במוטיבציה של עובדים, בתחושת מחויבותם למקום העבודה, ובסופו של דבר לפגוע בתרומתם לארגון.

מול הספקים – לארגון היום, מצד אחד, יש יותר כוח מאשר בעבר, כי הוא יכול יותר "לעמוד על המקח". אך מצד שני הארגון אמור להיות היום יותר ערני לחוסנם הכלכלי של הספקים וקבלני המשנה: האם יוכלו לעמוד בהסכם ולספק את המוצר או השירות. אם ספק או קבלן משנה פשט רגל, הוא עלול לגרום עיכוב ונזק לפרוייקט.