מיון עובדים (א): הגדרה, סטנדרטים ושיטות

מאת פילת, שירותי המיון

פורסם לראשונה מאי 2001

חלק ראשון במאמר המקיף את נושא מיון עובדים. בחלק זה מפורטים הגדרה, סטנדרטים ושיטות למיון עובדים. בחלק השני מוצגים שירותי המיון ומיון מנהלים בכירים.

הגדרה

מיון עובדים הוא תהליך של בחירה הדדית, שבו הארגון מנסה להעריך את ביצועיהם ומשך ההעסקה הצפוי של המועמדים, ואילו המועמד מתמודד עם תהליכי ההערכה ובוחר מבין הצעות העבודה הפרושות לפניו. מטרת המיון מבחינת הארגון היא לסנן מבין המועמדים את אותם מועמדים שהם המתאימים ביותר לצרכיו, לפי קריטריונים שנקבעו מראש. הסינון כרוך בדרך כלל במדידה של תכונות ומאפיינים שונים של המועמדים, כדוגמת כישורים מתמטיים, יכולת הבעה בעל פה ובכתב, סגנון ניהול, וכו', אשר מאפשרת לארגון לדרג את הפונים על סולם היררכי מהמתאים ביותר לפחות מתאים.

סטנדרטים של מיון

על מנת שתהליך המיון העובדים יהיה נקי מטעויות, עליו לעמוד במספר תנאים הקשורים זה בזה. תנאים אלו הם מהימנות (reliability), תקפות (validity), כוללנות (generalizability), ותועלת (utility). בנוסף לארבעת אלו, תהליך המיון חייב לעמוד גם בסטנדרטים של חוקיות (legality).

 

מהימנות (Reliability)

בחירה מבין מועמדים מתבססת מטבעה על ניתוח ההבדלים ביניהם. לשם מציאת ההבדלים, אנו זקוקים לכלי מדידה שונים (כגון מבחני נייר ועט, סימולציות, מרכזי הערכה) לפיהם ניתן יהיה לדרג את המועמדים. מהימנות היא המידה שבה כלי המדידה בו אנו משתמשים נקי מטעויות אקראיות. ככל שהמדידה מהימנה יותר, כך ניתן להתבסס על ממצאיה ברמה גבוהה יותר של ביטחון באשר להבדלים שהיא מוצאת בין המועמדים.

 

תקפות (Validity)

תקפות מוגדרת כמידה שבה הביצועים, כפי שנמדדים במבחן, אמנם קשורים לביצועים בעבודה. תנאי הכרחי, אך לא מספיק, לתקפות הוא מהימנות. כלומר – מבחן המיון חייב להיות מהימן על מנת שיהיה תקף.

 

כוללנות (Generalizability)

כוללנות מוגדרת כמידה שבה מידת התקפות של מבחן המיון שהושגה בקונטקסט אחד ניתנת להעברה לקונטקסט אחר. במילים אחרות – המידה שבה ניתן להשתמש במבחן המיון עבור תפקידים או ארגונים אחרים, מדגמים בגודל שונה ותקופות זמן שונות. כדי שאמצעי המיון יהיה כוללני, עליו להיות מהימן ותקף.

 

תועלת (Utility)

תועלת היא המידה שבה המידע המופק מאמצעי המיון יכול לקדם את האפקטיביות של הארגון, כלומר – מידת התרומה של מבחן המיון לחברה. כעיקרון, ככל שאמצעי המיון מהימן ותקף יתר, ובעל יכולת הכללה גבוהה יותר – כך יש בו יותר תועלת לארגון. שני גורמים נוספים המשפיעים על מידת התרומה של מבחן המיון לארגון הם שיעור הקבלה (Selection Ratio)=מספר המתקבלים לעבודה חלקי מספר הפונים, ושיעור הבסיס (Base Ratio)=אחוז העובדים בחברה שציוניהם על ההתנהגות הרצויה גבוהים. ככל ששיעור הקבלה ושיעור הבסיס נמוכים יותר, כך עולה מידת התועלת של מבחן המיון לחברה.

 

חוקיות (Legality)

הסטנדרט האחרון שכל אמצעי מיון חייב לעמוד בו הוא החוקיות. כל שיטות המיון חייבות לעלות בקנה אחד עם החוק, ובעיקר עם חוקים למניעת אפליה (חוק שוויון הזדמנויות בתעסוקה) ולמניעת פגיעה ו/או חדירה לפרטיותו של המועמד.

 

שיטות למיון עובדים

קיימות שיטות רבות למיון עובדים. הנפוצות ביותר הן ראיון אישי, המלצות ומידע ביוגרפי, מבחנים פיזיים, מבחנים קוגניטיביים, מבחני אישיות, מבחנים מעשיים (סימולציות) ומרכזי הערכה, מבחני יושר ובדיקה גרפולוגית.

 

ראיון אישי (Interview)

ראיון הקבלה הוא מבחן המיון הנפוץ ביותר בארגונים, משום שמרבית המעסיקים רוצים "לראות את המועמד בעיניים". ברובנו קיימת התחושה כי אם נפגוש במועמד נדע לתהות על קנקנו ולהעריך נכונה את יכולתו וכישוריו. לרוע המזל, המחקרים אמפיריים העלו כי תוקף הניבוי של ראיונות הקבלה נמוך, משום שהראיונות סובלים בדרך כלל מחוסר מהימנות והטיות תרבותיות. בנוסף, ראיונות קבלה דורשים לפחות מראיין אחד לכל מועמד, ולכן עלותם למעביד גבוהה יחסית. בכדי שניתן יהיה להשתמש בראיון הקבלה כאמצעי למיון מועמדים, עליו לקיים מספר תנאים:

א. הראיון צריך להיות מובנה, סטנדרטי וממוקד בהשגת מספר מצומצם של מטרות, כך שניתן יהיה להפיק ממנו דירוג כמותי של המועמדים על פני מספר מצומצם של ממדים ניתנים להבחנה (כדוגמת יכולת הבעה).

ב. הראיון צריך להיות ראיון מצבי (Situational interview) המבקש מהמרואיין להתייחס לסיטואציות ספציפיות הנגזרות מעולם התוכן של העיסוק, ולא לשאלות כלליות. שאלות המתבססות על נסיון קודם ("תאר לי מקרה בעבר שבו…") עדיפות על שאלות עתידיות ("מה היית עושה אם…").

ג. על מנת להבטיח מהימנות, חשוב להשתמש במספר מראיינים מיומנים היודעים כיצד להימנע מטעויות סובייקטיביות שמקורן במראיין (תפיסות, עמדות ודעות קדומות המשפיעות על תפיסתם את המרואיין).

 

המלצות ונתונים ביוגרפיים (References and Biographical Data)

מרבית המעסיקים מבקשים המלצות ונתונים ביוגרפיים (קורות חיים) כחומר רקע מקדים על המועמד לפני הראיון. אמפירית, כושר הניבוי של המלצות לגבי הצלחה בעבודה נמוכים. זאת משום שהמלצות מטבען הן מאוד מוטות חיובית, כך שכמעט ולא קיימת שונות בהמלצות בין המועמדים. סיבה אחת לכך היא שבמרבית המקרים המועמד יכול לבחור את כותב המלצה ובכך להבטיח כי יכתבו עלי רק דברים טובים. סיבה שניה היא שכותבי ההמלצות נמנעים בדרך כלל מלכתוב המלצות לא טובות מחשש שמקבל ההמלצה ינסה להתנקם בהם.

נתוני רקע הנאספים ישירות מהמועמדים עצמם תקפים ושימושיים הרבה יותר מאשר המלצות. עלות השגתם נמוכה יחסית, ואם משתמשים בהם בשילוב עם ראיון מיון בנוי היטב אשר משלים את המידע על המועמד, ניתן להפיק מהם תועלת מרובה. על נתונים ביוגרפיים שנאספו ממועמדים לאורך זמן ניתן לחשב מתאמים סטטיסטיים עם מדדי התנהגות וביצוע ולחלץ את אותם נתוני רקע המנבאים הצלחה בעבודה בתפקיד הספציפי. בנתונים אלו ניתן להשתמש בהמשך. אמפירית, נתוני רקע נמצאו כמנבאי הצלחה טובים בעיקר במקצועות פקידותיים ומכירות.

 

מבחנים פיזיים (Physical Ability Tests)

מספר המקצועות המצריכים כישורים פיזיים הולך ופוחת במקביל להתפתחות הטכנולוגיה והמיכון. עם זאת, עדיין ישנם מקצועות המצריכים כישורים פיזיים. במקרים כאלה, מבחנים פיזיים הם רלבנטיים לא רק לשם ניבוי ביצועים, אלא גם לצורך איתור פציעות ומוגבלויות.

ישנם מספר סוגים של מבחנים פיזיים הבודקים כישורים כגון כח, סיבולת שרירים, סיבולת לב-ריאה, גמישות, וקואורדינציה ותוקף הניבוי שלהם נחשב לגבוה. יחד עם זאת יש לזכור כי הם פועלים לרעת מועמדים עם מגבלות גופניות ולרעת נשים, במיוחד במבחני הכח. מסיבה זאת, לפני שמשתמשים במבחנים כאלו יש לוודא כי הכישורים הפיזיים הנבדקים אכן חיוניים למילוי התפקיד – אחרת המעסיק מסתכן בתביעות על רקע של אפליה. כמו כן יש לוודא כי ביצוע המבחן אינו פוגע בבריאות המועמדים.

 

מבחנים קוגניטיביים (Cognitive Ability Tests)

מבחנים קוגניטיביים מבחינים בין המועמדים ביחס לכישוריהם המנטליים, בניגוד למבחנים פיזיים המבחינים בין המועמדים ביחס ליכולותיהם הפיזיות. ישנם סוגים רבים של מבחנים קוגניטיביים. שלושת הנפוצים ביותר הם מבחני יכולת מילולית (Verbal Comprehension), יכולת כמותית (Quantitative Ability) ויכולת הסבר וניתוח (Reasoning Ability). מבחני יכולת מילולית בודקים את יכולתו של הנבחן להבין ולהשתמש בשפה כתובה ומדוברת. מבחני יכולת כמותית בודקים את יכולתו של הנבחן לפתור בעיות אריתמטיות שונות במהירות ובצורה נכונה. מבחני יכולת הסבר וניתוח בודקים יכולתו של הנבחן לפתור מגוון בעיות שונות.

 

ישנם מקצועות הדורשים רק סוג אחד או שניים של מבחנים קוגניטיביים. במקרה כזה, רצוי לשמור על ההפרדה ולבדוק כל יכולת במבחן נפרד. יחד עם זאת, מקצועות מורכבים דורשים על פי רוב את כל מגוון המבחנים. במקרה כזה, ניתן ורצוי להשתמש במבחן מקיף אחד. המבחנים הקוגניטיביים נמצאו מהימנים ותקפים מאוד בניבוי ביצועים והצלחה בתכניות הכשרה. תוקף הניבוי שלהם עבור מקצועות מורכבים גבוה יותר מאשר עבור מקצועות פשוטים יותר. הבעיה במבחנים מסוג זה היא שהם בדרך כלל מוטי תרבות וכך נותנים עדיפות לקבוצות אוכלוסייה מסוימות, בדרך כלל לקבוצת הרוב שממנה באים מחברי הבחינה. במצב כזה, נבחנים בני קבוצת הרוב יקבלו, בממוצע, ציונים גבוהים יותר בבחינה. כדי להימנע מבעיה זו יש להקפיד לפתח ולהשתמש במבחנים נייטרליים שאינם מוטים תרבותית.

 

מבחני אישיות (Personality Tests/Inventories)

בניגוד למבחני כישורים המנסים לאתר יכולות, מבחני אישיות מנסים לאתר תכונות אופי כגון מוחצנות, סתגלנות, מצפוניות, דכאוניות, סקרנות ועוד. מבחנים אלו נפצים למדי, אולם תוקף הניבוי שלהם נמוך, למעט במקרים בהם מאפיין האישיות הנבדק קשור באופן ישיר למשרה (מנהיגות למנהלים, אסרטיביות לאנשי מכירות וכו'). התכונה היחידה אשר נמצאה כמנבאת הצלחה על פני מגוון רחב של תפקידים היא מצפוניות (Conscientiousness). במחקרים נמצא כי לאנשים מצפוניים עמידות רבה יותר בפני לחצים וקשיים בעבודה ומנהלים רבים מציינים תכונה זו כאחת התכונות העיקריות שהם מחפשים אצל מועמדים. אין זה אומר כי תכונות אחרות אינן מנבאות טובות עבור תפקידים ספציפיים: מוחצנות (Extroversion) ונועם הליכות Agreeableness)) לדוגמה, נמצאו קשורות לביצועים במקצועות כמו מכירות וניהול וכן להצלחה בעבודת צוות (במובן זה שדי באיש צוות אחד לא חברותי, וכחן או חסר מצפון בכדי להרוס את עבודת הצוות כולו).

 

התקפות של תכונות אישיותיות גדלה כאשר המידע לא נאסף ישירות מהנבחן, אלא באופן עקיף מאנשים אחרים. התקפות הנמוכה של מידע המגיע מהמועמד עצמו נובעת מכך שאנשים רבים חסרים את יכולת הביקורת העצמית וההתבוננות הפנימית לתוך מבנה האישיות שלהם עצמם. סיבה שניה היא שאנשים לעיתים מזייפים את תגובותיהם למבחן האישיות על מנת ליצור את רושם טוב יותר על הבוחן, כאילו הם יותר מצפוניים, מסבירי פנים ומוחצנים מאשר הם באמת.

 

מבחנים מעשיים (Work Samples) ומרכזי הערכה (Assessment Centers)

מבחנים מעשיים מדמים מצבים המייצגים את עולם התוכן בו יתפקד העובד, בהנחה שישנה עקביות התנהגותית בין דרישות התפקיד לבין דרישות המבחן. מבחנים כאלו נתפרים בדרך כלל בצורה ספציפית לתפקיד והם שונים מתפקיד לתפקיד ומארגון לארגון. יתרונם הגדול בתקפות הגבוהה שלהם, והם שימושיים בעיקר כאשר ישנו קושי לאסוף נתונים או להעריך את המועמד בצורות אחרות. מבחנים מעשיים תקפים אך ורק לניבוי הצלחה בתפקיד אליו נתפרו ובארגון הספציפי בו הם מיושמים. לא ניתן להשתמש בהם בסביבה שונה ועבור תפקידים אחרים.

 

מבחנים מעשיים הם הבסיס למרכזי הערכה. המושג מרכז הערכה משמש בצורה כוללנית לתיאור מגוון רחב של תוכניות מיון ספציפיות, המיישמות שיטות מיון מרובות לצורך דירוג מועמדים או ממלאי תפקידים ביחס לפוטנציאל ההצלחה שלהם במילוי התפקיד. המשתתפים במרכז הערכה מתנסים במגוון של סימולציות ומבחנים נוספים הבודקים גם כישורים כלליים ומאפייני אישיות. בכל מקרה בו ניתן לרכז קבוצת מועמדים לאותו התפקיד, מרכז הערכה היא השיטה המומלצת לאבחון. בשל השימוש במגוון שיטות מיון, מרכזי ההערכה נחשבים לכלי המיון בעל יכולת הניבוי הגבוהה ביותר.

 

מבחני יושר (Honesty Tests)

הצורך במבחני יושר עלה עם ההכרה שבעיות הקיימות בחברה כמו גניבה ושימוש בסמים קיימים גם במקום העבודה. ארגונים רבים השתמשו, ועדיין משתמשים, בבדיקות פוליגרף, אלא שעדות זו אינה קבילה בבית המשפט ולכן נוצר הצורך בפיתוח מבחנים אחרים.

במבחני יושר המועמדים לרוב נשאלים שאלות ישירות בנוגע לעמדותיהם ונסיונם האישי בנוגע לנושאים כדוגמת גניבה מהמעביד ועבירות על החוק. עדיין אין מספיק עדויות אמפיריות, אך נראה כי יש בכוחם של מבחנים אלה לנבא בצורה טובה התנהגויות לא רצויות כגון אלו. כמו כן הם אינם סובלים מהטיות תרבותיות ואינם מפלים בין קבוצות דמוגרפיות שונות. השימוש במבחני יושר גם מפחית את שיעור התחלופה הנגרם עקב קבלתם לעבודה של עובדים הנתפסים לאחר מכן בפלילים ואת שיעור הנזק הכספי הנגרם עקב גניבות וצורות אחרות של התנהגות לא נאותה במקום העבודה – ובכך חוסך כסף רב לחברה. חסרונם, כמו במקרה של מבחני אישיות, בכך שניתן לזייף את תוצאותיהם על מנת ליצור דימוי ישר ואמין יותר.

 

בדיקה גרפולוגית

פירוש המילה גרפולוגיה הוא תורת הכתב (גרפו-כתב, לוגיה-תורה). בבדיקה גרפולוגית, הנבדק מתבקש לכתוב קטע של טקסט (קורות חיים או טקסט אחר) בכתב יד, והגרפולוג מנסה לעמוד על מאפייני האישיות של הנבדק על ידי ניתוח של מאפייני הכתיבה כגון מהירות, לחץ, גודל, רוחב, אחידות וכו'. ההנחה העומדת מאחורי השימוש בגרפולוגיה כמבחן מיון היא, שכתב היד הוא התנהגות הבעתית (projective behavior), בדומה לשפת הגוף, ומכאן שישנו קשר בין צורת הכתיבה לבין האישיות העומדת מאחוריה. הנחה נוספת היא שאין שני כתבי יד זהים. מכיוון שהתנהגות הבעתית אינה תמיד מודעת, ניתוח כתב היד מאפשר לעמוד על תכונות אישיותיות נסתרות או חבויות, שבמבחני מיון אחרים לא ניתן לזהותן או שהמועמדים עשויים לשלוט בהן.

 

הבדיקה הגרפולוגית אינה מושפעת ממגבלות השפה, מכיוון שהניתוח נעשה על פי טקסט הנכתב בשפת האם של הנבדק. עובדה זו משמעותית בעיקר במדינת הגירה כמו ישראל. בניגוד לראיון או למבחנים התנהגותיים, קשה מאוד לזייף או להשפיע על תוצאות המבחן הגרפולוגי, מכיוון שאין קשר פיזי ישיר בין המועמד לבין הבוחן. גרפולוג מנוסה גם יכול בקלות לזהות נסיון מודגש של הכותב לשנות את כתב היד הרגיל שלו (לדוגמה – להגיע לדוגמת כתב יפה או קריאה יותר).

 

לבדיקה גרפולוגית ישנה מגבלה חשובה הנובעת מהויכוח ארוך השנים סביב מידת המדעיות שלה ומקיומם של מחקרים רבים וסותרים בנוגע למידת התקפות שלה. בארצות מסוימות (לדוגמה-ארה"ב) השימוש בגרפולוגיה כאמצעי מיון איננו חוקי. לכן יש לוודא את מידת החוקיות שבשימוש בשיטה בהתאם לארץ בו נמצאת החברה ובהתאם לארץ אליה מיועד המועמד. מגבלה נוספת שיש להביא בחשבון היא שכתב היד שלנו נוטה להשתנות במהלך השנים בהשפעת גורמים כמו התבגרות, מחלות, רכישת השכלה וכדומה. מסיבה זו, המבחן הגרפולוגי רלוונטי לתקופה של 2-4 שנים ומעבר לכך יש צורך במבחן חוזר (לדוגמה – לצורך בחינת מועמדותו של עובד ותיק מתוך החברה). הניתוח הגרפולוגי גם ספציפי למשרה המיועדת ולכן לא ניתן להסיק מתוצאותיו לגבי התאמתו של הנבחן לתפקידים אחרים.

 

לסיכום – קיימות מספר שיטות מיון ולכל אחת יתרונות וחסרונות משלה. כדי למיין ולסנן מועמדים צריך קודם כל להגדיר את שיטת המיון הרלבנטית ביותר לתפקיד הספציפי, אך אין זה אומר כי צריך להשתמש בשיטה אחת בלבד – ההיפך הוא הנכון. התקפות הגדולה ביותר מושגת כאשר משתמשים במספר שיטות המאפשרות למצות בדרכים שונות את מקסימום האינפורמציה על המועמד – כפי שאמנם נעשה במרכזי הערכה. אמפירית, המחקרים מראים כי אחת משיטות המיון המוצלחות ביותר היא זו המשלבת מבחנים מעשיים עם ראיון מובנה ומבחן קוגניטיבי.