למה פרוגרמה?

מאת: מיכל שדה שדמי *

 

 

לעיתים אנו נשאלים ע"י ארגונים שונים "למה צריך פרוגרמה? נשכור אדריכל, נסביר לו מה צריך, והוא כבר ידע לתכנן בהתאם".

אז באמת – "למה פרוגרמה ???". תחילה נבין מהי פרוגרמה ומה מטרתה: כאשר משפחה מתכננת לבנות את בית חלומותיה, היא שוכרת אדריכל ומתחילה יחד איתו את תהליך התכנון. בפגישה הראשונה, עוד לפני ששורטט קו אחד, האדריכל ישאל את בני המשפחה את כל השאלות הרלוונטיות, אשר יסייעו לו להכיר את המשפחה, את אופיה ואת אורח חייה – כמה ילדים יש במשפחה? האם מתוכננים ילדים נוספים? האם ההורים רוצים את חדרם בצמוד לחדרי הילדים או דווקא בנפרד? היכן מתרכזים חיי המשפחה המשותפים – בסלון, במטבח, בפינת הטלוויזיה? וכן הלאה וכן הלאה…. זוהי בעצם תחילת התהליך של הגדרת הצרכים בעריכת הפרוגרמה.

הצעד הבא הוא שילוב של הצרכים עם הקצאת שטח נדרש לכל פונקציה (לדוגמא: חדר הורים – 22 מ"ר, כולל בתוכו חדר ארונות, מקלחת ושירותים. מיקום בנפרד מחדרי הילדים) – זו פרוגרמת השטחים והגדרת קשרי הזיקה. התוצר המשלב את כל האפיונים והגדרות התכנון הוא הפרוגרמה הראשונית לתכנון, אשר מהווה את הבסיס לתכנון האדריכלי.

המשפחה והאדריכל הגדירו את הפרוגרמה כחלק ראשוני ובלתי נפרד של תהליך התכנון. הדבר יהיה נכון גם לארגונים קטנים יחסית (עד 100 איש) המעוניינים לעבור לדיור חדש.

אולם, כאשר ארגון גדול, המונה כמה מאות אנשים, מתכנן לבנות בניין חדש של אלפי או עשרות אלפי מטרים, נושא הפרוגרמה הופך להיות מורכב יותר ומהותי מאוד בתהליך התכנון.

כאן נדרשת מעורבות של מספר רב של גורמים בארגון המכירים היטב את הפעילות בשטח של היחידות השונות ויודעים להגדיר את הצרכים הנוכחיים והעתידיים של כל יחידה.

בנוסף, מעבר של חברה למבנה חדש הינו שינוי מהותי מאוד בחיי הארגון ומהווה חלון הזדמנויות לקביעת מדיניות חדשה במגוון רחב של נושאים, החל מהגדרת תקנים (סטנדרטים) קבועים לאופי ושטח סביבת העבודה כנגזרת מהדרג והתפקיד –  שטח אחידים לבעלי תפקידים, קביעת מדיניות לזימון ושימוש בחדרי הישיבות ונגזרת מכך כמות וגודל החדרים הנדרשים ומיקומם ועד לאפיון נושא ההסעדה, שאחת הנגזרות ממנו הוא אפיון המטבחון באזור המשרדים (עם / בלי אזור לישיבה).

וכמובן אל לנו לשכוח כי מעבר לבניין חדש נושא עימו עלויות כבדות מאוד. אי לכך מומלץ למנות גוף, אשר יקבל את ההחלטות העקרוניות ויאשר בסופו של דבר את הפרוגרמה לתכנון. גוף זה, שאנו קוראים לו "ועדת ההיגוי", יורכב לרוב מנציגי ההנהלה הבכירה של הארגון בשילוב נציגים מתחום התפעול והבינוי.

 

אז איך ניגשים למלאכת הכנת הפרוגרמה ?

אם כן, לפרוגרמה הבסיסית שני שלבים עיקריים המשתלבים בסופו של דבר לפרוגרמת שטחים מאושרת לתכנון. יש להדגיש כי הפרוגרמה תתייחס תמיד לצרכים הפונקציונליים של היחידות במטרה לתת מענה הולם לפעילות של כל יחידה, ולא תתחשב בשלב זה באילוצים אדריכליים ועיצובים.

 

שלב 1 – ריכוז נתוני תכנון

בשלב זה יערכו פגישות עם כל בעלי התפקידים הרלוונטים בחברה, אשר ישקפו את צרכי היחידות השונות. כמו כן יערכו סיורים בשטח ותצפיות על פעילויות מיוחדות, במידת הצורך. הנתונים שיאספו בשלב זה יכללו, בין השאר:

  • תאור פעילות היחידה.
  • מבנה ארגוני נוכחי ועתידי של היחידה.
  • קבלת קהל – כן/לא, שעות מוגדרות, כמות ממתינים, אופי מתן השירות (עמידה, ישיבה, דיסקרטיות).
  • קשרים וזיקות – בתוך היחידה, עם יחידות אחרות בארגון ועם גורמים חיצוניים לארגון.
  • איפיון השימוש בחדרי ישיבותתדירות השימוש בהתייחס לכמות המשתתפים, משך הישיבות וזהות המשתתפים. במידת הצורך מבוצע סקר מדגמי של זימון חדרי הישיבות ביומנים וניתוח העומסים בחדרי הישיבות השונים.
  • ניהול הרשומות – אחסון ברמת העובד, תיקיונים יחידתיים, ארכיבים מרכזיים, במידה ורלוונטי התייחסות להשלכות מעבר לסריקת מסמכים ועבודת Paper less.
  • איפיון שטחים משותפים – מזכירויות, מרכזי שירות, פינות המתנה, ארכיבים וכו'.
  • הנחיות למידור, תנועה ונגישות.
  • דרישות לשטחים מיוחדים כגון: חדרי מחשב, תקשורת, כספות וכו'.
  • הגדרת עומסים באזורים מיוחדים כגון: כספות, ארכיבים וכד'.
  • תאור מצב קיים של שטחים ציבוריים כגון : הסעדה, חדר כושר, אודיטוריום, בית כנסת וכו'.

 

שלב 2 – איפיון צרכים פונקציונלים ופרוגרמת שטחים

בשלב זה, לאחר שהכרנו את הארגון, נדרש לקבוע את מדיניות החברה במספר נושאים עקרוניים, אשר יהוו את אבני הבסיס להכנת הפרוגרמה:

  • איפיון צורת הישיבה – מומלץ לקבוע תקני שטח אחידים בהתאם לתפקיד ו/או לדרג הניהולי, המתאימים לתרבות הארגונית ולצרכים התפקודיים. תקנים אלו יתייחסו גם לאופי הישיבה – חדר סגור / עמדה פתוחה / דלפק קבלה, עם / בלי קבלת קהל, ישיבה בצוותי עבודה, עמדות חמות וכו' – וכן יפרטו את תמהיל הריהוט בכל אחת מעמדות העבודה והחדרים.
  • מזכירויות – האם תהיה מזכירות נפרדת לכל יחידה / מנהל או שניתן לאחד מזכירויות ובכך לרכז משאבים ולאפשר גיבוי לאורך כל שעות הפעילות.
  • ניהול רשומות – קבלת החלטות לגבי טווח שמירת החומר ואחסונו בעמדות האישיות, בתיקיונים יחידתיים/קומתיים, בארכיב מרכזי בבניין והוצאה לאחסון חיצוני.
  • חדרי ישיבות – האם מוקצים חדרי ישיבות יחידתיים או שמתייחסים לחדרי הישיבות כמשאב כלל ארגוני משותף.
  • הסעדה – מה יהיה אופי ההסעדה בבניין: פינות קפה בקומות, מטבחונים בקומות עם אפשרות ישיבה, קפיטריה מרכזית בבניין.
  • שטחי רווחה – חדר כושר, בית כנסת, מועדון גימלאים, חדר ילדים, חדר הנקה וכו'.
  • אודיטוריום – האם נדרש ולכמה משתתפים.
  • רזרבות לגידול עתידי – קביעת מדיניות לרמת רזרבות השטחים במבנה, תוך התייחסות לריכוז או פיזור שטחי הרזרבות בקומות.

 

על בסיס ריכוז הנתונים והצרכים הפונקציונליים, מכינים את פרוגרמת השטחים המציגה בצורה מובנית את צורכי השטח נטו למבנה המיועד תוך חלוקה לכל אחת מהיחידות.

בנוסף, הפרוגרמה מתייחסת לעקרונות התכנון השונים כגון אופי הבניין, תיאור תנועת הקהלים השונים במבנה (עובדים, קהל, אורחים), זיקות בין יחידות, הגדרת מיקום רצוי ליחידות מסוימות ומתן גמישות לשינויים עתידיים.

 

רק לאחר אישור הפרוגרמה ע"י מקבלי ההחלטות בארגון ניתן לגשת לתהליך התכנון.

 

לסיכום, ראינו כי תהליך הכנת הפרוגרמה הינו תהליך מורכב, המצריך איסוף רב של נתונים, העלאת שאלות וסוגיות עקרוניות וקבלת החלטות אשר ישפיעו הן על העלויות הכספיות של הפרויקט והן על צביונו העתידי של הארגון!  מכאן החשיבות לגיבוש הפרוגרמה שהוא מעין מסמך מדיניות תפעולית, על ידי מהנדסת תעשיה וניהול שמתמחה ביצירת הממשק בין הצרכים התפעוליים לצרכים הפיזיים.

 

מיכל שדה שדמי – מנהלת פרוייקטים, אביב ניהול

 

 

קישורים רלבנטים באתר:

 

 

 

 

 

 

 

 

יכול לעניין..

מוטיבציה בעידן של פיטורין

בילי דובב יועצת ארגונית ומנחת קבוצות הרצאה ניתנה במסגרת כנס יחסי עבודה, ב- 10 לינואר ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *