כיצד מבצעים תיעדוף בין פרויקטי שיפור?

 

מאת: שגיא שויפלד*

 

ארגונים רבים, הפועלים לשיפור ביצועיהם העסקיים, מגדירים בתכניות העבודה פרויקטי שיפור רבים במגוון נושאים (הקטנת עלויות, ישום מתודולוגיות, הטמעת מערכת מידע חדשה וכד'). ביצוע כל הפרויקטים בו זמנית אינו מעשי לעיתים, וגוזל משאבים רבים.

כיצד נדע, אם כן, מה הפרויקט הכדאי ביותר בארגון שלנו?

כיצד נבצע תיעדוף נכון בארגון רב פרויקטים תוך שמירה על מסגרת המשאבים הקיימת?

ולבסוף, כיצד נדע האם אנו מנצלים את המשאבים בארגוננו בצורה היעילה ביותר?

 

במקרים רבים, הנטייה של מנהלי פרויקטים בארגונים היא לתעדף את הפרויקטים על סמך צורך ורצון לרצות משתמשי קצה, ולא על סמך הסתכלות מערכתית כוללת.

 

כל פרויקט בארגוננו דורש תיעדוף. צומת החלטה זה הינו קריטי ביותר מאחר ובחירה שגויה בפרויקט כזה או אחר עלולה להוביל להפסד זמן וכסף רב.

תיעדוף משמעותו קביעת סדרי עדיפויות. זהו תהליך סדור ומובנה, המיועד להעריך ולסנן כיווני פעולה אפשריים. ככל שנבצע את תהליך התיעדוף טוב יותר נוכל להתמודד בהצלחה רבה יותר עם מערך האילוצים העומדים בפנינו.

 

 

תהליך תיעדוף פרויקטים:

1. משאבים נדרשים – בשלב הראשון, יש לשבת עם המנהל שמכיר את כלל הפעילויות שמתרחשות או צפויות להתרחש בארגוננו ולנסות להעריך ביחד מה היקף הפעילות והמשאבים הדרושים למשימה.

לדוגמא: לטובת השלמת פרויקט מסוים נדרשות עוד 30 שעות עבודה של מחלקת תפ"י

 

2. משך צפוי – לאחר מכן, יש לשבת עם מנהל הפרויקט הספציפי על מנת להבין את תוכן המשימה ומשך הזמן הצפוי של כל משימה.
   על מנת להבין את מורכבות היישום יש לחלק לתחומים לקטגוריות לפי משך הזמן הצפוי ולדרג מספרית לדוגמא:

• 0-6 חודשים = 4
• 6-12 חודשים= 3
• 12-18 חודשים= 2
• 18 חודשים ומעלה= 1

 

3. בשלב הבא, יש לבנות תכנית ניהול סיכונים לכל פרויקט.
   סיכונים הם אירועים או התרחשויות העלולים להשפיע על השגת יעדי הפרויקט הנמדדים:

• איכות
• עלות
• לוחות זמנים

מטרתנו בשלב זה הינה לזהות את הסיכונים לפני שהם הופכים לבעיות (לפני שהם מתממשים)

ולהמיר נתונים הקשורים בסיכון למידע המאפשר קבלת החלטות.

בהתאם לקריטריונים שנקבעו, כל פרויקט יקבל מקדם סיכון.

בשלב הבא נבנה תוכנית פעולה בהתאם לסיכונים. השאיפה שלנו היא לשלב את הפעילויות שנועדו להקטין את רמת הסיכון בלו"ז הפרויקט ולמנות אחראי סיכון. כמו כן יש להכין תוכנית גיבוי במקרה והסיכון אכן מתממש.

 

4. בהמשך, יש להעריך מהו פוטנציאל החיסכון של כל פרויקט (זכות). בחישוב הכלכלי יש לקחת בחשבון את השקעת המשאבים הנדרשת ואת הסיכונים הפוטנציאלים לפרויקט (חובה). בסופו של דבר יש להעריך מהי התועלת הכספית מכל פרויקט.
   פרויקטים שלא ניתן לכמתם לתועלת כספית יקבלו הערכה ממנהל התהליך.

 

5. יש להכין גרף המשלב מורכבות יישום, פוטנציאל חיסכון, ורמת סיכון לכל פעילות.

• כל בלון מציין פרויקט
• ככל שהבלון גבוה יותר, משך היישום של הפרויקט קצר יותר
• ככל שהבלון נוטה לצד הימני של הגרף, פוטנציאל החיסכון גבוה יותר
• ככל שהבלון גדול יותר, הסיכון גבוה יותר

 

 

 

 

משמעות הגרף היא, שככל שהבלון נוטה לכיוון עליון ימני, הפרויקט כדאי יותר. פרויקטים הנמצאים בחלק העליון מוגדרים כהצלחות מהירות (Quick wins) דהיינו פרויקטים  שיביאו לתוצאה מהירה יחסית, ויאפשרו הצגת הצלחות לארגון.

לאחר ניתוח הגרף יש לחלק את הפרויקטים לשלושה תחומים:

• עדיפות גבוהה
• עדיפות בינונית
• עדיפות נמוכה

 

6. על סמך החלוקה לעדיפויות בתוספת המשאבים הדרושים בכל פרויקט, יש להכין תוכנית עבודה ברמת המאקרו (תרשים גאנט) המתארת לוחות זמנים לניהול כלל הפעילויות. יש לקבוע מראש גבול איחור אפשרי של פרויקט, כך שבמקרה של חריגה, נפנה לביצוע תוכנית חלופית.

 

7. במקרים של ריבוי פרויקטים וצורך בראייה מרכזית, יש להגדיר מנהל תכנית הפרויקטים (PMO), עם סמכויות מתאימות והקצאת משאבים מתאימה

• יש להגדיר משאבים שמוקצים לכל פרויקט. כמו כן יש להגדיר מדיניות חלוקת משאבים בין פרויקטי ההתייעלות.
• על מנהל תכנית הפרויקטים לנהל פורום חודשי שמטרתו:
  • מעקב תכנון מול ביצוע
  • הוספת פרויקטים חדשים לרשימת הפרויקטים
  • ניהול פרויקטים שוטף – הגדרת לוחות זמנים, תיעדוף, אבני דרך וכד'
  • כימות החיסכון הכלכלי שהושג

 

8. יש לנהל את הפרויקטים ברזולוציה של פרויקט יחיד לפי ניהול זמנים הדוק. כמו כן יש להגדיר את שיטת העבודה המתאימה לכל פרויקט, כגון: ניהול פרויקטלי, קייזן, צוות עבודה וכד'

 

עלות התיעדוף בשלב מוקדם נמוכה יחסית לעומת שיפור צפוי בביצועים העתידים.

תוצאות של תהליך התיעדוף:

• שיפור משמעותי בעמידה ביעדי הפרויקט
• שיפור משמעותי בשירות הניתן ללקוחות קצה
• שקיפות להנהלה לגבי החסכונות הצפויים להתקבל על ציר הזמן
• יכולת שליטה מרחוק של המנהלים על עמידה ביעדי הפרויקט ובקרה על קצב התקדמות הפרויקט.
• הפחתה משמעותית עד כדי ביטול כלל הסיכונים בפרויקטים
• הקטנה משמעותית בהוצאות התפעול תוך הקצאת משאבים אופטימאלית

לסיכום: תיעדוף נכון יעניק לנו את האפשרות לבצע את הפרויקטים באפקטיביות תוך שמירה על לוחות הזמנים, להגדיל תפוקות בכל פרויקט ואפילו לנוח…

פרויקט לדוגמא:

בשנת 2009-2008 ביצעה חברת אביב פרויקט יישום בתיעדוף וניהול פרויקטלי בחברת מזון מובילה. הפרויקט כלל אבחון מקיף של כלל הפונקציות בארגון, קביעת אסטרטגיה תפעולית, תוכנית עבודה ליישום וקביעת פוטנציאל שיפור.

פרויקט זה היה חלק מתוכנית עבודה כוללת של יישום Lean בארגון.

 

 

* שגיא שויפלד, יועץ באביב ניהול

 

קישורים רלבנטים באתר: