יישום תפיסת Lean Management – חלק שני

מאת: עדה מרקמן *

 

פורסם לראשונה במדור דעות וניתוחים באתר 'אנשים ומחשבים' בתאריך 3.01.2011

 

 

יש מי שרואים ב – Lean – ובטעות! – שיטה שמטרתה צמצום הוצאות ובכלל זה פיטורי עובדים.  למעשה, תפיסת ניהול ה –Lean  הינה פילוסופיה אופרטיבית הנשענת על יסודות של "כבוד לבני אדם" ו-"שיפור מתמשך".  חלק שני ואחרון.

 

לאחר שדנו במספר סוגיות והיבטים ניהולים ותרבותיים של מעבר ל – Lean,  נבחן גם מספר היבטים של מימוש Lean  בתהליכי הפיתוח עצמם.

באולם הייצור מנחה תורת ה -Lean  לעבוד באתר גיאוגרפי אחד ובקרבה זה לזה, לשאוף לזרימה רציפה של עבודה, ולעבוד בטאקטים קצרים. כמו כן, השיטה מציעה להשתמש בכלים ויזואלים פשוטים ונגישים, להסתכל על התמונה הארגונית הרחבה, לחקור בעיות לעומק, לעבוד על-פי דרישות לקוח ולא בדחיפה וכן לחלוק ידע ולשאוף למצב בו אנשים אינם מתוייגים ארגונית לפי התמחותם הנוכחית. בבואנו לעולם הפיתוח הטכנולוגי – מה המשמעות של תהליך זורם ללא עצירה? איך מוגדר בזבוז בעולם זה? האם השאיפה לשלמות היא ריאלית או שמחיר השלמות גבוה מדי?

חלק מהעקרונות האלה מיושמים בארגונים, בעיקר בצוותים המיישמים  Scrum. צוותים אלה פועלים בטאקטים קבועים, מיישמים מתודולוגיה מדוייקת המגדירה התנהלות משתפרת והולכת של הצוות ובעצם משתלבת במידה רבה בעקרונות  Lean. הבזבוז מוגדר בפרמטרים כגון: המתנות ותורים, שונות (לעומת סטנדרטיזציה), עומס יתר על אנשים, ידע מפוזר, Gold Plated Code ,Multitasking  באגים ו – Wishful Thinking.  באופן כללי – פעולות שאינן מביאות ללקוח ערך אשר הוא מוכן לשלם עבורו.

פגשתי לאחרונה במנהל מערכות מידע שסיפר לי, בתסכול בולט: "שוב זה קורה לי. הגעתי לשלב מתקדם בפרויקט, ועכשיו מנהל הפרויקט הודיע לי שהלקוח שינה את דרישותיו". כששאלתי אותו מה יש בדעתו לעשות, הוא אמר לי: "אני מתכוון לסיים את הפרויקט על פי התכנית המקורית, וכל השינויים שביקש הלקוח יבוצעו אחרי סיום הפרויקט המקורי". אז תהיתי: "אבל אתה מפתח כרגע פונקציונליות שכבר לא דרושה ללקוח!". תשובתו הייתה: "נכון, אבל אני מאבד Reputation בארגון כאשר איני עומד בלוחות הזמנים עקב שינויי דרישות".

הדוגמה מצביעה על אבסורד: ארגון שהופך כל פרוטה הרבה מאוד פעמים בטרם ישקיע אותה, מבצע הלכה למעשה בזבוז משמעותי מכיוון שתרבותו הארגונית אינה תומכת בגמישות העסקית הנדרשת לו עצמו! בנוסף, הפונקציונליות המיותרת שתהיה מעתה במערכת, יש לה עלויות כגון תחזוקה, בדיקות ואינטגרציה לשנים רבות קדימה. מחקרים מצביעים על כך שבתוכנה ארגונית התפורה לצרכי הלקוחות יש בממוצע 30% תכונות שאינן בשימוש והסיפור הנ"ל מדגים לנו איך מגיעים למצב הזה. התכונות המיותרות גוררות עוד ועוד בזבוז משאבים, האטה בתהליכי הפיתוח ופגיעה בשירות ללקוחות.

ארגון שעובד על פי תורת ה – Lean  לא יגיע למצב כזה, מכיוון שהוא מדבר בשפה אחרת ובוחן את החלטותיו מזוויות אחרות ובכלים שונים. אולם יש כברת דרך מסוימת שיש לעבור כדי להגיע למצב הזה.

דוגמה נוספת: על פי עקרונות ה – Lean, רצוי שצוותים יקבלו החלטות בקונצנזוס. האם שאיפה זו מתאימה לעולם הנוכחי, לקצב שלו ולאופן התנהלותו? הערך של הסכמת כולם ברור. אבל מה המחיר ומה האלטרנטיבה? על פי עקרונות  ה – Lean,  צוות הפרויקט מוציא תוכנה עובדת בסיום כל טאקט. מה התקורות לכך? כמה עולה לבצע בדיקות? האם הפתרון של בדיקות באמצעים אוטומטיים הוא ריאלי? האם הוא תמיד מתאים? האם באמת ניתן לשקול את עלות התקורה הנוספת אל מול עלות זמן סבב ארוך יותר בשיטות הקיימות? ואיך היתרון הבולט בעבודת הצוות באתר אחד ובקרבה זה לזה עולה בקנה אחד עם הנטייה הרווחת בשנים האחרונות להעביר עבודת פיתוח לחברות בהודו?

בבואנו לממש את תורת ה – Lean  הרי שבארגונים טכנולוגיים יש פוטנציאל גבוה ביותר להביא ללקוחות ערך גבוה, במהירות הולכת וגוברת ובעלויות הולכות ויורדות. אולם ישנן גם דילמות. ארגונים בעולם התמודדו בהצלחה רבה עם בעיות אלה ונמשיך להתמודד איתן גם כאן. ארגון שיבחר בדרך ה – Lean  ישפר את ביצועיו ויתייעל, ישיג שביעות רצון גבוהה של הלקוחות ויקצר את זמן הסבב לאספקת המוצרים שלו. כתוצאה מאלה ישיג יתרונות עסקיים משמעותיים ויתקדם להשגת מטרותיו בקו ישר ולא בזיגזג.

דרך המימוש היא דרך של אימוץ עקרונות ה – Lean  תוך חשיבה, ניצול הידע הקיים, שיתוף, התקדמות הדרגתית, מדידה ולמידה, ומציאת פתרונות נכונים לארגון עצמו.

 

 

* עדה מרקמן, מנכ"לית חברת BDA – Projects המתמחה בלווי, ייעוץ וביצוע פרויקטים הכוללים סינרגיה בין עולם המחשוב, תהליכים עסקיים והטמעתם על ידי המשתמשים. החברה מתבססת על מספר מתודולוגיות עבודה , ביניהם Lean IT, Agile, Scrum®  Lean, על מנת לאפשר לארגונים להיערך בצורה מיטבית לאתגרים מולם הם ניצבים. לעדה ניסיון רב שנים בעולמות תוכן מגוונים כגון – ביטוח, תעשייה, שירותים ומסחר.

BDA הינה שותפה עסקית של HP בישראל ומספקת פתרונות ניהול פרויקטים במודל Agile לרבות יישום פתרון HP-PPM.

 

 

לפניות לעדה מרקמן:

ada@bda-projects.co.il

 

קישורים רלבנטים באתר: