מנהיגים ברשת שולחן העבודה למנהלים בישראל
מתוך Knowledge Technologies, מבית M.P-Yaad
גיליון מס' ,18 מרץ 2002
"אני מנהל מוצר בחברת היי-טק מובילה בתחומה. במסגרת תפקידי אני אחראי, בין היתר, על הדרכת המוצר ללקוחות ולעובדים חדשים הנקלטים למסגרות הפיתוח וייצור המערכת (גם במקרה של שדרוגים או הכרזה על גרסאות חדשות של המערכת). לאחרונה, קיבלה ההנהלה החלטה על רכישת פתרון (לא אוכל לספק פרטים נוספים), האמור לשפר את מערך התמיכה ושירות הלקוחות של כלל הארגון. אני רוצה לציין מראש כי בארגון קיים כבר היום מערך תמיכה ושירות לקוחות מתקדם, המבוסס על מערך ממוחשב מתקדם. הבעיה שלי מתחילה עם העובדה שאני, באופן אישי, איני מאמין בפתרון, ז"א – איני מאמין שהפתרון מתאים לסוג הארגון ולסוג הפעילות שאנו מבצעים. כמו כן, לדעתי אין בידי הארגון כיום המשאבים הדרושים כדי לבצע ולהטמיע בהצלחה סוג כזה של פתרון. החשש שלי הוא שניסיון שלי לבוא בגישה של "חברים זה לא נכון, זה לא יעבוד, אין לנו המשאבים הדרושים" עשוי להיתפס בארגון כחוסר רצון מצידי להשקיע את התרומה הנדרשת, במיוחד כשהצוות שלי אמור לנהל את הפרוייקט. אשמח לשמוע את דעתכם, ולקבל תמונה ברורה יותר של הנושא. כמו כן, אולי תוכלו להציע דרך באמצעותה אוכל להציג למנהלים שלי את ה"אני מאמין" שלי לגבי פרוייקט זה, מבלי שהעניין ייתפס כ"בעיה אישית"?
שאלתך מציגה בהחלט נקודה בעייתית, ואנו שמחים על כך שאתה שואל את השאלה מנקודת מבט של האחראי על ההדרכה של המוצר שלך. לעיתים קרובות המדריכים בארגון הם הממשק הריאלי ביותר הקיים למציאות המתרחשת בארגון, או במילים אחרות, האנשים שמבינים ומרגישים את "השטח". משאבים יקרים ייחסכו במידה והמידע הקיים בידיך ובידי המדריכים שלך יהיה מצוי בידי ההנהלה בשלב מוקדם של תכנון הפרוייקט, או להיפך.
למה אנו מתכוונים?
כאשר מתוכננים פרוייקטים חדשים, או כאשר רוצים ליישם תוכנית חדשה בארגון, המדריכים הם, לעיתים קרובות, אלה שיודעים אלו משאבים קיימים, אלו מיומנויות וידע קיימים וזמינים, מה ריאלי ומה ניתן ליישם במסגרת הקיים, בעוד שמי שהזמין את הפרוייקט, או שחתם על הזמנת הרכש, עשוי שלא להיות מחובר כלל למציאות היום-יומית של הארגון. אותו אדם עשוי שלא לדעת שהתוכנה שאמורה הייתה לחסוך כסף וזמן רב, יושבת כעת על המדף, פחות משלושה חודשים מאז שהסתיים תהליך הרכישה, או לחילופין – שהאוכלוסייה שנטען שיש לה הידע
הבסיסי הנדרש להטמעת הפתרון, אפילו לא יודעת לעשות חישוב מתמטי (הגזמנו.. כן – אך התמונה ברורה).
ברור כי אף אחד לא רוצה להיות זה שלוקח את האחריות ומתנגד לתוכנית. כנושא הבשורה הרעה, עליך למצוא את הדרך לבוא למנהלים שלך, ולבשר להם כי ההחלטה שקיבלו אינה נכונה – כי הפתרון המוצע לא יחסוך כסף וזמן, או שביצוע נכון של הפרוייקט דורש זמן ותהליך הטמעה ארוך במיוחד. במידה וכפי שמשתמע מדבריך, התשומות או הבסיס שבהם ההנהלה מבססת את הצלחת התוכנית אינם קיימים, אסור לך להניח לפרוייקט להיות מנוהל סביב ההנחות שגויות.
הדבר הנכון ביותר שעליך לעשות, לדעתנו, הוא לכנס פגישת הנהלה עם הצוות המורחב יותר של הפרוייקט, כשאתה מוכן עם תוכנית מפורטת, המנמקת את הגישה שלך.
הנה כמה נקודות שכדאי שתתייחס אליהן כהכנה לפגישה:
הכן מספרים: שאל את עצמך אלו מקורות/תשומות קיימים? כמה אנשים במחלקה יהיו מעורבים בפרוייקט? האם חלקם מעורבים כבר בפרוייקטים אחרים? האם מישהו מהם זקוק להדרכה או להכשרה טרם תחילת הפרוייקט? במידה וכן, כמה זמן זה יקח?
תשובות לשאלות אלו יקטינו באופן משמעותי הערכות אופטימיסטיות ולא ריאליות של צוות ההנהלה, שהנחות העבודה שלו עשויות להיות מושתתות על נתונים לא בדוקים אודות התשומות הקיימות, ההכרחיות להצלחת הפרוייקט.
מצא דוגמאות מהעבר: בדוק אם פרוייקט מסוג זה כבר נעשה בעבר? במידה וכן – מה היו התוצאות? האם תוכל לדבר עם קולגות שלך שביצעו דבר דומה בחברות אחרות, על מנת לקבל חוות דעת נוספת? שימוש בידע וניסיון של אחרים בפרוייקט דומה שנעשה בעבר, יכול לחשוף, כבר בשלבים מוקדמים, את אותות האזהרה הדרושים על מנת שצוות ההנהלה יבחן את הנושא פעם נוספת מזווית ראייה אחרת של הפרוייקט.
נסה לצרף אנשים נוספים מהצוות שלך לתהליך. כאן בא לידי ביטוי היתרון בהכנות אותן ביצעת בסעיף הראשון. עליך להביא את הנתונים הללו לידי כל הצוות שלך, ולזכות בתמיכתם טרם הפגישה עם הפורום הבכיר. ככל שתשכנע אחרים בעמדה שלך, כך ייטב. באופן זה אתה זוכה לגיבוי רחב יותר, עובדה שעשויה להיות מכריעה בניסיון לשכנע את ההנהלה.
הכנות אלה יכולות להוות גם ביקורת עצמית ובחינה אובייקטיבית של העובדות. יתכן ותמצא כי יש נקודות עליהן לא חשבת. כמובן שהכנות אלה יכולות להועיל גם בניסיון לשכנע בהצלחתו של פרוייקט מסוים, ובהובלת שינוי בו אתה מאמין.
קישורים רלבנטים באתר:
הטמעת מערכת מידע ע'י top users מהארגון
|
מנהיגים ברשת |
|
© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" אפריל 2003. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר |
