הקשר בין הידע לקונטקסט – ניהול ידע

מאת:  דן ליכטנפלד ה-CTO של חברת Scepia פתרונות אינטרנט המתמחה בפתרונות ניהול מידע וידע בסביבות Web.

מתוך: 2Know ירחון ניהול הידע מבית  ROM KnowledgeWare

גיליון מס' 42 מרץ 2002

 

מה הקשר?

ידע = הבנת המשמעות של מידע/אירועים/תהליכים

 

אני צריך ידע בכדי לנהל?

ככל שמנהל מבין/יודע יותר, משתפרת יכולתו לקבל החלטות מהירות וטובות עם פחות מידע.
מנהלים ללא ידע בתחום יתקשו להחליט החלטה נכונה ומהירה ללא חשיפה לכל המידע בעוד מנהלים מנוסים יוכלו לקבל את ההחלטה הנכונה והמהירה עם מעט מאוד מידע.

למה ארגונים צריכים ידע?

ארגונים המקבלים החלטות באמצעות מערכות המידע הקיימות נמצאים בפני בעיה קשה: זמינות המידע והקלות בה ארגונים מתחרים יכולים להשיגו שמים את כולם על אותו מגרש (Level playing field) ואינם מאפשרים לארגונים מנוסים ובעלי "ידע" לנצל את יתרונם. ארגון מנוסה, בעל ידע, צריך למנף את הידע שלו כדי לפעול מהר יותר ונכון יותר ולהקדים את מתחריו. בנוסף, עליו לשמר את יתרונו דרך הנחלת הידע הטמון בו לדורות הבאים על ידי הטמעתו בתהליכי העבודה וב"תרבות" העסקית.

יש לי כבר מערכות מידע, למה להשקיע במערכות ידע?

מערכות המידע בארגון טרודות בעיקר בעובדות: מי הלקוח, מה הוא קנה, מתי הוא קנה, כמה זה עלה לו? כמה מלאי יש לי? המערכות אינן עוסקות בהבנה של השאלות הקיומיות לארגון: למה הוא קנה ממני? כמה מלאי עליי להחזיק? איך לתמחר את המוצר?

מה הבעיה?

מערכות המידע משקפות את התהליכים העסקיים אולם אינן מאפשרות לשמר את הידע סביב התהליך. הידע נמצא אצל מומחים ואינו מוטמע בתהליך העבודה. מערכות המידע בדרך כלל פועלות בתחום מסוים כמו למשל: לקוחות, הזמנות, מלאי, משאבי אנוש ואינן מספקות תמונה רציפה וכוללת של התהליך העסקי.

צריך למצוא דרך שהכל ידבר עם הכל!

צריך למצוא דרך לשמר ולהפיץ את הידע הרלוונטי במהלך תהליך העבודה. צריך למצוא דרך לקשור את הידע למידע ולמערכות המפעילות את התהליכים העסקיים (Line of Business). צריך לאפשר למנהל ולארגון לראות תמונה כוללת ורציפה של התהליך או האירוע.

לדוגמא, נניח שיש לנו מידע לגבי הזמנות ומלאי במערכת ה-ERP שלנו, כמו ארגון מתקדם, יש לנו גם מידע אודות הלקוח במערכת ה-CRM שלנו ויש לנו גם פתרון BI (תובנה עסקית) שמאפשר לנו לראות ולדווח על מגמות צריכה שונות.

איך נקשור את הקשר בין כמות הזמנות חריגה (שהוצפה מדו"חות ב-BI) לתמחיר חריג שנבע מעודף מלאי שהגיע מלקוח מסוים שבדיוק זכה בחוזה ממשלתי שמן? אין מערכת בה נוכל לדווח את המסקנות מאירוע שכזה או אפילו את סיפור האירוע כפי שבאמת היה. כך יקרה שבפעם הבאה שיהיה אירוע דומה שוב נצטרך לחקור ולתאם אותו דבר שייקח זמן ויגביר את הסיכון של טעויות בניתוח.

מה עושים?

צריך לאפשר לשמר קשר בין עסקה, לקוח, מוצר, עובד, תהליכים ואירועים וכן לאפשר לציין פרטים אודות הקשר כדי לוודא שכל הידע – הקונטקסט ישמרו. לאחר קליטת הידע יש  לצרוך אותו בהקשר לישויות הרלוונטיות הן באמצעות חיפוש כללי והן בהטמעה לתהליכי העבודה.

 

איך עושים את זה?

• מבינים את מהות הבעיה.
• מזהים את הישויות העסקיות אותם רוצים לקשור יחד.
• מזהים את הקונטקסטים הרלוונטיים לתהליכים העסקיים.
• מטמיעים את תהליכי הקליטה והטיוב של הידע בתהליכי העבודה של הארגון באמצעות מערכת טכנולוגית הולמת.
• ממשיכים לקדם ולרענן את הידע סביב התהליכים באמצעות תרבות ארגונית תומכת, שיפורים טכנולוגיים, וייצר התחרותיות.

 

 

 קישורים רלבנטים באתר:

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" מרץ 2003. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר