ראשי » ניהול ידע ולמידה ארגונית » תשתיות טכנולוגיות » הטמעת מערכת מידע ע'י top users מהארגון

הטמעת מערכת מידע ע'י top users מהארגון

מאת: נועה פרץ – INSYST פתרונות ארגוניים במערכות מידע

פורסם לראשונה אוקטובר 2001

 

אחד האתגרים המשמעותיים עימם מתמודדים כיום ארגונים הוא הטמעת מערכות מידע כך שיתמכו בתהליכי העבודה בארגון ויסייעו לו לעמוד ביעדיו העסקיים. הטמעת המערכות, בין אם מדובר במערכות תומכות תהליכי ניהול פנימיים (ERP) מערכות התומכות בניהול קשרי לקוחות (CRM) או מערכות לניהול מידע וזמן כגון , OUTLOOK מהווה שינוי הן ברמת הארגון והן ברמת המשתמש. העובדים נאלצים להיפרד ממערכות מוכרות, לעיתים כאלו אשר "נתפרו" במיוחד עבורם ולקבל מערכת שונה ולא מוכרת אשר לרוב מביאה לשינויים בתהליכים ובתפיסות העבודה.

פרוייקט ההדרכה וההטמעה של המערכת בארגון הוא השלב בו מתחיל להיווצר החיבור בין המערכת והעובדים – משתמש הקצה פוגש את המערכת. תפיסת INSYST להדרכה והטמעה של מערכות מידע נשענת על ההבנה כי העקרון המנחה המרכזי בניהול שינוי ארגוני תקף גם בהטמעת מערכות – על אנשי הארגון לקחת חלק משמעותי בהובלת התהליך ולכן יש להקים צוות top users מתוך הארגון היוצר "ראש חץ" ושתפקידו להוביל את שאר הארגון אל היעד.

צוות ה-top users עובר בעצמו את התהליך הכואב של פרידה מהמערכת הקיימת וקבלת המערכת החדשה ואנשיו הופכים להיות "השגרירים של המערכת" בארגון. כמו כן הידע נשמר בתוך הארגון, לא מתפתחת תלות בספק חיצוני אשר לומד את התכנה ועם עזיבתו נעלם ידע רב ערך – צוות ההדרכה מהווה עוגנים של ידע ביחידות השונות. לא פחות חשובה היא מוכנות העובדים לקבל וללמוד מעמיתיהם המכירים את העבודה בארגון, יכולים להדגיש את יתרונות המערכת (וגם יאמינו להם?) והשיתוף המקטין את התחושה שהמערכת הונחתה מלמעלה.

תפקיד ה – top users בתהליך ההטמעה משתנה מארגון לארגון. בחלק מארגונים הוא יקח חלק בכל שלבי התהליך, החל מהדרכת כיתה וכלה בחניכה אישית, כתיבת המדריך למשתמש ואפילו ביצוע בדיקות למערכת. בארגונים בהם הוחלט על ביצוע ההדרכה הפרונטאלית ע"י צוות מדריכים חיצוני, תפקידו של ה – top users יתמקד בייצוע חניכה אישית, סיוע למתקשים וסיוע למדריכים בכיתה.

העובד הנבחר לשמש כ – top users נדרש למספר מאפיינים:

  • מתוך היחידה
  • מכיר היטב את תהליכי העבודה ביחידה
  • מוערך מקצועית ואישית
  • חזק פוליטית
  • בעל יכולת למידה גבוהה
  • בעל יכולת עמידה מול קהל

כאשר היחס המספרי בין ה – top users והמשתמשים הוא כ-1 ל-10.

 

לאחר שהסתיים תהליך בחירה יש להכשיר את ה- top users הן לשלוט בהפעלת המערכת והן במיומנויות הדרכה שיסייעו להם לבצע את תפקידם באופן אפקטיבי.  ללא ספק, הצלחתו של הפרוייקט תלויה במידה רבה באופן בו ינוהלו ה- top users לאורך כל שלב ההדרכות. ניהול ה-top users  כולל ביצוע של מעקב ובקרה שוטפים, סיוע בהתמודדות עם קשיים בהטמעה והתנגדויות, ביצוע מפגשי צוות לצורך תמיכה ולמידה הדדית.

 

 קישורים רלבנטים באתר:

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" מרץ 2003. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר

יכול לעניין..

13417117_s

הכח של הידע הוא החיפוש הארגוני

-תוכן שיווקי-  מאת: יעל בן-יהודה*    פורסם לראשונה ב-'אנשים ומחשבים'    בתאריך 11 בספטמבר 2014   ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *