האצלת סמכויות – היתרון שבביצוע

 

מאת: אילן רני *

 

רבים מאתנו, המתמודדים יום יום שעה שעה עם כמות משימות גבוהה, שואלים את עצמם, כיצד נוכל לעמוד בעומס הרב שהוטל עלינו.

חלקנו מנסים להתמודד עם המצב בעזרת כלים שונים לניהול זמן (אגב- המונח "ניהול זמן" אינו נכון. לא ניתן לנהל את הזמן. המונח הנכון הוא ניהול אישי על פני מישור הזמן)

רבים מאתנו חושבים, כי האצלת סמכויות גוזלת זמן ומאמצים רבים מדי – הצורך להכשיר את העובד, להסביר לו כיצד לבצע את העבודה וכדומה, יגזלו יותר מדי זמן, ולכן עדיף כבר לבצע את העבודה בעצמנו.
דעה נוספת היא כי אם נעביר סמכויות לאחרים, הם לא יעשו את העבודה באותה איכות כמונו, ומאחר וחשוב לנו שעבודה תתבצע טוב, כדאי שאנו כבר נעשה אותה.

האמת היא, שהאצלת סמכויות אפקטיבית הינה פעילות מינוף אדירה הן למנהל והן לארגון, המאפשרת למנהל להשקיע משאבים ואנרגיות בפעילות עתירות תשואה נוספות.

 

מה ההבדל בין העברת אחריות להאצלת סמכויות?

כאשר אנחנו מתקבלים לתפקיד בארגון, יחד עם הגדרת התפקיד מוגדרת לנו גם האחריות, שבמסגרת התפקיד. למשל, חתימה על צ'קים עד סכום מסוים, הגדרת שכר לעובד, שימוש בתקציב שמוקצה לפעילותנו ועוד.

כל אלו הינן פעילויות שאנו מבצעים כחלק מהגדרת התפקיד הפורמאלי שלנו. כל מי שממלא תפקיד כזה או אחר, מקבל אחריות על פעילויות שונות כחלק מהיותו עובד בארגון. האחריות על ביצוע הפעילויות היא שלו ושלו בלבד!

אולם רבים המקרים, שבהם אנו מקבלים משימות שלא במסגרת תפקידנו הפורמאלי בהכרח, או לחילופין שאנו מתבקשים לבצע פעולות, שלצורך מימושן יש להשתמש בסמכויות שלא במסגרת תפקידנו. לצורך ביצוע פעולות אלה אנו צריכים לקבל אישור לשימוש בסמכויות מסויימות. אישור זמני זה ניתן מטעם בעל הסמכות בארגון.

כאשר קיבלנו סמכות זו, באופן זמני, ללא הגדרה פורמאלית ארגונית, האצילו לנו למעשה סמכויות.

חשוב להדגיש כי האצלת סמכות אינה פותרת מאחריות על התוצאות. גם אם האצלנו סמכויות לעובד או קולגה מטעמנו, גם אם הוא טעה בביצוע המשימה, עדיין האחריות על התוצאות שלנו היא.

היכולת להאציל סמכויות מבדילה בין מנהל שיודע להניע את עובדיו ולתעדף נכון את מטרותיו הניהוליות, לבין מנהל שממצה את תפקידו בניהול משימות הצוות ומרכז את כל סמכויותיו (ולרוב יוצא מהמשרד בשעות מאוחרות).

כדאי לזכור כי בעת האצלת סמכויות אנו למעשה מגדילים את התפוקה הניהולית שלנו, ללא הגדלת שעות ההשקעה באופן משמעותי בביצוע המשימה.

מתי משמשים בהאצלת סמכויות:

ישנם מקרים רבים שבהם כדאי להשתמש בהאצלת סמכויות:

1. כשאין באפשרותנו לבצע את תפקידנו בפועל, כלומר אנו "נבצרים" לבצע את תפקידנו, אולם "נבצרות" זו היא זמנית בלבד (נשמע מוכר?). למשל כשאנו יוצאים לחופשה (חופשת לידה, חופשת קיץ). בתקופה זו אנו מעבירים את סמכויות התפקיד לקולגה או עובד, אבל ברור שכאשר אנחנו חוזרים לפעילות, כל הסמכויות חוזרות אלינו.
2. כשאנחנו עמוסים ולא מצליחים לבצע את כל משימותינו. זו הזדמנות נפלאה לבחון את האפשרות להאציל סמכויות לאחרים.
3. כשאנחנו מעוניינים כמנהלים לבדוק אפשרות לקידום (פורמאלי או מקצועי) של עובד, ולאפשר לו "הוכחת יכולת" לפני כן. במקרים כאלה, נבקש ממנו לבצע תפקיד מורכב או תפקיד ניהולי, ונאציל לו כמה מהסמכויות שלנו לצורך מימוש תפקידו. העובד יבצע את התפקיד תוך שימוש בסמכויות שנתנו לו לפרק זמן שנקבע (עד לסיום המשימות או עד שנחליט שהוא הוכיח יכולות) ואז נוכל לקבל החלטות האם לקדמו פורמאלית בארגון.
4. כשאין תקנים להוספת דרג ניהולי אולם יש צורך בביצוע תפקיד ניהולי גם ללא התקן.
5. כשאנחנו כמנהלים מעוניינים להגביר מוטיבציה אצל אחד העובדים ולהניע אותו לפעילות.
6. כאמצעי להפגנת אמון בעובד.
7. כאשר מעוניינים לבדוק את האפשרות לעבור מניהול מרוכז לניהול מבוזר לפני קבלת החלטה פורמאלית.

 

הדרכים לביצוע האצלת סמכויות:

ישנן מספר שלבים לביצוע האצלת סמכויות. כל שלב יש לבחון לאור הסיטואציה והמצב שבו אנו נמצאים.

1. "נער שליח"
   "תמצת עבורי את הבעיות ואני אחליט מה לעשות"
   במקרה זה אנו מבקשים מהעובד לזהות את הבעיות ולהגדיר לנו אותם. אין לעובד אפשרות לנתח את הגורמים לבעיה, או את דרכי הפתרון האפשריות.
   מתי נשתמש באופציה זו:

כאשר העובד "ירוק", ללא ניסיון מהותי, שמאפשר לו להבין את גורמי הבעיה ולהמליץ על פתרונות אפשריים.

2. "נתח והמלץ"
   "נתח את הבעיה, הצג בפני חלופות, המלץ על אחת וקבל אישור"
   במקרה זה אנו מבקשים מהעובד לזהות את הבעיה, להבין את גורמיה, לנתח אותה, לבצע תעדוף חלופות לפתרון ולהמליץ בפנינו על הפתרון הטוב ביותר. העובד לא מתקדם כל עוד לא קיבל אישור מאתנו.
   מתי נשמש באופציה זו:

א. כאשר העובד בעל נסיון רב, ויכול לנתח את הבעיות על סמך נסיונו.

ב. כשהעובד מכיר את רזי הארגון, הפוליטיקה שבו ויודע לנתח את החלופות בהתאם לאופי הארגון.

ג. כשאנו מעוניינים להיות מעורבים בכל תהליך קבלת ההחלטות בנוגע לבעיה.

ד. כשאנו מעוניינים לשמור על שליטת הניהול שלנו בעובד.

3. "נתח ותכנן פעולה"
   "נתח את הבעיה, אתר את גורמיה, תעדף חלופות לפתרון, המלץ בפני על תכנית הפעולה הנכונה, אך אל תעשה שום דבר ללא אישורי"
   מתי נשתמש באופציה זו:

א. כשאנו מעוניינים לקדם או ליצור מוטיבציה אצל העובד.

ב. כשאנו מניחים שהעובד יידע לנתח נכון את הגורמים לבעיה ולהגדיר את תכנית הפעולה הנכונה.

ג. כשהעובד מספיק וותיק בארגון לזהות את דרך הפעולה הנכונה על פי אופי הארגון

ד. כשהבעיה חשובה, קריטית ואנו רוצים להיות מעורבים בפתרונה בכל שלב.

4. "נתח ופעל"
   "נתח את הבעיה, עדכון אותי מה אתה מתכוון לעשות, קבל אישור עקרוני ועדכן אותי בתוצאות"
   אנו מצפים מהעובד שידע לנתח נכון את הבעיה וגורמיה, ידע לאפיין ולתעדף נכון את הטיפול בה, וידע גם לבצע את הטיפול בצורה נכונה. במקרה זה אנו למעשה רק משמשים כמאשרים פורמאליים, בזמן שאת כל העבודה העובד מבצע
   מתי נשתמש באופציה זו:

א. כשאנו סומכים על העובד שידע לקבל החלטות נכונות

ב. כשאנו רוצים להעביר מסר כי אנחנו המנהלים והוא המבצע מטעמנו.

5. "האצלה ודיווח"
   "פעל, צור איתי קשר רק אם נתקלת במכשולים, לאחר מכן תודיע לי מה עשית, עדכן אותי בתוצאות"
   באופציה זו אנו מודיעים לעובד: צא לדרך, בדוק את הגורמים לבעיה, אתר פתרונות, בחר בפיתרון הנכון, ממש אותו, ואז תעדכן אותי מה עשית.
   מתי נבחר באופציה זו:

א. כשאנו יודעים בוודאות שהעובד מכיר את העבודה, מקצועי ומנוסה וידע לבחור את הפתרון הנכון.

ב. כשאנו יודעים כי לעובד יש יכולת לניהול משאבים (עובדים אחרים, כסף, ציוד…)

ג. כשאנו לא חוששים מ"המרדה" של העובד כלפינו לאחר שביצע את הפעילות.

 

כללים למנהל בזמן האצלת סמכות:

אם החלטתם להאציל סמכות לעובד, חשוב שתתנו את הדעת למספר נקודות:

1. הגדירו תוצאות רצויות
   חשוב מאוד להגדיר לעובד מהן התוצאות שאתם מעוניינים לקבל, או מה הם ההישגים שעל העובד להשיג. יש להתמקד ב"מה" ולא ב"איך, שהרי לצורך ה"איך" אתם מאצילים את הסמכויות לעובד.
   ללא הגדרת תוצאות ברורות (ואם אפשר גם מדידות), אין לצפות שהעובד יממש את תפקידו בהצלחה יתרה.

2. הגדירו גבולות גזרה לעובד:
   הגדירו לעובד מהם הפרמטרים שעל פיהן הוא פועל, ומהן המגבלות שחלות עליו. למשל, מה מסגרות התקציב שיש לו, לאלו עובדים (אם בכלל) הוא רשאי לפנות לעזרה וכדומה.
3. מכשולים וקשיים
   ספרו וחשפו לעובד את המכשולים שהוא עלול להיתקל בהם במהלך מילוי תפקידו ותארו לו כיצד ניתן להתגבר עליהם.
   אפשרו לו ללמוד משגיאותכם או משגיאות אחרים (מבלי להזכיר שמות). הגדירו לעובד מה לא לעשות, אבל אל תאמר לו מה כן לעשות, את זה הוא צריך להסיק בעצמו.
4. צורת הדיווח:
   לצורת הדיווח השפעה מכריעה על האצלת הסמכות. עליכם לזכור כי העובד עדיין תלוי בכם (אם פורמאלית ואם מקצועית) וצריך את אישורכם או סיועכם במימוש המשימות.
   עליכם להגדיר יחד איתו ועל פי אופי המשימה, מהי צורת הדיווח המתאימה ביותר לתהליך; האם בפגישת עבודה שבועית שנקבעת מראש, שיחות טלפון בסוף יום עבודה, או אולי במיילים?
   צורת הדיווח מעבירה מסר לעובד עד כמה אתם כמנהלים מייחסים חשיבות לתהליך.
   בנוסף, במידה והעובד מבצע את המשימה בפעם הראשונה, ויזדקק לעזרתכם בפתרון בעיות, עליכם להגדיר כיצד עליו להתריע בפניכם על אותן בעיות, ומה תהיה זמינותכם כמנהלים לסייע לו.

5. לחץ לחץ לחץ….
   כשמנהלים מבצעים האצלת סמכויות בפעם הראשונה לעובד, לפעמים הם (המנהלים) נכנסים ללחץ, שהרי האחריות בסופו של דבר עדיין רובצת על כתפם.
   מסר חשוב שכדאי שנפנים כמנהלים הוא כי יצירת לחץ על העובד, ע"י פניה אליו כל יום, 3 פעמים ביום, ושאלות בתדירות גבוה, שלא במסגרת תהליך הדיווח שהגדרתם מולו, יוצרות לחץ ומצוקה אצל העובד, ומונעות ממנו לבצע את הפעילות בצורה אפקטיבית.
   למעשה, אתם יורים לעצמכם ברגל, משום שאותו עובד, במידה וירגיש יותר מדי לחוץ ממכם, לא יסכים לבצע משימות נוספות שתטילו עליו, ובטח שלא ירצה לקבל סמכויות נרחבות יותר.
   למעשה, ככל שתפעילו עליו יותר לחץ, כך תגרמו לו להפוך ל"ראש קטן" ולהסיר אחריות מעצמו.
6. השלכות לביצוע התפקיד:
   הגדירו לעובד מה הן ההשלכות במידה והוא יצליח או יכשל בתפקידו, הן השלכות אישיות אבל לא פחות חשוב מכך גם השלכות ארגוניות.
   חשוב שהעובד ייחשף לראיה כוללת של תוצאות מעשיו.

7. אמון וכנות מצדכם.
   מאחר והאצלת סמכויות נובעת מאופי התקשורת בינכם לבין העובד, ככל שתהיו כנים מול העובד, כך הוא יבטח בכם יותר והסיכוי להצלחת תפקידו גבוה יותר.

8. דיווח ועדכון לצוות:
   החלטתם להאציל סמכות לעובד, כל הכבוד! עליכם לזכור, כי אין משמעות להאצלת הסמכות כל עוד שאר העובדים לא מודעים לסמכויות שניתנו לעובד.
   תארו לעצמך שאותו עובד (נכנה אותו כ- א'), ניגש לעובד אחר ומבקש ממנו (בשם האצלת הסמכות שביצעתם) לבצע משימה מסוימת. עובד ב' לא יסכים לבצע את המשימה, שהרי הוא לא מודע לכך שא' מבקש ממנו בשמך.
   לכן, כדי למנוע עגמת נפש וכאבי ראש מיותרים לכם ולא', עליכם ליידע את שאר הצוות על האצלת הסמכויות שניתנו לעובד א', וכי כל בקשה שלו בנושא הקשור להאצלת הסמכויות, "כאילו נאמרה על ידכם".

 

האצלת סמכויות אפקטיבית היא פעילות מינוף אדירה הן למנהל והן לארגון, המאפשרת למנהל להשקיע משאבים ואנרגיות בפעילות עתירות תשואה נוספות.
זהו כלי חשוב ומשמעותי לניהול נכון ולמימוש תפקיד המנהל.

שיהיה בהצלחה!

 

* אילן רני, מנכ"ל ידע net הדרכה ויעוץ. מומחה לפיתוח מנהלים וניהול פרויקטים. מלווה ארגונים ומנהלים בתחומי ניהול ומנהיגות וניהול פרויקטים. מרצה בתחומי ניהול באוניברסיטת בר אילן, היחידה ללימודי חוץ.

 קישורים רלבנטים באתר:

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" דצמבר 2008. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר