בניית תוכניות עבודה שנתיות – חשיבות התהליך המובנה

מאת: הדס שמר *

 

ארגונים רבים עסקו ועוסקים בימים אלו בהכנת תכניות העבודה ובניית התקציבים שיובילו את הארגון ליעדיו העסקיים ולצמיחה ושיפור הרווחיות בשנת 2010. דווקא בתקופה זו, כדאי למנף את תהליך התכנון ובניית תוכנית העבודה השנתית לבדק פנים ארגוני ולמיקוד במשימות התואמות את חזון הארגון.

רבים מהארגונים מרכזים מאמצים בתהליך בניית תוכנית העבודה השנתית, אך לעיתים תוכניות העבודה מבוססות על תוכניות העבודה של השנים האחרונות עם התאמות ועידכונים ובכך מפספסים הזדמנות פז לתהליך חשיבה ארגוני.יש כאלה שישאלו למה להשקיע מאמצים ולתכנן לטווח הארוך כאשר הסביבה כל כך דינאמית וכל תכנית היא בסיס לשינויים.

התשובה טמונה בערך התהליך לבניית תוכניות עבודה שנתיות וההבנה כי תהליך התכנון הינו הזדמנות של כל חלקי הארגון לתקשר ביניהם ולסנכרן את פעילותם. להלן כמה נקודות למחשבה לגבי הדרך שתיבחר לבניית תוכנית עבודה לשנה הקרובה.

נתחיל בהגדרה לתוכנית עבודה שנתית, תוכנית המגדירה את ההישגים שהארגון הציב לעצמו, מכוונת וממקדת מאמץ ארגוני לעתיד. התוכנית מגדירה למעשה באופן ברור ומתועדף פעילויות ויעדים למימוש בטווח הקרוב. תוכנית שנתית היא צבר (Portfolio) של פעילויות ופרויקטים, המצריכים ניהול מתואם לשם השגת יעדים מוגדרים.

להלן תזרים תהליך בניית תוכניות עבודה שנתיות, המוצג ברמת-על. בהמשך נבחן את השלבים העיקריים ותרומתם לתהליך.

ראשית, יש לשאול שתי שאלות עיקריות, ולהתבונן פנימה והחוצה מהארגון. מהו הערך שהארגון מעוניין לייצר לבעלים? השאלה השנייה, מהו הערך שהארגון מעוניין לייצר ללקוחות? התשובות לשאלות אלו יבחנו אל מול החזון והמטרות של הארגון המהוות את האסטרטגיה שלו.

תהליך בניית תכניות עבודה מחייב חשיבה, יצירתיות, תכנון, מיקוד והתחייבות. לכן את תהליך בניית תוכניות עבודה יש לבצע בשני כיוונים. תהליך Top Down  להגדרת האסטרטגיה הארגונית, ותהליך Bottom Up    לאיסוף הצרכים מהשטח. התוצר, "כוכב הצפון" של תוכניות העבודה. אל מול הקווים המנחים של תוכנית העבודה יש לבדוק את תהליכי הארגון באופן סיסטמטי. תהליכים קיימים– האם אכן נדרשים, לאתר הזדמנויות לשיפור, לזהות תהליכים נוספים אותם הארגון מעוניין לבצע. לאחר בחינת המצב הקיים, המצב הרצוי וניתוח הפערים, נוכל לבנות תשתיות מתאימות, שיטות מדידה ובקרה ומנגנון עדכון.

כזכור, תוכנית העבודה השנתית היא פורטפוליו ויש להתאים כלים לניהולה ובקרתה. בשנים האחרונות פותחו מתודולוגיות וכלים לניהול הפרויקט הבודד שאינם בהכרח מתאימים לניהול תוכניות עבודה. ניהול תוכניות עבודה מולטי פרויקטליות מסתמך לעיתים על פתרונות לא מספקים. כתוצאה מכך עלולים להיתקל בקשיים בהכנת תוכניות העבודה ובבקרתן. תוכניות העבודה עשויות להשתנות במהלך השנה לכן יש צורך ליצור מנגנון שמתחיל בשלב התכנון וימשיך לשלב הבקרה, מנגנון גמיש דיו שיאפשר התאמת תוכנית העבודה למציאות המשתנה במידת הצורך.

 

בתהליך בניית תוכנית העבודה השנתית כדאי לכלול את השלבים הבאים

• מיפוי המאפיינים המייחדים את הארגון
• מפגש התנעה והדרכה להנהלת הארגון
• מפגש לגיבוש המטרות העיקריות, היעדים ותקציב (Road Map)
• קביעת סדרי עדיפויות בין יעדים ובין פרויקטים
• התכנסות לחסמים– משאבים כלל אירגוניים (כ"א, תקציב, ציוד)
• מפגשים אישיים להכנת תוכניות עבודה פרטניות על ידי חברי ההנהלה
• מפגש מסכם לאישור תוכניות העבודה
• קביעת מדדי הצלחה, מדידה ובקרה
• ליווי היישום ובקרת מדדים
• תיאום בין מערכי ניהול שונים בארגון

תפוקות תהליך בניית תוכניות עבודה שנתיות הינן בחינת המפה האסטרטגית הארגונית, ובמידה ולא קיימת, הגדרתה. רמה אחת למטה היא הגדרת יעדי הארגון. במהלך התהליך מיפוי הפרויקטים והמשימות בארגון ממופים הן הפרויקטים הקיימים והמשימות השוטפות והן הפרויקטים המתוכננים, כולל תיעדופם.

את שיטת התכנון לבניית תוכנית עבודה שנתית ויישומה יש להתאים לתרבות הארגונית והניהולית של הארגון כדי לוודא שהיא אכן תיושם ותרתום את כל רבדי הארגון.

תהליך מובנה לבניית תוכניות עבודה יוביל ליצירת תוכנית עבודה שנתית- אינטגרטיבית וחוצת ארגון, שתהווה כלי מרכזי בניהול הארגון והכוונתו על פי יעדים מוגדרים. לפני שנתחיל בבניית תוכנית עבודה שנתית, מומלץ לנתח את התהליך הקיים בארגון ולבחון האם יש מקומות לשיפור, כיצד אפשר לשדרג ולמקד את תהליך התכנון.

תהליך מובנה וממוקד יוביל לתוכנית עבודה שנתית תואמת לאסטרטגיה העסקית אשר תשמש כלי מרכזי להנהלה הבכירה לאורך כל השנה.

 

* הדס שמר, יועצת בכירה, אביב ניהול.

 

קישורים רלבנטים באתר: