האם הארגון פועל בצורה אופטימלית להשגת מטרותיו

מתודולוגיה קיברנטית לאבחון וייעול הארגון

מאת: עדנה זלמנסון, אורנטק-מערכות ניהוליות בע"מ

פורסם לראשונה באוקטובר 2000

1. 1. הגישה ההוליסטית-מערכתית לניתוח הארגון

הגישות השולטות כיום בתחום ניתוח תפקוד הארגון הינן הגישות ההוליסטיות, המבוססות על מדע תורת המערכות הכללית (General Systems Theory) ועל תורת הקיברנטיקה (תקשורת ובקרה). תורת המערכות, בניגוד לאופנות ניהוליות שצצו ונעלמו עם השנים, אינה מתמקדת בהיבטים סינגולריים של הארגון בפני עצמם- מבנה, תהליכים, משאבי אנוש, ניהול פרויקטים, ביצועים פינאנסיים וכו' אלא מטפלת בארגון כמערכת כוללת. גישה זו לניתוח ואבחון מאפשרת לארגון לבחון האם הוא מתקדם לכוון המטרות שהגדיר לעצמו בצורה היעילה ביותר, תוך התייחסות לכל הגורמים הרלוונטיים: מבנה, תפקוד, ערוצי תקשורת, תהליכי מדידה. גישת תורת המערכות מקיפה בתוכה את כל ההיבטים הרלוונטיים של הארגון, תוך ביצוע אנליזה כוללת, ושיפור יכולת הארגון להשיג את מטרותיו. גישת תורת המערכות לשיפור תפקוד ארגונים הפכה להיות מקובלת מאוד בעולם המערבי, מאחר והסתבר כי רק גישה מערכתית-הוליסטית יכולה להשיג שיפור אמיתי, לאורך זמן. כל האופנות שקמו ונפלו עם השנים טפלו בהיבטים חלקיים של הארגון, ולכן לא הצליחו להשיג שיפור משמעותי לאורך זמן. יותר ויותר מקובל השימוש בתורת המערכות כבסיס לתכנון ארגונים, ולא רק כבסיס לאבחון ושיפור תפקודם של ארגונים.

 

2. 2. התפתחות תורת המערכות

המתודולוגיה המאפשרת שימוש בעקרונות הבסיסיים של תורת המערכות לניתוח ארגונים מושתתת על גישות מדעיות, שהתפתחו במטרה לנתח מערכות ביולוגיות ופיזיקליות. גישות אלו מוצגות בכנסים בינלאומיים העוסקים בתורת המערכות, כגון הכנס של הארגון המוביל בתורת המערכות –for Systems Sciences International Society (ISSS).

גישות אלו, המתבססות על זיהוי וניתוח מנגנוני משוב ובקרה קיברנטיים, מאפשרות, לדוגמא, ביצוע ניתוחים אקולוגיים, תוך זיהוי השפעות של פרמטרים רבים ושונים על מצב משאבי האנרגיה והאקלים של כדור הארץ. גישות אלו מאפשרות גם הבנה מעמיקה יותר של המנגנונים השולטים בתפקוד גוף האדם (בניגוד לחשיבה הבסיסית כי המוח הוא השולט על כל האלמנטים הפיזיים והרגשיים בגוף האדם), הבנה יסודית יותר של מנגנוני האבולוציה (התייחסות לשאלות כגון: האם מנגנון המוטציות הינו אקראי, או מוכוון מטרה?), ועוד. תורת המערכות שינתה לחלוטין את גישות התכנון של מערכות טכנולוגיות מורכבות: במקום רובוטים בעלי שליטה ואכסון אינפורמציה מרכזיים- כיום שולטת הגישה המבוזרת. מערכת מורכבת מתתי מערכות אוטונומיות, אשר לכל אחת מהן מערכת בקרה מבוזרת משלה, ומנגנוני חישה ואחסון האינפורמציה הרלוונטית לפעולתה. הרעיון השולט בהנדסת מערכת על פי הגישה המבוזרת הינה כי מטרות כל תת מערכת נגזרות ממטרות המערכת כולה. אם כלל תת מערכת פועלת בצורה אוטונומית להשגת מטרותיה- המערכת כולה תפעל בצורה אופטימלית להשגת מטרתה הכוללת. מנגנוני תפקוד אלו, המאפיינים מערכות מורכבות בטבע, הוכיחו עצמם כיחידים המאפשרים קיום, הישרדות והתפתחות של מערכות מורכבות בתנאי סביבה דינאמיים ומורכבים. הרעיון מאחורי הגישה האוטונומית הינו כי אם גישה זו מוכחת במערכות ביולוגיות- היא בוודאי הגישה האופטימאלית גם למערכות טכנולוגיות- הנדסיות. ומכאן ועד להבנה כי זוהי גם הגישה האופטימאלית לארגון- הדרך קצרה. העיקרון הבסיסי הינו כי הארגון, וכל תת מערכת בארגון חייבת לפעול כמערכת אוטונומית.

 

העיסוק הנרחב בהיבטים השונים של תורת המערכות מעיד על הפוטנציאל העצום שבה. כיום ישנן אגודות מדעיות רבות הפועלות במוסדות האקדמיים המובילים ברחבי העולם העוסקות בהיבטים השונים של תורת המערכות. התקדמות זו השפיעה משמעותית גם על מדעי הניהול. הגישות הניהוליות המובילות בעולם מבוססות על תורת המערכות (די לעיין בספרות הרבה שנכתבה בתחום זה, כגון ,ACKOFF ,BEER ,JACKSON ,ESPEJO ורבים אחרים).

גם העובדה כי תשומת לב רבה מוקדשת לניהול ארגונים במסגרת כנסים מדעיים של תורת המערכות- מעידה על היישום הנרחב והמוצלח של מתודולוגיות אלו בארגונים בעולם. ההכרה כי המודלים המבטיחים קיומיות של מערכות ביולוגיות ישימים גם לארגון- קידמה את מדעי הניהול צעד עצום קדימה.

 

3. 3. עקרונות מערכתיים לניתוח הארגון

במאמר זה נתאר את עקרונות הגישה הקיברנטית (תוך שימוש במודל המערכת הקיומית) לניתוח וייעול הארגון, ונתייחס, כדוגמא מייצגת, לארגון בו יישמנו את הגישה בהצלחה מרובה. דוגמאות רבות ליישומים בעולם ניתן למצוא בספרות הרלוונטית.

מטרת הניתוח הינה לבדוק: האם הארגון פועל בצורה המיטבית להשגת מטרותיו? האם המבנה והתפקוד של הארגון מתאימים למודל המערכת הקיומית? במסגרת הניתוח נבחן האם הארגון עונה על כל הקריטריונים הנדרשים לשמירת קיומיותו, בסביבתו הרלוונטית. קריטריונים אלו מתייחסים להיבטים הבאים:

• מטרות הארגון
• מבנה הארגון, התאמת המבנה למטרות
• הקשר בין הארגון וסביבתו
• ערוצי התקשורת בארגון
• מנגנוני משוב ובקרה, תהליכי מדידה
• אוטונומיה של היחידות המבצעות

מנהלת המרכז הפדגוגי בבאר שבע, הגב' חיה אבני, פנתה אלינו בבקשה לסייע לה בבחינת ארגון המרפ"ד בהתאם לגישה הקיברנטית של תורת המערכות. הפניה נעשתה בעקבות מאמר שלנו שהתפרסם בירחון סטטוס (מרץ 2000). גישת הניהול האוטונומי נראתה לה כגישה המתאימה ביותר לשיפור יכולתו של המרפ"ד להשיג את מטרותיו, ואנו התגייסנו למשימה. עיקר מטרתה של הגב' אבני בביצוע תהליך השיפור הארגוני הייתה הפיכת כל אחת מהיחידות במרפ"ד לתת מערכת אוטונומית, ולכך נתייחס בהמשך.

 

4. 4. שלבי האבחון

האבחון כלל 3 שלבים עיקריים:

שלב א': לימוד המערכת, בו למדנו מגב' אבני על פעילות המרפ"ד, סביבתו, מבנה המרפ"ד, הפונקציות השונות שבו ומי עומד בראשן.

שלב ב': הסברת עקרונות תורת המערכות והגישה הקיברנטית לניהול אוטונומי של הארגון בפני הצוות המוביל של המרפ"ד.

שלב ג': סדנת ניהול אוטונומי, בהשתתפות הצוות המוביל, אשר כללה ניתוח מצב קיים, והצעות לשיפור בהתאם לכללי תורת המערכות אשר הוסברו בשלב הקודם. הסדנא כללה חלוקת המשתתפות לקבוצות בהתאם לפונקציות השונות של המרפ"ד. כל קבוצה התבקשה לענות על שאלונים, אשר כללו התייחסות למצב הקיים, בהתאם למרכיבי מודל המערכת הקיומית, ורעיונות לשיפור. המשתתפות התבקשו להתייחס הן למרפ"ד כמערכת, והן לפונקציה הספציפית שלהן כמערכת אוטונומית. השאלונים אפשרו למשתתפות לבצע אנליזה של הארגון בהתאם לכללי המערכת הקיומית.

מודל המערכת הקיומית מתייחס לארגון כולו, ולכל אחד מהפונקציות המבצעות שבו כאל מערכת אוטונומית בפני עצמה, הכוללת את כל מרכיבי המערכת הקיומית:

פונקצית תפעול, פונקצית שיווק וקשר עם הסביבה, פונקציות תומכות, ערוצי תקשורת פנימיים ותהליכי מדידה ושיפור. בהמשך הציגה כל משתתפת את תוצאות הניתוח, ושאר המשתתפות הביעו דעתן. תהליך זה התקיים בהנחיתנו. השלב הבא הינו, כמובן, שלב יישום ההמלצות, אשר חיה אבני לקחה על עצמה לקראת שנת הפעילות הקרובה. יש להדגיש כי המוטיבציה הרבה של מנהלת המרפ"ד ליישם גישה חדשנית ומתקדמת בניהול המרפ"ד, ומחויבות כל הצוות לתהליך היא זו שהבטיחה את הצלחת המשימה.

 

5. 5. עקרונות אבחון הארגון על פי המתודולוגיה הקיברנטית

אבחון הארגון על פי המתודולוגיה הקיברנטית כולל את השלבים הבאים:

 

5.1. הגדרת מטרות המערכת

התפיסה הבסיסית הינה כי מטרת הארגון אינה מה שהארגון מצהיר אלא מה שהארגון עושה בפועל. נקודה חשובה באבחון הינה האם יש פער בין המטרות המוצהרות של הארגון, לבין פעילותו בשטח? האם יש הבדלים במטרות הארגון כפי שהן נתפסות בעיני בעלי העניין השונים? על מטרות המרפ"ד למדנו ממנהלת המרפ"ד, ובאמצעותה למדנו גם כיצד רואה משרד החינוך את מטרות המרפ"ד. במהלך הסדנא בחנו כיצד רואה כל אחת מחברות הצוות המוביל את מטרות המרפ"ד. בחנו האם מבנה המרפ"ד מתאים למטרות שהוגדרו.

 

5.2. מיפוי הסביבה

שלב חשוב ביותר באנליזה הינו זיהוי כל מרכיבי הסביבה הרלוונטיים לפעילות המרפ"ד. כדי לפעול בצורה המיטבית להשגת המטרות, הארגון חייב לוודא כי הוא מתייחס בפעילותו לכל מרכיבי הסביבה הרלוונטיים. בסדנא התבקשו המשתתפות, המייצגות את תתי המערכות השונות במרפ"ד, לזהות את מרכיבי הסביבה הרלוונטיות אליהן, ולאפיין את קשריהן עם מרכיבים אלו. בשלב זה מיפינו את הקשרים בין מרכיבי הסביבה השונים לבין מטרות הארגון. כל מטרה חייבת להתייחס לבעלי עניין מוגדרים. בעלי עניין שאינם קשורים לאף אחת ממטרות המרפ"ד- אינם נחשבים לבעלי עניין (גורמי סביבה רלוונטיים), ולכן אין צורך להתייחס אליהם.

שלב זה בניתוח העלה כי ישנם מספר גורמי סביבה אשר למרות היותם רלוונטיים להשגת המטרות- הפעילות הנוכחית של המרפ"ד אינה לוקחת אותם בחשבון, לדוגמא: תנועות נוער, הורים, אגף החינוך בעירית באר-שבע.

בשלב זה של הניתוח זוהו כל הגורמים הרלוונטיים, הוברר כיצד הם משפיעים על מטרות ופעילות המרפ"ד ומהם ערוצי התקשורת ביניהם לבין המרפ"ד. בוצעה אנליזה של ערוצי התקשורת השונים, וזוהו ערוצים אותם נדרש לשפר. תהליך האנליזה התייחס בנפרד לכל אחד מגורמי הסביבה, וערוצי התקשורת בינם לבין המרפ"ד. הכללים לבחינת ערוצי התקשורת הינם האם הם בעלי "רוחב סרט" (נפח) מספיק להעברת המידע הנדרש? האם האינפורמציה עוברת בשלמותה, ללא הפרעות או עיוותים? האם ערוצי התקשורת עונים הן על צרכי ההווה (הפעילות התפעולית של המרפ"ד מול הסביבה) והן על צרכי העתיד (שיווק שירותי המרפ"ד לגורמים השונים, השגת משאבים להרחבת הפעילות). האבחון הראה במפורש כי ערוצי התקשורת המתייחסים לשיווק פעילות המרפ"ד אינם מספיקים, והמידע אינו מגיע לכל הגורמים הרלוונטיים.

 

5.3. המבנה הארגוני והתאמתו למודל המערכת הקיומית

מודל המערכת הקיומית הינו מודל קיברנטי, אשר גובש ע"י המדען Beer Stafford. מודל זה מפרט את כללי המבנה והתפקוד של הארגון, המהווים תנאי הכרחי לשמירת קיומיותו. המודל מבוסס על ניתוח מערכות אוטונומיות בטבע. האם המרפ"ד בנוי ומתפקד על פי מודל המערכת הקיומית? האם הוא כולל את כל הפונקציות המבטיחות את קיומו כמערכת אוטונומית? האם תתי המערכות של המרפ"ד מזוהות חד ערכית עם מטרות המרפ"ד? האם כל מטרות המרפ"ד "מכוסות" במבנה הארגוני הנוכחי?

ניתחנו את המרפ"ד על פי מודל המערכת הקיומית, זיהינו את חמש הפונקציות הבסיסיות של המודל:

"מערכת 1": מיהן תתי המערכות המבצעות את מטרות המרפ"ד: יחידת הערכה, יחידת הגיל הרך, יחידת יצירה, יחידת משאבים, יחידת הדרכה, יחידת השתלמויות.

"מערכת 2": מיהן הפונקציות שתפקידן לתמוך בפעילות מערכות 1, ולאפשר את יציבותן? מזכירת המרפ"ד העוסקת גם בהנהלת חשבונות וכן סגנית מנהלת המרפ"ד, המרכזת את תוכניות העבודה של כל בתי הספר, לצורך גיבוש צרכי ההשתלמויות  המשאבים (חומרי לימוד בהשאלה) וכדומה.

"מערכת 3": הניהול התפעולי הפנימי של המרפ"ד, מבוצע ע"י מנהלת המרפ"ד.

"מערכת 4": קשר עם הסביבה, מבוצע בעיקר ע"י מנהלת המרפ"ד, סגניתה, וגם ע"י מרכזות הפונקציות השונות.

"מערכת 5": "מערכת העל" הקובעת את מטרות המרפ"ד ויעדי הפעילות השנתיים- המפקח על המרפ"דים במחוז הדרום.

 

תהליך האנליזה נועד לוודא כי גם כל אחת מתתי המערכות המבצעות ("מערכות 1" במושגי מודל המערכת הקיומית) הינו מערכת אוטונומית בפני עצמה, הכוללת את כל הפונקציות המתוארות לעיל. יש לזכור כי הניתוח הינו ניתוח לוגי-פונקציונאלי. לא בהכרח כל אחת ממערכות היסוד (1-4) של המודל מזוהה עם בעל תפקיד נפרד. מטרת תהליך האבחון הינה לוודא כי היחידה הארגונית האוטונומית אכן מכסה את כל הפונקציות הלוגיות בהתאם למודל המערכת הקיומית. דוגמא לכשל נפוץ של מערכות הינו כאשר "מערכת 3" בולעת את "מערכת 4"- הארגון מתמקד בניהול התפעולי ומזניח את פיתוח העתיד והקשר עם הסביבה. כשל נפוץ נוסף הינו כאשר הפונקציות התומכות (" מערכת 2") מתימרות לבצע תפקידים של פונקצית הניהול ("מערכת 3").

אחת המטרות החשובות של תהליך האבחון (הן במהלך ההרצאה, והן הסדנא עצמה) הייתה להביא למודעות חברות הצוות המוביל, שהן מנהלות היחידות השונות של המרפ"ד, את תפיסת הניהול האוטונומי. מטרה זו הושגה בצורה מיטבית. כל תהליך החשיבה של המשתתפות הוכוון להבנת הפונקציה שלהן, והפיכתה לתת מערכת אוטונומית בפני עצמה.

 

5.4. תהליכי מדידה ושיפור

השלב הראשון ביישום מתודולוגית הניהול האוטונומי במרפ"ד בוצע ע"י מנהלת המרפ"ד, בשיתוף מלא עם מנהלות תתי המערכות השונות. שלב זה כלל הגדרת יעדים ברורים בתוכנית העבודה של כל תת מערכת, ומדדים מוגדרים לכל יעד. לדוגמא:

תת מערכת יצירה:

יעד- שיפור סביבות לימודיות בבתי ספר.

מדד- (קריטריון להשגת היעד)- שיפור ועיצוב סביבות לימודיות ב- 5 בתי ספר.

כמו כן הוגדר לכל יעד- אוכלוסיות היעד והיקפה (כלומר גורמי הסביבה הרלוונטיים), הגורם האחראי להשגת היעד, שותפים לביצועו ומקורות המימון.

 

התפיסה הבסיסית הינה כי מנהלת כל תת מערכת הינה שותפה מלאה לקביעת תוכנית העבודה שלה, ולקביעת הקריטריונים לעמידה בתוכנית העבודה (מדדים). מנהלת כל תת מערכת פועלת בצורה אוטונומית להשגת יעדיה, והיא מודדת את עצמה.

תהליך זה יכול להצליח רק כאשר כל מרכיבי המערכת מפנימים את גישת הניהול האוטונמי, ומחויבים לחלוטין לתהליך. שיתוף הפעולה המלא והמחויבות לתהליך מצד כל המשתתפים היוו את הבסיס להצלחת גישה זו במרפ"ד באר שבע.

 

5.5. ערוצי תקשורת

במהלך הסדנא זיהינו וניתחנו את ערוצי התקשורת בתוך הארגון עצמו. מדובר בארגון פשוט יחסית, ולכן גם ערוצי התקשורת הינם פשוטים. בארגונים מורכבים תהליך זיהוי ואבחון ערוצי התקשורת יהיה מסובך ומורכב בהרבה. מתודולוגית אבחון ערוצי התקשורת מבוססת על עקרונות תורת הקיברנטיקה (תורת התקשורת והבקרה).

התהליך כולל זיהוי ערוצי התקשורת בין הפונקציות השונות, ואבחונם. בתהליך האבחון נתייחס לשאלות הבאות:

• האם ערוץ התקשורת הינו בעל "רוחב סרט" מספיק להעביר את כל כמות האינפורמציה הדרושה?
• האם הוא כולל מנגנוני תרגום מתאימים, באמצעותם האינפורמציה מתורגמת משפת המוסר לשפת המקבל?
• האם מורכבות האינפורמציה המועברת מתאימה ליכולת העיבוד של הגורם המקבל?

מענה על כל השאלות הנ"ל מאפשר לאבחן האם ערוץ התקשורת משרת את ייעודו. באמצעות אבחון ערוצי התקשורת על פי מתודולוגיה זו ניתן לזהות כשלים ולתקנם. כמו כן ניתן גם לזהות חוסרים בערוצי תקשורת בין פונקציות שונות, ערוצים החיוניים לתפקוד הארגון כמערכת קיומית אוטונומית.

 

6. 6. סיכום ומסקנות

שיטת הניתוח המתוארת במאמר אפשרה לנו (בשיתוף מלא של הצוות המוביל של המרפ"ד) לזהות בזמן קצר יחסית נקודות בעייתיות אותן יש לתקן על מנת להשיג שיפור בתפקוד המרכז הפדגוגי, ולהלן מספר דוגמאות:

מנהלת המרפ"ד הבחינה כי אין כמעט גידול בכמות ההשאלות של חומרי לימוד לעומת השנה הקודמת. זיהינו כי ערוץ העברת המידע לצרכנים השונים (בעיקר מורים) לגבי מאגר משאבי חומרי הלימוד הקיים במרפ"ד אינו מספק. פירסום מידע לגבי המשאבים הקיימים במרפ"ד באמצעות אתר אינטרנט, או באמצעות העברת המידע ישירות לצרכנים יכול להגביר משמעותית את צריכת משאבים אלו.

חלק מיחידות המרפ"ד מקבלות תמורה בעבור השירותים שהן מספקות (כגון יחידת היצירה). שיווק מוגבר של היכולות המוצעות ע"י יחידת היצירה יכול להכניס תקציב נוסף למרפ"ד מחד, תו שיפור רמת עזרי הלימוד הגרפיים בבתי הספר מאידך.

המטרה העיקרית של המרפ"ד הינה לסייע למורים ולבתי הספר לשפר את הישגי הלומדים.

על מנת למדוד כיצד מתקדם המרפ"ד ליישום מטרתו, יש לבצע סקרי שביעות רצון של המשתמשים השונים (המורים), וגם להקים ערוצי תקשורת עם ההורים, המהווים צרכן מסדר שני של פעילות המרפ"ד.

סוד ההצלחה של תהליך האבחון הינו במתודולוגיה הייחודית, המתייחסת לארגון כולו, ולכל אחת מתתי המערכות שבו כאל מערכת קיומית אוטונומית. במהלך האבחון הבאנו את כל המשתתפים להבין את מרכיבי היסוד של מערכות אוטונומיות, והקשרים ביניהם: מטרות, יעדים, מדדים, סביבה, ערוצי תקשורת, מנגנוני משוב. התהליך החדיר למודעות המשתתפים את המשמעות העמוקה של הניהול האוטונומי. המשתתפים למדו לנתח את הארגון בראיה כוללת ולחשוב חשיבה מערכתית, תוך לקיחה בחשבון של כל הגורמים המשפיעים.

תהליך זה במהותו יוצר מוטיבציה גבוהה והרגשת שותפות ואחריות, וגישת הניהול האוטונומי התקבלה באופן טבעי ע"י המשתתפים, תוך נכונות ליישמה.

גישת הניהול האוטונומי, המבוססת על מודלים קיברנטיים מדעיים מתורת המערכות, הינה הגישה הניהולית היחידה המסוגלת להבטיח קיומיותם של ארגונים מורכבים. מודלים אלו מבוססים על עקרונות המבנה והפעולה של מערכות ביולוגיות, אשר יעילותם הוכחה לאורך תקופות של מיליוני שנים. אבחון הארגון על פי עקרונות מודל המערכת הקיומית מאפשר אבחון כשלים מבניים ותפקודיים תוך התייחסות הוליסטית לארגון. ההתייחסות לכל תת מערכת בארגון כמערכת אוטונומית- הקובעת את צורת התפקוד שלה ומודדת את עצמה -מבטיחה הזדהות של כל מרכיבי הארגון עם מטרותיו ומחויבות כוללת ואמיתית לשיפור.

 

 

קישורים נוספים שנמצאו בידי מנהיגים ברשת:

 

International Society for the System Sciences (ISSS) Science For Humanity

מתוך: http://www.isss.org/

 

 Systems Thinking Press

מתוך: http://systemsthinkingpress.com

 

 

 

 

קישורים רלבנטים באתר: