RFP בשירות ההדרכה

מודל אמפירי להערכת ולהשוואת הצעות המתקבלות מספקים כתשובה למסמכי RFP

מתוך Knowledge Technologies מבית M.P-Yaad

גיליון מס' 16 מרץ 2002

 

מאת: הראל סטולר, מפתח ויועץ לארגונים בתחום פיתוח הדרכה ו-e-Learning.

 

חמישה שלבים לבחינת הצעות ה RFP ובחירת הספק המתאים:

1. פסילת ההצעות שאינן עומדות בתנאי ה-RFP.
2. בחינת העלות הכוללת של ההצעה
3. קביעת קריטריונים לבחינת ה-RFP ומשקל לכל קריטריון
4. חלוקת ציונים בכל קריטריון לכל ספק
5. השוואת ההצעות ובחירת הספק על פי יחס תועלת/עלות.

 

פעמים רבות אנו, מנהלי ומפתחי הדרכה, משתמשים במושגים הלקוחים מתחומים מקצועיים אחרים, כגון: ניהול פרוייקטים, כלכלה, ניתוח מערכות, סטטיסטיקה ועוד.

צירופים כמו RFI ,RFP, תועלת שולית ועלות כוללת מלווים אותנו בעבודתנו, וההתייחסות אליהם מקבלת משנה תוקף כאשר נדרשת אינטראקציה בין מחלקת ההדרכה בארגון למחלקות אחרות, או לספקים וגורמים חיצוניים.

אך בעוד שבתחומים אחרים אין מסתפקים רק במושגים, וקיים שימוש נרחב בנתונים ובמודלים אמפיריים ככלי עזר בתהליכי קבלת החלטות, בתחום ההדרכה עדיין קיים שימוש נרחב בגישה אינטואיטיבית.

על פי הגישה האינטואיטיבית, אנשים מאמצים עמדות אם הן נראות להם מתקבלות על הדעת או הגיוניות. תהליך זה של בחינת העובדות מושפע מניסיון העבר, או מקשרים בין אישיים.

במסגרת המאמר יוצגו בפניכם כלים מעשיים להערכת ולהשוואת הצעות המתקבלות מספקים, כתשובה למסמכי RFP, ובנוסף, להציע שימוש במודל אמפירי.

שימוש בשיטה המשלבת אובייקטיביות, (משוחררת מהטיות סובייקטיביות), עם אמפיריות (מבוססת נתונים), יכול להראות לנו שבמקרים רבים, מה שנראה הגיוני ומתקבל על הדעת, אינו תואם את המציאות.

רקע

דרישה לקבלת הצעות מחיר (RFP -Request For Proposal), היא מסמך המופנה לספקים במטרה לקבל מהם הצעות לרכישה או פיתוח של מכלול הדרכתי (ראה הסבר מפורט על ה-RFP גם בגיליון 13 (דצמבר 2001) וגיליון 14 (ינואר 2001). מטרת המסמך היא לאפשר לארגון לבחור בהצעה הטובה ביותר עבורו, תוך בחינה והשוואה של קריטריונים מוגדרים מראש.

מסמך RFP נובע מפעילות מקדימה בארגון. ככל שהפעילות תהיה ממוקדת ומכוונת לתוצרים הנדרשים בארגון, כך יהיה קל יותר להגיש מסמך ברור וענייני לספקים השונים.

הפעילות המקדימה צריכה לכלול ניתוח מעמיק של דרכי פעולה אפשריות והחלטה עקרונית על סוג הפתרון.

יתכן מצב בו הארגון יבקש מספקים מידע נוסף שיכול לעזור לו בקבלת החלטות. בקשה זו נקראת RFI) Request For Information), דרישה לקבלת מידע.

בשלב זה, הספקים נדרשים לתת לארגון את האינפורמציה הראשונית הדרושה לו לקבלת החלטות. המידע הנאסף יכול להיות לגבי מוצרי מדף שונים, התנסויות של החברות במצבים דומים או הצעות לפתרון.

מידע חשוב נוסף הוא הערכות לגבי עלויות כספיות הנדרשות כדי לבצע את הפעילות.

תוכן מסמך ה-RFP צריך להיות כזה, שיאפשר לספקים השונים לקבל מידע מתאים לגבי היקף העבודה הנדרשת, זמני ביצוע, סיווג האנשים שיהיו מעורבים בה ונתונים נוספים שמטרתם לתת אינדיקציה ברורה לגבי יכולתו של הספק לעמוד בתכני ההצעה ובמחיר שהוא מתכוון לבקש עבור השירות שהוא נותן.

הצעות המכילות הכוונה לגבי אופן מילוי ההצעה חוסכות זמן הן לארגון והן לספקים. לשימוש בטבלאות – יתרונות רבים במקרה זה.

מודל לבחינת הצעות

מאחר ואנו עוסקים במודל המתאים לארגון עסקי, החלטות המתקבלות בעקבות התשובות השונות למסמכי RFP צריכות להתבסס על ניתוח התועלות לעומת עלות ההצעות.

המודל המתואר להלן כולל חמישה שלבי מפתח. עקרונות המודל נמצאים בשימוש זה זמן רב ע"י מנהלי פרוייקטים (בכל התחומים), מנתחי מערכות, ובמידה מסוימת גם ע"י מספר מצומצם של ארגונים העוסקים בהדרכה.

חמשת השלבים המתוארים הותאמו לניתוח ספציפי של מערכת הדרכתית. לצורך פשטות ההסבר, פושטו הפיתוחים המתמטיים/סטטיסטיים שלהלן.

שלב ראשון

לפני שניגש לבחינה מדוקדקת של ההצעות השונות, יש לפסול בשלב ראשון הצעות שאינן עומדות בתנאי המסמך שהופץ, או שאינן תואמות את מדדי האיכות שאנו כאנשי הדרכה מחויבים להם.

 

שלב שני

בשלב השני אנו בוחנים את העלות הכוללת של ההצעה. עלות כוללת מורכבת מעלות ישירה ועקיפה:

עלות ישירה – תשלום לספק עבור פיתוח מכלול הדרכתי.

עלויות עקיפות – עלויות אלה יכולות להיות: רכש של חומרה או תוכנה, שלא קיימות בארגון, אך הן מחויבות במידה ונבחר השימוש בשירותיו של ספק מסוים; הדרכות מקדימות בארגון לגבי אופן השימוש במערכת הדרכתית המוצעת, הזמן הנדרש ממחלקת ההדרכה לצורך אבטחת איכות ובקרה, אחזקה, שדרוג ותפעול שוטף.

תחום העלויות העקיפות חשוב במיוחד כאשר מדובר בהטמעה של מערכות גדולות בארגון, כדוגמת e-learning.

 

שלב שלישי

בשלב השלישי אנו מבטאים את התועלת של ההצעה במונחים כמותיים.

יש לערוך רשימה של קריטריונים אותם אנו מעונינים לבדוק בהצעות השונות ולשייך משקל (מומלץ באחוזים), לכל קריטריון. הקריטריונים והמשקלים השונים שאנו מחליטים לגביהם אינם קבועים, הם ישתנו מפרוייקט לפרוייקט לפי גודלו ורמת המורכבות שבו.

בנוסף, יתכן מצב בו נושא מסוים יקבל משקל נמוך בארגון אחד וגבוה בארגון אחר. לדוגמא – יכולתו של הספק ללוות את הפרוייקט לאורך זמן ובפריסה גיאוגרפית רחבה.

כאמור, אין חוקים מוגדרים מראש לקביעת המדדים בשלב זה, ויתכן שהוא דורש מאתנו השקעה של זמן ומשאבים. יחד עם זאת, ככול שנתנסה יותר בשיטת עבודה זו, נוכל לפתח לעצמנו את המיומנויות הדרושות ולהפיק את הנתונים הרלוונטיים לצורך קבלת החלטות מקצועית ואמינה.

לפניכם רשימה של קריטריונים ושיקולים אשר ינחו אותנו בביצוע שלב זה של המודל :

• איכות הספק – גודל החברה, שנות פעילות, ניסיון קודם בתחום, המלצות מלקוחות.
• איכות המפתחים – ידע, ניסיון קודם, המלצות, השכלה.
• הטמעה – יכולת הספק להטמיע את הפתרון בארגון.
• שדרוג – באיזו מידה ניתן לבצע שינויים במכלול ההדרכתי כדי שיתאימו גם בעתיד לדרישות הארגון.
• אחזקה – יכולת הספק לתת שירותי אחזקה ותיקוף טכניים, במידה ונדרשים, למכלול ההדרכתי בארגון.
• איכויות הדרכתיות – שיקולי פיצוח הדרכתי, הפעלה, שילוב מולטימדיה, אמצעי עזר ללמידה.
• התאמה לארגון – מידת ההתאמה בין ההצעה לידע קיים בארגון, יכולות כ"א ומוכנות לשינויים.

 

שלב רביעי

לאחר שהחלטנו על הקריטריונים לפיהם אנו בודקים את ההצעות, והמשקל שמקבל כל קריטריון, יש להחליט על הציונים שיקבל כל ספק בהתאם להצעה שהגיש.

כדי להבהיר את אופן העבודה במודל האמפירי, נבחן את הדוגמה הבאה:

חברה גדולה, מעונינת ללמד את עובדיה כיצד להשתמש במערכת מידע חדשה, באמצעות ערכה של לומדות המתאימות למחלקות השונות. החברה מורכבת מאוכלוסיות שונות של עובדים, אך כולם בעלי רקע בסיסי בעבודה עם מחשב.

 

כתשובה למסמכי RFP נתקבלו הצעות משני ספקים:

ספק א' – וותיק, גדול, בעל ניסיון רב בביצוע פרוייקטים מסוג זה, מציע לבנות את הלומדות תוך שימוש ב-Power Point.

ספק ב' – קיים כשנה, בעל ניסיון כללי טוב בפיתוח לומדות, מציע לבנות את הלומדות בתוכנת Director תוך שילוב של סרטוני אנימציה.

 

קריטריון משקל	באחוזים	ספק א'	ספק ב'
איכות ספק	30	90	80
איכות מפתחים	20	75	90
הטמעה*	——	——	——
שדרוג**	10	90	70
אחזקה*	——	——	——
איכויות הדרכתיות	20	80	95
התאמה לארגון	20	80	95
שיקלול***	100%	83	87

*הטמעה/אחזקה – לא רלוונטי במקרה זה.

 

**שדרוג – שתי הערכות ניתנות לשינוי במידה וייערכו שינויים או שיפורים במערכת המידע, אם כי שינויים בלומדה הבנויה ב-Director לא ניתנים לביצוע בתוך הארגון והם יקרים יותר.

*** שקלול – הציון המרבי בכל קריטריון הוא 100. יש לנרמל את הנתונים לפי המשקל באחוזים. לדוגמא אם ספק א' קיבל את הציון 90, לאחר נרמול נקבל :

27=90*30/100 .

כאשר נחבר את הציונים המנורמלים נקבל את ערכו של הציון המשוקלל.

 

שלב חמישי

בשלב האחרון במודל משווים את ההצעות על פי היחס תועלת/עלות.

	ספק א	ספק ב
עלות כוללת (אלפי ש"ח)	82.2	75.5
תועלת (שבר עשרוני)	0.83	0.87
עלות/תועלת	99.03	86.78

 

בכדי לקבל נתון זה יש לחלק את העלות בתועלת הצפויה.

 

יחס זה מבטא את המחיר שיש לשלם לכל יחידת תועלת. ההצעה שתיבחר היא ההצעה בה מתקבל המחיר הנמוך ביותר ליחידת תועלת. בדוגמא שלנו הצעתו של ספק ב'.

 

סיכום

לפעילות המקדימה להפצת מסמך RFP חשיבות מכרעת בהצלחתו של מכלול הדרכתי. פעילות זו מאפשרת לנו לבדוק בצורה אובייקטיבית ואמינה את ההצעות השונות מצד אחד, ומאפשרת לספק לקבל את האינפורמציה הדרושה לו מצד שני.

עבודה לפי חמשת שלבי המודל דורשת מאנשי ההדרכה תשומת לב רבה וחשיבה מעמיקה.

חשוב לציין שאין מודל המחליף שיקול דעת של בעל המקצוע, על כן יש לראות בו כלי עזר בקבלת החלטות.

כאשר מדובר בפיתוח מערכת הדרכתית רחבת היקף בעלת עלויות גבוהות, מומלץ מאוד לעבוד ע"פ כל שלבי המודל.

כאשר אנו עוסקים בפרוייקטים קטנים, אין צורך ליישם את המודל בשלמותו, אך חשוב לשמור על מספר עקרונות מנחים הנובעים ממנו :

1. פסילת הצעות שאינן עומדות בדרישות.
2. בחינת העלות הכוללת של ההצעה.
3. רשימת קריטריונים לבדיקה. ניתן להתאים הערכה (קריטי, חשוב, רצוי) במקום להתאים משקל מדויק.
4. הערכת הקריטריונים השונים בהתאם להצעות הספקים (ניתן להשתמש במושגים גבוה, בינוני, נמוך).
5. ניתוח התמונה הכוללת כפי שהיא מתקבלת בטבלה, וקבלת החלטה.

 

עבודה על פי כללים מוגדרים תסייע לנו להגיע למצב בו אנו מנצלים את התקציבים העומדים לרשותנו בצורה אופטימלית ולהפיק את המרב לטובת הארגון.

 

קישורים רלבנטים: