מתוך Knowledge Technologies, מבית M.P-Yaad
גיליון מס' 21 מרץ 2003
למרות ששיטת ה – e-Learning הוכחה בעשרות סיפורי הצלחה בארגונים בארץ ובחו"ל, עדיין קיימים מנהלים ומקבלי החלטות רבים שטרם הכירו והבינו את יתרונות השיטה. קיימים שני גורמים חשובים אשר משפיעים על כדאיות המעבר והטמעת e-Learning כחלק ממערך ההדרכה הארגוני: יעילות ההדרכה ו – מהירות הגישה אליה. את שני הגורמים הללו לא תראו בשום מודל "חוקי" למדידת החזר השקעה, אך כפי שתראו להלן – השפעתם על שיקולי כדאיות ההשקעה חזקה עד מאוד. את שני הגורמים הללו לא תראו בשום מודל "חוקי" למדידת החזר השקעה…
פעמים רבות, כשאנו משוחחים עם מנהלים בארגונים על שילוב e-Learning כחלק ממערך ההכשרה העתידית, מיד צצות ועולות שאלות הנוגעות לכדאיות הכלכלית. כמעט בכל שיחה כזו נשאלת אותה השאלה: "נניח ששכנעתם אותנו, כמה זה יעלה וכמה כסף נחסוך בסופו של דבר?".
כחסידים גדולים, וכאחת החברות המובילות בתחום ה- e-Learning בישראל, אנו מוצאים שגישה זו, ברוח חובת ההוכחה של כדאיות ההשקעה טרם כניסה למהלך מעין זה, היא עדיין הגישה הרווחת בקרב אוכלוסיית מקבלי ההחלטות. למרות שה – e-Learning הוכח בעשרות סיפורי הצלחה בארגונים בארץ ובחו"ל, עדיין קיימים מנהלים ומקבלי החלטות רבים שאינם מכירים ומבינים הרבה מיתרונות השיטה כגון: נגישות, תקשורת עקבית, גמישות ועוד.
בהצצה ראשונה, ניתוח השוואת עלויות בין ה-e-Learning לבין הדרכה מסורתית נעשה על בסיס מדדים כמותיים ברי מדידה.
הטבלה מציגה בראשי פרקים את העלויות הכרוכות בהטמעה של כל אחת משיטות ההדרכה.
מאמרים קודמים דנו רבות בהחזר ההשקעה בפיתוח והטמעת e-Learning, בסיבות למדידתו ובאופן מדידתו בהתבסס על מודלים שונים, ובוודאי נדון בכך גם בעתיד.
אך האם העלויות המוצגות בטבלה מציגות את כל חלקי הפאזל שבגיבוש החזר השקעה (ROI)?
התשובה לכך היא – בהחלט שלא. קיימים שני גורמים נוספים שלהם השפעה על כדאיות המעבר והטמעת e-Learningכחלק ממערך ההדרכה הארגוני: יעילות (E) ומהירות (V).
את שני הגורמים הללו לא תראו בשום מודל "חוקי" למדידת החזר השקעה, אך כפי שתראו להלן השפעתם על שיקולי כדאיות ההשקעה חזקה עד מאוד.
הטמעת קורס ב-e-Learning | הטמעת קורס בהדרכה מסורתית |
· גידול בעלויות המחשוב
· עלות חד פעמית לרכישת מערכת LMS ו/או LCMS ועלות חזקה שנתית · עלויות פיתוח הקורס · עלויות לומד, כולל הזמן בו אינו מבצע עבודה · עלויות הקשורות בתמיכה טכנית |
עלויות מתקנים:
· השכרת כיתות או תקורות נלוות · אוכל · חומרי לימוד · עזרי למידה |
עלויות מדריך:
· שכר מדריך ונלווים (במידה והמדריך הוא פנימי) · עלות המדריך (במידה והוא חיצוני) · נסיעות וארוחות |
|
עלויות הלומד:
· זמן שבו נעדר מהעבודה · נסיעות ונלווים |
|
עלויות פיתוח הקורס |
יעילות ההדרכה – Efficiency Training (TE)
נתחיל עם מושג היעילות. המילון מגדיר את המונח "יעילות" כיחס שבין האנרגיה שהושקעה לבין העבודה שבוצעה בפועל. במילים אחרות היחס שבין ההשקעה לבין התוצאה.
אם למידה מוגדרת כידע או מיומנויות הנרכשות ע"י הדרכה או למידה, יעילות הדרכה (TE–Training Efficiency) יכולה להיות מוגדרת כיחס שבין הידע והמיומנויות שנרכשו, המשפרים את ביצועי הלומד, לחלק בסך כל האינפורמציה שהועברה ללומד בתהליך הלמידה.
כאשר תהליך למידה מוביל לשיפור ביצועיו של לומד, באופן שלצורך שיפור הביצועים נוצלה כל האינפורמציה שהועברה ללומד בתהליך הלמידה, הרי שהיעילות אז תהיה 1 (או 100%).
על מנת להמחיש את מושג יעילות ההדרכה (TE) נציג דוגמה לניסיון מתסכל של יעילות הדרכה נמוכה:
יעל עובדת בארגון ישראלי גדול, הדורש משכבת המנהלים הבכירים להשתתף בארבעה אירועי הדרכה שנתיים בכל שנה. אחד מאירועי ההדרכה המסורתיים התקיים בקיץ האחרון תחת הכותרת "עקרונות מתקדמים בכלכלת מיקרו". יעל, בעלת רקע רחב בכלכלה ובעלת תואר MBA בכלכלה וניהול של אוניברסיטת ירושלים, תיארה את יום ההדרכה כך:
"…ובכן, 4 השעות הראשונות של היום התמקדו וכיסו חומר בסיסי שאני מכירה ויודעת. התוצאה: 4 שעות מבוזבזות. 3 השעות האחרונות כללו עקרונות מתקדמים שאינם ברי שימוש לביצוע עבודתי. התוצאה: 3 שעות מבוזבזות.
רק שעה אחת בכל היום הזה עניינה אותי והתאימה לצורכי הידע שלי…"
במקרה זה, יעילות ההדרכה TE שווה ל-1/8 או 12.5% – רק שעה אחת מתוך 8 כללה תכנים שבאמת יכולים להשפיע על ביצועיה של יעל בעבודה.
כעת, הבה נשווה אירוע הדרכה מסורתי זה לניגוד המתבקש – קורס המתוכנן כראוי ב e-Learning: עם מיומנויות ניווט מינימאליות, יכלה יעל, לדלג על 4 השעות הראשונות ועל 3 השעות האחרונות המיותרות, ולהתמקד בשעה המועילה, אשר לה השפעה ישירה על ביצועיה בעבודה. נתעלם מהזמן הזניח הנדרש לנווט בין הנושאים השונים, ונקבל יעילות הדרכה TE שווה 1 או 100% (למען האמת מתקרבת ל-100% כי קשה להגיע ליעילות של 100%).
למרבה הצער, הדוגמה ממחישה אירועי למידה מסורתיים רבים המאופיינים בחוסר יעילות. חוסר יעילות זה מקורו במספר סיבות עיקריות:
- שיטת למידה אחידה – לומדים שונים זה מזה ברמת המיומנות איתה הם מגיעים לקורס, ולכן נקודת הפתיחה של כל לומד היא שונה. אירועי הדרכה מסורתיים כגון הדרכות כיתה, מתבססות על רמת מיומנות מוגדרת אחת, שנקבעה כחלק ממטרות הקורס. לומדים בעלי רמות שליטה גבוהות או נמוכות מרמת המיומנות שהוגדרה כנקודת המוצא, יפיקו תועלת פחותה ויעילות ההדרכה תיפגע.
- תיאור מעורפל של אירוע ההדרכה – ברגע שלומד זומן לאירוע הדרכה מסורתי והוא מגיע לכיתה, יהיה זה מאוחר מדי לטעון שהקורס אינו תואם את הגדרת תפקידו, במיוחד אם אירוע ההדרכה נעשה מחוץ למסגרת הפיזית הארגונית, או לחילופין אם הארגון שילם כבר על השתתפותו באירוע.
- מידע חיצוני, לא שייך – קורסים, בין אם מסורתיים ובין אם ממוחשבים, עלולים לכלול תכני לימוד לא רלוונטיים, שאין להם שום תועלת ללומד.
- איכות המדריך – ישנם מדריכים שפשוט סוטים ממטרות הקורס או שבאופן לא מודע מחמיצים אותן. קיימים גם מקרים רבים בהם המדריך אינו עונה על הציפיות ובכך למעשה רב הנזק מן התועלת.
מהירות הגישה להדרכה Training Accessibility Velocity – TAV
מהירות (V), בהשוואה ליעילות, היא מושג שבאופן יחסי קל להבין אותו בהקשר זה של הדרכה. כך, למשל, אירוע למידה מסורתי מתוכנן שבועות מראש ומגביל את הלומד ללמידה בנקודת זמן מוגדרת, אך למידה מקוונת מאפשרת גישה מיידית לידע הנדרש, בדיוק בנקודת הזמן שבו הדבר נדרש.
קחו לדוגמה עובד בחברה גדולה העובד ב"חדר הנקי" – סביבה לייצור מיקרופרוססורים. לפני כשישה חודשים הוא השתתף בקורס בו למד שיטה לזיהוי רכיבים פגומים בשלב מסוים בתהליך הייצור. הקורס כלל זיהוי של גורמים אשר עשויים לגרום לכשל בייצור ולפגם, והאופן בו ניתן למנוע מאותם גורמים לצוץ.
באחד הימים במהלך עבודתו לא הצליח העובד להיזכר בתהליך האיתור של הגורמים לפגמים במקרה ייחודי ונדיר. הוא זקוק להדרכה בנושא כעת, ולא בעוד שישה חודשים – בקורס הבא. הקורס שרכש לפני שישה חודשים רחוק מדי ובוודאי שאינו עוזר לו. נכון, הוא יכול לשאול עמית לעבודה, אך מדובר בתהליך מורכב אותו מלמדים במסגרת קורס שלם… אם הקורס קיים ברשת הפנים ארגונית ב – e-Learning יש סיכוי גבוה במיוחד שהוא יוכל לזהות את פריט הלימוד החסר ולהשלים את פער הידע הרצוי, ובאופן זה גם יגביר את יעילות ההדרכה וגם את המהירות.
הגידול במהירות כמתואר בדוגמה, מגדיל את ערך התוכן של הקורס, פשוט בגלל שיפור הנגישות שלו ללומד. למהירות, במקרה זה, יש ערך ברור. אם ננקוט בגישה הלוגית, במקרה כזה, קורס הבנוי נכון ב-e-Learning הוא בעל ערך גבוה יותר ממקבילו המסורתי. זווית אחרת הדורשת התייחסות היא העובדה שבעידן האינטרנט ומהפיכת המידע, נוצר קונפליקט אבסורדי, יחסית למצב בעבר.
קיים מידע רב, ובזמינות גבוהה, אך דווקא בשל כך מהירות הגישה אליו באופן ממוצע קטנה, בעיקר בשל הזמן שנדרש למשתמש לאתר את המידע הנחוץ לו בתוך ים המידע הקיים, למפותו ולעבדו באופן שיוכל לנצלו לצורך למידה. מערכות LCMS (Learning Content Management System) כדוגמת ה-Knowledge Accelerator של M.P-Yaad, לדוגמה, פותרות בעיה זו ע"י הבאת פריטי לימוד מדויקים לשולחן העבודה של הלומד, בעלי ערך דידקטי, הנחוצים ללומד בנקודה שבה הוא זקוק להם.
אך למרבה הצער, יעילות ומהירות נלקחים בחשבון לעיתים רחוקות בלבד בחישובי החזר השקעה, למרות שבמובן משמעותי ומוחשי, יש להם ערך והשפעה רבים על השורה התחתונה של ביצועי הלומדים.
איור מס' 1 מציג באופן גרפי את התהליך שעובר שוק ההדרכה בעולם, במעבר משימוש בשיטות הדרכה מסורתיות בלבד לשימוש בשילוב של e-Learning כחלק ממערך ההכשרה הפנים ארגוני. מהאיור ניתן ללמוד בבירור שעם הזמן, שילוב המחשב באופן פעיל יותר במנגנון ההדרכה, יעילות ההדרכה ומהירות הגישה שיהיו ללומדים לידע ולהדרכה יהיו גבוהים יותר מבעבר.
אז, בפעם הבאה שאתם מחשבים ROI, אל תשכחו את ה-TE וה-TEV. גורמים אלו – יותר מאשר שקלים ודולרים, יכולים להוות את הטיעון המשכנע ביותר למעבר ל – e-Learning
מנהיגים ברשת |
www.leadersnet.co.il |
leaders@leadersnet.co.il |
© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" מרץ 2003. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר |