תפקיד המידען בארגון

מאת אדית משה, InfoQuest Information Services

פורסם בינואר 2002

 

מבוא

לעתים חוסר ידע לגביי נושא מסוים גורם לכך שעולם ומלואו המסתתר מאחורי שמו של אותו נושא אינו נחשף בפני הכל. הרווח והתועלת שניתן להפיק מעצם הכרת אותו הנושא, ההכרה בקיומו, אינם באים לידי מימוש והתוצאה היא החמצת אפשרויות ובזבוז משאבים.

הגדרת מקצוע המידענות אינה ברורה לכל אחד ואחד כשם שברורות הגדרות מקצועות אחרים.

כאן נמצא לנכון להגדיר מיהו מידען, מה תפקידו בארגון ומה הן התועלות אשר ניתן להפיק מעצם קיומו של בעל תפקיד שכזה בארגון. הצגת ה"מידע" לגביי המידען תפוגג את אי הבהירות לגביי תפקיד המידען והצורך בו בארגון.

הגדרת מיהו מידען

מידען הוא מי שעוסק בחיפוש מידע ושליפתו ממקורות המידע השונים ובנוסף לכך עוסק בנגזרות אחרות מתחום המידע, כמו ארגון מידע וניהולו, הפצת מידע, עיבוד מידע וניתוחו ועוד.

מקצוע המידענות, על אף התמקדותו בתחום הממוחשב של מידע,  הוא חלק אינטגרלי ממקצוע הספרנות הותיק. מידען פעמים רבות יעסוק בניהול ספריה על כל הכרוך בכך: ניהול אוסף של כותרים, הזמנה ורכש של ספרים וכתבי עת, קיטלוג ועוד. מכאן, כי המידען הוא בעל תפקיד הקיים עוד הרבה מלפני עידן ההייטק, כפי שאנו נוטים לחשוב.

הדיון בתפקידיו השונים של המידען בחברה המודרנית יחדד את נחיצות המידען לארגון.

תפקידי המידען בארגון

לכל מידען תפקידים קבועים ומשתנים בארגון אליו הוא משתייך.

התפקידים הקבועים הינם תפקידים אשר יכללו במסגרת תפקיד המידען בכל סוג של ארגון ובכל תחום עיסוק. התפקידים המשתנים הם תפקידים התלויים באופיו של הארגון ובעיסוקו.

בחלק זה של המאמר נפרט מה הם אותם תפקידים.

אפיון צרכי המידע

אחריותו הראשונית של המידען היא לאפיין את צרכי המידע בארגון אליו הוא משתייך. צרכי המידע משתנים מארגון לארגון ואין "נוסחה" אשר קובעת מה הם. לפיכך ישנו צורך להתבונן בארגון ולבחון את תחום עיסוקו, את סוג המידע הנדרש לבעלי התפקידים השונים בו על מנת שיוכלו לבצע את עבודתם, את התדירות בה יש צורך בסוגי המידע השונים.

קיימת יותר מדרך אחת לביצוע אפיון צרכי המידע ואת הדרך יש לבחור על פי היכרות עם הארגון עצמו: מי האנשים המועסקים בארגון, מהו גודל הארגון ועוד. אחת הדרכים לרשותו של המידען המאפיין את צרכי המידע בארגון תהיה להפגש עם מנהלי הארגון, מנהלי המחלקות השונות ובעלי תפקידים שונים על מנת לתשאלם בנושא צרכי המידע בארגון.

דרך אחרת תהיה באמצעות העברת "שאלון" אלקטרוני או ידני אשר ימולא על ידי בעלי התפקידים השונים, יאסף וינותח על ידי המידען.

הדרכים לאפיון צרכי המידע בחברה עשויות להיות מגוונות ביותר והן תלויות ביוזמתו של המידען ובמידת יצירתיותו. בסופו של דבר, כל דרך אשר תניב הגדרה ברורה של צרכי המידע בארגון תהיה דרך טובה לביצוע המשימה. מרגע שצרכי המידע של הארגון יהיו ברורים למידען הוא יוכל לעבור למשימתו הבאה שהיא תכנון משאבי המידע הרלוונטיים עבור הארגון.

תכנון משאבי מידע

על פי צרכי המידע אשר אופיינו על ידי המידען, בהסתמך על מידע שאסף מבעלי התפקידים בארגון, על המידען לקבוע מה הם משאבי המידע הרלוונטיים לארגון.

לא ניתן לקבוע מה הם משאבי המידע הרלוונטיים ללא הגדרה קודמת של צרכי המידע של הארגון

זאת מן הסיבה הפשוטה שלצרכים שונים קיימים פתרונות שונים. צרכי המידע של חברת טכנולוגיה למשל, יהיו שונים מצרכי המידע של חברה העוסקת בתחום החינוך ולכן גם המענה שינתן לאותם צרכים ישתנה מתחום עיסוק אחד לשני.

תפקיד המידען, אם כן, לאתר משאבי מידע רלוונטיים עבור הארגון ולתכנן על פיהם את תקציב מרכז המידע בארגון.  איתור משאבי המידע הוא שלב הכרחי בהקמת מרכז המידע בארגון והוא שיאפשר למידען לגשת למשימותיו השוטפות כמי שנותן מענה לצרכיי המידע בארגון.

מתן מענה לצרכים

תפקידו השוטף של המידען, אם כן, הוא לתת מענה לצרכיי המידע השוטפים בארגון, ולאפשר לעמיתיו לבצע את עבודתם על ידי סיוע להם באיתור המידע הרלוונטי, בשליפתו מן המקורות השונים, בעיבודו ובניתוחו. כיום תפקידו של המידען אינו מסתכם רק בחיפוש מידע ושליפתו, אם כן, אלא גם בעבודה אנאליטית הדורשת ממנו התעמקות במידע.

יכולותיו של המידען לשלוף את המידע הנדרש במהירות ובדייקנות עשויה לחסוך עבור הארגון משאבים רבים כמו זמן וכסף. הריי לא כל משתמש קצה יודע באותה המומחיות של המידען לאתר את המידע הדרוש, לפיכך נטייתם של ארגונים להטיל את משימת המידענות על בעלי תפקידים שונים בחברה, אשר המידענות אינה אחריותם הרשמית, מהווה פעמים רבות בזבוז משאבים יקרים. זמנו של העובד שאיננו מידען מקצועי מוקדש לעבודה שאינה בתחום מומחיותו, עבודה אשר המידען יבצע בזמן קצר יותר תוך ניצול טוב יותר של המשאבים וחסכון בעלויות.

חוליה מקשרת

בהקשר לנושא ניצול המשאבים ניתן לדון בתפקיד נוסף אותו ממלא המידען בארגון והוא תפקיד של "חוליה מקשרת" בין חלקי הארגון השונים.

פעמים רבות לא מתקיים שיתוף בידע בין המחלקות השונות בארגון ואפילו בין פרטים בארגון, בשל סיבות טכניות (גודל הארגון, למשל) או בשל סיבות אנושיות (אנשים נוטים לעיתים "לשמור מידע לעצמם" בשל תחרות סמויה בתוך הארגון , למשל). חוסר השיתוף בידע מזיק לארגון משום שהוא אינו מאפשר ניצול מירבי של הידע האנושי הנצבר בארגון ולעיתים התוצאה היא עבודה מיותרת שנעשית שוב ושוב, טעויות שנעשות מחוסר ידע ובזבוז משאבים.

כאן נכנס המידען כחוליה מקשרת בין חלקי הארגון השונים. הכרה במידען כנקודת קישור בין החלקים השונים של הארגון השלם עשויה לפתור את בעית חוסר השיתוף בידע. המידען מסוגל למלא תפקיד של ערוץ דרכו זורם המידע מקצוותיו השונים של הארגון. על המידען להכיר היטב את המידע הנצבר אשר ברשותו ולדעת להפיצו לחלקי הארגון הרלוונטיים. תפקידו של המידען הוא, אם כן, תפקיד תקשורתי.

מורה נבוכים

נושא התקשורת כרוך בנושא נוסף אשר הוא נושא ההדרכה. המידען צריך בין היתר לשמש כמורה נבוכים. תפקידו להדריך את המועסקים בארגון לניצול מירבי של המשאבים העומדים לרשותם. זו תהיה טעות מצידו של המידען להניח כי לעובדי הארגון ברורים המשאבים העומדים לרשותם בתחום המידע. על המידען לידע את עובדי הארגון מה הם אותם משאבים וכיצד ניתן להשתמש בהם. בנוסף, הדרכת משתמשי קצה תפעל גם לטובתו של המידען בכך שתסיר מעליו עומס עבודה ותפנה לו זמן לעסוק באותן משימות מסובכות אשר משתמשי הקצה יתקשו להתמודד איתן בעצמם וכאן הם יזדקקו לעזרתו.

שיווק מרכז המידע בחברה

ההנחה המוטעית שצויינה לעיל לגבי נושא ההדרכה, אשר לפיה עובדי הארגון יודעים בעצמם מה הם משאבי המידע העומדים לרשותם, היא הנחה אשר קיימת גם בהקשר לנושא שיווק מרכז המידע בארגון. קל להניח כי עובדי הארגון יפנו אל המידען ברגע שיזדקקו לעזרתו. נוח להאמין כי הם כבר יודעים מראש מה הם אותם השירותים שהמידען מסוגל להעניק להם. אולם כאמור, זוהי הנחה מוטעית.

אחד מתפקידיו הנוספים של המידען הוא לדאוג לשיווק מרכז המידע בארגון באופן אקטיבי, בניגוד לציפייה פסיבית לפנייה יזומה של עובדי הארגון. כאן שוב תבוא לידי ביטוי יוזמתו של המידען ומידת היצירתיות שבו, כאשר המטרה שצריכה לעמוד לנגד עיניו היא לגרום לעובדי הארגון לפנות אליו בענייני מידע. מידען שיש ברשותו זמן פנוי רב אינו מידען שאין דרישה לשירותיו, אלא מידען שאינו משווק את מרכז המידע בצורה מספקת. לכן, על המידען ליידע את "לקוחותיו" צרכניי המידע אודות השירותים שהוא עשוי לספק להם. כל אלו יצדיקו את הצורך בקיומו של מידען בארגון.

מתי יש צורך במידען

התשובה לשאלה זו היא "תמיד". ומדוע התשובה היא כל כך פשוטה? משום שתמיד יש צורך במידע. המידע הוא אינסופי, מצטבר ומשתנה ללא הפסקה. מומחיות המידען היא בטיפול במידע ולכן כל עוד המידע קיים – הצורך במידען קיים.

לכל ארגון מידה שונה של צורך במידע. ההעדפה אם להשתמש בשירותי מידען "מבית" או בשירותי מידען "מחוץ" תשתנה על פי תדירות הצורך במידע ועל פי השינויים בתנאי השוק. כדאיות כלכלית, למשל,  היא שיקול מכריע בבחירת סוג המידען עבור הארגון, כלומר ההחלטה האם העסקת מידען שכיר במשרה קבועה היא כדאית לארגון מבחינה כלכלית או שעדיפה עבור אותו ארגון האפשרות לפנות בעת הצורך למידען עצמאי לשם ביצוע עבודת מידענות ספציפית.

מחד ומאידך, הצורך במידען הוא צורך קיים וברור.

סיכום ומסקנות

ניתן לומר, אם כן, כי ההכרה בעצם קיום מקצוע המידענות מספיקה על מנת לקבוע את הצורך במידען בארגון. מודעות הארגון לתועלת שעשוי מידען להעניק לארגון נותנת לגיטימציה לנחיצותו של המידען בארגון. זאת למעשה כמו לגביי כל מקצוע אחר: המודעות לתועלת שניתן להפיק מקיומו של בעל מקצוע זה או אחר בארגון היא זו שנותנת לגיטימציה לנחיצותו של אותו בעל מקצוע בארגון.

המידע נדרש לכל קבלת החלטה ובכל ארגון חי מתקבלות החלטות. לפיכך, ארגונים, המהווים צרכניי מידע, זקוקים למידענים. העלאת המודעות לנושא זה תקדם, מחד, את מעמדו של מקצוע המידענות ומאידך, תניב תועלת לארגון. מכאן חשיבות המודעות לתפקיד המידען בארגון.

 

 

הכותבת ניהלה בעבר את מרכז המידע בקרן הון סיכון מן המובילות בארץ וכיום עובדת כמידענית עצמאית ובעלת חברת InfoQuest Information Services,