כתב: קובי רוזנברג, מנהל ש.ה.ם בע"מ – שיפור ביצועים, תהליכי למידה ויעוץ בארגונים.
מנהלי הדרכה נדרשים לקחת אחריות גם על תוצאות ההשקעה בפעילות שהם מבצעים – במונחים כספיים. לפני שמזמינים את ספק ההדרכה, כדאי לבדוק האם ההשקעה בהדרכה תהיה כדאית
אחריות ( Acccountability )
תקציב ההדרכה בארגונים הוא אחד הסעיפים הרגישים יותר לתנודות במצב הכלכלי של חברות. ההסתברות שהתקציב יפגע, כאשר יש צורך לקצץ בהוצאות – גבוה. כנראה משום שבחלק מהמקרים הוא נחשב כהוצאה, למרות נסיונות מקצועני ההדרכה להגדירו כהשקעה. הרעיון להתיחס לתקציב ההדרכה כהשקעה – נכון. הביצוע קצת יותר קשה כאשר מנהלי ההדרכה נדרשים להוכיח את תוצאות ההשקעה הזו. במיוחד אם הוכחת התוצאות נמדדת במקביל לנושא הפתוח, הייצור, הרכש, הלוגיסטיקה, התפעול.
תקציבי ההדרכה בארגונים נמדדים במספרים גדולים. מאוד. הירחון Training( מרץ 2003 ) מציג סקירה שנתית של תקציבי ההדרכה של 100 החברות הגדולות בארה"ב. הן משקיעות 6.1 מליארד דולר בשנה בהדרכה (מקצועית וניהולית). 4.6% מתקציבי ההוצאות, בממוצע. 65 שעות הדרכה לעובד בשנה. כסף גדול מאוד.
מנהלי ההדרכה בכל הארגונים אחראים למעשה על הוצאת כספים. האם אנחנו אחראים באותה המידה גם על החזר ההשקעה (ROI-Return On Investment ) במונחים כספיים ? האם יש בידינו די כלים להחליט האם ההשקעה בפעילות הדרכה אכן כדאית, בטרם נזמין ספק הדרכה להנחות סדנא בנושא מקצועי ו/או ניהולי ?
המסר
מדידת ROI מתאימה למקצועני ההדרכה אשר באמת מעוניינים ללמוד ולבדוק את התוצאות של עבודתם גם במונחי תפוקות ולא רק תשומות, אשר מעוניינים לשנות ולנסות דברים חדשים – השימוש ב – ROI כתהליך מתמיד של שיפור.
חישוב החזר על השקעה הוא חלק מהיושר המקצועי של מנהלי ההדרכה. אנחנו נמדדים בעיקר בתוצאות פעילויותנו ולא רק ברמת שביעות הרצון של הלומדים או במספר הפעילויות שביצענו.
מומלץ לשלב את ה – ROI כחלק בלתי נפרד מהתכנון של כל פעילות הדרכה.
למי שרוצה להתחיל לדבר במונחים כספיים, נציג להלן כלי לחישוב גודל הפוטנציאל לשיפור הביצועים בעקבות ההדרכה, כלי זה יכול לשמש בתהליך קבלת החלטות על השקעה בפעילויות הדרכה.
חישוב הפוטנציאל לשיפור ביצועים
גורמים רבים יכולים להביא לייזום פעילות הדרכה: מציאת פער בין ביצוע רצוי למצוי לאחר סקר צרכי הדרכה תקופתי, פנייה של מנהל המבקש הדרכה לשיפור ביצוע לוקה בחסר ועוד.
במצב שבו מנהל מבקש הדרכה לשיפור ביצועים, הוא בא עם הצורך והפתרון גם יחד. מודל שיפור ביצועי הארגון ועובדיו מכוון את איש ההדרכה בארגון לבדוק האם התחושה שיש למנהל מבוססת, ואם כן, האם ההדרכה היא הפתרון (לא תמיד זה המצב).
כיצד לבדוק את הפוטנציאל לשיפור הביצועים ?
שלב 1 : תאר את מרכיבי תפקידו העיקריים של העובד
שלב 2 : בהתבסס על סקר והערכה, הגדר את המשקל (באחוזים) שהעובד מקדיש לכל מרכיב
בתפקידו
שלב 3 : פרק כל אחד ממרכיבי תפקידו למטלות ביצועיות
שלב 4 : הגדר את ציון הסטדנדרט המינימלי בכל אחד מפרטי תפקידו בסולם של 1-10 (אין לתת את אותו הציון ליותר משתי מטלות) וכן הערך את הביצוע המצוי של העובד בכל אחד
מפרקי תפקידו בסולם של 1-10.
שלב 5 : סכם את הערכת רמת הביצוע הרצויה והמצויה וחשב את הפער באחוזים
שלב 6 : חשב את התרומה הפוטנציאלית במונחים כספיים.
דוגמא
הצורך : שיפור מיומנויות ניהול הפרוייקטים של ראש צוות / מנהל מחלקה.
שלב 1 + שלב 2
מרכיבי התפקיד |
(שלב 1 )זמן מוקדש לכל מרכיב (שלב 2)1. תכנון25%2. חלוקת משימות לעובדים15%3. הערכת ביצוע עובדים10%4. תיאום העבודה מול לקוחות25%5. ניהול תקציב10%6. פתרון בעיות15%
*הערה : הנתונים נלקחו מפרוייקט שבוצע במפעל לפתוח וייצור מוצרי חשמל לתעשייה, לאחר ראיונות ותצפיות על קהל היעד.
שלב 3 + שלב 4
פירוק המטלה "חלוקת משימות לעובדים" לשלבי עבודה : | רמת ביצוע רצוייה | רמת ביצוע מצוייה |
1. פירוק משימות למטלות | 8 | 3 |
2. התאמת מטלות לרמת העובדים | 9 | 6 |
3. ניסוח המטלה לעובד | 8 | 4 |
4. בדיקת הבנת המטלה ע" העובד | 7 | 5 |
5. מעקב ובקרה | 9 | 3 |
6. מתן משוב מתקן עד להשלמת המטלה | 7 | 3 |
ס"ה : 48 | ס"ה 24 |
להזכירכם :
- יש להגדיר את ציון הסטדנדרט המינימלי בכל אחד מפרטי תפקידו בסולם של 1-10 (אין לתת
את אותו הציון ליותר משתי מטלות)
- יש להעריך את הביצוע המצוי של העובד בכל אחד מפרקי תפקידו בסולם של 1-10כאן ניתן
לתת כל ציון ואפילו ציונים זהים לכל המטלות
הערה :
*הנתונים לשלב זה הוגדרו על ידי המנהל שהעלה את הצורך.
שלב 5 : חשוב הפער באחוזים :
100% = 24 – 48 . משמע, השיפור הפוטנציאלי הוא של 100%.
יתכן מצב שבו השיפור הפוטנציאלי יהיה נמוך מאוד. בשלב זה נציג את הנתונים בפני המנהל
שנעלה את הצורך, לשיקול דעתו האם עדיין יש צורך בהדרכה או שמא הבעייה נמצאת במקום אחר, הדורש טיפול (כמו למשל – סביבת העבודה ).
שלב 6 : חישוב התרומה הפוטנציאלית במונחים כספיים
כאן יש צורך לבצע חישובים, הנגזרים מעלות שכר העובד שהוא נשוא ההדרכה.
לדוגמא
עלות שכר של ראש צוות פתוח : 10,000 ₪ לחודש ולשנה 120,000 ₪ .
המרכיב "חלוקת משימות לעובדים" שבו הוגדר פער גדול בין המצב הרצוי על ידי המנהל לבין המצב המצוי, תופס 15% מזמנו של העובד. משמע, הארגון משלם 18,000 ₪ עבור ביצוע לקוי ולא מקבל תמורה מלאה.
אם בארגון יש 10 ראשי צוותים , עלות אי הביצוע היא 180,000 ₪ .
זהו פוטנציאל השיפור המקסימלי.
גם אם עלות ההדרכה, כולל זמן עבודת הלומדים בקורס יהיה 50,000 ₪
סיכום
חישוב ROI צריך להיות מרכיב מרכזי בארגז הכלים של כל מקצוען בהדרכה. כשמשלבים בשיקולי הבנייה והיישום של תוכניות הדרכה את המימד הכלכלי, במונחים של פוטנציאל לשיפור הביצועים, הדבר משמש את הארגון ואת מזמין ההדרכה ובייחוד משפר את תדמיתו של מנהל ההדרכה כשותף בשיקולים העסקיים של הארגון.
קישורים רלבנטים:
tweet[Google]
Follow @leadersnet
מנהיגים ברשת |
www.leadersnet.co.il |
leaders@leadersnet.co.il |
© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" יולי 2004. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר |