עקרונות לעריכת משוב לעובד

הרחבה לכתבת משאבים, גיליון 283, 12 בנובמבר 2001

הערכת עובד במדדים הבודקים את ביצועיו באופן איכותי וכמותי בסולמות דירוג מספרי, מאפשרת ליישם ביתר עוצמה ויעילות עקרונות חשובים במשוב, אומרת טל לרון, סמנכ"לית חברת "הון אנוש" שמתמחה בהגדלת רווחיות חברות. ניתן גם לערוך משוב מפורט ומדויק על ידי מדדי ביצוע אישיים. היא מציגה ארבעה העקרונות:

1. "סנדוויץ'": שילוב הביקורת בין דברי השבח. כלומר, להגיד "מילה טובה", אחריה דבר ביקורת, ושוב מילה טובה. בצורה זו מגבירים את רמת הקשב ושימת הלב של העובד ויוצרים אצלו מוכנות גם לבלוע גלולה מרה, לא רק ליהנות מדברי השבח. המחמאות צריכות להיות אמיתיות, מדגישה לרון, ולהתבסס על אירועים ספציפיים, ולא בדברים כלליים.

2. עובדות ונתונים. יש להציג בפני העובד דוגמאות "מהשטח", כמו טיפול מוצלח (או לקוי) בלקוח או תפקודו בפעילות מסוימת בתהליך העבודה. שיטת המדדים הנותנת ציון לביצועי העובד, מאפשרת מעין "דיאלוג מספרי" בינו לבין מנהלו הישיר. כלומר, יכולת לדון בביצועים שקיבלו ציונים נמוכים, וכן יכול המנהל לתאר בפני העובד אילו שינויים התנהגותיים בעבודתו יאפשרו לשפר את הציון הניתן לו. העובד, מממליצה לרון, אמור לעיין בהערכותיו של המנהל עוד לפני שיחת המשוב, ומכין עובדות ונתונים על פעילויות שלגביהן למנהל חסר מידע, וכך תורם לאפקטיביות המפגש.

3. הסכמות. במשוב חיוני כי העובד יביע דעותיו והשגותיו. שיטת הון אנוש מאפשרת גם לעובד, בטרם שיחת המשוב, להעריך את ביצועיו על-ידי מתן ציונים מספריים והערות בצידם. כך יכולים המנהל והעובד לדון באופן ספציפי על כל פעולה ומדד, והציונים הראויים להם.

4. היסטוריית הערכות זמינה. המערכת הממוחשבת מאפשרת, בזמן שיחת המשוב, לשלוף הערכה קודמת של העובד (או שתי הערכות קודמות), לצורך השוואה להערכה הנוכחית, לזהות שינויים שבוצעו והוטמעו בהצלחה, או צורך בשיפורים, וכן לזהות קיומן של מגמות לאורך הזמן.

הערכת ביצוע זו של העבודה ותפוקותיה, ולא של תכונות העובד, מאפשרת דיאלוג אפקטיבי לזיהוי פערים בין מצוי לרצוי, לצורך שיפורים בביצועי העובדים וברווחיות הארגון.