ניהול פרוייקטים באמצעות תוכנה

מאת: רוני דביר – מנהלת מוצר, מיקרוסופט ישראל

                       שרון תמיר – מנהל פרוייקטים בכיר, פילת יעוץ ניהולי.

 

פילת יעוץ ניהולי משתפת פעולה עם חברת מיקרוסופט בהטמעת  Microsoft Project 2000 & Project Central ככלי לניהול פרוייקטים עיקריים בארגונים רבים. יכולות התוכנה, פשטות השימוש היחסית ועלותה הנמוכה מהווים יתרון עצום, אך בכדי להפיק ממנה את המירב וליצור תוכניות עבודה שימושיות ויעילות נדרשת הכרת התוכנה (ולא רק כ"צייר גאנטים"). השימוש בכלי המתרחב מעבר לרמת מנהל הפרוייקט מחייבים מיסוד תהליך ההטמעה ותשומת לב מקצועית וניהולית ברמת תהליכי העבודה בארגון. פילת מבצעת את כל פעילות ההטמעה, החל מחקר צרכי המידע הפרוייקטליים, דרך ניתוח ואפיון המשתמשים האופייניים, ביצוע ההתקנות הדרושות, ומיסוד נוהלי השימוש ומתודולוגית העבודה באמצעותם.

מהי תוכנת Project 2000 ?

Project 2000 הנה גרסת השדרוג של התוכנה הנמכרת ביותר לניהול פרוייקטים MS Project. הוספת Microsoft Project Central, מוצר נלווה חדש המבוסס על טכנולוגית אינטרנט, מאפשרת שיפור משמעותי ביעילות עבודת הצוות, הודות לאפשרות הניתנת לקבוצות משתמשים לנהל במשותף את הפרוייקט. כיום חלה עלייה במודעות ליתרונות הטמונים בעבודת צוות כאמצעי לשיפור ההצלחה הארגונית, ולכן חיוני שכל חברי הצוות יקבלו גישה לנתוני הפרוייקט החשובים. השינויים שחלו במהדורה הנוכחית כוללים שלושה תחומים:

א. שיפור יעילות עבודת הצוות

Microsoft Project 2000 תורם משמעותית לשיפור יעילות הצוות בכך שהוא מאפשר למשתמשים רבים לנהל פרוייקט אחד במשותף.  Microsoft Project Central  מספק רכיבי שיתוף ידע בפלטפורמה מבוססת אינטרנט ועל-ידי כך מאפשר לחברי הצוות לקחת חלק בתכנון הפרוייקט ולעקוב אחר ביצועו. בו-בזמן הוא מספק למנהלי הפרוייקט גישה קלה לנתונים חשובים ללא צורך בעקומת למידה ארוכה. חברי הצוות יכולים לצפות בהקצאת המשימות ולוחות הזמנים ולהבין כיצד משימותיהם האישיות משתלבות בתמונה הכוללת. באפשרותם לזהות התנגשויות בין לוחות זמנים וגם לספק לממונים עליהם עדכונים על התקדמות ביצוע המשימות שהוטלו עליהם.

 

הודות לשפע המידע המפורט הזמין, יכולים מנהלי הפרוייקט להבטיח ביצוע יעיל של המשימות במסגרת התקציב ובצמוד ללוחות הזמנים. Microsoft Project 2000 מאפשר למנהלי הפרוייקט להקצות תחומי אחריות ולעקוב אחר סטטוס הפרוייקט במספר קבוצות עבודה. המוצר מאפשר להם גם לספק להנהלה הבכירה ולגורמים בעלי עניין נוספים דו"חות סטטוס שלמים ומדויקים.

 

ב. גמישות רבה בהצגה וניתוח של נתונים

Microsoft Project 2000 מאפשר למשתמשים לצפות ולנתח נתונים ודו"חות בצורה גמישה יותר. כלי המעקב והניתוח המשופרים מאפשרים למשתמשים להציג ולנתח נתונים בהתאם לצורכיהם. אפשרויות ההדפסה המשופרות מאפשרות למנהלי הפרוייקט להפיק מגוון גדול יותר של דו"חות ערוכים ומעוצבים בצורה מקצועית.

איסוף הנתונים הוא פעולה קלה פשוטה, הודות לשני רכיבים – ממשק ידידותי ומקום אחסון מרכזי. Microsoft Project 2000 ו- Microsoft Project Central מאפשרים למשתמשים  להפעיל תוכנת לקוח מבוססת-דפדפן, כדי לאחסן מידע במסד הנתונים .?Microsoft SQL Server האפשרות לשמור את נתוני הפרוייקט ב- Microsoft SQL Server ולהגיע אליהם באמצעות האינטרנט מהווה שילוב מנצח של עוצמה ונגישות עבור מנהלי הפרוייקט. יתירה מזאת, Microsoft Project 2000 ו- Microsoft Project Central מספקים את היכולות הללו במחיר נמוך משמעותית מזה של מוצרי ניהול פרוייקטים בעלי תכונות כאלה.

נוסף לרישיון הפעלה של המוצר ,Project Central משתמשים מרוחקים זקוקים לדפדפן בלבד (Internet Explorer גרסה 4.01 ומעלה). משתמש מרוחק אינו חייב להתקין את Project 2000 במחשב שלו, כאשר משמעות הדבר היא עלויות רכש נמוכות יותר ופישוט תהליך האחזקה.

חבילת המוצר Microsoft Project 2000 כוללת 12 תבניות שימושיות שניתן ליישם אותן מיידית בניהול הפרוייקט: תבנית "נוהל מפתח" (שפותחה ע"י חברת מתודה) לפיתוח תוכנה, תבניות לפרויקטים בתחום הבנייה ופיתוח מוצרים, ועוד. בנוסף, שלוש תבניות מותאמות במיוחד לניהול תהליך הפריסה של מערכת Windows 2000 ,Office 2000 ו- ,Microsoft Project 2000 דבר המקל על לקוחות שרוצים להטמיע את הטכנולוגיות הללו ולהתחיל לעבוד במהירות.

ג. יעילות ארגונית משופרת

Microsoft Project 2000 מספק דרך קלה ופשוטה לניהול פרוייקטים כלל-ארגוניים, אשר מתבצעים על-ידי צוותים, מחלקות או קבוצות עבודה רבות בתוך הארגון. הביצועים המתקדמים הופכים את Microsoft Project 2000 לכלי יעיל יותר לתכנון פרוייקטים בהיקף גדול, כאשר יציבותו המשופרת מאפשרת למשתמשים לעבוד ברציפות וללא תקלות.

 

קישורים נוספים שנמצאו בידי מנהיגים ברשת:

Project 2000®Microsoft

מתוך: http://www.microsoft.com/israel

 

Microsoft® Project Central

 מתוך: http://www.microsoft.com/israel

 

 

 

 

 

 

מנהיגים ברשת
www.leadersnet.co.il
leaders@leadersnet.co.il
© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת"  מאי 2002. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר

 

 

יכול לעניין..

דף הנחיה לתכנון מנגנון/פרויקט ארגוני כחלק מתהליך הטמעת החזון

בפיתוח "מכון מנהיגות – יעוץ לארגונים לומדים"       שם הפרויקט / המנגנון הארגוני ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *