ניהול ידע בארגון

הרחבה לכתבת משאבים, גיליון 276, 3 בספטמבר 2001

ניהול ידע נכון ואפקטיבי כולל שלושה מרכיבים – מחשובי, תהליכי ותרבותי –  אחד מהם או שילוב שניים או כולם. למרות שקיימות תוכנות וטכנולוגיות רבות לניהול ידע הן אינן יכולות לעמוד בפני עצמן אלה צריך לצקת לתוכה תוכן, שיאפשר באמת לקדם, להפיץ ולהטמיע את הידע שבו מעוניין הארגון, אומרת מוריה לוי, מנהלת חברת ROM Knowledgeware שמתמחה בפתרונות ניהול ידע מבוסס מחשוב. ישנן תוכנות רבות לניהול ידע בארגון. ניהול ידע לרוחב הארגון, כלומר תוכנות לסוגי ידע שונים שמתאימות ליחידות הארגון השונות כגון: תוכנה לניהול מסמכים, או מנוע חיפוש לאיתור ידע. תוכנות ייעודיות לניהול ידע, למשל, תוכנה התומכת בתהליך מתן שירות ללקוח. גם התוכנה המרכזית כיום-  EIP לא יכולה לעמוד בפני עצמה.

כאשר מתחילים בתהליך של ניהול ידע יש מספק דברים שצריך לקחת בחשבון:

• יש להחליט איזה ידע כדאי לארגון לנהל, ולקבוע סדר עדיפויות. הרבה פעמים הטכנולוגיה מסנוורת, ואנשים נוטים לעסוק בידע היותר זמין להם, ולאו דווקא בידע שאותו שווה לנהל.
• הארגון צריך להתמקד, בוודאי בשלב ראשון, בניהול סוגי ידע ופריטי ידע שתורמים להשגת המטרות העסקיות של החברה (וזה נכון גם לארגון שאינו למטרת רווח).
• במשך הזמן יכול הארגון להרחיב את המעגל ולהגיע לכל סוגי הידע שעוברים בו.
• בסוף אפשר לנהל ידע שאינו חיוני לחיי הארגון אבל חשוב לעובדים כגון הידע על מסעדות ומזללות בסביבה.

ניהול ידע נכון ואפקטיבי כולל שלושה מרכיבים – מחשובי, תהליכי ותרבותי –  אחד מהם או שילוב שניים או כולם:

פתרון מחשובי – למשל, יצירת סביבה וירטואלית לשלושת המומחים לתיקון תקלות שבסניפי הארגון, שבמסגרתה יוכלו להחליף מידע, מסמכים ורשמים, לשאול זה את זה שאלות ולקבל תשובות.

מרכיב תהליכי – יצירת קישור בין הידע המנוהל, לתהליכי עבודה ארגוניים. למשל, עובד שמטפל בהצעת מחיר, ומצליח או נכשל במכירה, רוכש תובנות על אופן תפקודו ועל התנהגותם וטעמם של לקוחות. כדי שתובנות אלו יצטרפו למאגר ידע מסוים לשימוש אנשי הארגון, צריך לעגן את אופן שימור הידע בתהליכים ארגוניים. דוגמה נוספת: בכל ניהול פרוייקט לקבוע 'אבני דרך', שבכל אחת מהן נערך תחקיר ונאסף מידע, ובכל פרויקט נוסף, להראות בתכנית העבודה שנכתבת מראש, את יציקת הידע שנצבר מפרוייקטים קודמים ואופן השימוש בו.

מרכיב תרבותי – לא די בקביעת מנגנונים לשימור הידע, יש צורך להטמיע את גישת הארגון לניהול ידע בתרבות הארגונית, בהכרתם של אנשי הארגון. לא רק לומר לאנשים שצריך לנהל ידע, כי אתה יכול להגיד עד מחרתיים, אלא לעקוב ולוודא כי זה נעשה בפועל, ולהראות לאנשים כמה זה כדאי, לא רק לנושא ספציפי, אלא להרחיב זאת במודעותם כתפיסה כללית.