ראשי » ניהול ומנהיגות » מיומנויות ניהול » ניהול זמן – יישם את כלל ה- 80/20

ניהול זמן – יישם את כלל ה- 80/20

 פרק מתוך הספר לבלוע צפרדע. מאת בריאן טרייסי

פורסם לראשונה ביוני 2002

 

יש לנו תמיד די זמן, לו רק נדע לנצלו כראוי

יואהן וולפנג פון גיתה

(Johann Wolfgang von Goethe)

 

כלל ה-80/20 הוא אחד העקרונות המועילים ביותר מבין כל העקרונות לניהול זמן וחיים. הוא מכונה גם "עיקרון פארטו" על שם ממציאו, הכלכלן האיטלקי וילפרדו פארטו (Vilfredo Pareto), שכתב עליו לראשונה ב-1895. פארטו הבחין שהאנשים בחברה שלו נחלקים באופן טבעי למה שהוא כינה "המיעוט החיוני" – 20 האחוזים העליונים במונחים של כסף והשפעה – ו"הרוב השכיח" – שמונים האחוזים התחתונים.

מאוחר יותר הוא גילה שלמעשה גם כל פעילות כלכלית כפופה לעיקרון ה- 80/20 שלו. לדוגמה, העיקרון הזה אומר ש- 20 אחוזים מהפעילויות שלכם אחראים ל- 80 אחוזים מהתוצאות שלכם, 20 אחוזים מהלקוחות שלכם אחראים ל- 80 אחוזים מהמכירות שלכם, 20 אחוזים מהסחורות או השירותים שלכם אחראים ל- 80 אחוזים מהרווחים שלכם, 20 אחוזים מהמשימות שלכם אחראים ל- 80 אחוזים מהערך של עבודתכם, וכך הלאה. זה אומר שאם יש לכם רשימה של עשרה פריטים שעליכם לעשות, שניים מביניהם יתבררו כשווי-ערך או יותר לכל שמונת הפריטים האחרים גם יחד.

הנה תגלית מעניינת. ייתכן שלהשלמת כל אחת מהמשימות הללו דרוש אותו פרק זמן לביצוע. אבל אחת או שתיים מהמשימות האלה יתרמו פי חמישה ופי עשרה מכל משימה אחרת.

לעתים קרובות, פריט אחד ברשימת עשרת המשימות שעליכם לעשות יהיה בעל ערך רב יותר מכל תשעת הפריטים האחרים יחד. המשימה הזאת היא חד-משמעית הצפרדע שעליכם לבלוע ראשונה.

האם תוכלו לנחש אילו פריטים בעיקר נוטה האדם הממוצע לדחות? העובדה המצערת היא שרוב האנשים דוחים את 10 או 20 האחוזים העליונים שהם החשובים ביותר ובעלי הערך הרב ביותר – ה"מיעוט חיוני". במקום זה הם מעסיקים את עצמם ב-80 האחוזים החשובים פחות את זמנם על 80 האחוזים החשובים פחות – ה"רוב השכיח" – שתרומתם לתוצאות מועטה.

לעתים קרובות אתם רואים אנשים שנראים עסוקים לאורך כל היום, אך מתברר שהם בעלי הישגים דלים מאוד. זה כמעט תמיד קורה מכיוון שהם עוסקים במשימות שערכן נמוך בזמן בשעה שהם דוחים את אחת או את שתי הפעילויות שיכולות לעשות הבדל מהותי למקום העבודה שלהם ולקריירה שלהם.

המשימות בעלות הערך הרב ביותר שאתם יכולים לעשות בכל יום הן לעתים קרובות גם הקשות ביותר והמורכבות ביותר. אבל הרווח והגמול שתפיקו מביצוע יעיל של משימות אלה יכולים להיות עצומים. מסיבה זו, עליכם לסרב בנחישות לעבוד על משימות שנמצאות ב- 80 האחוזים התחתונים כשעדיין לא השלמתם משימות ב- 20 האחוזים העליונים.

לפני שתתחילו לעבוד, תמיד תשאלו את עצמכם: "האם משימה זאת היא ב- 20 האחוזים העליונים או שהיא ב- 80 האחוזים התחתונים?"

כלל זהב: "אל תתפתו לעסוק תחילה בדברים הפחות חשובים".

זיכרו, מה שלא תבחרו לעשות, פעם אחר פעם, הופך בסופו של דבר להרגל שקשה להיגמל ממנו. אם אתם בוחרים להתחיל את היום עם משימות פחותות-ערך, תוך זמן קצר תפתחו את ההרגל לעבוד על משימות פחותות-ערך.

החלק הקשה ביותר בכל משימה חשובה הוא להתחיל לעבוד עליה לפני הכל. ברגע שתתחילו לעבוד על משימה חשובה, תהיה לכם מוטיבציה טבעית לדבוק בה. חלק במוח שלכם אוהב להתעסק במשימות בעלות משמעות שבאמת עשויות להביא לשינוי מהותי. תפקידכם הוא להזין את החלק הזה במוחכם ללא הפסקה.

עצם המחשבה על התחלתה וסיומה של משימה חשובה מניעה אתכם ועוזרת לכם להתגבר על דחייה. העובדה היא שפרק הזמן הנדרש להשלים משימה חשובה זהה לעתים קרובות לזמן הנדרש לשם ביצועה של משימה חסרת-חשיבות. ההבדל הוא בתחושת הסיפוק שאתם חשים מהשלמתה של משימה חשובה ומשמעותית. לעומת זאת, כשאתם משלימים משימה פחותת-ערך, הצורכת אותם משאבי זמן ואנרגיה, הסיפוק שאתם שואבים ממנה הוא דל או אפסי.

ניהול זמן הוא למעשה ניהול חיים, ניהול אישי. מדובר למעשה בשליטה על רצף האירועים. ניהול זמן פירושו שליטה על הצעד הבא שלכם. ואתם תמיד חופשיים לבחור את המשימה הבאה שתבצעו. יכולתכם לבחור בין משימות חשובות ללא-חשובות היא המפתח להצלחתכם בחיים ובעבודה.

אנשים יעילים ופרודוקטיביים מכשירים עצמם להתחיל במשימה החשובה ביותר הניצבת מולם. הם מכריחים את עצמם לבלוע את הצפרדע הזאת, תהיה אשר תהיה. כתוצאה מכך, הם משיגים הרבה יותר מהאדם הממוצע והם מאושרים יותר. זאת צריכה להיות גם דרך פעולתכם.

לבלוע צפרדע!

עירכו רשימה של כל מטרות המפתח, הפעילויות, הפרויקטים והמחויבויות בחייכם כיום. איזה מהם נכללים, או יכולים להיכלל ב- 10 או 20 האחוזים העליונים המייצגים, או יכולים לייצג, 80 או 90 אחוזים מהתוצאות שלכם?  החליטו עוד היום להשקיע יותר ויותר מזמנכם בעבודה באותם תחומים מעטים שבאמת יכולים לשנות את חייכם ואת הקריירה שלכם ולהשקיע פחות זמן בפעילויות פחותות-ערך.

 

 rtf8424939811_60998890 לבלוע צפרדע

מאת בריאן טרייסי

בהוצאת: אסיה הוצאה לאור 2002

 

 

קישורים נוספים שנמצאו בידי מנהיגים ברשת:

Vilfredo Pareto

http://cepa.newschool.edu/het/home.htm

 

 

 קישורים רלבנטים באתר:

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" יוני 2002. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר

 

יכול לעניין..

29670688_s

המנהל כחונך – העצמה בעידן שינוי ומשבר

   פיתוח תפישת המנהל כחונך ומפתח         מאת: נורית רוזוליו – בן-המוזג ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *