מימוש ההון האינטלקטואלי וניהול הידע בארגון באמצעות פיתוח תיעוד

הרחבה לכתבת משאבים, גיליון 159, 5 במאי, 1999

הון אינטלקטואלי וניהול ידע, מושגים 'אופנתיים' בתרבות הארגונית, ניתן לממשם, בין היתר, על-ידי פיתוח יכולת התיעוד בארגון. אריאלה שטורם, יועצת ארגונית, מנחה סדנת תיעוד ידע, לצורך הפצה והעברה (להבדיל מתיעוד לארכיון), סדנה שמטרתה ללמד את המשתתפים לשמר ידע שפותח בארגון כדי להעבירו לאחרים – עובדים ותיקים או חדשים, עובדים המחפשים דרך לפתרון בעיות שונות וכדומה.

תיעוד הוא תהליך של עיבוד מידע לידע, מידע שצובר עובד בהתנסויותיו, כולל החלטות לשינוי מהלך מסוים או ביטולו. המשתתפים בסדנה לומדים כיצד להחליט אילו נושאים מתוך עבודתם ראויים לתיעוד. השיקולים הם, בין היתר, מידת חשיבותו של הנושא, היותו מתאים לתחומי עבודה של אחרים בארגון, מידת החידוש שבו.

המתעד גם אמור לדעת למי בארגון או מחוצה לו הוא מייעד את התיעוד, מבחינת עיסוק, דרג וכדומה, ולשאוף להביא את הדברים בצורה מושכת ועניינית. לומדים להקפיד לתעד בצורה ברורה, הן מבחינה טכנית והן מבחינה תוכנית, שתאפשר לאחרים לקרוא, להבין וליישם.

אם עובד הוביל פרוייקט ייחודי, למשל תכנית להפחתת תאונות עבודה, ותוצאותיו אפקטיביות, ראוי לתעד זאת, כי כעבור זמן מה הדבר ייזכר כאירוע חד-פעמי שאיש לא יידע מדוע הצליח, אומרת שטורם שהתנסתה עד עתה בתיעוד בתחומים חינוכיים, חברתיים וקהילתיים.

"כמעט כל איש מקצוע היום, אם זה איש היי טק או מפתח תכניות לימודים, צריך לתעד חלק מעבודתו: עליו לדווח לממונה על תהליך התקדמותו של פרוייקט, או לדווח בכדי לקבל כסף להמשך תהליך הפיתוח, או לדווח ללקוח, או לבנות מערכת הוראות והסבר לשימוש במכשיר. כל אלה אומרים תיעוד להעברת ידע. אם הידע יישאר רק אצל מי שחשב, תכנן, פיתח, בנה או שיווק, עלול להיווצר באחד הימים פער של ידע בארגון, ידע חיוני שלא תועד ויחסר לאחרים. זה ודאי יקרה אם העובד החליף תפקיד או מקום עבודה, תופעה שכיחה היום יותר מבעבר".

ארגון יכול לאפשר לעובדים מדרגים ותפקידים שונים להשתתף בסדנה, או לעובדים ספציפיים שהוטל עליהם לעסוק בתיעוד. משך הסדנה משתנה בהתאם לצורכי הארגון. פרישת הסדנה לאורך כמה חודשים ואף שנה, במפגשים של כמה שעות, אחת לשבועיים – מאפשרת למשתתפים ליישם בעבודתם את הנלמד, לאורך תקופת הלימוד.