מודל לכיבוי שרפות

הרחבה לכתבת  משאבים, גיליון 287, 16 בדצמבר 2001

 

"ארגון עשוי להינצל ממשבר חמור או קריסה, אם יאתר בעיות וסכנות על-ידי זיהוי שתי של אינטראקציה בין תבניות ודפוסים הקיימים ורוחשים בתוכו, ולעתים קרובות הוא אינו מודע לקיומם ולחתרנותם" –  אומר עופר ברייר, מנכ"ל Mega  Language  , המשמש כיועץ לחברות בארץ ובעולם בנקודות קריטיות של מעבר ממשבר לצמיחה.

ארגון הוא מערכת, ומערכת היא קבוצת מרכיבים הפועלים הדדית, מקושרים זה לזה בתלות הדדית, ויוצרים שלם מורכב ומאוחד. "ככל שנבין יותר את התנהגות המערכת, נוכל לצפות מראש התנהגויות, ולפעול לעיצוב ולשיפור איכותה", אומר ברייר.

עופר מציע "ערכת כלים" למנכ"ל, שבעזרתה יוכל לזהות בזמן איתותים 'מסוכנים', ובעזרתה יוכל להתגבר על משברים. בשלב ראשון נדרש איסוף אינפורמציה על כל המתרחש בארגון, ובאינפורמציה זו יש לזהות תבניות, דפוסים, מגמות ברורות. הזיהוי מתאפשר על-ידי בניית גרפים של פעילויות, התנהגויות ואירועים החוזרים על עצמם, וכך גם ניתן לראות עליה או ירידה בשכיחותם. למשל, תאריכים וזמנים של הכנסות, שעות עבודה של עובדים, שעות עומס במערכת, סיבות לצ'קים חוזרים וכדומה.אחת מהדוגמאות  לתבניות השכיחות בארגונים היא "כיבוי שריפות", כאן מציע עופר:

1. לזהות את כל התבניות ולמצב אותם עפ"י דרגת חשיבות ודחיפות
2.  להגדיר אותן במצבם העכשווי
3.  להגדיר איך רוצים לראותם בעתיד
4. להגדיר את הפער
5. לפתח פתרון יצירתי (בשימוש בטכניקות לפתרון בעיות ויצירתיות)
6. להגדיר מדדי ביניים
7. לקבוע תאריכי ביצוע  ואם יש צורך רמות שלבי ההטמעה
8. הבנת השפעת השינוי על תבניות התנהגות אחרות במערכת והגדרת השינוי האפשרי שלה
9. מעקב אחר תוצאות
10. הגדרת תבניות חדשות שנובעות בדרך ישירה או עקיפה מהשנויים שנעשו

אגב, ישנן מערכות, שתבנית "כיבוי השריפות" היא דווקא כן חיונית בהן. למשל, בשירות לקוחות כדאי לפתח ולתת בידי נותני השירות דווקא כלים לאלתור פתרונות.

צריך וניתן לזהות בארגון עשרות תבניות, לראות לאן יכולה להוביל כל תבנית בין אם היא אקראית או גנרית, ויותר מזה –  צריך לזהות מה משותף לתבניות (או לקבוצת תבניות) ולאן האינטראקציה ביניהן עשויה להוביל את הארגון. "תבנית לכשעצמה יכולה לומר 'זה בסדר, לא נורא, נתגבר', אבל לעתים האינטראקציה בין תבניות היא שתשפיע לרעה על המערכת".

כדי לזהות את האינטראקציה בין התבניות ואת משמעותה לארגון, נדרשת חשיבה מערכתית. זו מאופיינת, בין היתר, בראיית "התמונה הכללית", באיזון בין נקודות מבט לטווח קצר לנקודות מבט לטווח ארוך, בחשיפת הדינמיות והמורכבות שבתלות הדדית, בלקיחה בחשבון של פקטורים מדידים ובלתי מדידים, וב"שמירה בזיכרון" כי כולנו מהווים חלק מהמערכות שבהן אנו מתפקדים, וכי כל אחד מאיתנו משפיע על מערכות אלו ומושפע מהן.