ראשי » ניהול הדרכה » שיפור ביצועים » כשמחלקת ההדרכה אומרת 'לא' למה היא מתכוונת?

כשמחלקת ההדרכה אומרת 'לא' למה היא מתכוונת?

מאת: ענבר גת-שחם, סמנכ"ל פרויקטים, ש.ה.ם

 

השאלה המטרידה ביותר את העוסקים בתחום פיתוח הדרכה בפועל ואת המנהלים את תחום שיפור הביצועים של הארגון, היא; "למה למרות כל המאמצים והאנרגיות של זמן, כסף והמשאב האנושי, פרויקט ההדרכה לא השיג את התוצאות הנדרשות, כלומר שיפור בביצוע"?

במאמר אציג תשובה אפשרית לשאלה הזו, תוך התמקדות נוספת בחלק המקצועני של תחום פיתוח ההדרכה בארגון.

 

אנשי מחלקת ההדרכה בארגון, אוטוריטה מקצועית לכל דבר, מוצאים עצמם פעמים רבות נגררים אחרי בקשותיהם של הגורמים השונים בארגון והופכים להיות ספקים פנימיים של פעילויות הדרכה שונות.

האם הם עוצרים לרגע ושואלים את עצמם: אם ההדרכה היא באמת המענה המתאים עבור  אותם גורמים?

בכל פעם בשלב הזה יש לעצור ולשאול: "האם ההדרכה היא באמת המענה המתאים"?!

והתשובה אינה בהכרח חיובית.

כל גוף העוסק בפיתוח הדרכה צריך לזכור, כי שיפור ביצועי העובדים הוא תהליך מורכב, שאינו נשען תמיד על פיתוח הכשרות והדרכות.

במאמר זה ברצוני לטעון, כי משקל ההדרכה בשיפור ביצועי הארגון ועובדיו איננו המהותי ביותר.

אם כך, מהו הכוח המשפיע?

 

רקע – מודל שיפור ביצועים

הרציונל הוא "מודל שיפור ביצועים", המטפל במכלול המרכיבים הארגוניים. אלו, מגבירים את הסיכוי לקבל תוצאות מפעילויות הדרכה, בהתאם ליעדי הארגון.

הצרכים הביצועיים מסופקים בידי שני תחומים – צרכי הידע והלמידה וצרכי סביבת העבודה והמנהלים.

שילוב של שני התחומים הללו כמשלימים זה את זה, מאפשר בסיס טוב יותר להצלחת התהליך.

מודל שיפור ביצועים

 

יעדי הארגון / התהליך: לכל ארגון / תהליך ישנם יעדים עסקיים שלהם תוצאה מוגדרת. מחלקת ההדרכה אמורה לטפל בביצועי העובדים, כך שיתרמו ליעדים.

הצרכים הביצועיים: הגדרה ברורה ומדויקת של הביצוע הנדרש בתפקיד, כדי להשיג את היעדים שהוגדרו.

צרכי הידע והלמידה ("רגל ימין"): הגדרה ברורה של הידע הנדרש לשם ביצוע נכון – הידע נלמד באמצעות פעילויות הדרכה שונות.

הסביבה הארגונית ("רגל שמאל"): טיפול בכל הגורמים הארגוניים המשפיעים על הסיכוי, שהעובד יבצע את מה שהוא נדרש לבצע ואת מה שלמד לבצע.

 

מדידת התוצאות: שלב חשוב במדידת האפקטיביות של הפעילות, המוגדר כבר בתחילת התהליך, מתבצע בסופו ומשפיע על היעדים והתהליכים הבאים.

 

השלבים בפיתוח פרויקטים של הדרכה

כעת אסביר כיצד ניתן לומר "לא" וגם להסביר למה אנחנו מתכוונים… או כיצד יש לגשת לכל פרויקט של פיתוח הדרכה, מבלי להיגרר אחר הדרישות הרבות.

כאמור, כדי להשיג את היעדים הארגוניים, כל עובד ומנהל צריך לבצע את תפקידו באופן נכון (בהנחה שהדברים הוגדרו במדויק ובאופן ממוקד ומקצועי) .

 

כאשר מגדירים את הביצוע הרצוי של העובדים, ניתן להשוות את הביצוע המצוי ומכאן לגזור את הפער.

פער, היא מילת מפתח, שצריכה להיות מוקד העשייה של כל העוסקים בתחום של פיתוח תשתיות למידה. תפקידה המרכזי  של פעילות ההדרכה בארגון היא לתרום לצמצום הפער, מתוך ראיית התמונה הארגונית הכללית, כפי שמתואר במודל שיפור הביצועים לעיל.

בחלק זה של התהליך, החלק של ניתוח הסיבות לפער, ישקיעו המקצוענים את מרבית האנרגיה. כאשר הפער נמצא וסיבותיו מאותרות – הדרך למציאת הפתרון היא קלה ויעילה וכך גם עולה הסיכוי לצמצמו.

 

ניתוח הסיבות לפערים בביצוע

לפערים בביצוע יכולות להיות שלוש סיבות עיקריות:

  1. סיבות התלויות בעובד
  2. סיבות התלויות בדרישות הביצוע
  3. סיבות התלויות בסביבת העבודה

אתאר סיבות אלו בשלושה מעגלים המשתלבים זה בזה ומשפיעים זה על זה, כיוון שאף אחת מן הסיבות הללו אינה עומדת בפני עצמה אלא משפיעה על הסיבות הנוספות ומושפעת מהן.

הסיבות לפערים בביצוע

בבואנו לברר מהן הסיבות המשפיעות על הפערים בביצוע, נציג לעצמנו (ולגורמים הרלוונטיים בארגון) את השאלות הבאות:

  1. סיבות התלויות בעובד:
    • האם יש לעובד את כל הידע הדרוש לביצוע הנדרש ממנו?
    • האם יש לעובד מיומנות לבצע את הנדרש ממנו?
    • האם העובד מבין מדוע התהליך חשוב?
    • האם העובד מתאים לתפקידו?
  2. סיבות התלויות בדרישות הביצוע
    • האם הביצוע מוגדר?
    • האם קיימים סטנדרטים לביצוע?
    • האם העובד מבין את הסטנדרטים?
  3. סיבות התלויות בסביבת העבודה
    • האם התהליכים ברורים?
    • האם התהליכים הגיוניים?
    • האם ניתן לבצע את התפקיד ללא הפרעות?
    • האם התשומות זמינות?

אם ננתח את כלל הסיבות בהשוואה למודל שיפור ביצועים, שהובא לעיל, ניווכח בעובדה המעניינת, כי רק שתיים מהסיבות לפערים קשורות להדרכה, שהיא "רגל ימין" של המודל – צרכי הידע והביצוע:

הסיבות הן אלו התלויות בעובד: האם יש לו כל הידע הדרוש לביצוע והאם יש לו מיומנויות לבצע את הנדרש ממנו.

יתר הסיבות, שהן הרוב הגדול, שייכות באופן מובהק "לרגל שמאל" של המודל – הסביבה הארגונית. רק פעילויות בתחום של סביבת העבודה ושיתוף המנהלים יתנו את המענה לצמצום הפערים, ובעקבות כך – לשיפור בביצועי העובדים והארגון עד להשגת היעדים המצופים.

לדוגמה: הקמת מערך חניכה לעובדים חדשים הוא צורך ברור ונפוץ, שכן הצורך לצמצם את משך הזמן, עד שהעובד מגיע לתפקוד עצמאי ונכון בתפקידו, יתרום באופן ברור להשגת היעדים הארגוניים / המחלקתיים / הפרויקטאליים. אנו יודעים, שיש יותר מקרים בהם התהליך לא מצליח, למרות שהחונכים הוכשרו, מסלולי למידה נכתבו ושאר התשתיות הוגדרו (למידת  "רגל ימין" במודל) מאחר ולא נותנים לחונך את הלגיטימציה, הזמן וההערכה הנדרשת כדי לבצע את תהליך החניכה במלואו (הסביבה הארגונית – "רגל שמאל" במודל).

 

לסיכום – מהו המסר העיקרי?

לאנשי פיתוח ההדרכה יש תפקיד מכריע בניהול פרויקטים בתחום של שיפור ביצועים, כבר בשלבים המוקדמים של בירור הפערים והסיבות להן. חובתם המקצועית היא לענות על השאלה האם ההדרכה היא באמת הפתרון. תפקידם הוא לחזות את הכוחות בארגון, שיעזרו לקדם את הפרויקט המוגדר, וכך לשפר את ביצועי העובדים.

לפני שאנחנו אומרים "כן" לכל דרישה (פנימית או חיצונית) יש להשקיע מאמץ בבירור הפערים המקשים על השגת היעדים ובמיוחד בבירור הסיבות לפערים.

לאחר המיפוי הנכון, מציאת הפתרון המתאים לצמצום הפער תהיה תהליך קל יחסית.

התוצאה של תהליך נכון היא צמצום הפער בביצועי העובדים, השגת היעדים ומתן התוצאות הרצויות.

 

מנהיגים ברשת
www.leadersnet.co.il
leaders@leadersnet.co.il
© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת"  ספטמבר 2004. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר

  

 

 

 

יכול לעניין..

רמות מדידת האפקטיביות עפ"י Kirkpatric ו- Phillips

מתהליכי הדרכה לתוצאות עסקיות: אפקטיביות ההדרכה בארגון

 מאת: ענבר גת-שחם **           האתגר של מחלקות ההדרכה בארגונים הוא ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *