טקסונומיה- עולם של מוצרים או עבודת מנהל הידע ??

מתוך: 2Know ירחון ניהול הידע גיליון מס' 32 מאי 2002

לאחרונה צוטט דניאל רסומוס סגן נשיא ותחקירן ראשי בGiga Information group  שטען כי "טקסונומיה כלל אינה דורשת טכנולוגיה" ומוסיף " טקסונומיה היא פשוט דרך לסווג דברים".

ובכל זאת גדלה והולכת רשימת הספקים המציעים תוכנה ויישומים אחרים הקשורים בכך, עם הבטחות רבות באמתחתם- פורטלים ארגוניים יתייעלו ע"י יצירה זריזה של ספריות עם מידע מקוטלג; ניסיונו של העובד ישתפר באופן משמעותי ע"י יצירת מערכת לאיתור מידע יעילה ואפקטיבית יותר; ועוד ועוד.

שוק המוצרים לטקסונומיה וקטגוריזציה אוטומטית מוערכת בכ-  600 מליון דולר ובהערכה שיוכפל עד 2005 (כולל). 

אז מי צודק?

כנראה, כמו בכל נושא אחר, האמת נמצאת אי שם בין לבין.

אך נתחיל ראשון ראשון ואחרון אחרון.

מהי טקסונומיה? מילון מונחים. הטקסונומיה הארגונית- אוסף המונחים בהם נעשה שימוש יומיומי בארגון. זר לא יכירם, אך הם משמשים בכל דיון ובכל שיחה העוסקת בנושאי העבודה.

דוגמאות: שמות מערכות, טכנולוגיות, לקוחות ואפילו יחידות ארגוניות.

הקטגוריזציה הנה תהליך לסיווג פריטי תוכן (מסמכים, רשומות מאגרי נתונים, שיחות וכד') ולייחס להם ערכים מתוך הטקסונומיה הארגונית. לדוגמא: מסמך מסוים נוגע לטכנולוגית ADSL, ללקוח ABC ולסוג פריט "סיכום דיון".

למה צריך את הקטגוריזציה?

ברבות מהמערכות שנבנות, אנחנו מנסים לשקף את הדרך בה המשתמש יאסוף דברים והמילים בהם ישתמשו כדי למצוא דברים , שהרי בסופו של דבר, אנחנו מנסים לבנות סכימה שתגרום לתוכן להיות יעיל יותר לאנשים, הן לאלו שזקוקים למידע ועליהם לאתרו, והן לאלו המזינים את המידע למערכת.

איזה שירות מתיימרים המוצרים להציע?

המוצרים מציעים מגוון שירותים:

• בניית אוטומטית של הטקסונומיה הארגונית:

השיטה- איתור מילים נפוצות בפריטי התוכן שאינן מילות קישור של השפה.

• בניית עץ היררכי קבוע או On The Fly על סמך הטקסונומיה הארגונית.
• שיוך פריטי תוכן באופן אוטומטי לעצים שנבנו (שלב זה נקרא אוטו-קטגוריזציה).
• בחינה של יעילות עצים:

בחינה שהעצים מלאים באופן מאוזן; אין ענפים ריקים ואין ענפים עמוסים באופן יחסי. בעיה יכולה ללמד על שיוך לא טוב, אך בד"כ מעידה על בניה לא נכונה של השלבים הראשונים (א,ב).

ואם הכל כה טוב, מדוע טוען סגן נשיא ותחקירן ראשי של Giga שלא מדובר בטכנולוגיה?

האמת ניתנת להיאמר, היה ניתן לפטור את אמירתו בהתייחסות מילולית להגדרת המונח, שכן הטקסונומיה הנה רק מילון המונחים. אך ניתן לתת התייחסות מקיפה יותר למשפחת מוצרי הטקסונומיה העוסקת כאמור בכל השלבים המתוארים לעיל.

מוצרי הטקסונומיה אינם טכנולוגיות של Out of the box  וגם המערכות המתוחכמות והאוטומטיות ביותר זקוקות לאיזו שהיא עזרה ידנית מאנשים שיודעים כיצד לעבוד עם סיווג של חומר.

שלב ב- בניית העצים בוודאי זקוקה לסיוע ידני. אך גם שלב א, אפילו אם מבוצע באמצעות כלי, עובר אישוש אנושי. וכמובן, כל עץ לא מאוזן שמתגלה בשלב ד, מוחזר לשולחן המנתחים הידני לטיפול ושיפור.

מוצרי הטקסונומיה אינם תמיד זולים. יתר על כן, יעילותם בשפה העברית חלקית עוד יותר מאשר זו המוכרת באנגלית.

מה מומלץ?

למהלך פנים ארגוני מומלץ לבצע את שלבים א, ב ידנית.

במידה ומספר פריטי התוכן גדול מאד, ובמידה והארגון יכול להרשות לעצמו רכישת מוצר המתמקד באוטו-קטגוריזציה, מוצר שכזה בהחלט יקל על שלבים ג, ד. במידה ולא, ניתן לבצע חלק מהפעילות ידנית, וניתן לכתוב תוכניות בארגון שאמנם פחות טובות מהמוצרים הקיימים, אך ביחס 80:20 מקצרות את התהליך.

נסכם-

העיסוק בטקסונומיה תמיד מחייב התערבות אנוש. מוצרים יכולים לעזור, אך לא יכולים להוות תחליף.

בעצם, כמו בהרבה נושאים אחרים בחיים.