העמקת הטיפול באיכות הידע והמידע בארגון

ניצול מגוון שיטות לוגיות לניתוח תהליכים וכשלים

הרחבה לכתבת משאבים, גיליון 298, 12 במרץ 2002

מאת: ישראל רבי, מנהל סיכונים – מפעלי ים המלח, מומחה לשיטות לוגיות לאיתור כשלים

ההרצאה הוצגה בכנס הלאומי השישי של האיגוד הישראלי לאיכות נובמבר 2001

תחום ניהול הידע והמידע הולך ומקבל משמעויות נרחבות והינו חלק חשוב מתחום ניהול האיכות בארגון. אחד הנושאים המרכזיים במסגרת תחום זה הוא עריכת המידע והצגתו בצורות שונות ומגוונת. מטרת עריכת המידע לגרום לנגישות קלה יותר למידע מצד אנשים עם כישורים שונים ומדיסיפלינות שונות מגוונות.

מטרת המאמר הינה להציג בתמצית את היכולות הגבוהות של השיטות הלוגיות לניתוח תהליכים וכשלים לצורך העמקת הטיפול באיכות הידע והמידע בארגון. כיוון שככל שנדע לנצל את יכולות השיטות לניהול הידע, נוכל להעמיק באיסוף המידע שאנו זקוקים לו.

סוגי מידע שונים כגון, טקסט, מאמר מקצועי ומסד נתונים בארגון מהווה למעשה בסיס להשבחת המידע הקיים ויצירת מידע נוסף וחדשני, וזאת על-ידי מגוון שיטות לוגיות וגם עתירות דמיון, המאפשרות בין היתר ראיית מצבים והתרחשויות שלא ניתן לראותם ב'עין רגילה'. אך מתברר שהיכולות שמאפשרות מילות המפתח וההיפר – קישורים כפי שקיימים היום בחיפוש מידע באינטרנט ובאינטראנט, לא עונות לכל "דרישות העומק" להן השטח זקוק. השיטות השונות מאפשרות ו"מכריחות" את הגורמים השונים בארגון לתת את ה – INUPT הממשי שלהם למאגר המידע הארגוני ובכך מחייבות אותם לתת מענה ל"דרישות העומק" הנ"ל.

שיטות שונות :

שיטת הגמדים – מאפשרת להשתחרר מחשיבה שגרתית, ולהיפתח לחשיבה רבת דמיון, בכדי לשכלל ולשדרג מוצר קיים או לפתח מוצר חדשני. בשיטה זו 'מוחדרים' "גמדים" וירטואליים למוצר קיים, לציוד או לשירות, במקומות או ב"סדקים" במוצר. הנחתם במקום המסוים, הינה על מנת לשאול שאלה מסוימת שיכולה להוביל לשינוי ולשיפור, ואולי למוצר חדש בכלל. ככל שאדם מודע יותר לאופן החשיבה, הוא מסוגל להכניס יותר סוגים של גמדים, ולהשתחרר מחשיבתו הקונבנציונלית.

למשל, יישום השיטה בחברת רכב לצורך שיפור גלגל המכונית. ניתן להחדיר עשרות ואף מאות גמדים במקומות שונים ומגוונים בגלגל ובצמיג, על פניהם ובתוכם, גם במקומות לא צפויים. הגמדים, כל אחד ממקומו, יחשפו בפניך רעיונות שונים, כמו שינוי פריט או מבנה, הוספה או גריעת חומר או רכיב, חיבור חדש בין חומרים, רכיבים וכדומה. "בצורה זו אני מייצר מידע חדש על מוצר קיים, מידע שלא היה לפני כן בארגון".

אופרטור ההומור – המבוססת של תיאוריית ההומור של ברגסון, גם היא מופעלת על מידע קיים בכדי ליצור מידע נוסף. לפי תיאוריה זו, הומור נוצר כאשר השרשרת ההגיונית של 'סיפור' מסוים נקטעת לפתע בנקודה מסוימת על-ידי שרשרת אחרת, שפתאום מתברר קיומה. "כלומר, ישנה שרשרת דברים שלפיה אתה הולך במחשבתך, ואתה חושב שהשרשרת תמשיך בכיוון הגיוני כלשהו, אך לפתע המסלול נחצה, והשרשרת הולכת לכיוון אחר שלא חשבת עליו. זו נקודת הבדיחה. ולעניינינו, בשיטה זו לומדים ליצור שרשראות אחרות של חשיבה ומידע שלא קיימות ב'טקסט' שלך לגבי מוצר או שירות וכדומה".

שיטת נוספות: HAZOP FMEA, ,MARKOV ,ETA SAFTEY BARRIERS , RINT ,SIT, FTA" ,6 כובעי חשיבה" TEN ACTIONS, שיטות מורפולוגיות.

מהותן של השיטות השונות, מתבטאת בעובדה שהן דורשות מאתנו "לחפור" בעולם הידע שלנו.

"טכניקת החפירה" מתבצעת בעזרת "בולדוזרים" יצירתיים ושיטות לוגיקות מיוחדות ומאתגרות. תוצר הפעלת "הבולדוזרים" הינו חשיפת הידע הקיים והצפתו על פני השטח, באופן שיאפשר לגורמים אחרים בארגון ומחוצה לו להנות מפירות הידע. לאחר ה"חפירה", הארגון עולה מדרגה ברמת הידע המוצף והנגיש. את הידע החדש שהושג ניתן להעלות בצורת תרשימי זרימת אינפורמציה ייחודיים וידידותיים למשתמש. לשימוש בשיטות שיוצגו יש ערך מוסף רב והוא שהארגון יגלה בעצמו את פערי המידע הקיימים, וכך הוא יוכל לבצע הערכה מחודשת ו"לתקן" את עצמו.