המדריך לראיון מיון

בפיתוח אייל אגוזי – פילת

פורסם לראשונה אוגוסט 2001

מבוא

ראיון הקבלה הוא מבחן המיון הנפוץ ביותר בארגונים, משום היותו כלי גמיש מאוד ומשום שמרבית המעסיקים רוצים "לראות את המועמד בעיניים". באופן כללי, מטרתו של ראיון המיון, כמו של תהליך המיון כולו, היא לבדוק את מידת ההתאמה שבין צרכי הארגון לבין כישוריו ויכולותיו של המועמד.

מטרותיו של ראיון המיון הן:

  • לקבל ולבדוק מידע על המרואיין
  • לצפות בהופעתו והתנהגותו של המרואיין
  • לבחון ידיעות בתחום העיסוק המסויים אליו הוגשה המועמדות
  • לבחון עמדות של המרואיין בנוגע לעבודה
  • לבחון העדפות תעסוקתיות של המרואיין
  • להעריך את אישיותו של המרואיין
  • לספק למרואיין מידע על העיסוק וסביבת העבודה
  • למשוך את המועמד לארגון
  • לקבל החלטה בנוגע להתאמה

יעילותו של הראיון ככלי מיוני מבוססת על מספר הנחות יסוד:

א. עברו של אדם מהווה אמצעי תקף וטוב לחיזוי התנהגותו בעתיד.

ב. ככל שהעבר דומה ורלוונטי יותר לעתיד, אותו אנו רוצים לחזות, כן הוא תקף וחשוב יותר למטרות הראיון.

ג. כאשר אנו מאתרים אצל אדם מגמה של צורת התנהגות מסוימת, העוברת וחוזרת לאורך שלבים שונים וממושכים של חייו בעבר, קיים סיכוי מועט, שהתנהגות זו תשתנה דווקא בארגון שלך.

מדריך זה ילמד אותך:

א. כיצד לבנות את שאלון המיון.

ב. כיצד לראיין.

ג. כיצד להעריך את מידת התאמתו של המועמד לתפקיד.

ד. כיצד להימנע מטעויות נפוצות בראיון עובדים.

 

המדריך מיועד לכל מי שעוסק מתוקף תפקידו בראיון מועמדים ולאו-דווקא לאנשי משאבי אנוש בארגון, במטרה שיהווה מסגרת אחידה ושיטתית לראיון מועמדים בארגון. יחד עם זאת, אין הוא אלא מסגרת, ומראיינים מנוסים יותר יכולים בהחלט "לשבור" אותה בהתאם לניסיונם הנרכש. למראיינים המנוסים מומלץ לחזור מדי פעם לעקרונות המופיעים במדריך לצורך ריענון.

קיימים סוגים שונים של ראיונות מיון וגישות שונות בנוגע לשאלה כיצד לראיין. במדריך זה תלמד כיצד לערוך ראיון מיון "חצי-מובנה". ראיון מיון חצי-מובנה פירושו שהוא נסמך על שאלון כתוב מראש ומתן ציונים בשיטה אחידה לכל המועמדים. בצורה זו, כל המועמדים נשאלים את אותן השאלות ומוערכים על פי אותה שיטת הערכה כך שניתן בסופו של דבר לדרג אותם באופן אובייקטיבי לפי מידת התאמתם לתפקיד. יחד עם זאת, במהלך הראיון ניתן להוסיף שאלות ספונטניות ספציפיות למרואיין, שמטרתן להעמיק ולהרחיב את הידע שלך ולחדד נקודות הדורשות הבהרה.

 

כיצד לבנות את שאלון המיון (ראה קישור – שאלון לדוגמה)

טעות נפוצה בקרב מראיינים היא לנהל את הראיון במתכונת של שיחה חופשית מתוך מחשבה שכך יוכלו "לתהות על קנקנו" של המועמד ולקבל החלטה נכונה "לפי הרגש והניסיון". המחקר האמפירי הראה כי תוקף הניבוי של ראיונות בלתי מובנים כאלו הוא אפסי. ראיונות כאלו אינם מהימנים משום שאין ראיון אחד דומה לשני וכל מועמד נשאל שאלות אחרות כך שלא ניתן להשוות ביניהם בצורה אובייקטיבית. משום נטייתם להתפתח לשיחה חופשית הם גם לרוב אינם ממצים, משתי סיבות: האחת – השיחה התארכה והזמן נגמר, והשניה – הראיון "נתקע". כך או כך עלול להיווצר מצב שבו המראיין לא קיבל את כל המידע הנחוץ לו. בראיון מובנה, השאלון הכתוב מהווה את הציר המרכזי סביבו מתנהלת השיחה ומבטיח שהמראיין לא ידלג על שאלות חשובות. הצעדים הבאים ינחו אותך כיצד לבנות את השאלון:

 

  1. נתח את דרישות התפקיד ובנה תיאור תפקיד. (ראה קישור: כלי עזר לבניית תיאור תפקיד)

צייר לעצמך תמונה ברורה של אופי התפקיד שיש לאיישו ונסה לענות לעצמך על השאלה הפשוטה: כיצד תאפיין עובד טוב ומצליח בתפקיד? בנוסף, קבע את אפיוניו הבסיסיים והעיקריים, כגון: מהן תחומי האחריות העיקריים של התפקיד? מה היקף המשרה? לכמה עובדים תזדקק על מנת למלא את המשרה (עובד אחד בחצי משרה? שלושה עובדים לעבודת משמרות?), האם היבטים מסוימים בתפקיד בלתי שגרתיים? מהם תנאי העבודה הפיזיים הדרושים למילוי התפקיד? האם נדרש ניסיון קודם בתפקיד דומה? האם נדרשת השכלה פורמלית ספציפית ומהי רמת ההשכלה המינימלית הנדרשת כתנאי הכרחי לתפקיד?

שאלה חשובה נוספת נוגעת לאופן ההתקשרות עם העובד – זמני? קבוע? פרילנסר?, העסקה ישירה או דרך חברת כח אדם? כאשר אתה מגייס עובד חדש במקום עובד שעזב חשוב: האם יש בכלל צורך לאייש את המשרה שהתפנתה? האם המשרה במתכונתה הנוכחית נחוצה ואפקטיבית או שמא עדיף לבצע שינויים באופי המשרה, היקפה, תוכנה וכו'.

 

  1. הגדר קריטריונים למיון המועמדים.

הגדר את קבוצת הקריטריונים החשובים להצלחה בתפקיד. הבחן בין תכונות (מנהיגות, יוזמה, חברותיות, דייקנות) לבין כישורים (שליטה ב ,++C ניסיון של שנתיים בניהול מערך שיווק).

 

  1. התמקד בעיקר.

רשימת קריטריונים ארוכה מדי היא בעייתית. ככל שהרשימה ארוכה יותר כך ישנם פחות אנשים העונים על כל הדרישות. כמו כן, כמעט ואין באפשרותו של המראיין לזכור רשימה ארוכה של תכונות ולבחון אותן תוך כדי ראיון, כך שיעילות הראיון תהיה נמוכה. לכן התמקד אך ורק בתכונות המפתח החשובות ביותר לתפקיד הפנוי. 5-7 קריטריונים הם מספר סביר.

 

  1. תרגם את הקריטריונים למונחים התנהגותיים ניתנים לתיאור ואבחנה.

תכונות כוללניות מדי או מופשטות הן דבר שקשה לאבחן אותו. במקום "מנהיגות" עדיף שתחשוב על "יכולת שכנוע והפעלה", ובמקום "אינטליגנציה" כתוב למשל "יכולת להבין נושאים מסובכים בזמן קצר". קל יותר לגזור שאלות מהקריטריונים כאשר הם מנוסחים במונחים התנהגותיים. השתדל גם להשתמש בתיאורים ברורים ומובנים לכל ולא במונחים שניתן להבינם באופנים שונים.

 

  1. התייעץ עם אחרים.

כדי להבטיח שאכן כללת את התכונות החשובות, התייעץ עם אחרים (מומחים, אנשי הצוות הניהולי שתחתיך, מנהל המחלקה הרלבנטית, עובדים בתפקידים דומים, העובד שפינה את המשרה) בדבר אותה רשימה מצומצמת של תכונות הכרחיות. הסכמה מראש לגבי הרשימה מונעת ויכוחים מיותרים ובזבוז זמן לאחר הראיון. בהיעדר הסכמה כזו, צפוי שייווצרו דעות שונות בנוגע לדרגת ההתאמה של המרואיין לתפקיד במידה וישנם גורמים מקצועיים נוספים המעורבים בראיון. הסכמה מראש גם מכוונת את המראיינים להתמקדות באותן תכונות מסוימות שהוסכם עליהן, ומגדילה את דיוק השיפוט בנוגע להתאמת המרואיין לתפקיד.

גם אם צעדים 1 – 5 נראים לך כמיותרים, חשוב להקפיד ולבצע אותם. רק הכנה מדוקדקת של הראיון תביא, בסופו של דבר, לתוצאות מדויקות.

 

  1. הכן רשימת שאלות.

השאלות בראיון נחלקות לשאלות רקע סטנדרטיות ושאלות ספציפיות לתפקיד, הנגזרות מהקריטריונים שהגדרת.

 

שאלות רקע – מטרת שאלות הרקע היא לוודא את אמיתות הפרטים המופיעים בקורות החיים של המועמד ולהרחיבם, ולתת לך סקירה כללית של המועמד כרקע לשאלות המעמיקות שיבואו בהמשך. תפקיד חשוב נוסף הוא לשבור את הקרח בינך לבין המרואיין ולאפשר לו להשתחרר מהמתח בו הוא שרוי. שאלות לדוגמה:

  • ספר לי קצת על עצמך.
  • כיצד הגעת אלינו?
  • מה ידוע לך על החברה/התפקיד?
  • מדוע אתה מעוניין בתפקיד?
  • מה ציפיותיך מהתפקיד? מהעבודה בחברה?

 

שאלות ספציפיות – השאלות הספציפיות נגזרות מתוך הקריטריונים שגיבשת. אלו שאלות שמטרתן לבדוק את מידת התאמתו של המועמד לתפקיד ולנבא את סיכוייו להצליח בתפקיד.

 

  • הגדר לפחות 2 שאלות לכל קריטריון (על מנת להבטיח מהימנות) אך לא יותר מדי (כדי לא להעמיס על הראיון). 2-3 שאלות בדרך כלל יספיקו.
  • רצוי לשאול שאלות פתוחות ללא נקיטת עמדה ("ספר לי על עבודתך במקום X"). שאלות כאלה מעודדות את המרואיין להתבטא ומאפשרות לשאוב מידע אמין יותר אודותיו.
  • שאלות המתייחסות למקרים אמיתיים בעבר ("ספר לי על מקרה בעבר שבו?") עדיפות על שאלות סימולטיביות ("מה היית עושה אילו?"). הסיבה היא ששאלות סימולטיביות מעודדות את המרואיין להשיב באופן שירצה את המראיין, ולאו דווקא מלמדות על צורת החשיבה שלו והתנהגותו האמיתית במצבים כאלה.

 

כיצד לראיין

תהליך הראיון עצמו כולל שלושה שלבים:

  1. הכנה לראיון – איסוף אינפורמציה קיימת על המועמד, הכנה עצמית, הכנת סביבת הראיון.
  2. הראיון גופו – פתיחה, מתן מידע על התפקיד והארגון, איסוף מידע על המועמד, סיום הראיון ופרידה.
  3. סיכום הראיון והערכה – הערכת המועמד וקבלת החלטה.

 

הכנה לראיון

  1. איסוף אינפורמציה קיימת – אינפורמציה קיימת על המועמד כוללת מקורות כגון:
  2. קורות החיים של המועמד
  3. סיכומי ראיונות קודמים (במידה ואתה אינך דרג הראיון הראשון)
  4. תיקו האישי של המועמד (במקרה של מועמד פנימי)
  5. סיכומי ראיונות וחוות דעת של חברת ההשמה, הגרפולוג, מרכז ההערכה, פוליגרף וכו'.

 

השווה את הכתוב בין המקורות לבין עצמם ובין כולם לבין דרישות התפקיד. כאן עליך לקרוא בין השורות. לדוגמא: אם החלטת שעל המועמד להיות בעל כושר התמדה ועומד על דעתו עד להשגת המטרה – בדוק: האם ניתן ללמוד על המטרות שהשיג בעבר? מהם הביצועים שאליהם הגיע? האם ניתן לראות את הצלחתו בכמה תפקידים חריגים? מהן התכונות הדרושות להצלחה בתפקידים אלה והאם אלה אותן תכונות שאתה דורש? האם פניית המועמד ברורה או כללית מדי? האם הוא מפרט יותר מדי עד כדי כך, שכשאתה קורא אתה מאבד קשר בין הדברים?

 

על סמך המידע שברשותך כעת, הגדר לעצמך:

  • מהם חללי המידע החיוניים אותם יש להשלים.
  • את הכיוונים והנקודות עליהם יש להתמקד בזמן הראיון.

 

לדוגמה: אם התפקיד מצריך תקופת הכשרה ממושכת, וקורות החיים של המועמד מלמדות כי הוא נוטה להחליף מקום עבודה לעיתים תכופות, רשום לך כהערה לבדוק מה גרם לו לעזוב את מקומות העבודה הקודמים ומהו הדבר שיגרום לו להישאר לטווח ארוך באופן שיצדיק את עלות ההכשרה הצפויה לו.

אל תהסס לבצע מיון ראשוני של התשובות, אולם שים לב גם לאותן פניות שנראות במבט ראשון יוצאות דופן וחורגות מהדרישות שהצבת לעצמך.

 

  1. הכן את עצמך – האם מטרת הראיון ברורה לך והאם קיימים בידך כל הנתונים הרלבנטיים. לא תמיד אתה הוא זה שמכין את השאלות, ולא תמיד אתה הראשון שמראיין את המועמד. לפני הראיון ודא שמטרת הראיון ברורה לך (באיזו משרה מדובר? לאיזו מחלקה מיועד המועמד?), ושקיבלת את כל האינפורמציה הקיימת אודותיו (ראה הסעיף הקודם).

בדוק האם קיימים נושאים משותפים בינך לבין המועמד, כגון תחביבים, בית הספר בו למד, שירות צבאי וכו'. מידע מסוג זה יעזור לך "לשבור את הקרח" וליצור שפה משותפת עם המרואיין בתחילת הראיון.

בדוק את דעותיך הקדומות. כל אדם מחזיק בכמה "דעות קדומות", ולא תמיד אנו מודעים להן.  יש חשיבות רבה לבדיקה עצמית של אותן אמונות ודעות. מעטים הסיכויים שתמצא אדם אשר לו התעניינויות , אהבות ושנאות זהות לשלך. על כן, אתה עלול לשפוט באופן בלתי הוגן מועמדים שאינם בעלי אותן השקפות חיים ורגשות דומים לשלך. עליך גם לזכור, שמעטים הסיכויים שתמצא מועמד חדש לתפקיד שהתפנה, אשר טווח ההתעניינות שלו יהיה זהה לטווח ההתעניינות של קודמו בתפקיד. עליך לנסות להשתחרר מרצונות טבעיים אלה, להתכונן, להיות פתוח וערני ולא לשגות בדעות כמו:

  • ג'ינג'ים מאופיינים במזג חם ומהיר.
  • מצח גבוה ומשקפיים מעידים על אינטליגנציה גבוהה.
  • גברים עדיפים על נשים בתפקידי ניהול.

לאף אחת מאלו אין שום תמיכה מדעית.

 

הכן את עצמך לשאלות המועמד. ראיון מיון נתפס בדרך כלל כתהליך חד-צדדי, ולא כך הוא. ממש כשם שאתה בוחן את המועמד ואוסף עליו מידע, כך גם הוא בוחן אותך ואוסף מידע על התפקיד והארגון. במקרים רבים אתה רק אופציית תעסוקה אחת שיש למועמד, וכשם שאתה ממיין אותו כך גם הוא ממיין אותך! לכן נסה להציב את עצמך במקומו – לו היית אתה המרואיין, מה היית אתה רוצה לדעת? וודא כי יש בידך התשובות על כל שאלה שהיית אתה שואל את המראיין.

תכנן את מסגרת הזמן של הראיון. במיוחד כאשר מדובר ביותר מראיון אחד ביום, חשוב להקפיד על מסגרת הזמן. הקצה לכל הראיונות פרק זמן זהה. משך הראיון יכול לנוע בין 20 דקות לשעה וחצי – תלוי בתפקיד. הקפד להשאיר כ 10 דקות בתום הראיון לשאלות של המועמד. הקפד להשאיר לך 10-15 דקות בין ראיון לראיון על מנת שתוכל לסכם את הראיון בנינוחות בסופו. אל תשלה את עצמך שתוכל לסכם את כולם בסוף היום. זה פשוט לא עובד. נצל את ההפסקות להתרענן.

הגדר חלוקת עבודה. אם הראיון נערך על ידי צוות מראיינים הגדר מראש מי שואל מה ומי עונה על אילו נושאים. ודא כי לכל המראיינים יש את כל האינפורמציה על המועמד ועל התפקיד לאיוש. אם יש אינפורמציה שאינך מעוניין לחשוף בפני המועמד בשלב זה, ודא כי כל המראיינים מודעים לכך בכדי למנוע אי נעימויות.

 

  1. הכן את סביבת הראיון – קבע סידורים למניעת הפרעות. שיחות טלפון, נקישות על הדלת והפרעות מסוגים שונים, קוטעות את מהלך הראיון, מוציאות את שני הצדדים מריכוז והכי חשוב – עשויות לפגוע במרואיין. בקש מאחרים לקבל את שיחות הטלפון שלך בזמן שאתה מראיין, בקש מהמזכירה שלא תעביר לך שיחות, שים שלט "נא לא להפריע" על הדלת או אפילו השתמש בחדר אחר לצורך הראיונות. אם צפוי אירוע העשוי להפריע למהלך הראיון (טלפון דחוף וכו') דאג ליידע את המרואיין על כך בראשית השיחה ובקש את סליחתו מראש.

סדר את החדר כך שאתה (כמראיין) והמרואיין תחושו בנוחות מירבית. מועמדים רבים מקבלים החלטה על סמך הרושם הראשוני שמותירים בהם המראיין וסביבת הראיון. סביבה מלחיצה, לא נוחה, מאיימת, ו/או מלוכלכת עשויה להרתיע מועמדים ולגרום להם לפסול אותך על הסף. לכן חשוב מאוד ליצור אווירה מזמינה ומרגיעה. דוגמאות:

  • ישיבה מאחורי שולחן משדרת סמכותיות ומנהיגות אך גם ניכור וריחוק ועשויה להלחיץ את המועמד. במידת האפשר השתדל לראיין ללא מחיצות בינך לבין המרואיין.
  • סידור ישיבה פנים מול פנים משדר למועמד שאתה רואה הכל ואין לו לאן לברוח. עדיף לסדר את הכיסאות בזוית של 900-1200, המשאירה ביניכם יותר מרחב מחייה.

 

הראיון גופו

  1. פתיחה

לשלב הפתיחה של הראיון יש השלכות רבות על הצלחת הראיון כולו. ראיון הוא אירוע מלחיץ, למרואיין ולעיתים גם למראיין. מרבית המרואיינים נתונים בהתרגשות, במתח, לפעמים אף בחרדות לפני הראיון. מצב נפשי זה מקשה על המרואיין להתבטא באופן חופשי וטבעי, ולפיכך המידע והרושם המתקבלים מהראיון אינם משקפים נאמנה את אישיותו ואת כישוריו. לכן חשוב מאוד ליצור בדקות הראשונות לראיון מסגרת נוחה, ידידותית ונעימה לשני הצדדים. האחריות לכך מוטלת עליך, כמראיין וכמארח.

שבור את הקרח.

  • צא לקבל את פני המרואיין ולווה אותו לחדר בו מתקיים הראיון.
  • הקפד ליצור קשר עין, לחייך, ללחוץ יד. גם אם היה לך יום גרוע.
  • הצע לו שתיה קרה/חמה.
  • Small talk ("האם מצאת את המקום בקלות?").
  • דאג לנוחות המרואיין עם כניסתו לחדרך. הראה לו היכן לתלות את מעילו, היכן לשים את חפציו האישיים, היכן לשבת וכן הלאה.

הגדר את מסגרת הראיון

  • הצג בקצרה את עצמך ואת תפקידך בחברה
  • במידה וישנם מראיינים נוספים – הצג גם אותם והסבר את חלוקת התפקידים ביניכם.
  • הסבר את מטרות הראיון, שהן (א) לבדוק את מידת התאמתו של המועמד לתפקיד ו (ב) לאפשר לו להחליט האם הוא מעוניין בתפקיד.
  • הצג את מסגרת הזמן העומדת לרשותכם.
  • תאר את מהלכו הצפוי של הראיון. הבהר למועמד כי ישנן שאלות שיצריכו אותו לחשוב מעט לפני שיענה וכי אין צורך למהר בתשובות.
  • יידע אותו כי במהלך הראיון תרשום הערות.
  • הבהר לו כי בתום הראיון תשמח לענות לו על כל שאלה שתתבקש.

 

  1. מתן מידע על הארגון והתפקיד ותיאום ציפיות

הצגת הארגון למועמד ע"י המראיין מאפשרת למועמד לגבש ציפיות ריאליות ולקבל מידע אמין אודות מקום העבודה האפשרי. מעבר לכך, זהו אקט מכירתי שנועד למשוך את המועמד ולגרום לו לרצות לעבוד בחברה. כדאי לציין יתרונות בולטים בתפקיד ובארגון, בעיות בולטות, אפשרויות קידום, סוגי תגמולים שונים, מידת גמישות התפקיד ומסלולי הקידום בהתאם לנטיותיו של המועמד. השתדל שדבריך יהיו ברורים, מפורטים ומתומצתים.

הקפד לתת מידע אמין וריאלי. זכור שבשלב זה אתה נוטע במרואיין ציפיות מסוימות. פערים גדולים מדי בין הציפיות לבין המציאות עלולים לאורך זמן לפגוע בשביעות הרצון של העובד, במידת המחויבות וההזדהות שלו עם החברה ובסופו של דבר גם בפריון שלו וברצונו להישאר בארגון. לכן השתדל להיות קרוב למציאות. אל תגזים לחיוב או לשלילה ותן לו אפשרות להבהיר לעצמו נקודות לא ברורות.

מסירת מידע נכון גם תורמת ל"סינון הטבעי" של המועמדים, במובן זה שהמועמד יכול להעריך את מידת ההתאמה של הארגון לצרכיו, לשאיפותיו ולכישוריו ולפסול את עצמו כבר בשלב זה. מצד שני, אם אמנם ייקלט בתפקיד – יידע לקראת מה הוא הולך, ציפיותיו תהיינה ריאליות, והקליטה תלווה בפחות זעזועים ארגוניים ואישיים.

למרות האמור לעיל, הזהר מלגלוש למצב שבו המועמד יהפוך למראיין או למצב של שיחה חופשית שתקבע את דעתך על המועמד בטרם יש בידך כל הנתונים. מסיבות אלו בדיוק מראיינים רבים מעדיפים להגיע לשלב זה רק בתום הראיון, וההחלטה היא שלך.

 

  1. איסוף מידע על המרואיין.

שלב זה הוא עיקר הראיון.  התחל בשאלות הכלליות והמשך בשאלות לבדיקת הקריטריונים.

השתדל לעקוב אחר הסדר המובנה של השאלות. במידת הצורך ניתן להוסיף שאלות שלא חשבת עליהן מראש, אך אל תדלג על שאלות. אין צורך לשאול שאלה אם כבר קיבלת  את התשובה עליה.

רשום לעצמך הערות בנוגע לשלוש רמות:

  • דברי המרואיין (עקביים, מלאי סתירות, תואמים/נוגדים את הידוע לך ממקורות אחרים)
  • התנהגות המרואיין (נינוחה, לחוצה, מתנשאת, מתחמקת, מתגוננת)
  • רגשות המרואיין (כנים, מזוייפים, מה גורם לו להפגין רגש מסויים)

את תשובותיו של המרואיין השתדל לרשום מילה במילה. בסוף הראיון השמיני בשש בערב לא בטוח שתזכור מה נאמר בראשיתו…

 

סיכום הראיון

לסיום נאות של הראיון יש חשיבות רבה. שלב הסיום אמור לשרת מספר מטרות:

  • מתן הזדמנות למרואיין לבדוק את טיבו של התפקיד ואת התאמתו לצרכיו ולציפיותיו.
  • קביעת נהלים לגבי המשך הקשר בין המועמד והמעסיק.
  • יצירת מוטיבציה אצל המועמדים הטובים להמשיך בתהליך המיון.

 

  1. סכם את שנאמר בראיון ושאל את המועמד אם יש ברצונו להוסיף לנאמר או לשאול שאלות. במקרים רבים אפשר ללמוד הרבה מן השאלות הללו ומתגובתו של המרואיין לתשובות.
  2. הבהר לו בצורה חד משמעית את ציפיותיך ממנו במידה ויתקבל לתפקיד (גם אם הנושא כבר עלה במהלך השיחה). ודא כי אין ביניכם פערי ציפיות ו/או אי הבנות שיגרמו לקשיים בעתיד.
  3. עדכן את המועמד לגבי המשך התהליך. ודא כי יש בידך כל הפרטים הנחוצים על מנת להחזיר לו תשובה (טלפון, כתובת). בדרך כלל רצוי להימנע מלתת למועמד תמונה על מידת התאמתו לתפקיד, ובפרט כאשר הוא נמצא בלתי מתאים. יש לתת לו את התחושה שקיימת תחרות על התפקיד ושאין אפשרות לקבל החלטות במקום. מקרה יוצא דופן, המאפשר דחיית מועמד מיד עם סיום הראיון, הוא כשלמועמד חסרים באופן בולט כישורים מקצועיים החיוניים לתפקיד. במקרה זה ניתן להסביר לו עם סיום הראיון, כי העסקתו בתפקיד הנדון עלולה שלא להתאים לא לצרכיו הוא, ולא לצורכי המעסיק. אם התרשמת כי לפניך מועמד בעל כישורים טובים במיוחד, העבר לו את התחושה כי נמצא מתאים ושהנך מעוניין בו, אך אל תיתן לו עדיין תשובה סופית. בדרך זו תוכל לקשור את המועמד למקום העבודה, שכן מרואיינים רבים מפסיקים את מאמציהם לחיפוש עבודה ברגע שהם מתרשמים שסיכוייהם להתקבל למקום מסוים טובים. במקרה הקיצוני, כאשר מדובר במועמד האידיאלי וכאשר קשה מאד למצוא מועמדים טובים, כדאי לעשות כבר עם תום הראיון את הצעדים הראשונים להתקשרות, כדי להבטיח שהמועמד לא יישמט מתחת לידיך.
  4. הודה לו על שהגיע ואמור לו מתי הוא יכול לצפות לתשובה. היה ברור ומובן בנוגע לכך, ומעל לכל השתדל לבצע התחייבותך במועד שנקבע.

 

טיפ – שים לב לשפת הגוף שלך כמראיין

לשפת הגוף שלך כמראיין יש השפעה על המרואיין. ביטויים של חוסר סבלנות (תיפוף אצבעות, הסתכלות תכופה בשעון), שעמום (פיהוק, שקיעה לאחור בכורסה, שילוב ידיים מאחורי הראש) ו/או חוסר ריכוז (בהייה בחלל, משחק בחפצים המונחים על השולחן) יוצרים אווירה לא נעימה ומשדרים למרואיין תחושה של "חבל על הזמן של שנינו". כתוצאה מכך אתה עלול לדחות את המועמד במקום למשוך אותו ו/או להפסיד מידע חשוב ועקב כך לפסול מועמד מתאים (או יותר גרוע – להיפך…). לכן השתדל ליצור אווירה של הקשבה במהלך הראיון: רכינה קדימה, שמירה על קשר עין רציף, חזרה על דברי המועמד בקיצור, הנהון, אמירת "כן" מדי פעם, רישום תוך כדי הראיון – כל אלה מראים למועמד כי אתה מקשיב לו ומעוניין בדבריו.

 

הערכה

עתה, משיש בידך כל הפרטים, יש באפשרותך להעריך את רמתו של המועמד ולקבל החלטה.

את ההערכה הסופית יש לעשות על דף הערכה מוכן מראש. דף זה יכלול פרטים מזהים של המרואיין, תאריך הראיון, שם המראיין, הגדרת התפקיד העומד לאיוש ומימדי ההערכה כפי שפותחו והוגדרו בניתוח התפקיד (הקריטריונים).

 

ראשית הערך כל קריטריון בנפרד:

  • חזור לרשימת הקריטריונים.
  • בכל קריטריון בנפרד, עבור על השאלות הקשורות בו ועל ההערות שרשמת לעצמך וחפש עקביות בתשובות.

 

  • תן למועמד ציון על פני כל קריטריון לפי הסולם הבא:
  1. ניתן לזהות אצל המרואיין את כל התכונות הרצויות בצורה עקבית לאורך זמן.
  2. ניתן לזהות אצל המרואיין חלק מהתכונות הרצויות בצורה עקבית ולאורך זמן.
  3. ניתן לזהות חלק מהתכונות הרצויות חלק מהזמן.
  4. תגובה היפותטית או רטורית.
  5. לא ניתן לזהות אצל המרואיין כל תכונות רצויות.

 

כעת, סכום את הציונים על פני כל הקריטריונים – זהו ציון ההתאמה האובייקטיבי הכללי של המועמד. בתום תהליך המיון תוכל לדרג את המועמדים לפי ציון זה מהגבוה (מתאים) לנמוך (לא מתאים). כאשר הראיון נערך בידי קבוצת מראיינים, יש להחליט מראש אם להפיק ציון יחיד שיתקבל תוך דיון או לחשב ציון ממוצע של ההערכות הנפרדות.

לאחר שסיכמת את התאמתו של המועמד מבחינת תכונותיו, הוסף את התרשמותך מהמועמד, את יתרונותיו וחסרונותיו בהשוואה לדרישות התפקיד, את תחושותיך החיוביות לגביו ואת חששותיך (יש מקום בשלב זה לחזור ולחשוב או לקרוא מחדש את רשימותיך בזמן הראיון). אם מצאת פער גדול בין התרשמותך האישית לבין ציון ההתאמה – בדוק את עצמך. לעיתים מראה הדבר על מועמד שהצליח "למכור  את עצמו" מבלי שיהיו לו הנתונים הדרושים להצליח בתפקיד.

 

טעויות הערכה אופייניות שיש להיזהר מהן:

  • רושם ראשוני: הנטייה לגבש התרשמות מהמועמד עם תחילת הראיון ולפעול במהלך הראיון על סמך התרשמות זו.
  • אפקט ההילה: הנטייה לקחת מאפיין בולט (לחיוב או לשלילה) ולפיו "ליישר" את שאר המאפיינים.
  • מיקום המידע – התחלה/סוף: הנטייה לשים דגש רב יותר על מידע שהתקבל בתחילת הראיון או על מידע שהתקבל לקראת סופו.
  • אופי המידע – חיובי/שלילי: הנטייה להתרשם יותר ממידע שלילי ולהתייחס למידע חיובי כאל מובן מאליו.
  • אפקט הקונטרסט: דירוג המרואיין תוך כדי השוואתו למרואיין שקדם לו.
  • השוואה לסטריאוטיפים – הנטייה להשוות את המרואיין לסטריאוטיפ אופטימלי הקיים בתודעתו של המראיין.
  • אפקטים של הופעה ואטרקטיביות – הנטייה להעריך מרואיינים בעלי הופעה נאה גבוה יותר על סולם הכישורים מאשר מועמדים פחות נאים בעלי כישורים דומים.
  • הטיות על רקע מין, גזע ומגבלות גופניות: הנטייה להעריך מועמדים כבלתי מתאימים לתפקיד נתון עקב היותם נשים, בני מיעוטים, או בעלי מגבלות פיזיות, במצבים בהם נתונים אלה אינם רלוונטיים להצלחה בתפקיד.

 

נסה לזהות את ההטיות המשפיעות עליך ולנטרלן לפני מתן הציון.

 

קבלת החלטה – ההחלטה, בסופו של דבר, היא שלך. קבלת ההחלטה תעשה לאחר עיון בהערכות שקיבל המועמד על התכונות החשובות לתפקיד, סקירת ההתרשמות האישית שלך ממנו וכל זאת – בהשוואה למועמדים האחרים שראיינת לאותו תפקיד.

 

 

קישורים רלבנטים באתר:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

יכול לעניין..

ethosia-logo

כשעולם ה-Big Data פוגש את עולם הגיוס

  ידיעה לעיתונות 18.06.2014 כלים טכנולוגיים הסורקים את הרשת ומנתחים כמויות ענק של מידע הופכים ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *