הארגון הגמיש

פרק מתוך הספר "עסק קטן וחכם", מאת גבי להמן

פורסם לראשונה אוקטובר 2000

 

ניר וידין נסעו לחו"ל להשתלם בטבחות, והגיעו לרמה של שפים מומחים. הם החליטו להקים עסק משותף לקייטרינג ברמה עילית. הם גייסו צוות של אנשים מוכשרים ונלהבים, והעסק הצליח והתרחב בקצב מהיר. עד מהרה מצאו ניר וידין את עצמם בעלים של עסק גדול ומורכב בהרבה מציפיותיהם. בסבך הארגוני שנוצר כבר לא היה ברור מי עושה מה ומתי. עד מהרה נכנסה המערכת למערבולת, וכולם עסקו ב"כיבוי שריפות", כדי לחפות על מחדלים. האנשים שנשאו בנטל הניהולי החלו להישחק מעומס יתר. הביקוש המשיך לגאות, וככל שהתרחב גברה האנדרלמוסיה. ניר וידין הגיעו למסקנה כי הם חייבים לייצב את העסק לפני כל התרחבות נוספת, ומכיוון וקצרה ידם לבצע זאת בכוחות עצמם החליטו להסתייע במומחה חיצוני לנושא. בשלב זה הם פנו אלי. בשלב הראשון ניתחנו את שלבי פעולתו של עסק קייטרינג, כדלקמן:

• מכירת האירוע. המזמין פונה אל חברת הקייטרינג חודשים רבים לפני מועד האירוע. שלב המכירה משתרע על פני מספר מפגשים עם המזמינים, אשר בסופם נקבעים הפרטים המלאים: היכן יתקיים האירוע, מה התפריט שיוגש, פירוט המשקאות הקלים והחריפים, רמת השירות שתינתן לאורחים והמחיר.
• ב.סמוך לאירוע מכינים את התבשילים והמשקאות במטבח המרכזי, ומאחסנים אותם בכלים הניתנים לשינוע.
• ביום האירוע מובילים למקום האירוע את המזון והמשקאות ואת הכלים הדרושים לאחסון, לבישול ולהגשה.
• ד.ביום האירוע מקימים "מטבח שדה", במקום האירוע.
• ה.למקום מגיעים צוות המטבח, המלצרים, מנהלי הבארים והצוותים המאיישים את פינות ההגשה. מנהל האירוע, הנמצא במקום, מארגן, מתאם ומפקח על הכנת האירוע ועל מהלכו.

 

לאחר ניתוח הפעילות שורטט תרשים המציג את המבנה ההיררכי של העסק,

 

ניתוח וקביעה של הצרכים הניהוליים העלה כי קיימים יותר תפקידים שצריך לאייש ממספר האנשים שנמצאים בפועל בעסק. למשל, באירוע עצמו חייבים להימצא טבחים מיומנים. השאלה שנשאלה הייתה האם צריך לגייס עוד טבחים, אשר עלות העסקתם גבוהה או לא. הבעיה הוחרפה כאן בגלל העונתיות השוררת בענף זה:

בתקופת החורף, במשך כששה חודשים, מספר האירועים פוחת משמעותית והפעילות העסקית מצטמצמת בהרבה לעומת חודשי הקיץ. בשל המיומנות המקצועית והתרבות העסקית הייחודית הנרכשת בעסק הקייטרינג המסוים, לא הייתה אפשרות להעסיק כח אדם זמני.

הבעיה נפתרה באמצעות הפעלת השיטה של "הארגון הגמיש". על פי גישה זו, אנשים ממלאים תפקידים שונים לפי הצרכים. למשל, הוחלט שניר וידין, שכל אחד מהם הוא שף מומחה, ימלאו בזמן האירוע עצמו את תפקיד הטבח בשטח. בשעת האירוע הם הכפיפו את עצמם לניהולו של מנהל האירוע כלומר, על אף היותם מנהלי העסק, הנמצאים בראש ההיררכיה, הרי בזמן האירוע הם ממלאים תפקיד של הדרג השלישי. לפי מתכונת זו חולקו תפקידים גם לבכירים אחרים בעסק, אשר לפי צרכים ספציפיים הם הכפיפו עצמם לנמוכים מהם בסולם ההיררכי. תפקידי הצוות הניהולי הוגדרו מחדש בקפדנות. הואצלו סמכויות שלוו באחריות המלאה למילוי המשימות, כמתחייב מן הסמכות.

שיטת "הארגון הגמיש" נחלה הצלחה מרשימה, העסק השתחרר במהירות ממצוקותיו, התרחב והמחזורים והרווחים גדלו באופן מרשים. כסף רב נחסך כי החברה נמנעה מגיוס כח אדם נוסף.

שיטה זו ניתנת להפעלה בעסק הקטן ביתר קלות מאשר בעסק גדול. יתרה מזאת: אפשר לומר שהיא כמעט אינה ישימה בעסק גדול. כדי להבין את הסיבות לכך צריך להבין תחילה את מהות ההיררכיה. ההיררכיה מורכבת למעשה מארבעה רבדים החופפים זה את זה:

• היררכיה תפקודית: במבנה ההיררכי התפקידים הארגון משובצים בסולם דרגות שבו לבכיר יותר כפופים נושאי תפקידים מדרג נמוך יותר. המנכ"ל נמצא בשלב גבוה מזה שנמצאים בו הסמנכ"לים, ואלו מוצבים מעל מנהלי האגפים, וכן הלאה.
• ב.סטטוס: ככל שהתפקיד גבוה יותר בהיררכיה המנהלית, כן גבוה הסטטוס (המעמד) של נושא התפקיד.
• ג.סמלי הסטטוס אלו הם ההטבות הנלוות למעמד של התפקיד, כגון: למנכ"ל תהיה מכונית מפוארת יותר מאשר לכפופים לו, משרדו יהיה גדול ומפואר משלהם וכו'. הדברים נכונים לאורך כל שלבי ההיררכיה מלמעלה למטה.
• ד.שכר: ככל שאדם נמצא גבוה יותר בסולם ההיררכי, כן שכרו והתוספות הנלוות יהיו גבוהים.

בארגון גדול תישמר בקפידה החפיפה שבין הסטטוס לסמלי הסטטוס. המנכ"ל – בעל המעמד הגבוה ביותר – יוצמדו סמלי הסטטוס הגבוהים ביותר במערכת, ושכרו יהיה הגבוה ביותר. בעסק גדול לא יעלה על הדעת שנושא התפקיד הבכיר יסכים למלא תפקיד הכפוף לדרג נמוך ממנו. במקרה הצורך יגייסו כח אדם נוסף, אפילו במחיר של אי ניצול אופטימלי של מאגר כח האדם הקיים בעסק.

בעסק הקטן והקומפקטי ניתן להפריד בין הרבדים המרכיבים את הסולם ההיררכי. המנהל יכול להכפיף עצמו – לצורך משימות מסוימות – לדרגים נמוכים ממנו, מבלי שייגרע ממעמדו. מעמדו כמנהל, ובעל העסק, הנו ברור ואיתן וכולם מכירים בכך ללא עוררין. על עיקרון זה מתבססת שיטת "הארגון הגמיש" והפעלתה מאפשרת ניצול מלא יותר של מאגרי כח האדם הקיים. שיטה זו חוסכת אפוא אבטלה סמויה, והוצאות מיותרות.

 

בשיטת "הארגון הגמיש" אנשים ממלאים תפקידים שונים לפי הצרכים, תוך התעלמות מן המבנה ההיררכי. שיטת ה"ארגון הגמיש" היא כלי רב עוצמה המתאים לעסק קטן כי רק בעסק כזה אפשר להפריד בין הרבדים המרכיבים את הסולם ההיררכי.

 

קישורים נוספים שנמצאו בידי מנהיגים ברשת:

 

Small Businesses Share Their Thoughts

מתוך: /http://entrepreneurs.about.com/smallbusiness

 

Small Business Financing Plans for 2000

מתוך: /http://entrepreneurs.about.com/smallbusiness

 

קישורים רלבנטים באתר: