מנהיגים ברשת שולחן העבודה למנהלים בישראל
מאת: ענבר גת-שחם * |
 |
לפעילות היעוץ הארגוני וההדרכה יש תרומה משמעותית לארגון בכל עת ובמיוחד בעיתות משבר, כאשר התקציבים מצטמצמים וכל יוזמה או פעילות בתחום היעוץ הארגוני, הלמידה והתמיכה בביצוע נבדקים בזכוכית מגדלת ביד אחת וגרזן ביד שניה. במקביל לצמצום במשאבים הכספיים, קיימת ציפייה לעליה בתפוקה, לשיפור האיכות, להכשרת עובדים ומנהלים ולעבודה עם מערכות חדשות עם נהלים מורכבים ומוצרים מגוונים.
מתח זה בין דרישות ומשאבים, יעדים וממושם, מוביל אותנו להתמקדות מחודשת בפתרונות שהמאפיינים שלהם הם: עלות נמוכה, יעילות גבוהה, בעלי תוצאות מוכחות, החזר השקעה (ROI) מובטח ופשטות בפיתוח ויישום.
הבה נחזור ליסודות של גישת שיפור ביצועים, המתמקדת במדידת הפערים בין הבצוע הרצוי והמצוי ופיתוח מגוון פתרונות המשלבים סביבה ארגונית וניהולית ופתרונות למידה התומכים בביצוע :
- הבהרת הציפיות מהביצוע הנדרש.
- פתוח וחיזוק דפוסי המשוב לביצוע.
- הפעלת מערכות תומכות ביצוע.
- עיצוב עזרי עבודה פשוטים ובהירים.
- וידוא של מדיניות מתאימה וברורה, תהליכים מוגדרים, נהלים פשוטים ומשאבים מתאימים.
- רציפות בין הלמידה לביצוע בשטח, ע"י מיקוד בהעברה (TRANSFER) של הידע למקום
העבודה.
- בדיקה מחודשת ורענון של תהליכי המיון לתפקיד.
- 8. יישום תהליכים מובנים של OJT ו- PAL .
- בדיקה, ריענון, ארגון וחיזוק של תהליכי ההדרכה הקיימים.
- סילוק מטלות המפריעות לביצוע השוטף של התפקיד.
פירוט :
- המחקר בתחום ביצועי משאבי אנוש מצביע על העדר בהירות בציפיות כמשתנה העיקרי, המסביר / המשפיע על ביצוע לקוי. עובדה זו, הגובה מחיר ארגוני ותפוקות יקר, עדיין מוזנחת למדי, למרות תרומתה המוכחת לשיפור תהליכים ותוצאות.
רענון, הבהרה, הגדרה מחודשת וממוקדת של ציפיות מהביצוע, אגב יישור קו
(ALIGNMENT) עם היעדים העסקיים, הארגוניים, היחידתיים, הפרויקטאליים – כולן פעולות בעלות נמוכה.
- משוב חלקי, לא ממוקד או לא קיים הוא המשתנה השני, לאחר חוסר בהגדרת ציפיות ברורות, המסביר בצוע לקוי.
משוב נכון ומועיל ניתן לשני סוגי ביצוע:
* משוב מתקן – מיידע בעלי תפקיד על ביצוע הרחוק מהגדרת המצב הרצוי.
* משוב מאשר – מיידע בעלי תפקיד על ביצוע טוב לפי היעד והציפיות.
נוהג קבוע של מתן משובים משולבים – הוא אמצעי אפקטיבי וזול.
- הדרכה צריכה להיות מבוצעת תמיד אגב יישום של מנגנונים תומכים, שיגדילו את טווח השפעה שלה על ביצועי העובדים והמנהלים. דוגמאות למנגנונים שכאלו :
* נהלים בהירים
* מטלות מוגדרות
* תמיכה והכוונה בצעדי הבצוע הראשוניים
* תמיכה רגשית לבניית הביטחון בבצוע
– כולם מנגנונים שקל להטמיעם בעלות נמוכה.
- עזרי העבודה הם עדיין אחד האמצעים, בעלי יחס עלות- תועלת גבוהה מאוד, להשגת ביצועים טובים. דוגמאות :
טבלאות קבלת החלטות, תרשימי זרימה (אלגוריתמים), תהליכי ביצוע מפורטים, מדריכים ידידותיים למשתמש, דפי איתור תקלות (TROUBLE SHOOTING) ורשימות תיוג לביצוע
(CHECK LISTS).
כאשר עזרי עבודה הם מוצרים המתוכננים ומעוצבים היטב, באופן ידידותי, מתוך נקודת המבט של המשתמש – התוצאות תבואנה לידי ביטוי מייד.
ההדרכה הנדרשת, אגב, היא רק בהכרת עזר העבודה ושיפור הבטחון לשימוש בו – קצרה ואפקטיבית.
- כאשר מפת הדרכים לבצוע אינה מוגדרת וברורה, הסבירות שעובדים ילכו לאיבוד – גדלה, במיוחד אם תהליכי התקשורת בארגון לקויים.
הרענון המתמיד של: מדיניות הארגון / יחידה, התהליכים, הנהלים ואופן חלוקת משאבים הוא הצעד הראשון וההכרחי.
ראיה משותפת של מקבלי ההחלטות בארגון את המטרות, תמיכה ומעקב מתמשך אחר התהליכים והתוצאות הוא הצעד השני להצלחה.
תקשורת פנים ארגונית, PRACTICE, תהליכי משוב ואכיפה נכונה הם הצעד המסכם.
כולן פעולות חשובות, בעלות תרומה ממשית ועלויות נמוכות כמובן.
- מנגנוני תמיכה פשוטים יחסית, שהממונים על העובדים שיוצאים להדרכה יכולים ליישם, יגדילו באופן ניכר את האפקטיביות:
* הכנת העובדים לפני ההדרכה – ציפיות לביצוע עתידי והדגשים בלמידה.
* יידוע הממונים / מנהלים על מטרות ההדרכה וביצוע המיומנות עמה חוזר העובד מההדרכה.
* תצפית, מעקב, תמיכה ומשוב אחר השיפור בביצוע לאחר ההדרכה.
- מיון והשמה לא קפדניים יביאו לביצוע ולתוצאות נמוכות ועמן גם צורך בהשקעות גדולות יותר, חניכה ארוכה יותר, טעויות רבות יותר אגב הלמידה. כמובן גם תחלופה רבה. – כולן הוצאות מיותרות בתקציב מצומצם.
- יצירת סדר קדימויות ברור בביצוע המטלות, כמו סילוקן של פעולות בירוקרטיות ואדמיניסטרטיביות עשוי לשפר את היקף הביצוע, כמותו ותוצאותיו.
ריבוי דו"חות, דיווחים, צורך בקבלת אישורים על פעולות רבות מדי, ביצוע פעולות במקומות מרוחקים מדי וכל פעולה אחרת, שלא קשורה ישירות ל"פעולות הלמידה" – מאטות את הביצוע ומקטינות את התוצאות.
- הדרכה ולמידה פרונטליים ופורמליים, אם יש בהם צורך, יתרמו לשיפור הביצוע. למידה אגב עבודה (OJT), תוך הגדרת ציפייה ברורה, תמיכה נכונה ומשוב מתאים יגדילו את התוצאות פי כמה וכמה.
תהליכי חניכה מובנים אגב עבודה מלווים בתמיכה על ידי עמיתים (PAL: PEER ASSISTENT LEARNING).
- גם אם אין אפשרות ליישם במלואם את תשע הפעולות שפרטתי למעלה עדיין אפשר לשפר באמצעים פשוטים את תהליכי ההדרכה הקיימים. זאת על ידי רענון וארגון נכון יותר של המבנה הלוגי של ההדרכה אגב התאמתה לצרכי הלימודים:
* יצירת מפות למידה קוגניטיביות המציגות את התמונה הכללית ומקור כל פרט בה.
* יצירת מבנה לוגי של רצף ההכשרה – מה קשור ומה משפיעה\ על מה.
* הגדרת מטרות למידה ברורות.
* בצוע תרגילים רבים אגב מתן משוב ברור ומובנה.
כל אלו הן רק כמה דוגמאות לשיפור אפשרי אפקטיבי בתהליכים ארגוניים ובהדרכה.
* ענבר גת-שחם, מנכ"ל שהם בע"מ, שיפור ביצועים תהליכי למידה ויעוץ בארגונים.
קישורים רלבנטים:
מאמרים נוספים בנושא שיפור ביצועים
| מנהיגים ברשת |
| www.leadersnet.co.il |
| leaders@leadersnet.co.il |
| © כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" יולי 2009. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר |
