מנהיגים ברשת שולחן העבודה למנהלים בישראל
מאת: רינת בורג, טל & בורג*, ייעוץ אסטרטגי ושיווקי
- התאמת המצגת לקהל היעד – המצגת מיועדת עבור האנשים אליה היא פונה והיא צריכה לעניין אותם. כדאי לבדוק מהם התחומים המעניינים אותם, ואילו תחומים לא יעניינו אותם כלל. מאיזה רקע הם מגיעים? לגבי אילו נושאים ירצו פירוט? מדוע הם באים לשמוע אותך? היום, בעידן האינטרנט, זמינות המידע הינה עניין טריוויאלי. חפש כמה שיותר חומר אודות החברה והאנשים בפניהם אתה עומד להציג.
- מטרת המצגת – אם אתה יודע מה המטרה, תדע גם איך להשיג אותה: מטרת המצגת היא להעביר מסר, לעורר עניין, לא לסגור עסקה. למכור רעיון, מוצר, שירות, חברה, פרויקט, להציב אבני דרך. בכל מקרה, אין מטרתה לתאר דבר מה באריכות. הרי אתה עומד שם ואמור לדבר… המצגת אמורה ללוות אותך ולא להפך. לעיתים קרובות קורה שהמצגת, שאמורה לשמש כאמצעי עזר למציג, הופכת למטרה. במקום להשקיע בשיפור תוכן המצגת, לשם השגת מטרת ההצגה, מושקעים זמן וכסף רבים ב'פירוטכניקה' של המצגת. יותר ויותר גוברת הדעה שהגולם קם על יוצרו. לכן, היום, כשכולם כבר ראו הכל, מומלץ לדבוק במשפט LESS IS MORE.
- תוכן המצגת – הפתע את הקהל: יש להשקיע בתוכן המצגת, כך שיהיה מעניין ותמציתי ויעמוד ביעד הזמן המוקצב. אנשים עסוקים יותר מדי ב"איך זה יראה" ופחות מדי ב"מה אומרים". מצגת צריכה להיות האקט הסופי שמלווה מסמך, מחקר, דו'ח המנתח לעומק נושא.
המילה הכתובה מחייבת חשיבה מקדימה להצגה בהירה של דברים. במקרה של מצגת לצורך דיון – תוכן המצגת אמור לגרות את הקהל לפתח דיון מעמיק ולהחליף דעות ורעיונות. במקרה של הרצאה – תוכנה של המצגת מלווה את המרצה ברעיונות אותם הוא רוצה להעביר, במודלים אותם הוא מעוניין ללמד. הצב לעצמך מטרה – לחדש לקהל, לצקת תוכן אמיתי, מעניין. חשוב על התכנים שאתה מכניס למצגת, האם הם מנוסחים בצורה האפקטיבית ביותר? האם הם מתומצתים? האם הם מובנים? האם אתה מגיע לפואנטה? 'מרבית האנשים יעדיפו למות, מאשר לחשוב. רבים מהם אכן עושים זאת.' ברטראנד ראסל.
- עיצוב – העיצוב אמור לעזור למסר לעבור: מצגת אמורה לספק ראשי פרקים למרצה ולא לשמש כמסמך עצמו. מקובל לעצב מצגת ע'פ הכלל 30*5*5: לא יותר מ 5 שורות בשקף, עד 5 מילים בשורה וגודל פונט 30 מסוג אחד. כל מה שמודפס בגודל פונט קטן יותר, אינו קריא. אל תעמיס על הצופה, זו הרצאה, מצגת, לא מכתב. מומלץ לעצב מצגת נקייה: לא יותר מדי צבעים, מעט מאוד אפקטים, אם בכלל. אם משולבות תמונות, כדאי שתהיינה ברורות וקשורות לנושא המוצג. שים לב לא לתת לעיצוב את קדמת הבמה אלא לשמש כרקע…
- אימון – ככל שתתאמן יותר, המצגת ואתה תהיו אמינים יותר: חשוב מאוד להתאמן על תוכן המצגת, על הפתיחה, על הסיום. לדעת מה אתה הולך להגיד, מעבר למה שכבר מופיע בשקפים.
כלל חשוב: אין לקרוא מהשקף. על מנת להשאיר רושם טוב, של מי שיש ערך לדבריו, יש לתת ערך מוסף למילה. המילה הייתה ונשארה הכלי החזק והאפקטיבי ביותר של האדם. אנשים קוראים מהר יותר מאשר אתם מדברים, לכן אם תקריא מהשקף, מהר מאוד יאבד הקהל קשב. גרה אותו במספר מילים הכתובות על השקף ואז רתק אותו, הפתע אותו בדבריך. זה ההבדל בין מצגת טובה למצוינת. הכן את עצמך לשאלות שעשויות להגיע מהקהל. רצוי להתאמן על המצגת בפני מישהו ששמע מספר מצגות בחייו, מישהו שאתה סומך עליו שייתן לך משוב כן, לטוב ולרע. אם יש באפשרותך להתאמן מול מצלמת וידאו ואחר כך לצפות, לנתח ולהסיק מסקנות, הרי שזה האימון במיטבו.
- שפת גוף – הרושם הראשוני נוצר במשך 30 שניות עד 4 דקות, וכידוע, קשה מאוד לשנותו. הקלישאה הידועה, האומרת, כי יש רק הזדמנות אחת לעשות רושם ראשוני – עדיין תקפה. 55% מהרושם הנוצר, מושפעים משפת הגוף – אופן הלבוש, תנועות הגוף.
אתה רוצה ליצור את הרושם הטוב ביותר, בורר כל מילה ומקפיד על מסרים חיוביים. באותה העת, גופך מדבר בשפתו שלו. על מסרים אלו קשה יותר לשלוט. כדאי לקרוא ספר או מאמר בנושא תנועות נפוצות של הגוף ומשמעותן. היכרות מקדימה עם נושא שפת הגוף תסייע לך לשלוט במסרים הסמויים שתשדר ותקדם את הצלחתך.
יחד עם זאת, מומלץ לא לעשות 'הצגה'. תהיה אתה עצמך, הקהל קולט מיד אם יש משהו מזויף. תהיה אתה, אבל במיטבך. הסתכל על כל הקהל, אל תתמקד רק במנהל הבכיר או בבעל ההשפעה הגדולה בחדר. התייחס לכולם. אל תהיה רציני מדי, חייך מדי פעם, אבל לא בהגזמה.
- פתיחה – ראשית, מומלץ להגיע לפני תחילת המצגת, על מנת לוודא שהכול מותקן כהלכה ושהמצגת עולה ללא בעיות. אם פתאום המקרן שבק חיים או שהמצגת מסרבת לעלות, היחיד שיפגע הוא אתה. אם התחלת את המצגת כשאתה טרוד בבעיות הטכניות, זו עלולה להיות בעיה כיוון שקשה להמריא מפתיחה חלשה. עם עלייתך להציג, הצג קודם כל את עצמך, תחום את הזמן העומד לרשותך, חייך והתחל. הסבר במספר משפטים על מה אתה הולך לדבר כעת.
- סיום – לרוב, הקהל זוכר את סוף המצגת יותר מכל דבר אחר, לכן חשוב לתכנן את הסיום ולהקדיש לו תשומת לב. בשקפי הסיום, מומלץ לסכם את הנאמר, ובכל מקרה, לא להציג רעיונות חדשים. את הסיכום יש לערוך בצורה מקוצרת ותמציתית. אם אתם רוצים להוביל לדיון, ניתן לסיים בשקף: "נקודות לדיון" או בתמונה הלקוחה מעולם התוכן של המצגת עם מילה להמשך הדרך כגון: "בהצלחה", "תודה על ההקשבה","להתראות בקורס הבא" וכד'.
- המציג – 'אפשר להשיג כל דבר שהוא בחיים, בתנאי שלא אכפת לך מי זוכה בתהילה'. הרי ס. טרומן. אם מדובר במצגת עסקית, מקצועית – מומלץ שאדם אחד יציג את רובה. אדם זה הינו הבכיר שבצוות הנהגת הפרויקט. את 20% הנותרים יכולים להציג אחד עד שניים אחרים מהצוות, המגיעים לדבר על תחום מסוים הנמצא תחת אחריותם. חשוב מאוד שאף אחד מחברי הצוות לא יסתור את דברי המציג, גם אם הוא עשה טעות. התנהגות שכזו גורמת לקהל שלא לבטוח בצוות המציג כולו, וכמובן בפרויקט. במידה ונשאלת שאלה – עליך, כמציג, לענות עליה או להפנותה למישהו אחר מהצוות.
- הזמן המוקצב – עוד לא נולדה מצגת קצרה מדי. מצגת המצליחה לעורר את שומעיה, השיגה את מטרתה. מומלץ להציג לא יותר מ – 20 דקות. מטרתה של המצגת, כאמור, היא להעביר מסר לקהל, על מנת שתוכלו לעבור לשלב הבא. בדרך כלל מגיעים לפגישה של שעה. כשהמצגת מתוכננת ל – 20 דקות, אתם מאפשרים לדיון להתנהל במשך 40 דקות. דווקא בזמן הדיון יעלו הדברים המעניינים ביותר שיהוו את הבסיס לקידום הנושא שלכם.
* חברת 'טל & בורג' עוסקת במגוון רחב של פתרונות ייעוץ אסטרטגים ושיווקיים ובפיתוח עסקי לעסקים, חברות וארגונים. הייעוץ ניתן בכל שלב במחזור החיים של העסק – שלב היזמות, הקמת העסק, הובלת שינוי, חדשנות, פיתוח ענפים ותחומי עיסוק חדשים. החברה פועלת בגישה המתאימה לכל עסק את פתרון הייעוץ האופטימאלי עבורו (Tailor made).
קישורים רלבנטים:
המלצות בנושא מצגת
| מנהיגים ברשת |
| www.leadersnet.co.il |
| leaders@leadersnet.co.il |
| © כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" ספטמבר 2003. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר |
