מנהיגים ברשת שולחן העבודה למנהלים בישראל
 סדר "בבלאגן" – ניהול ארכיון ומידע
מאת: משה גבירץ *
|
ארגון הינו גוף המייצר מידע רב שלעיתים קרובות, לצערנו גם בשנים האחרונות, סופו כמסמך מודפס ולו מספר תחנות עד הגעתו לאזור האחסון האחרון – ארכיון או פח מחזור. גם במקרה הטוב והמסמך מאוחסן בארכיון, הרי שבחלוף הזמן הסיכוי שנאתר את פיסת מידע הנדרשת נמוך מים המלח. בחברות רבות קיימת תרבות ארגונית של אגירת מסמכים מאובקים, הן בגלל רגולציות כאלו ואחרות שמחייבות שמירה של מסמכים חתומים (לפחות 7 שנים( והן בגלל נהלים ושיטות עבודה בארגון שלא שונו עוד מימי המנדט הבריטי.
תיעוד וניהול מידע בארגון הם פרויקט פנים ארגוני בעל חשיבות, שלעיתים דורש מארגון משאבים רבים, בעיקר בארגונים בירוקרטים בעלי ניירת מרובה.
ללא ספק, לכל מחלקה ופונקציה בארגון יש את שיטת התיוק שלה, תוך הקפדה על רישום נתוני המידע על גבי הקלסר, כגון: נושא (ברוב המקרים ניתן שם כללי), שנה ושיוך למחלקה. קלסר זה מונח בארון וכעבור שנה-שנתיים מועבר לחדר אחסון פנימי או נשלח לחברה חיצונית/גנזך במטרה לפנות מקום למסמכים הבאים בתור. כמובן שברוב מהמקרים, האחסון מתבצע ללא תיעוד נכון, ללא תאריך גניזה שמשמעו הסכמה לתשלום חודשי לפחות לעשרים שנה. השאלה הנשאלת האם אנו מתעדים נכון? האם כשנרצה לשלוף את המידע נוכל בקלות לזהות את הקלסר שממוקם בארגז מסוים לפי הנושא שתיעדנו?
מקרה לדוגמה, בישיבת דירקטוריון האחרונה ביקש יו"ר הדירקטוריון להציג בפניו דו"ח סגירת פרויקט פיננסי מסוים משנת 2006. דרישת היו"ר הייתה כל כך פשוטה, כך לפחות חשבנו, עד שהבנו שיש להקצות 8 עובדים ממחלקת כספים ליום שלם ע"מ שימצאו את המסמך המבוקש, או יותר נכון לומר ינסו למצוא מחט בערמת שחת. השאלה הראשונה של הצוות הייתה איפה בכלל לחפש – בארכיון הפנימי או בארכיון החיצוני? ומה נרשם על גבי הקלסר. מיותר לציין, שהמסמך לא נמצא. היו"ר נאלץ לבקש לראות מסמך אחר הזהה מבחינת הנתונים, אך גם הוא לא אותר עד עצם היום הזה. מאותו רגע הובן שתהליך התיעוד איננו עובד בארגון ויש לעשות סדר בבלאגן.
סידור וארגון המידע בארגון הוא פרויקט מרובה משתתפים בעל מתודולוגיה ברורה ומוגדרת שעבודה על פי שלביה תביא לתוצר סופי מוצלח במינימום זמן ומשאבים.
להלן שלבי ושיטת העבודה:
זיהוי הצורך, איתור בעיות ואתגרים בתהליך – בשלב זה יש לאתר את כל הצרכים של משתמשי המפתח בארגון, לרוב ראשי צוותים או מנהלי מחלקות, ע"י ביצוע ראיונות וירידה לשטח (GEMBA). יש להגדיר בצורה ברורה את כלל הבעיות והאתגרים שזוהו. סביר להניח שאלו הבעיות והאתגרים שבטח תזהו בארגונכם:
– אין בארגון נהלי אחסון ותיעוד מידע – בין היתר לא מוגדרות שיטות סיווג למסמך, אילו מסמכים יש לשמור בארכיב הפנימי או החיצוני, האם כלל המסמכים נגישים לכל העובדים בארגון (כולל מסמכים רגישים). כמו-כן שיטת קטלוג, תיעוד ותיוק איננה זהה בין המחלקות.
– אי סדר וארגון בארכיון הפנים של החברה – הארכיון הפנימי איננו מנוהל, מסודר ומקוטלג. כל מידע בארגון מועבר לארכיון הפנימי על פי החלטת העובד. הסידור הפנימי איננו על פי רצף התיקים. חשש בטיחותי מבחינת סידור ומיקום הארגזים. עקב כך שליפת הנתונים אורכת זמן רב, ולעיתים הארגזים נופלים על הרצפה וניזוקים.
– אי סדר וארגון בארכיון החיצוני – ארגזים/תיקים שהועברו לארכיון החיצוני במטרה לפנות מקום לתיקים חדשים מהארכיון הפנימי בארגון, הועברו ללא תיעוד ממוקד ושיטתי. כמו כן, לא תועדו תאריכי בעירה ולכן עבור כל ארגז ישלם הארגון דמי אחסון ל-20 שנה (תאריך בעירה ברירת מחדל מיום האחסון). כמובן, שאם תבדקו בארגונכם תוכלו לגלות ששליפת הנתונים מהארכיון החיצוני מלווה בקשיים וזמן רב, מאחר והתיעוד איננו שלם וממוקד ולעיתים הארגון עתיד להזמין מספר גדול של ארגזים בשביל למצוא קלסר אחד, וכך העלויות בהתאם.
– אין בקרה ומעקב על שליפת תיקים והחזרתם מהארכיונים – או בשפתנו, איבוד מסמכים – לרוב, תיקים/ארגזים שנשלפו מהארכיון הפנימי/החיצוני אינם מוחזרים למקומם (הם מונחים על שולחן העובד לתקופה ארוכה, עד נצח, ולכן בפעם הבאה שיחפשו את המסמך לא ימצאו אותו. מוכר לכם?).
מיפוי אזורי אחסון וארכיוני החברה הפנימיים והחיצוניים – בשלב זה עליכם לבצע מעט עבודה "שחורה". עליכם לעבור ארון ארון בארגון ואזורי אחסון (ארכיונים פנימיים וחיצוניים של הארגון) ולקטלג את המסמך לפי סיווגים שונים (תנסו לעשות אנאלוגיה לסידור חדר הארונות שלכם):
– אזור האחסון (מיקום ממוקד – איזה קומה/ארון/ארכיון פנימי/ארכיון חיצוני).
– שיוך מסמך/קלסר למחלקה ותת מחלקה (בגדי חורף, קיץ או מעבר?).
– סיווג מסמך/קלסר לפי נושא ותת נושא (בגד ליום יום או בגד לאירוע?).
– סיווג לפי שנים (בגד חדש או ישן?).
– כמות התיקים/הקלסרים והארגזים (יש להעריך כמה ארגזים קיימים).
אחרי שמיפינו את הארונות, קיבלנו תמונה יותר רחבה לגבי נפח הפרויקט והמשאבים שעלינו להשקיע, או כמה ימי חופש עלינו לקחת…
אפיון והגדרת שיטת הקטלוג החדשה – עכשיו הגיע השלב המעניין. נסו להגדיר עם כל מנהל מחלקה/משתמש מפתח את השדות העיקריים שעל פיהם יהיה קל לשלוף את הנתונים. יש לקחת בחשבון שלכל מחלקה יש את שיטת הקטלוג שלה, כאשר הקו המנחה הוא ששליפת הנתונים (אפילו בעוד 10 שנים) תהיה נוחה, קלה ומהירה. חשוב להקפיד שלפחות אחד מהשדות יהיה שדה חד ערכי שבעזרתו יהיה ניתן להבחין בין התיקים השונים לדוגמא: מס' הזמנת רכש, מס' לקוח וכו'. זו בהחלט משימה מאתגרת וקחו בחשבון שהיא לוקחת זמן.
בניית תכנית עבודה לביצוע הפרויקט – הגעתם לשלב הכי חשוב, שבסופו תקבלו תכנית עבודה מוגדרת וברורה הכוללת:
– משך זמן הפרויקט – על פי אילוצי הארגון.
– זמן תקן לתיעוד, ארגון וסידור לארגז – כאן כדאי לבצע פיילוט קטן שבאמצעותו תגדירו זמן תקן לסידור ותיעוד ארגז. הקושי העיקרי שבטח תתקלו בו הוא שרמת השונות בין ארגז לארגז יחסית גבוהה, ולכן במקרה זה על פי המלצתי כדאי לקחת את הממוצע שהתקבל, אבל קחו בחשבון את רמת השונות הגבוהה שעלולה לגרום לעיכובים/הקדמות בתהליך (ניהול סיכון בפרויקט).
– כ"א דרוש על סמך הסעיפים הקודמים – כמובן שעליכם להתחשב בשעות עבודה ורמת זמינות הארגון למתן מענה וזיהוי הארגזים. ניתן לגייס כ"א חיצוני (חברת כוח אדם) בליווי כ"א פנימי.
– יש לבצע חישוב של עלות מול תועלת של הפרויקט ולבחון בשלב זה את כל החלופות הקיימות – בשלב זה יש לכם כבר את כל המידע הרלוונטי לביצוע חישוב עלות הפרויקט אל מול התועלת שתתקבל. בחנו אם עלות הפרויקט אולי גבוהה מידי. במידה וכן יש לחשוב על חלופות אחרות או לחלק את הפרויקט לכמה שלבים לפי תקציב הארגון.
גיוס צוות הפרויקט – בשלב שהפרויקט כבר אושר ע"י ההנהלה, יש לגייס את כ"א האדם הרלוונטי לפרויקט. הגיוס לרוב מתחלק לשני חלקים:
– כ"א פנימי – נציג מכל מחלקה, בהתאם לרמת הזמינות.
– כ"א חיצוני – ניתן לגייס מחברות כ"א. לרוב עדיף כ"א בעל ידע בסיסי באקסל, תפעול מערכת מידע אינטרנטית, וכמובן שידע בסיסי באנגלית לא יזיק. ממליץ, לראיין עובד כדי לזהות את רמת הרצינות והשקדנות היערכות וביצוע הפרויקט – לפני התחלת הפרויקט כדאי שתכינו את כל קבצי התיעוד (קובץ אקסל או לעשות שימוש במערכת מידע אינטרנטית). אל תתעצלו – הקובץ חייב להיות בנוי בחוכמה ולהיות מחולק לפי הקטלוג שנבנה עוד בשלב האפיון. אל תשכחו להכין סביבת עבודה נוחה וכלי עבודה כגון מחשבים (עדיפות לניידים) לכל עובד לצורך התיעוד. כמו-כן, דאגו לסימון ע"י מדבקות, כך שהספרור של הארגז יהיה זהה למה שכתוב בקובץ. יש לפצל בין פרויקט בארכיון הפנימי לבין פרויקט בארכיון החיצוני. במידה וביצעתם את כל השלבים בצורה הטובה והמקיפה ביותר, שלב ביצוע הפרויקט יהיה פשוט, מהיר ויעיל. הקפידו ללוות את העובדים ולתת מענה לכל שאלה. חובה בסוף כל יום לרכז את כל הארגזים בחדר האחסון או בארכיון הרלוונטי ולאחד את כל הקבצים שהתקבלו מהעובדים השונים. במהלך ביצוע הפרויקט ממליץ לעקוב אחר התכנית שבניתם ולראות שאתם עומדים בזמני התקן שקבעתם. במידה ולא, יש לנסות לצמצם את הפער בדרכים שונות (ע"י שעות נוספות, גיוס כ"א עזר, הארכת משך הפרויקט וכו').
סיום הפרויקט וכתיבת נוהל עבודה – איזה כייף, אם הגעתם עד לפה, כל הכבוד! עכשיו עליכם לבדוק ולבקר את הצלחת הפרויקט (המלצה שלי, לא כדאי לדלג על השלב הזה). בדקו האם היעדים שהגדרתם והתוצאות שהתקבלו זהות לתכנון. המלצתי היא לבצע סימולציה קטנה שבה תבקשו מכל משתמשי המפתח לשלוף נתונים – אם השליפה הייתה מהירה, קלה ומדויקת , הצלחתם – אם לא, אתם קצת בבעיה, נסו להבין מה קרה. מומלץ לאחר מכן, לכתוב נוהל עבודה, המגדיר באופן ברור את שיטת ניהול ותיעוד המידע בארגון והשימוש בארכיון פנימי וחיצוני. זכרו – אם לא תקנחו בנוהל, הארגון לא יהיה מחויב ויחזור לסורו.
תוצאות ביצוע סדר בבלגן:
– ביצוע סדר וארגון בארכיונים הפנימיים יביא לשיפור תנאי האחסון, יעלה את רמת בטיחות העובדים, יחזק את שמירת סודיות המידע ויאפשר פינוי מדפים ושטח לשימושים נוספים.
– ביצוע סדר וארגון בארכיון החיצוני: יאפשר איתור מהיר ויעיל יותר, שיפור רמת שירות ויעילות זמני עבודה של עובדי החברה ואיתור ושליפת מסמכים לעובדים במס' דקות במקום מס' שעות.
– באופן כללי, ביצוע הפרויקט יביא לצמצום עלויות ומשאבים – ע"י הגבלה על אחסון ושליפה, החזרת תיבות שנשלפו, חסכון בכמות ההובלות – ע"י ריכוז הובלות והגדרת תאריכי בעירה לארגזים.
מומלץ כעבור חצי שנה – שנה לאחר ביצוע הפרויקט לבצע ביקורת בכדי לבדוק האם הפרויקט ענה על הצרכים של הארגון והאם הארגון עובד על פי נוהל החברה שהוגדר. כמו כן, כדאי לבדוק מול הלקוחות הפנימיים (משתמשי המפתח בארגון) האם רמת השירות גבוהה מבעבר – האם שליפת המסמכים מיידית (כלומר, האם השליפה מתבצעת תוך מס' דקות במקום שעות/ימים).
נסו בבית – זה עובד, מבטיח!
* משה גבירץ, עבד בזמן כתיבת המאמר כמהנדס ארגון ושיטות, AVIV AMCG
קישורים רלבנטים באתר:
מאמרים נוספים בנושא ניהול התפעול
|
מנהיגים ברשת |
|
© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" יולי 2014. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר |
אשמח לקבל יעוץ בנושא זה צרו עימי קשר