ניהול צוות – האתגר שבתפקיד

מאת: אילן רני, מנהל ידע net הדרכות ויעוץ

 

ניהול צוות לצורך ביצוע משימות, פרויקטים או מטלות מורכבות – אינו עניין פשוט. ישנם לא מעט גורמים, שיש לקחת בחשבון בעת הקמת הצוות ובזמן ניהולו.

אחת הבעיות הנפוצות ביותר של מנהלים כיום, היא כיצד לנהל צוות שבו לא כל החברים כפופים ישירות למנהל הצוות. כיצד להניע את העובדים, למרות שהם כפופים למנהל הצוות רק ברמה המקצועית, בעוד שברמה הניהולית יש להם מנהל נוסף (ארגון מטריציוני), הקובע את שכרם, תנאי ההתקדמות שלהם וכדומה?

ניהול צוות, קטן כגדול, טומן בחובו אתגרים רבים למנהל המתחיל.

מאמר זה יעסוק באתגרים ובתובנות, שעל מנהל צוות מתחיל להכיר ולקחת בחשבון, בבואו לנהל את צוותו החדש.

החלטתם להקים צוות, וכעת מוטלת עליכם המשימה לאסוף את העובדים הנדרשים לצוות ולהניע אותם למטרות הרצויות.
לא אדון כאן בשאלות החשובות – אלו עובדים יש לאסוף לצוות, כיצד יש לבחור אותם וכיצד להקים את הצוות. לכך נדרשת התייחסות נפרדת. אולם לאחר שהקמתם את הצוות, יש להבין כיצד להניע אותו קדימה.

ראשית, יש להכיר את ההבדלים בין צוות לקבוצה:

 

הבדלים בין צוות לקבוצה

– לצוות, בניגוד לקבוצת אנשים, שהתאספה יחדיו, יש מטרה מוגדרת, המשותפת לכלל חברי הצוות.

– בקבוצה, החברים שואפים להשיג תוצאות אישיות ואילו בצוות התוצאות הינן קולקטיביות.

– רמת האמון והפתיחות בין חברי צוות גבוהה יותר (בהתאם לשלבי התפתחותו) בהשוואה לזו שבין חברי קבוצה.

– בצוות, הפרט יכול להשפיע על קבלת החלטות צוותיות בניגוד לקבוצה, שבה לפרט השפעה מועטה על קבלת ההחלטות הקולקטיבית.

כל אלו מחייבים תלות הדדית בין חברי הצוות, הכרוכה בתרומת הניסיון והידע האישי של כל אחד מהם לטובת הכלל. (מכאן ניתן להבין, כי המונח בעברית "קבוצת כדורגל" אינו נכון. למעשה, קבוצות הכדורגל מתפקדות כצוות לכל דבר, שיש לחבריו מטרה משותפת, ומתקיימת ביניהם תלות הדדית, ולכן נכון יותר לכנות אותן צוותי כדורגל).

הגדרת מטרות    
המשימה הראשונה והחשובה ביותר של מנהל הצוות, היא להגדיר את מטרות הצוות, כאשר המטרות חייבות לעמוד בקריטריונים הבסיסיים הבאים:

– מטרות ברורות ומובנות (ולא ניסוחים מעורפלים ומטושטשים).

– מטרות התואמות את מטרות הארגון, החטיבה/מחלקה, שבמסגרתם מתפקד הצוות.

– מטרות ברות השגה.

– מטרות מדידות (מדידה חד ערכית המובנת לכל הגורמים המעורבים).

– מטרות שניתן לגזור מהן משימות ברורות לצורך השגתן.

יש לזכור, כי צוותים שבהם יכולות חברי הצוות ואופי התלות הדדית ביניהם אינם תואמים את מטרות הצוות, לא יממשו את הפוטנציאל הגלום בהקמתם, ולעיתים אף ייווצר כוח הנעה שלילי בין חברי הצוות.
הבנת המטרות ע"י חברי הצוות      
אחת הבעיות המרכזיות בהנעת צוותים היא שחברי הצוות אינם מבינים את מטרותיו ואת היעד אליו הוא חותר. מכאן הדרך ל"פירוק החבילה" וליצירת אווירה של "כל איש לדרכו" קצרה מאוד. לכן, לאחר שמנהל הצוות הגדיר את מטרותיו, עליו לוודא שכל חברי הצוות מודעים למטרות אלו, מבינים אותן וברור להם כיצד ניתן לממשן.
כמובן שלאחר הגדרת מטרות הצוות, כחלק מניהול שוטף, יש להגדיר משימות פרטניות לכל אחד מהחברים, ע"פ כישוריו ותפקידו. גם המשימות המחולקות צריכות להיות ברורות, ניתנות למדידה, עולות בקנה אחד עם מטרות הצוות, ברות השגה, ולא פחות חשוב- יש לכל אחת מהן אחראי ביצוע.
שלבי התפתחות צוות       
על מנהל הצוות לזכור כי ישנם שלבים להתפתחות הצוותית. חוסר מודעות לכך עלול לגרום לתסכול רב שלו כמנהל, בהנחה שהוא אינו מצליח, כבר בתחילת התהליך, לממש את הפוטנציאל הצוותי שתחת ידיו.
ישנם מודלים רבים להתפתחות צוותית, אני בחרתי להתמקד במודל TORI (Gibb J.R. 1972), המשלב בין אופי ביצוע המשימות לבין מערכת היחסים שבין חברי הצוות. המודל מחלק את התפתחות הצוות לארבעה שלבים עיקריים:

– שלב ראשון – Trust (אמון): תהליך בניית אמון וביטחון בקרב חברי הצוות, המאופיין בתחילתו בחשדנות ובמאבקי כוח וריבוי קונפליקטים, ובסיומו בהתאקלמות ובמציאת "המשבצת המתאימה" לכל אחד מהחברים.

– שלב שני – Openness (פתיחות): שלב זה מאופיין בביסוס תקשורת בין אישית בונה בין חברי הצוות, ביצירת תקשורת א-פורמאלית ובניסיון להימנע מקונפליקטים בסיסיים או לפתור אותם.

– שלב שלישי – Realization (הגשמה עצמית): הגברת המוטיבציה האישית, קבלת אחריות גבוהה יותר ברמת הפרט, הפחתת התלות במנהל ותפוקה עצמית רבה יותר של כל פרט בצוות.

– שלב רביעי – Interdependence (שיתוף פעולה): שלב המאופיין בהרגשת שייכות של הפרט לצוות, הנעה משותפת, רצון לעזור אחד לשני ותפוקה רבה של כלל החברים.

יש להכיר בכך, שלצוותים שונים שלבי התפתחות משלהם, ועל מנהל הצוות להכיר בכך שאין אפשרות לדלג בין שלבי ההתפתחות (לדוגמא – לצפות לשיתוף פעולה מלא בין חברי הצוות כבר בשלב ההתפתחותי הראשון).

 

פעילות צוותית אל מול תחרותיות   
אולם, גם אם מנהל הצוות פועל נכון, והוא מודע לשלבי התפתחות הצוות, קיימת האפשרות (המאוד מציאותית) שבכל זאת, עבודת הצוות "תחרוק", והוא ירגיש כי ישנם גורמים מעכבים.
אחת הסיבות לכך היא ההתנגשות בין הצורך של חברי הצוות לשתף פעולה, בכדי לממש את מטרתם כצוות, לבין הצורך בהכרה אישית של כל אחד מהם בנפרד, ובהכרה לתרומתה האישית של כאחד מהם להצלחת התהליך, עד כדי יצירת תחרות פנימית בניהם.

שילוב ההכרה האישית בתרומת כל אחד מהחברים עם ההכרה בפעילות הצוותית מהווה אתגר משמעותי עבור מנהל הצוות. להלן מספר עצות העשויות לסייע לו ביצירת תחושת ההכרה האישית:

– נקודת המוצא היא, שלכל אחד מחברי הצוות ייחודיות משלו (ידע, ניסיון, אחריות על ביצוע). אי לכך, הדגשת ייחודיות זו (בפגישות צוותיות, בפורומים ארגוניים שונים) והדגשת תרומתה להצלחת הפעילות הצוותית, יוצרת את תחושת ההכרה האישית של חברי הצוות.

–  היענות לבקשות אישיות של חברי הצוות, גם אם הן לא קשורות לעבודת הצוות, מדגישה את ההכרה בייחודיות של העובד ובחשיבותו, מבלי לפגוע בפעילותו בצוות.

– מתן חיזוקים מילוליים לעובד בצוות ביחס לעבודתו או ליוזמה שהוא נטל, במהלך ישיבת צוות, בפני כל החברים.

– הגדלת האחריות האישית של חברי הצוות.

– מתן אפשרות לביטוי עצמי, חשיבה עצמית והשמעת דעות מנוגדות.

– ((Pre Release –   PR –  פרסום בערוצים שונים בארגון לגבי פעילות הצוות, תוך הדגשת תרומת כל אחד מחבריו להצלחת הפעילות הצוותית (ואין לשכוח לציין שמות מלאים של החברים). פרסום בעיתונות הפנימית של הארגון, על גבי לוחות מודעות, במיילים פנים ארגוניים בתפוצת נאטו וכדומה. פרסום כזה מגביר את הרגשת השייכות של חברי הצוות לפעילות הצוותית ויוצר מוטיבציה להמשך פעילות.

אפשר (ואף רצוי) לפרסם PR גם תוך כדי עבודת הצוות, למשל לאחר סיום שלב עיקרי בפעילות, ולא לחכות עד לסיום הפעילות כולה (שלעיתים יכולה להימשך חודשים ואף שנים).

אסור לשכוח, שבנוסף לאמור לעיל, הבניית שייכות צוותית, ע"י מנהל הצוות, חשובה לאין ערוך לצורך הצלחת תפקוד הצוות ומימוש מטרותיו. ולכן, כל הנ"ל, לא בא על חשבון התגמולים והתמריצים שיש להעניק לכלל הצוות, במידה והוא מבצע את תפקידו נאמנה ומממש את מטרותיו.

פעולות מכוונות ומסייעות  
לסיכום, להלן כמה טיפים שעל מנהל צוות לבצע בכדי להניע את צוותו למטרות הרצויות:

• הגדרת מטרות ומשימות ברורות וממוקדות.
• יצירת מחויבות לפעילות צוותית מתוך אחריות אישית וקבוצתית.
• קביעת נורמות התנהגות וכללים לפעילות צוותית (הגדרת מסגרת פורמאלית לתפקוד הצוות).
• לקיחת אחריות ומתן דוגמא אישית על ידי המנהל.
• מתן הזדמנות לביטוי עצמי של כל אחד מחברי הצוות.
• מתן לגיטימציה לביטוי רגשות, לחשיבה עצמית ולהשמעת דעות מנוגדות, תוך הבניית תרבות דיבור וניהול דיונים.
• מתן לגיטימציה בשיתוף רעיונות, מידע והצעות.
• יצירת תחושה של יכולת השפעה של חברי הצוות על מה שקורה בצוות.

צוותי עבודה הינם כוח מניע בארגונים, בעזרתו ניתן לממש מטרות ארגוניות רבות.
הנעת צוותים וניהולם לכיוון המטרות הרצויות, טומנים בחובם אתגרים רבים. תפקיד מנהל צוות הינו תפקיד מורכב מאין כמוהו, המהווה נדבך חשוב בעולם הניהול של שנות האלפיים.

 

קישורים רלבנטים באתר:

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" מרץ 2007. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר