הנחיית עובד חדש בנושא איכות מסייעת לקליטתו הרכה בארגון

מאת דוד אפלבוים, M.A *

 

מבוא

עובד חדש הנקלט בארגון, מרגיש בתקופה הראשונה לעבודתו את "ערפל הארגון" – אין הוא מכיר דיו את הארגון, את הנפשות הפועלות בו ובסביבתו הקרובה, את אורח החיים וכללי ההתנהגות בו.

לאחר תקופה מסוימת, התמונה הכללית ופרטיה מתחילים להתבהר לו והוא מתחיל להשתלב בארגון, צעד אחר צעד. בתחילת עבודתו מקבל העובד הנחייה מקצועית וארגונית אודות מחלקתו ולעתים אף מצמידים לו חונך. ישנם ארגונים שבהם אחת לתקופה עורכים השתלמות לעובדים חדשים בנושאים מקצועיים וארגוניים.

השתלמות זו, הנערכת למשל אחת לחצי שנה או שנה, תורמת יותר לעובדים, שאך זה עתה התחילו לעבוד, ופחות תורמת לעובדים, שכבר נמצאים בארגון כמה חודשים והספיקו להכיר אותו ברמה מסוימת. לגבי עובדים אלה משמשת השתלמות כזו בעיקר לצורך רענון, דבר שחשוב כשלעצמו. בארגונים רבים נהוג תהליך "טופס טיולים" בעת קליטת עובד, במסגרתו על העובד לבצע סבב חתימות בין גורמים שונים בארגון, כאבני דרך בקליטתו המעשית בארגון (כגון: מחלקת משאבי אנוש, מחלקת מחשב, מחלקת שכר).

לאבני דרך אלו השפעה משמעותית על השתלבותו של העובד החדש בארגון. לפיכך, ארגונים צריכים לזהות את הנושאים המרכזיים בארגון ולהעבירם לעובד החדש כבר בימיו הראשונים בארגון. אחד הנושאים המרכזים הוא איכות.

שיטה

הרעיון המובא במאמר זה, שמטרתו לסייע לקליטה רכה של עובד חדש, מיושם זה מספר שנים בארגון גדול בישראל וזוכה להצלחה רבה.

במסגרת מסע "טופס טיולים", בקליטתו של העובד, על העובד להיפגש עם עובד בכיר בארגון מתחום האיכות או ארגון ושיטות לשיחה, שאורכה עד שעה. רמת הפירוט בשיחה צריכה להתאים לתפקידו של העובד החדש. במידה שנקלטים באותו יום כמה עובדים חדשים, יש לקיים את השיחה עם כולם ביחד. להלן הצעה למבנה של שיחה עם עובד חדש:

תחילה, תתבצע היכרות קצרה בין נציג הארגון ובין העובד החדש. לאחר מכן יבהיר נציג הארגון לעובד החדש, כי המדובר בשיחה חופשית, שבה העובד יכול לשאול שאלות כרצונו.

 

חלק ראשון – המבנה הארגוני

יש לפרט את סכימת המבנה הארגוני של הארגון ואת תפקידה העיקרי של כל יחידה בארגון, כולל ציון שמות בעלי תפקידים מרכזיים. 

חלק שני – נושא האיכות

יש לפרט את הנושאים הבאים:

• חזון הארגון.
• מדיניות האיכות של הארגון – כולל שיפור מתמיד.
• מהותו של תקן 2000: 9001 ISO (באם הארגון מאושר לתקן זה).
• חשיבות איכות השירות – הן השירות הפנימי והן השירות החיצוני ללקוח.
• התייחסות הארגון לתלונות לקוח. המסר שיש להעביר הוא שיש להתייחס לתלונת לקוח בגישה חיובית ולראות בתלונת לקוח הזדמנות לשיפור השירות.
• חשיבותה של הפעולה המתקנת וחשיבותה הגדולה יותר של הפעולה המונעת. יש להדגיש בפני העובד החדש, כי גם שיחת החפיפה, הינה בבחינת אלמנט של פעולה מונעת.
• הדרכה בארגון. יש להתייחס באופן כללי לסוגי ההדרכות המתקיימות בארגון ולתהליך הרישום להדרכות אלו. באם יש בארגון הדרכות מיוחדות לעובדים חדשים, יש לציין נקודה זו.

 

חלק שלישי – נושא מיחשוב

יש להנחות את העובד החדש בשימוש במערכות ממוחשבות בתחומים הבאים:

• מערכת הנהלים של הארגון. יש להפנותו למספר נהלים שקריאתם חובה, כגון: מדיניות האיכות של הארגון, אורח החיים בארגון וכן לנהלים מקצועיים שבתחום עיסוקו המתוכנן.
• מערכת ניהול ידע של הארגון.

 

חלק רביעי – זכויות וחובות העובד

יש להתייחס לנושאים כגון: כללי התנהגות מקצועית, הערכת עובדים, עובדים מצטיינים, פעילויות רווחה ומעורבות הארגון בקהילה.

בסיום השיחה יש לתת לעובד עותק ממסמך "הנחיית עובד חדש", המתאר את עיקרי ההנחיה, ולאחל לו הצלחה בעבודתו החדשה.

 

סיכום

אין ספק כי השקעת המאמץ שתואר לעיל על ידי הארגון, מביאה את העובד החדש לכדי פיזור "ערפל הארגון", כך שקליטתו הינה רכה יותר והוא יכול להתחיל לבצע את מטלותיו בארגון ב"רגל ימין".

 

* הכותב משמש יועץ לניהול איכות ואו"ש במשרד BDO זיו האפט רואי חשבון.

 קישורים רלבנטים באתר:

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" אוקטובר 2004. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר