איתור צרכי הדרכה לפי גישת שיפור ביצועים

הרחבה לכתבת משאבים, גיליון 273, 13 באוגוסט 2001

מאת: נגה שגב, מנהלת תחום הקמה וניהול מערכות הדרכה ב"לוטם פיתוח ארגוני והדרכה".

תהליך איתור צרכי ההדרכה, מבוסס על המודל לשיפור ביצועים של & ROBINSON ROBINSON שמספק מסגרת מושגית וכלי עבודה להפעלת מערך הדרכה התומך ביעדים עסקיים של החברה. תפיסת הייעוץ לשיפור ביצועים מדגישה את זיהוי הצרכים של הלקוחות הפנימיים השונים בארגון והתאמת הפתרון המקצועי ההולם (ובמקרים רבות האינטגרטיבי)

לצרכים אלה. איתור צרכי הדרכה מתרחש בהתאם להיררכית הצרכים הבאה כאשר בראש הפירמידה הצרכים העסקיים והביצועיים:

הארגון גוזר לעצמו את יעדיו מתוך סביבתו העסקית, ובהתאם נגזרים צורכי ביצוע, כלומר – מה צריכים לבצע אנשי הארגון כדי לממש את יעדיו. למשל, אילו ביצועים של אנשי המכירות יתמכו במימוש יעדי המכירה של מוצר מסוים. צרכי הלמידה באים לתת מענה לגישור על פער בין הביצוע הרצוי לביצוע המצוי (בהתאם לסיבות לפער זה) או לחיזוק עוצמות קיימות.

איתור צרכי הדרכה לפי גישת שיפור ביצועים הינו תהליך המתחיל מהמנהלים הבכירים ומתמקד ביעדי הארגון והיחידות השונות וכיצד יכולה יחידת ההדרכה לתמוך במימוש יעדים  אלה. במסגרת התהליך לאיתור צורכי ההדרכה, על מנהל ההדרכה לאתר גם צרכים הנוגעים לסביבת העבודה שאינם צורכי הדרכה (כגון מערכות מידע, סביבה פיזית, תהליכי עבודה ותגמולים).

תפקיד מומחה ההדרכה הינו לאבחן את השפעת מרכיבי סביבת העבודה על פערי הביצוע, ובמידת הצורך להציף אבחון זה ולהניע פעולות מתקנות. למשל, הסיבה לקושי או בעיה בעבודת

צוות יכולה להיות מחסור במיומנויות ניהול/ עבודה בצוות, אך ייתכן גם שמודל התגמול הינו יחידני ולא צוותי, או תהליכי העבודה אינם מתאימים.

לתהליך איתור צרכי ההדרכה ארבע מטרות מרכזיות:

1. איתור צרכי הדרכה ביחידות הארגון.
2. שותפות ומעורבות של מנהלים בקביעת עולמות הידע להדרכה .
3. שיווק פעילויות הדרכה .
4. הטמעה של תהליכי עבודה עם מחלקת הדרכה.

בנוסף, יכול תהליך מסוג זה להוות ערוץ לתקשור ולהטמעת היעדים העסקיים הארגוניים. השיחה עם כל מנהל ומנהל מאפשרת דיון בהשלכות של היעדים העסקיים על כל יחידה ובמשמעויות הלמידה הנגזרות מהשלכות אלה.

קיימות שלוש מתודות עיקריות כדי לממש מטרות אלה:

• ראיון
• קבוצת מיקוד
• שאלון.

שלוש מתודות אלה, יכולות להשתלב זו בזו מול לקוחות שונים בארגון, בהתאם לצורך ותוך התאמת המתודה לרמת האחריות, לאדם ולתרבות הארגונית. לדוגמא, ניתן לתת למנהלי מחלקות שאלון מכין ולערוך ראיון לאחר שערכו עבודת הכנה עצמית.

תכנון תהליך איתור הצרכים פירושו בחירת קהלי היעד לתהליך, בחירת המתודות המתאימות לכל קהל יעד והבניית לוחות הזמנים לתהליך כולו. עם תום תהליך איתור הצרכים ממשיכה העבודה לפי המודל לשיפור ביצועים- כעת יש לבנות את תוכנית ההדרכה השנתית, ולממש אותה לצד מתן מענה לצרכים חדשים שעולים במהלך השנה. שותפות ומחויבות מנהלים אינה מסתיימת בשלב זה, אלא מתחילה בו.

התהליך נתקל בדילמות, וצריך להתכונן להן כדי לפותרן. למשל, יש לנהל את הציפיות המתעוררות במסגרת התהליך למענה מיידי וכולל לצרכי הלמידה שעולים ביחידות ובארגון כולו. לעתים עולות התנגדויות לעצם הגישה. מנהל היחידה שבה אמורה להיערך הדרכה, אינו רוצה שאיש ההדרכה 'יתערב' ביעדיה של היחידה וקובע כי הוא כבר יודע ומכיר את צורכי ההדרכה של עובדיו.

כדי ליצור הדרכה משמעותית, הקשורה ליעדים העסקיים ולמשימות של היחידות, יש לנהל את הציפיות ולרתום את המנהלים כשותפים בתהליך- הן בהבנת הצרכים, הן בקביעות סדרי העדיפויות והן ביישום מאוחר יותר.

מעורבותו של היועץ הארגוני בתהליך איתור צרכי ההדרכה יכולה להתבטא במידות מעורבות שונות: ממעורבות ממוקדת ביותר, שבה הוא מנחה את מנהל ההדרכה או מנהל משאבי האנוש בארגון כיצד ליישם את המודל, עד למעורבות מירבית ואחריות מלאה בביצוע ובליווי התהליך לכל אורכו.

ראה קישור למצגת פאור פוינט בנושא: איתור צרכי הדרכה לפי גישת שיפור ביצועים מאת: נגה שגב – מנהלת תחום הקמה וניהול של מערכות הדרכה – לוטם