Benchmarking כמתודולוגיה לשיפור הביצועים בארגון

פרופ' צבי רז – יועץ האקדמי של פילת יעוץ ניהולי בתחום ניהול פרוייקטים.

פורסם לראשונה מאי 2001

 

תהליך ה- Benchmarking אשר זכה לחשיפה רבה בעולם המערבי בעקבות הפיתוח והיישום המוצלחים בחברת Xerox בסוף שנות ה- 80, הופך לנפוץ ומקובל בארגונים רבים, החל מחברות מסחריות, דרך אוניברסיטאות ומשרדי ממשלה ועד ליחידות צבא ומלכ"רים. Benchmarking הנה מתודולוגיה מובנית לשיפור הביצועים בארגון אשר הוכיחה את עצמה בעשרים השנים האחרונות בארה"ב ובאירופה. המתודולוגיה מבוססת על זהוי, התאמה והטמעה של שיטות עבודה מוצלחות מארגונים אחרים שהם מובילים בתחום הרלונטי. במילים אחרות, למידה מהניסיון של אחרים ולא רק מהניסיון העצמי.

ניתן להבחין במספר שלבים עיקריים בתהליך Benchmarking:

• לימוד והכרת הארגון ובחירת התהליכים, פעילויות או יחידות שיש לבחון אותם.
• הקמת קבוצת עבודה בארגון שתכלול נציגים ממחלקות הקשורות לתהליך על מרכיביו השונים.
• בחירת קבוצת הייחוס שמהווה את יעדי ההשוואה.
• ביצוע הפרוייקט: איסוף נתונים וניתוח מעמיק של תוצאות.
• איתור פערים ברמת הביצוע (gap Benchmarking) ומתן המלצות לסגירת הפערים.
• נקיטת צעדים בעקבות ההמלצות.
• בחינה של השיפורים כתוצאה מההמלצות ועריכת פרוייקט Benchmarking חדש.

תהליך Benchmarking יכול להיות חד פעמי או מתמשך, יכול לעמוד בפני עצמו או כחלק מתוכנית שיפור איכות כוללת בארגון. כמובן שזהו אינו הכלי היחיד הנמצא ב"ארגז הכלים" של המנהל או המנהלת בבואם לבחור תהליכי שיפור עבור ארגונם. המייחד אותו לעומת שיטות אחרות לשיפור ביצועים, הוא שמתחייבת יציאה החוצה מן הארגון שוחר השיפור. היציאה החוצה יכולה להיות לארגון-אחות בתוך מסגרת גדולה (למשל חטיבות אחרות באותו תאגיד), או לארגון חיצוני .

מקובל להבחין בין כמה סוגים של Benchmarking: 

פנימי – השוואה של תהליכים בין ובתוך יחידות מאותו ארגון. גישה זו יכולה להביא תועלת רבה בארגון גדול ופרוס שבו יחידות רבות אשר הקשר ביניהן רופף. בארגון מסוג זה יתכן שקיים ידע במחלקה אחת אשר יכול להפרות ולהעשיר מחלקות אחרות, וה Benchmarking מהווה זרז בהעברת ידע זה. יתרון חשוב ל Benchmarking פנימי הוא שמידע פרטי חסוי לא יוצא החוצה, ובכך נמנעת הסכנה שיעבור לארגונים מתחרים. בנוסף לחסכון בעלות זו, העלות הכספית של הרצת הפרוייקט היא נמוכה יחסית.

חיצוני – מתבצע מול ארגונים חיצוניים. קיימות שתי אפשרויות עיקריות:

• תחרותי – השוואה של תהליכים בארגון מול תהליכים דומים בארגונים המתחרים בו ישירות. היתרון הגדול הוא שהמידע המתקבל הוא חשוב ורלוונטי, אך החסרון הוא שמתחרים בדרך כלל יהססו להתחלק במידע. בארגונים גדולים אשר מחזיקים מספר יחידות העוסקות בתהליכים זהים (למשל ייצור) יתכן מצב של Benchmarking פנימי-תחרותי, ואז חלק מהיתרונות של ה Benchmarking הפנימי שנמנו לעיל יתכן שלא יבואו לידי ביטוי, שכן קיימת תחרות פנימית בין היחידות (ומנהליהן).
• פונקציונלי – השוואה של תהליכים דומים בין ארגונים בענפים שונים. כיוון שאין תחרות ישירה בין הארגונים יש מקום לשיתוף פעולה ולחילופי מידע מועילים. הבעייתיות בגישה זו היא, בין השאר, שהארגון מוגבל במספר וסוג התהליכים שהוא יכול לשפר בדרך זו. שיטה זו היא פופולארית מאד והנוחיות שלה מסבירה את העובדה שהרבה מהפרוייקטים המוצלחים המתועדים של Benchmarking נעשו בתחום הפונקציונלי.

כעיקרון, ככול שההשוואה נעשית עם ארגון מרוחק יותר, הפוטנציאל למציאת שיטות עבודה שלא היו מוכרות ושעשויות להועיל באופן משמעותי גדל, אולם יחד עם זה גדל הקושי בהתאמה והטמעה של שיטות אלה שמקורן במגזרים עסקיים אחרים.

בתחום ניהול פרויקטים, Benchmarking הוא כלי מתאים לאבחון רמת הביצוע ולחיפוש שיטות עבודה מוצלחות במספר נושאים מרכזיים, ביניהם:

• תהליכי התנעה של פרויקטים חדשים
• תהליכי מעקב ובקרה במהלך בוצוע הפרויקט, כולל בקרת שינויים
• ניהול סיכונים
• שיבוץ אנשי מקצוע לתפקיד מנהל פרויקט
• שימוש בתשתיות של טכנולוגיית מידע לשם תכנון וניהול הפרויקט

ארגונים נכנסים לתהליך מכמה סיבות: יש בהם כאלה הפועלים לפי מדיניות של שיפור מתמיד של פעילויות פנימיות, כאלה המבקשים להיות יותר תחרותיים כלפי חוץ, או ארגונים המשתמשים בשיטה כחלק ממאבק ההישרדות. בכל מקרה התהליך כרוך בעלויות כספיות ולא כספיות. בנוסף לעלות הזמן של הצוות מתוך הארגון העוסק בפרוייקט, יש צורך לעתים קרובות להעסיק יועצים חיצוניים כמנחים ומתאמים. כמו כן, ברוב המקרים יש צורך ב "תשלום" עבור שיתוף פעולה מצד הארגונים האחרים שמהווים את קבוצת הייחוס. תשלום זה מתבטא בחשיפה של נתונים, ידע ותהליכים פנימיים. במקרים רבים ארגון המעוניין בביצוע Benchmarking פונה לחברת יעוץ שתנהל עבורו את הפרויקט. חברות היעוץ שמתמחות בתחום תורמות לא רק את הידע המתודולוגי, אלא גם מקלות על שמירת החיסיון והסודיות שחשובים מאוד למשתתפים.

 

קישורים נוספים שנמצאו בידי מנהיגים ברשת: 

Bringing the Best to the World

מתוך: /http://www.apqc.org

Benchmarking Reports

מתוך:  /http://www.best-in-class.com

Benchmarking and Learning from Others

מתוך: Human Resources Learning Center  http://www.iplabs.com/hr/

 

קישורים רלבנטים באתר: