ראיון מתאר התנהגות

 מאת: ענת ארדיטי – פוגל

הרחבה לכתבת משאבים, גיליון 131, 14 אוקטובר 1998

 

ראיון עובדים היינו הטכניקה העיקרית בה משתמשים העוסקים במיון כוח אדם. ראיון ראשוני לבדיקת נתוני הרקע, ראיון שני לצורך הכרת המועמד, ולעתים גם ראיון נוסף הנערך על ידי המנהל הישיר עולים כסף רב, וגורמים להשקעת זמן מצד הארגון והמועמד גם יחד. למרות עלויות אלו, לא תמיד התועלות מתהליך זה משביעות רצון. מחקרים אמפירים רבים, מוכיחים כי יכולת הניבוי (תוקף הניבוי) של הראיון הקונבנציונאלי הנה נמוכה . למעשה כושרו של הראיון הקונבנציונאלי לנבא את ביצועי המועמד בתפקיד המיועד נמוך מכושר הניבוי של הטלת מטבע.

 

לראיון הקונבנציונאלי שתי חולשות עיקריות: מובנות – רבים מהראיונות הנערכים אינם מובנים. זאת אומרת, כי סוג וכמות השאלות אינם זהים בין הראיונות השונים המתקיימים לגבי אותו עיסוק. פחות מ- %10 מקרב 500 החברות הגדולות בארצות הברית משתמשות בראיון מובנה. הראיון הבלתי מובנה מנוהל למעשה על ידי הנושאים השונים העולים בראיון. נטייה זו טבעית לכולנו. קל לשנות את נושאי הראיון על פי אנקדוטות מעניינות, תחומים ואנשים מוכרים המוזכרים במהלך הראיון. מובן כי שונות זו במבנה הראיון תורמת להטיות הרבות שמראיינים חשופים להן (אפקט ההילה, השפעת הראשוניות ועוד).

 

רלוונטיות לעיסוק– בכדי שראיון יהיה תקף, שאלותיו צריכות לעסוק בעולם התוכן של העיסוק, ולהתבסס על ניתוח עיסוקים. במידה ונערוך ראיון שהקשר שלו לעיסוק הנדון היינו שולי, ולאחריו נחליט כי המועמד מתאים למשרה, אזי נחליט למעשה על התאמתו של המועמד לעיסוק השונה מהעיסוק הנדון.

 

מועמדים גם הם מתייחסים לרלוונטיות של השאלות הנשאלות לעולם התוכן של העיסוק תוקף הפנים (עד כמה 'נראה' הכלי כהולם בעיני המועמד) של כלי מיוני הוא מרכיב חשוב בעולם של מועמדים בעלי רמת השכלה גבוהה ותחרות בין ארגונים על מועמדים נדרשים. ראיון אשר שאלותיו קשורות קשר נראה לעיסוק יזכה לרמות הערכה ושיתוף פעולה גבוהות מצד המועמדים.

 

ראיון מתאר התנהגות (BEHAVIORAL DESCRIPTION INTERVIEW) היינו ראיון שעונה על החולשות העיקריות של הראיון הקונבנציונאלי. הראיון מובנה, רלוונטי לעיסוק ומבטיח למשתמש בו נכונה הסתברות נמוכה לבעיות משפטיות הקשורות במיון. הרציונאל העומד בבסיס שיטת ראיון זו היא אמרתו של לורד בירון (1823) כי "המנבא הטוב ביותר לעתיד הוא העבר". ראיון זה, הנמצא בשימוש בחברות שונות בארצות הברית ובאירופה החל מסוף שנות ה- , 80 מתרכז בהתנהגות המועמד במצב מסוים הרלוונטי לעיסוק, שהתרחש בעברו של המועמד. המועמד נשאל על המצב, התנהגותו ותוצאותיה.

 

מספר שלבים מרכיבים את הכנת הראיון, מהלכו וקבלת ההחלטה (דחייה או קבלה) בנוגע למועמד:

 

ניתוח עיסוקים – בשלב זה מתבקשים מספר אנשים המכירים את העיסוק (בעלי העיסוק, ספקים ולקוחות של העיסוק) לענות על שאלון. בעזרת השאלון קובע הנשאל מהם ממדי ההתנהגות הרלוונטים לעיסוק. כל עיסוק מתואר בעזרת 5-10 ממדי ביצוע. לכל ממד התנהגות מתבקש הנשאל להוסיף אירוע קריטי, חיובי או שלילי. אירועים קריטיים אלו הם סיפורי מקרה הבאים להבחין בין ביצוע אפקטיבי ללא אפקטיבי.

 

כתיבת שאלות ותשובות – על סמך תשובות השאלון נבנה פרופיל עיסוק. לכל ממד מחוברת שאלה. לכל שאלה מחושב המשקל היחסי. בחירת הממדים נעשית על פי טכניקה ידנית או ממוחשבת.

 

לשאלה שני חלקים: שאלת הגזע, בה נשאל המועמד על תפקודו המקסימלי במצב קצה (הלקוח הכי מעצבן, הפרויקט הכי משמעותי, המשימה הכי קשה), ושאלות עזר המסיעות למראיין לדלות את המידע הדרוש לו (מה אמר הלקוח, כיצד הגדרת לעובדיך את משמעות הפרויקט, מה היה הקושי הגדול ביותר בו נתקלת).

 

תשובותיו של המרואיין מושוות למפתח תשובות שהוכן מבעוד מועד על פי ניתוח העיסוקים. מספר תשובות אשר מדורגות בציונים גבוהים, ומספר תשובות המדורגות בציונים נמוכים.

 

דוגמה שאלה– (משקל השאלה = 0.3)

 

שאלת גזע – ניהול פרויקט בגבולות הזמן והתקציב חשוב מאוד למנהלי פרויקט. ספר לי בבקשה על פרויקט שניהלת בצורה המוצלחת ביותר.

 

שאלות עזר– מה היה נושא הפרויקט?

 

מי היה מעורב בו?

 

באילו צעדים נקטת בניהול הפרויקט?

 

בסופו של דבר, עד כמה מתחת לתקציב, ובאילו גבולות זמן הסתיים הפרויקט?

 

מה עשה מצב זה לכל כך מוצלח?

 

תשובות – אינדיקטורים שליליים – נכשל בשמירה על התקדמות בבסיס רגיל.

 

משתמש בתירוצים כאשר חרג מגבולות התקציב ולוח הזמנים.

 

לא מעריך בצורה הראויה את דרישות הפרויקט.

 

מזניח יידוע האחראיים על בעיות צפויות בתקציב, ומודיע רק אחר שהתרחשו.

 

אינדיקטורים חיוביים – עורך סדרי עדיפויות למשימות ותקציב על פי הדרישות.

קובע יעדים ריאליים לסיום העבודה.

 

משגיח על התקדמות הפרויקט להבטיח כי הוא מתקדם כפי שתוכנן.

 

עורך תיקונים בתוכנית על פי התרחשויות חדשות.

 

דרוג –

 

1. שלילי__ 2. די שלילי__ 3. נאוטרלי__ 4. חיובי__ 5. חיובי מאוד__

 

הכנת המרואיין – שלב זה היינו שלב רשות לעורך הראיון.

 

בשלב זה מוצגים למועמד תאור התפקיד המוצע ועיקרי שיטת הראיון. בתיאור הארגון והתפקיד מוסבר למועמד הסבר קצר על החברה, תחומי פעילותה ומטרותיה. ההסבר על התפקיד כולל את תחומי האחריות שלו, ידע ומיומנויות נדרשים והזדמנויות ומכשולים בתפקיד. מטרתו של הסבר זה היא לתת למועמד הזדמנות להחליט האם התפקיד נראה לו, ובמידה ולא הוא עשוי לחסוך את זמנו ואת זמן הארגון.

 

ההסבר על שיטת הראיון כוללת הסבר קצר על אופי השאלות שיוצגו למועמד. שאלות הראיון מתאר ההתנהגות שונות מדפוס הראיון הקונבנציונאלי, ובכדי לסייע למועמד לקחת חלק פעיל בצורה טובה יותר בראיון מוצגת לפניו השיטה. במסגרת ההצגה ניתנות אף למועמד מספר שאלות לדוגמה. כמו כן הוא מתבקש לרשום את שמות ומספרי הטלפון של ממליצים שיכולים לאשר כי פעל כפי שיתאר במצבים מסוימים.

 

הראיון – לאחר פתיחת הראיון הכוללת הצגה עצמית של המראיין ושיחת קלה ל'שבירת קרח' מתחיל המראיין לשאול את השאלות שהוכנו מבעוד מועד. למרואיינים נטייה לחזור לדפוס הראיון הקונבנציונאלי, ולספר על מה הם חושבים שצריך לעשות במצב מסוים ולא מה הם עשו בפועל. למראיין מספר טכניקות בכדי לסייע למרואיינים כאלו, מרואיינים שתקנים ומבלפים.

 

רישום התשובות, דירוגן וקבלת ההחלטה – המראיין ירשום את עיקרי תשובות המרואיין במהלך הראיון, לאחר שהודיע על כך למועמד עם תחילת הראיון. שלב זה יבטיח את מלוא המידע הדרוש לשלב קבלת ההחלטות. דרוג המועמדים יעשה באופן יחסי עם תום הראיונות. החלטת הדחייה או קבלה תתקבל על פי הממוצע שהשיג המרואיין.

 

מחקרים בארץ ובעולם – מחקרים שנערכו החל משנות השמונים באו לבדוק את מידת תוקפו של הראיון. JANZ השווה בשנת 1982 בארצות הברית את תוקף הניבוי של ראיון מתאר התנהגות לתוקפו של ראיון קונבנציונאלי. התוצאות הראו כי תוקף הניבוי של ראיון מתאר התנהגות גבוה לאין ארוך מתוקפו של הראיון המוכר לנו (r= 0.54 לעומת r=0.07 בהתאמה). ORPEN חזר על מחקר דומה בשנת 1985באוסטרליה. תוצאות המחקר לימדו על אותה מגמה. תוקפו של ראיון מתאר התנהגות (r= 0.61) היה גבוה בארץ,מתוקפו של ראיון בלתי מובנה

(r=0.05). מחקרים נוספים שנערכו הצביעו על כושר ניבוי טוב ומהימנות בין שופטים גבוהה. מחקר שערכתי השנה השווה את תוקף הניבוי של ראיון מתאר התנהגות לתוקפו של מרכז הערכה, לכלי מיון שנחשב בעל תוקף ניבוי גבוה. תוצאות המחקר לימדו על תוקף הניבוי הגבוה של ראיון מתאר התנהגות ( r=0.54).

 

חסרונות הראיון – מועמדים יתקשו בהתחלה למצוא את הדוגמה הספציפית שהשאלה מבקשת, במיוחד אם הם נעדרי ניסיון בסוג זה של שאלות.

 

נכון, אבל ישנן למראיין דרכים שונות לעזור למרואיין להתגבר על קושי זה.

 

גישה זו דורשת מהמראיין להקדיש משאבים להכנת הראיון, לרישום ודרוג התשובות, דבר הדורש יותר מאמץ.

 

אכן כך, אבל התוצאות שוות מאמץ זה.

 

מבנה הראיון ימנע ממראיינים לפעול על פי תחושות הבטן שלהם ויחייב אותם לשאול את אותן שאלות שוב ושוב.

 

למראיין ישנו חופש פעולה בכך שהוא יכול לבחור מבין שאלות העזר את השאלות שיעזרו לו להשיג את המידע החסר על פי הרגשתו.

 

יתרונות הראיון – השאלות קשורות לעיסוק.

 

הראיונות יהיו יותר קונסיסטנטים בין מראיינים שונים ומועדים שונים.

 

למראיינים מידע טוב יותר המוביל לשיפוט טוב יותר אודות ביצועי העובד.

 

יאפשר למראיינים לא מנוסים להשיג את המידע בעל הערך הגבוהה ביותר.

 

מועמדים מצטיינים זוכים להזדמנות טובה יותר לדון בהישגיהם, ולארגון ישנה הזדמנות ליצור את הרושם כי הוא מנוהל כהלכה.

 

מראיינים יכולים להיעזר בשאלות העזר כאשר הם מעונינים להביא את המרואיין לתת תשובה מתארת מצב.

 

רשימת האינדיקטורים החיוביים והשליליים מקלה על המראיינים לדייק בדרוג התשובות.

 

סכום – תוקף הניבוי של ראיון מתאר התנהגות זוכה לתמיכות אמפיריות גבוהות. כמו כן, ראיון זה נמצא בשימוש הולך וגובר בקרב ארגונים בארצות-הברית, אירופה, אוסטרליה ואף בישראל. העלויות הכרוכות בבניית הראיון מצדיקות עצמם לאור התועלות, ובהשוואה לכלי מיון אחרים.